Projekte & Aufträge

Von Pascal Lammers

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Neues Projekt anlegen

In craftivo legst du Projekte an, um deine Baustellen und Vorhaben zu organisieren. Hier erfährst du Schritt für Schritt, wie das geht. So erstellst du ein neues Projekt 1. Klicke in der linken Seitenleiste auf Projekte 2. Klicke oben rechts auf den Button Neues Projekt 3. Fülle das Formular aus (Details unten) 4. Klicke auf Speichern Die Felder im Überblick Projektname (Pflichtfeld) Gib deinem Projekt einen aussagekräftigen Namen, z.B. "Neubau Einfamilienhaus Müller" oder "Dachsanierung Berliner Str. 5". Tipp: Wähle einen Namen, den dein ganzes Team sofort versteht. Am besten eine Kombination aus Art der Arbeit und Ort oder Kunde. Projektnummer Die Projektnummer wird automatisch vergeben, wenn du das Feld leer lässt. Du kannst aber auch eine eigene Nummer eintippen, z.B. "P-2026-042". Falls du die automatische Nummer sehen willst, klicke auf den Vorschlag-Button neben dem Feld. Status Jedes Projekt hat einen Status, der zeigt, wo es gerade steht. Beim Anlegen wird automatisch Entwurf ausgewählt. Du kannst den Status aber direkt ändern: - Entwurf – Projekt ist noch in der Vorbereitung - Planung – Projekt wird gerade geplant - In Bearbeitung – Arbeiten laufen - Pausiert – Projekt liegt gerade auf Eis - Abgeschlossen – Fertig - Storniert – Wurde abgesagt Du kannst eigene Status mit eigenen Farben erstellen. Mehr dazu im Artikel Projektstatus anpassen. Kunde Hier verknüpfst du das Projekt mit einem Kunden. Tippe einfach den Namen ein und wähle den passenden Kunden aus der Liste. Falls der Kunde noch nicht existiert, kannst du ihn direkt aus dem Auswahlfeld heraus neu anlegen – ohne die Seite zu verlassen. Adresse Standardmässig wird die Adresse des Kunden übernommen. Wenn die Baustelle woanders ist, entferne das Häkchen bei "Kundenadresse verwenden" und trage die richtige Adresse ein. Die Adresssuche schlägt dir automatisch Adressen vor, sobald du zu tippen beginnst. Beschreibung Hier kannst du frei beschreiben, worum es bei dem Projekt geht. Das Feld ist optional, hilft aber deinem Team zu verstehen, was ansteht. Du kannst die Beschreibung auch per Spracheingabe diktieren. Klicke dafür auf das Mikrofon-Symbol neben dem Textfeld. Start- und Enddatum Beide Felder sind optional. Sie helfen dir bei der Planung und bei Auswertungen. Klicke einfach auf das Feld und wähle ein Datum aus dem Kalender. Geschätztes Budget Trage hier den geschätzten Gesamtwert des Projekts in Euro ein. Das ist optional, gibt dir aber einen guten Überblick in der Projektliste. Notizen Interne Notizen zum Projekt, die nur dein Team sehen kann. Auch hier kannst du die Spracheingabe nutzen. Teammitglieder Beim Erstellen eines neuen Projekts wirst du automatisch als Mitglied hinzugefügt. Du kannst direkt weitere Teammitglieder auswählen, die an diesem Projekt arbeiten sollen. Datenfelder Falls dein Betrieb eigene Datenfelder eingerichtet hat (z.B. "Gewerk", "Auftragsart"), erscheinen diese am Ende des Formulars. Pflichtfelder sind mit einem Stern (*) markiert. Projekt mit einem Kunden verknüpfen Die Kunden-Verknüpfung ist einer der wichtigsten Schritte: 1. Klicke auf das Feld Kunde 2. Tippe den Namen oder die Firma ein 3. Wähle den passenden Kunden aus der Liste 4. Die Kundenadresse wird automatisch als Projektadresse übernommen Falls du den falschen Kunden ausgewählt hast, klicke einfach erneut auf das Feld und wähle einen anderen aus. Die Adresse wird dann aktualisiert (sofern "Kundenadresse verwenden" aktiv ist). Nach dem Erstellen Nach dem Speichern wirst du direkt zur Projektdetailseite weitergeleitet. Dort kannst du: - Dokumente (Angebote, Rechnungen) erstellen - Weitere Teammitglieder hinzufügen - Den Status ändern - Zeiteinträge erfassen - Und vieles mehr Gut zu wissen: Alle Änderungen am Projekt werden in Echtzeit gespeichert und sind sofort für dein ganzes Team sichtbar.

