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Aufträge erstellen und verwalten

Zuletzt aktualisiert am Oct 16, 2026

Aufträge sind die schnellste Art, einen Arbeitseinsatz in craftivo zu erfassen. Ideal für Reparaturen, Wartungen und einzelne Jobs.

Aufträge liegen unter Aufträge & Projekte, Eintrag Aufträge. Projekte liegen unter Projekte. Kundenanfragen liegen unter Kundenanfragen.

Neuen Auftrag erstellen

Von der Auftragsliste aus

  • Klicke in der linken Seitenleiste auf Aufträge

  • Klicke oben rechts auf Neuer Auftrag

  • Fülle das Formular aus

  • Klicke auf Speichern

Von der Projektübersicht aus

Du kannst auch direkt aus der Projektübersicht einen neuen Auftrag erstellen:

  • Gehe zu Projekte

  • Klicke auf Neuer Auftrag (neben dem "Neues Projekt"-Button)

Die Felder beim Erstellen

Kunde (Pflichtfeld)

Wähle den Kunden aus der Liste. Tippe den Namen oder die Firma ein, um zu suchen. Du siehst direkt eine Vorschau der Kundendaten (Adresse, Telefon) neben dem Auswahlfeld.

Titel (Pflichtfeld)

Gib dem Auftrag einen kurzen, eindeutigen Titel, zum Beispiel „Störung Heizung Außenanlage“. Ohne Titel speichert das Formular nicht und zeigt „Titel ist erforderlich“. Legst du den Auftrag aus einer E-Mail an, steht der Betreff schon im Titel. Hat die Mail keinen echten Betreff, bleibt das Feld leer.

Beschreibung (freiwillig)

Beschreibe kurz, was gemacht werden soll, z.B. "Wasserhahn in der Küche tropft" oder "Jährliche Heizungswartung". Die Beschreibung füllt den Titel nicht mehr automatisch.

Tipp: Schreibe so, dass dein Team den Auftrag versteht, auch wenn du nicht dabei bist.

Termin

Wann soll der Auftrag erledigt werden? Du hast zwei Möglichkeiten:

  • Schnellauswahl – Wähle "Heute", "Morgen" oder einen anderen Vorschlag

  • Kalender – Wähle ein beliebiges Datum aus dem Kalender

Das Termin-Feld ist optional, hilft aber bei der Planung und Sortierung.

Datenfelder

Falls dein Betrieb eigene Datenfelder für Aufträge eingerichtet hat (z.B. "Gewerk", "Priorität", "Anfahrtsweg"), erscheinen diese im Bereich Datenfelder. Pflichtfelder sind mit einem Stern (*) markiert.

Status

Beim Anlegen wählst du den Status aus den Auftragsstatus deines Betriebs (Status auswählen). Manche Status erlauben keine Terminplanung — craftivo blendet den Termin dann aus bzw. verhindert das Planen.

🖼️ BILD NÖTIG: Formular „Neuer Auftrag" mit Feld „Status".

Was passiert nach dem Erstellen?

  • Der Auftrag startet automatisch im Status In Bearbeitung

  • Du wirst zur Auftragsdetailseite weitergeleitet

  • Eine Auftragsnummer wird automatisch vergeben

  • Es erscheint ein Hinweis mit der Option Nächsten Auftrag erfassen, falls du gleich weitermachen willst

Gleich die Rechnung schreiben

Die Arbeit ist schon erledigt und du willst sie direkt abrechnen – zum Beispiel die Reparatur am Wasserhahn? Klicke beim Anlegen statt auf Speichern auf Speichern & Rechnung erstellen. Den Knopf findest du oben und unten im Formular neben Speichern.

  • craftivo speichert den Auftrag und öffnet danach sofort den Rechnungs-Editor.

  • Mit Zurück zum Auftrag kommst du im Editor auf den neuen Auftrag.

  • Den Knopf siehst du nur mit dem Recht Finanzen.

Reiter Abrechnung

Am Auftrag (und am Projekt) gibt es den Reiter Abrechnung — sichtbar mit dem Recht Finanzen. Dort siehst du Stunden und Zusatzleistungen gesammelt, bevor du die Rechnung schreibst.

🖼️ BILD NÖTIG: Auftragsdetail mit Reiter „Abrechnung", Stunden und Zusatzleistungen.