Zuletzt aktualisiert am Apr 23, 2026

Projekte verwalten und filtern

Deine Projektübersicht in craftivo bietet dir zwei Ansichten, eine Suchfunktion und Statusfilter – damit du immer genau das findest, was du brauchst. Die Projektübersicht öffnen Klicke in der linken Seitenleiste auf Projekte. Du siehst oben die Gesamtzahl deiner Projekte und darunter die Liste. Listenansicht und Kachelansicht Du kannst zwischen zwei Darstellungen wechseln: Listenansicht (Standard) Die Listenansicht zeigt deine Projekte als Tabelle mit diesen Spalten: - Projekt – Name, Nummer und Kundenname - Mitglieder – Wer am Projekt arbeitet - Status – Aktueller Projektstatus (farbig) - Zuletzt bearbeitet – Wann und von wem Du kannst jede Spalte sortieren, indem du auf die Spaltenüberschrift klickst. Kachelansicht Die Kachelansicht zeigt jedes Projekt als Karte mit den wichtigsten Infos auf einen Blick: - Projektname und Kunde - Status als farbiger Badge - Standort - Budget - Anzahl Dokumente - Zeitraum Um zwischen den Ansichten zu wechseln, klicke oben rechts auf Liste oder Kacheln. Projekte suchen Über das Suchfeld oberhalb der Liste kannst du nach verschiedenen Kriterien suchen: - Projektname – z.B. "Neubau" - Projektnummer – z.B. "P-0042" - Kundenname – z.B. "Müller" - Firma – z.B. "Bauherr GmbH" - Ort – z.B. "Berlin" Tippe einfach los – die Liste filtert sich sofort. Tipp: Die Suche durchsucht gleichzeitig Projektname, Nummer, Kunde, Firma und Ort. Du musst nicht extra auswählen, wonach du suchst. Nach Status filtern Neben dem Suchfeld findest du ein Dropdown-Menü für den Statusfilter: 1. Klicke auf das Dropdown Alle Status 2. Wähle einen Status aus (z.B. "In Bearbeitung") 3. Es werden nur Projekte mit diesem Status angezeigt Unter der Filterleiste siehst du immer, wie viele Projekte insgesamt existieren und wie viele gerade sichtbar sind. Um den Filter zurückzusetzen, wähle im Dropdown einfach Alle Status. Du kannst Suche und Statusfilter gleichzeitig verwenden. So findest du z.B. alle Projekte im Status "Planung" für den Kunden "Müller". Projektdetails bearbeiten Es gibt zwei Wege, ein Projekt zu bearbeiten: Über die Projektliste 1. Klicke auf das Drei-Punkte-Menü (rechts in der Zeile) 2. Wähle Bearbeiten 3. Es öffnet sich ein Fenster mit dem Projektformular 4. Nimm deine Änderungen vor 5. Klicke auf Speichern Über die Projektdetailseite 1. Klicke auf ein Projekt in der Liste, um es zu öffnen 2. Klicke auf Bearbeiten im Seitenbereich 3. Ändere die gewünschten Felder 4. Speichere die Änderungen Status direkt in der Liste ändern Du kannst den Projektstatus auch direkt in der Listenansicht ändern, ohne das Projekt zu öffnen: 1. Klicke auf den Status-Badge in der Projektzeile 2. Wähle den neuen Status aus dem Dropdown 3. Der Status wird sofort gespeichert Projekte löschen Achtung: Das Löschen eines Projekts kann nicht rückgängig gemacht werden. 1. Klicke auf das Drei-Punkte-Menü in der Projektzeile 2. Wähle Löschen 3. Bestätige die Nachfrage mit Löschen Du kannst alternativ auch in die Projektdetailseite gehen und dort über das Menü oben rechts löschen. Tipp: Wenn ein Projekt nicht mehr aktiv ist, aber du die Daten behalten willst, setze den Status besser auf Abgeschlossen oder Storniert, statt es zu löschen. Termin planen Direkt aus der Projektliste heraus kannst du einen Termin für ein Projekt planen: 1. Klicke auf das Drei-Punkte-Menü 2. Wähle Termin planen 3. Es öffnet sich der Schnellplaner, in dem du Datum und Details festlegen kannst

Zuletzt aktualisiert am Apr 23, 2026

Projektstatus anpassen

Jedes Projekt in craftivo hat einen Status, der auf einen Blick zeigt, wo es gerade steht. Du kannst die vorhandenen Status anpassen und eigene erstellen. Was sind Projektstatus? Ein Projektstatus ist ein farbiger Label, der den aktuellen Stand eines Projekts zeigt, z.B. "Planung", "In Bearbeitung" oder "Abgeschlossen". Der Status wird in der Projektliste, auf Projektkarten und in der Projektdetailseite angezeigt. Die Standard-Status Wenn du mit craftivo startest, sind bereits 6 Status voreingestellt: | Status | Farbe | Bedeutung | |---|---|---| | Entwurf | Grau | Projekt ist noch in der Vorbereitung | | Planung | Blau | Projekt wird gerade geplant | | In Bearbeitung | Gelb/Orange | Arbeiten laufen | | Pausiert | Lila | Projekt ist vorübergehend auf Eis gelegt | | Abgeschlossen | Grün | Projekt ist fertig | | Storniert | Rot | Projekt wurde abgesagt | Gut zu wissen: "Abgeschlossen" und "Storniert" sind System-Status. Das heisst, sie können nicht gelöscht werden, da sie für die Logik in craftivo benötigt werden. Du kannst sie aber umbenennen und ihre Farbe ändern. Eigene Status erstellen Du kannst beliebig viele eigene Status hinzufügen, z.B. "Warten auf Material", "Abnahme steht aus" oder "Nacharbeit nötig". So erstellst du einen neuen Status: 1. Gehe zur Projektübersicht (Seitenleiste: Projekte) 2. Klicke auf den Statusfilter (Dropdown "Alle Status") 3. Wähle ganz unten Status verwalten 4. Klicke auf Neuen Status erstellen 5. Gib einen Titel ein (max. 50 Zeichen) 6. Wähle eine Farbe aus 7. Klicke auf Erstellen Tipp: Wähle Farben, die sich deutlich voneinander unterscheiden. So erkennst du den Status auf einen Blick, auch in einer langen Projektliste. Vorhandene Status bearbeiten Du kannst Titel und Farbe jedes Status direkt in der Liste ändern: 1. Öffne die Status-Verwaltung (über den Statusfilter > "Status verwalten") 2. Klicke auf einen Status in der Liste 3. Ändere den Titel oder die Farbe 4. Klicke auf Speichern Reihenfolge ändern Die Reihenfolge der Status bestimmt, in welcher Reihenfolge sie in Dropdowns und Filtern erscheinen. Du kannst sie per Drag & Drop umsortieren: 1. Öffne die Status-Verwaltung 2. Ziehe einen Status an die gewünschte Position (mit der Maus am Griff-Symbol festhalten und verschieben) 3. Die neue Reihenfolge wird automatisch gespeichert Status löschen Du kannst selbst erstellte Status löschen, wenn du sie nicht mehr brauchst: 1. Öffne die Status-Verwaltung 2. Klicke auf das Löschen-Symbol neben dem Status 3. Bestätige die Nachfrage Achtung: System-Status ("Abgeschlossen" und "Storniert") können nicht gelöscht werden. Projekte, die einen gelöschten Status hatten, behalten ihren Status – er wird dann aber nicht mehr farbig angezeigt. Nach Status filtern Du kannst die Projektliste nach einem bestimmten Status filtern: 1. Klicke auf das Status-Dropdown oberhalb der Projektliste 2. Wähle den gewünschten Status 3. Es werden nur Projekte mit diesem Status angezeigt 4. Neben jedem Status steht in Klammern, wie viele Projekte diesen Status haben Um den Filter zu entfernen, wähle Alle Status. Tipp: Du kannst die Suche und den Statusfilter gleichzeitig verwenden, um z.B. alle Projekte "In Bearbeitung" in einer bestimmten Stadt zu finden.

Zuletzt aktualisiert am Apr 23, 2026

Unterschied zwischen Projekten und Aufträgen

In craftivo gibt es zwei Arten, deine Arbeit zu organisieren: Projekte und Aufträge. Hier erfährst du, was der Unterschied ist und wann du was verwendest. Kurzfassung - Projekt = eine Baustelle oder ein grösseres Vorhaben, das über längere Zeit läuft - Auftrag = ein konkreter, einzelner Arbeitsauftrag, der schnell erledigt wird Was ist ein Projekt? Ein Projekt ist ein grösseres Vorhaben, z.B.: - Neubau eines Einfamilienhauses - Komplettsanierung einer Wohnung - Dachsanierung eines Mehrfamilienhauses - Büroumbau für eine Firma Projekte haben in der Regel: - Einen längeren Zeitraum (Wochen bis Monate) - Mehrere Teammitglieder, die daran arbeiten - Verschiedene Dokumente (Angebote, Rechnungen, Aufmassblätter) - Eine Angebotsphase vor dem eigentlichen Auftrag - Ein geschätztes Budget - Einen detaillierten Projektstatus (Entwurf > Planung > In Bearbeitung > Abgeschlossen) Was ist ein Auftrag? Ein Auftrag ist ein konkreter Arbeitsauftrag, z.B.: - Wasserhahn reparieren bei Familie Schmidt - Heizungswartung in der Goethestrasse 12 - Steckdose installieren im Büro Meier - Rohrbruch beheben – Notfalleinsatz Aufträge sind: - Schnell erfasst – du brauchst nur Kunde, Beschreibung und Termin - Kurzfristiger – oft ein einzelner Einsatz oder wenige Tage - Starten direkt im Status In Bearbeitung (nicht erst "Entwurf") - Haben eine eigene Auftragsnummer (getrennt von Projektnummern) Die wichtigsten Unterschiede auf einen Blick | | Projekt | Auftrag | |---|---|---| | Typisch für | Grössere Baustellen, längere Vorhaben | Einzelne Einsätze, Reparaturen, Wartungen | | Dauer | Wochen bis Monate | Stunden bis wenige Tage | | Start-Status | Entwurf | In Bearbeitung | | Angebotsphase | Ja | Nein | | Pflichtfelder | Name, Kunde | Kunde, Beschreibung | | Teammitglieder | Ja, mehrere | Optional | | Budget | Ja (optional) | Nein | | Eigene Ansicht | Projektliste | Auftragsliste | Wie hängen Projekte und Aufträge zusammen? Projekte und Aufträge existieren in craftivo als eigenständige Einträge. Beide werden in der Datenbank als "Projekte" gespeichert, aber mit unterschiedlichen Typen. Dadurch teilen sie sich einige Funktionen: - Beide können Dokumente haben (z.B. Rechnungen) - Beide können einen Kunden zugewiesen bekommen - Beide haben Status, die du anpassen kannst - Beide erscheinen in den jeweiligen Listen Auftrag zu Projekt umwandeln Wenn aus einem kleinen Auftrag doch ein grösseres Vorhaben wird, kannst du den Auftrag in ein Projekt umwandeln: 1. Öffne den Auftrag 2. Klicke auf Zu Projekt umwandeln 3. Bestätige die Umwandlung Alle Daten (Kunde, Beschreibung, Dokumente) werden dabei übernommen. Achtung: Diese Umwandlung kann nicht rückgängig gemacht werden. Der Auftrag wird danach als Projekt weitergeführt. Wann verwende ich was? Du bist dir unsicher? Hier eine einfache Faustregel: Verwende einen Auftrag, wenn: - Es ein einzelner Einsatz ist (Reparatur, Wartung, kleiner Job) - Du schnell loslegen willst, ohne viel einzutragen - Kein Angebot nötig ist - Der Job in wenigen Tagen erledigt ist Verwende ein Projekt, wenn: - Es eine grössere Baustelle ist - Mehrere Leute aus deinem Team daran arbeiten - Du vorher ein Angebot schreiben musst - Es über mehrere Wochen oder Monate läuft - Du ein Budget planen willst Tipp: Du kannst jederzeit einen Auftrag in ein Projekt umwandeln, wenn der Umfang wächst. Starte also ruhig mit einem Auftrag, wenn du dir unsicher bist.

Zuletzt aktualisiert am Apr 23, 2026

Aufträge erstellen und verwalten

Aufträge sind die schnellste Art, einen Arbeitseinsatz in craftivo zu erfassen. Ideal für Reparaturen, Wartungen und einzelne Jobs. Neuen Auftrag erstellen Von der Auftragsliste aus 1. Klicke in der linken Seitenleiste auf Aufträge 2. Klicke oben rechts auf Neuer Auftrag 3. Fülle das Formular aus 4. Klicke auf Speichern Von der Projektübersicht aus Du kannst auch direkt aus der Projektübersicht einen neuen Auftrag erstellen: 1. Gehe zu Projekte 2. Klicke auf Neuer Auftrag (neben dem "Neues Projekt"-Button) Die Felder beim Erstellen Kunde (Pflichtfeld) Wähle den Kunden aus der Liste. Tippe den Namen oder die Firma ein, um zu suchen. Du siehst direkt eine Vorschau der Kundendaten (Adresse, Telefon) neben dem Auswahlfeld. Beschreibung (Pflichtfeld) Beschreibe kurz, was gemacht werden soll, z.B. "Wasserhahn in der Küche tropft" oder "Jährliche Heizungswartung". Tipp: Schreibe so, dass dein Team den Auftrag versteht, auch wenn du nicht dabei bist. Termin Wann soll der Auftrag erledigt werden? Du hast zwei Möglichkeiten: - Schnellauswahl – Wähle "Heute", "Morgen" oder einen anderen Vorschlag - Kalender – Wähle ein beliebiges Datum aus dem Kalender Das Termin-Feld ist optional, hilft aber bei der Planung und Sortierung. Datenfelder Falls dein Betrieb eigene Datenfelder für Aufträge eingerichtet hat (z.B. "Gewerk", "Priorität", "Anfahrtsweg"), erscheinen diese im Bereich Datenfelder. Pflichtfelder sind mit einem Stern (*) markiert. Was passiert nach dem Erstellen? - Der Auftrag startet automatisch im Status In Bearbeitung - Du wirst zur Auftragsdetailseite weitergeleitet - Eine Auftragsnummer wird automatisch vergeben - Es erscheint ein Hinweis mit der Option Nächsten Auftrag erfassen, falls du gleich weitermachen willst Aufträge in der Liste verwalten Die Auftragsliste zeigt alle deine Aufträge als Tabelle: | Spalte | Beschreibung | |---|---| | Auftragsnr. | Die automatisch vergebene Nummer | | Kunde | Name und Firma des Kunden | | Beschreibung | Was gemacht werden soll | | Termin | Wann der Auftrag geplant ist | | Status | Aktueller Status (farbig) | | Aktionen | Menü zum Bearbeiten und Löschen | Sortieren Klicke auf eine Spaltenüberschrift, um die Liste zu sortieren. Standardmässig wird nach Termin sortiert – der nächste Auftrag steht oben. Suchen und Filtern Über das Suchfeld kannst du nach Auftragsnummer, Kundenname oder Beschreibung suchen. Mit dem Statusfilter zeigst du nur Aufträge in einem bestimmten Status an. Auftrag bearbeiten 1. Klicke auf das Drei-Punkte-Menü rechts in der Zeile 2. Wähle Bearbeiten 3. Ändere die gewünschten Felder 4. Klicke auf Speichern Du kannst auch direkt auf den Auftrag klicken, um die Detailseite zu öffnen, und dort bearbeiten. Status ändern Den Status kannst du auf verschiedene Wege ändern: - In der Liste – Klicke auf den Status-Badge und wähle einen neuen Status - Auf der Detailseite – Nutze die Status-Auswahl oben auf der Seite Auftrag löschen 1. Klicke auf das Drei-Punkte-Menü in der Auftragsliste 2. Wähle Löschen 3. Bestätige die Nachfrage Achtung: Gelöschte Aufträge können nicht wiederhergestellt werden. Setze den Status lieber auf "Abgeschlossen" oder "Storniert", wenn du die Daten behalten willst. Auftrag zu Projekt umwandeln Wenn aus einem kleinen Auftrag ein grösseres Vorhaben wird: 1. Öffne den Auftrag (klicke darauf in der Liste) 2. Klicke im Seitenbereich auf Zu Projekt umwandeln 3. Bestätige die Umwandlung Alle Daten werden übernommen. Der Auftrag wird danach als vollständiges Projekt mit allen Projektfunktionen (Angebote, Teammitglieder, Budget etc.) weitergeführt. Rechnung aus Auftrag erstellen Direkt auf der Auftragsdetailseite kannst du eine Rechnung für den Auftrag erstellen: 1. Öffne den Auftrag 2. Klicke auf Rechnung erstellen 3. Die Kundendaten werden automatisch übernommen Tipp: So hast du vom Auftrag bis zur Rechnung alles an einem Ort.

Zuletzt aktualisiert am Apr 23, 2026

Projektmitglieder und Teams

In craftivo kannst du festlegen, wer an welchem Projekt arbeitet. So hat jeder im Team den Überblick, welche Projekte für ihn relevant sind. Was bedeutet Projektmitgliedschaft? Wenn jemand einem Projekt als Mitglied hinzugefügt wird, heisst das: - Die Person sieht das Projekt in ihrer Projektliste - Die Person kann am Projekt mitarbeiten (Dokumente erstellen, Zeiten erfassen etc.) - In der Projektübersicht wird angezeigt, wer alles an dem Projekt arbeitet Rollen im Projekt Es gibt zwei Rollen: - Owner – Hat volle Kontrolle über das Projekt. Es muss immer mindestens einen Owner geben. - Mitglied – Kann am Projekt arbeiten und Inhalte einsehen. Mitglieder beim Erstellen eines Projekts hinzufügen Beim Anlegen eines neuen Projekts wirst du automatisch als Mitglied hinzugefügt. Du kannst direkt weitere Personen auswählen: 1. Scrolle im Formular zum Bereich Teammitglieder 2. Klicke auf die Personen, die am Projekt arbeiten sollen 3. Erstelle das Projekt Mitglieder nachträglich hinzufügen Über die Projektdetailseite 1. Öffne das Projekt (klicke in der Projektliste darauf) 2. Scrolle in der Seitenleiste zum Bereich Mitglieder 3. Klicke auf Hinzufügen 4. Es öffnet sich ein Fenster mit zwei Tabs: Einzelperson und Team Einzelne Person hinzufügen 1. Wähle den Tab Einzelperson 2. Wähle einen Benutzer aus der Liste (es werden nur Personen angezeigt, die noch nicht im Projekt sind) 3. Wähle die Rolle (Mitglied oder Owner) 4. Klicke auf Hinzufügen Ganzes Team hinzufügen Wenn du in craftivo Teams angelegt hast, kannst du ein komplettes Team auf einmal hinzufügen: 1. Wähle den Tab Team 2. Wähle ein Team aus der Liste 3. Klicke auf Hinzufügen Alle Mitglieder des Teams werden dem Projekt hinzugefügt. Tipp: Das Hinzufügen eines Teams ist besonders praktisch, wenn immer dieselbe Gruppe zusammenarbeitet, z.B. "Elektro-Team" oder "Sanitär-Trupp". Mitglieder entfernen 1. Öffne die Mitgliederverwaltung (über den Hinzufügen-Button im Mitglieder-Bereich) 2. Klicke auf das Löschen-Symbol neben der Person 3. Bestätige die Nachfrage Achtung: Der letzte Owner kann nicht entfernt werden. Es muss immer mindestens ein Owner im Projekt bleiben. Wenn du dich selbst entfernen willst, mache vorher jemand anderen zum Owner. Mitglieder in der Projektliste sehen In der Projektliste (Listenansicht) siehst du in der Spalte Mitglieder die Avatare der Personen, die am jeweiligen Projekt arbeiten. So erkennst du auf einen Blick, wer wo eingeteilt ist. Wer kann Mitglieder verwalten? Mitglieder zu einem Projekt hinzufügen oder entfernen kann jeder, der Zugriff auf die Projektdetailseite hat. Das Hinzufügen ist nicht auf Owners beschränkt – jedes Projektmitglied kann weitere Personen einladen. Häufige Fragen Kann ich sehen, an welchen Projekten eine bestimmte Person arbeitet? Aktuell siehst du die Mitglieder pro Projekt. Eine Übersicht aller Projekte einer Person gibt es über die Projektliste – dort zeigt die Mitglieder-Spalte, wer beteiligt ist. Was passiert, wenn ich ein Team hinzufüge und später ein neues Teammitglied dazukommt? Das neue Teammitglied wird nicht automatisch zu bestehenden Projekten hinzugefügt. Du musst es manuell zum Projekt hinzufügen oder das Team erneut zuweisen. Können Mitglieder auch bei Aufträgen hinzugefügt werden? Aufträge sind in der Regel für schnelle Einzeleinsätze gedacht und haben keine eigene Mitgliederverwaltung. Wenn du Teammitglieder zuweisen willst, wandle den Auftrag in ein Projekt um.

Zuletzt aktualisiert am Apr 23, 2026

Plantafel nutzen

Die Plantafel ist dein visuelles Planungstool in craftivo. Hier siehst du auf einen Blick, welche Projekte und Aufträge wann anstehen, wer daran arbeitet und wo es noch freie Kapazitäten gibt. Stell dir die Plantafel wie eine digitale Magnetwand vor: Du schiebst Projekte per Drag & Drop auf Teams und Mitarbeiter – und craftivo erkennt automatisch Konflikte und Doppelbuchungen. Die Plantafel öffnen Klicke in der linken Seitenleiste auf Plantafel. Du siehst jetzt die Timeline mit drei Bereichen: - Projekte – Alle geplanten Projekte und Aufträge als Balken - Teams – Deine Teams mit den zugewiesenen Einträgen - Mitarbeiter – Einzelne Mitarbeiter und ihre Auslastung Jeden Bereich kannst du per Klick auf den Pfeil ein- oder ausklappen. Zwischen Ansichten wechseln Oben in der Plantafel findest du fünf Ansichten: | Ansicht | Zeigt | Gut geeignet für | |---------|-------|------------------| | Tag | Stundenraster mit Mitarbeitern | Tagesplanung, genaue Uhrzeiten | | Woche | 7 Tagesspalten | Wochenplanung | | Monat | Tagespalten für den ganzen Monat | Monatsübersicht | | Quartal | Wochenspalten | Mittelfristige Planung | | Jahr | Monatsspalten | Langfristige Übersicht | Mit den Pfeiltasten links navigierst du vor und zurück. Der Heute-Button springt zum aktuellen Datum. Tipp: In der Wochen- oder Monatsansicht kannst du auf einen Tages-Header klicken, um direkt in die Tagesansicht für diesen Tag zu wechseln. Projekte einplanen Es gibt mehrere Wege, ein Projekt in die Plantafel einzutragen: Per Drag & Drop 1. Ziehe einen Projekt-Balken aus der Projekt-Sektion 2. Lasse ihn auf einer Team-Zeile oder Mitarbeiter-Zeile fallen 3. Es wird automatisch eine Zuweisung erstellt Per Rechtsklick 1. Klicke mit der rechten Maustaste auf eine leere Stelle in einer Team- oder Mitarbeiter-Zeile 2. Wähle Projekt einplanen 3. Wähle im Dialog das Projekt, den Zeitraum und optional eine Uhrzeit 4. Klicke auf Speichern Per Bereichs-Auswahl 1. Klicke und ziehe mit der Maus über mehrere Tage in einer Zeile 2. Es öffnet sich automatisch der Dialog mit dem vorausgefüllten Zeitraum 3. Wähle das Projekt und speichere Einträge verschieben und anpassen Verschieben Ziehe einen bestehenden Balken per Drag & Drop auf eine andere Zeile (Team oder Mitarbeiter), um die Zuweisung zu ändern. Zeitraum ändern Fahre mit der Maus an den linken oder rechten Rand eines Balkens. Es erscheint ein Anfasser – ziehe ihn, um Start- oder Enddatum anzupassen. Bearbeiten Klicke mit der rechten Maustaste auf einen Balken und wähle Bearbeiten. Im Detail-Dialog kannst du Datum, Uhrzeit, zugewiesene Mitarbeiter und Status ändern. Duplizieren Über das Rechtsklick-Menü kannst du eine Zuweisung duplizieren – praktisch, wenn der gleiche Job an mehreren Tagen oder für ein anderes Team geplant werden soll. Änderungen lassen sich mit Rückgängig (Undo) wieder zurücknehmen. Suchen und Filtern Suche Das Suchfeld oben in der Plantafel durchsucht Projektnamen, Teamnamen und Mitarbeiternamen gleichzeitig. Die Plantafel zeigt dann nur noch passende Zeilen. Mitarbeiter filtern Klicke auf den Filter-Button neben der Suche, um einzelne Mitarbeiter ein- oder auszublenden: - Alle einblenden – Zeigt alle Mitarbeiter - Büro ausblenden – Blendet Büro-Mitarbeiter aus (praktisch für die Baustellenplanung) - Einzelne Mitarbeiter per Checkbox auswählen Nach Projekttyp filtern Wechsle zwischen Alle, Projekte und Aufträge, um nur den gewünschten Typ anzuzeigen. Farbcodierung verstehen Die Plantafel verwendet Farben, damit du den Status auf einen Blick erkennst: Projekttypen: - Blaue Balken – Projekte - Orange Balken – Aufträge Bei Team-Zuweisungen übernehmen die Balken die Farbe des jeweiligen Teams. Konflikte werden durch einen roten Rand um den Balken markiert. Stornierte Einträge erscheinen halbtransparent und durchgestrichen. Kapazitäten und Auslastung Neben jedem Mitarbeiter siehst du einen Auslastungsindikator: - Grün – Noch Kapazitäten frei (unter 80%) - Gelb – Fast ausgelastet (80--100%) - Rot – Überplant (über 100%) Am unteren Rand der Plantafel zeigt eine Zusammenfassungszeile die tägliche Gesamtverfügbarkeit aller Mitarbeiter als farbige Balken. Konflikte erkennen und lösen craftivo erkennt automatisch, wenn es zu Doppelbuchungen kommt – z.B. wenn ein Mitarbeiter am selben Tag für zwei Projekte eingeplant ist. - Im Header zeigt ein rotes Badge die Anzahl offener Konflikte - Klicke darauf, um die Konfliktliste zu öffnen - Über Anzeigen springst du direkt zum betroffenen Eintrag - Bereits beim Einplanen warnt dich craftivo, wenn ein Konflikt entstehen würde, und schlägt alternative Mitarbeiter vor Abwesenheiten eintragen Direkt in der Plantafel kannst du Abwesenheiten verwalten: 1. Rechtsklicke auf eine leere Stelle in einer Mitarbeiter-Zeile 2. Wähle Abwesenheit eintragen 3. Wähle den Typ (Urlaub, Krankheit, Schulung, etc.) und den Zeitraum 4. Speichere Abwesenheiten werden als schraffierte Bereiche auf der Timeline dargestellt. Planst du ein Projekt auf einen abwesenden Mitarbeiter, warnt dich craftivo automatisch. Abwesenheitstypen: - Urlaub, Krankheit, Schulung, Unbezahlter Urlaub, Feiertag, Sonstiges Admins und Manager können Abwesenheitsanträge direkt in der Plantafel genehmigen oder ablehnen. Wiederkehrende Einträge Für regelmäßige Einsätze kannst du wiederkehrende Einträge erstellen. Diese werden automatisch in der Timeline wiederholt. Beim Ändern oder Löschen eines wiederkehrenden Eintrags kannst du wählen: - Nur diesen – Nur die einzelne Instanz ändern - Ab hier – Diese und alle zukünftigen Instanzen - Alle – Die gesamte Serie Wiederkehrende Einträge erkennst du am Wiederholen-Symbol auf dem Balken. PDF-Export Du kannst die Plantafel als PDF exportieren – praktisch für Besprechungen oder die Pinnwand im Büro. Klicke auf den Export-Button und wähle eines von drei Formaten: | Format | Beschreibung | |--------|-------------| | Zeitleiste | Die Balkenansicht mit Teams und Mitarbeitern (Querformat) | | Tagesplan | Kompakte Liste der täglichen Aufgaben pro Mitarbeiter (Hochformat) | | Team-Wochenübersicht | Tabelle mit Mitarbeitern und Tagen pro Team (Querformat) | Zusammenarbeit in Echtzeit Mehrere Teammitglieder können die Plantafel gleichzeitig nutzen: - Oben rechts siehst du die Avatare aller Personen, die gerade die Plantafel geöffnet haben - Wenn jemand anderes einen Balken verschiebt, siehst du das live als halbtransparenten Geist - Einträge, die gerade von jemand anderem bearbeitet werden, sind gesperrt – du bekommst einen Hinweis, wer daran arbeitet Die Tagesansicht im Detail Die Tagesansicht funktioniert etwas anders als die anderen Ansichten: - Mitarbeiter stehen links in den Zeilen, die Zeitachse läuft horizontal - Du siehst ein Stundenraster mit konfigurierbaren Start- und Endzeiten - Eine "Jetzt"-Linie zeigt dir die aktuelle Uhrzeit - Klicke auf einen freien Zeitslot, um direkt ein Projekt für diesen Mitarbeiter und diese Uhrzeit einzuplanen Tipp: In der Wochen- oder Monatsansicht kannst du auf einen Tages-Header klicken, um direkt in die Tagesansicht für diesen Tag zu wechseln.

Zuletzt aktualisiert am Apr 23, 2026