Aufträge in der Liste verwalten

Die Auftragsliste zeigt alle deine Aufträge als Tabelle:

Spalte Beschreibung

Auftragsnr. Die automatisch vergebene Nummer

Kunde Name und Firma des Kunden

Beschreibung Was gemacht werden soll

Termin Wann der Auftrag geplant ist

Status Aktueller Status (farbig)

Aktionen Menü zum Bearbeiten und Löschen

Sortieren

Klicke auf eine Spaltenüberschrift, um die Liste zu sortieren. Standardmässig wird nach Termin sortiert – der nächste Auftrag steht oben.

Suchen und Filtern

Über das Suchfeld kannst du nach Auftragsnummer, Kundenname oder Beschreibung suchen. Mit dem Statusfilter zeigst du nur Aufträge in einem bestimmten Status an.

Auftrag bearbeiten

  • Klicke auf das Drei-Punkte-Menü rechts in der Zeile

  • Wähle Bearbeiten

  • Ändere die gewünschten Felder

  • Klicke auf Speichern

Du kannst auch direkt auf den Auftrag klicken, um die Detailseite zu öffnen, und dort bearbeiten.

Status ändern

Den Status kannst du auf verschiedene Wege ändern:

  • In der Liste – Klicke auf den Status-Badge und wähle einen neuen Status

  • Auf der Detailseite – Nutze die Status-Auswahl oben auf der Seite

Auftrag löschen

  • Klicke auf das Drei-Punkte-Menü in der Auftragsliste

  • Wähle Löschen

  • Bestätige die Nachfrage

Achtung: Gelöschte Aufträge können nicht wiederhergestellt werden. Setze den Status lieber auf "Abgeschlossen" oder "Storniert", wenn du die Daten behalten willst.

Auftrag zu Projekt umwandeln

Wenn aus einem kleinen Auftrag ein grösseres Vorhaben wird:

  • Öffne den Auftrag (klicke darauf in der Liste)

  • Klicke im Seitenbereich auf Zu Projekt umwandeln

  • Bestätige die Umwandlung

Alle Daten werden übernommen. Der Auftrag wird danach als vollständiges Projekt mit allen Projektfunktionen (Angebote, Teammitglieder, Budget etc.) weitergeführt.

Rechnung aus Auftrag erstellen

Direkt am Auftrag legst du eine Rechnung in einem Schritt an – ohne Zwischenschritt „aus welchem Angebot?".

  • Öffne den Auftrag.

  • Lege ein neues Dokument an (Dialog Neues Dokument erstellen).

  • Tippe auf die Kachel Rechnung. craftivo öffnet sofort den Rechnungs-Editor; Kundendaten und Auftrag sind übernommen.

  • Ohne Recht Finanzen ist die Kachel gesperrt mit dem Hinweis Nur mit Finanzberechtigung (standardmäßig Inhaber und Bürokraft).

Tipp: So hast du vom Auftrag bis zur Rechnung alles an einem Ort.

Objekt beim Auftrag wählen

Beim Neuen Auftrag wählst du optional ein Objekt. In der Auftrags-Übersicht siehst du das Objekt an der Zeile – analog zum Projekt.

Nacharbeit an einem abgeschlossenen Auftrag

Ist der Auftrag oder das Projekt abgeschlossen und du planst erneut ein, kommt eine Rückfrage. Der Titel lautet „Auftrag ist abgeschlossen“ oder „Projekt ist abgeschlossen“.

Der Text lautet: „Für die Nacharbeit wird der Auftrag wieder geöffnet. Danach steht er wieder in der Plantafel, und der Monteur kann den Einsatz starten. Fotos, Rückmeldungen und Dateien bleiben am Auftrag.“ Beim Projekt steht „das Projekt“ und „es“.

Tippe Wieder öffnen und einplanen oder Abbrechen. Danach erscheint „Auftrag wieder geöffnet“ oder „Projekt wieder geöffnet“. Ein stornierter Vorgang wird dabei nicht wieder geöffnet.

Höchstzahl in der Pipeline

Auf dem Board Kundenanfragen öffnest du mit Einstellungen die Pipeline-Einstellungen. Am Stift einer Phase sagt der Screenreader „„{Name}“ bearbeiten“. Das Fenster heißt Phase bearbeiten.

Das Feld Höchstzahl gleichzeitig hat den Platzhalter Keine Grenze. Ist die Zahl erreicht, lässt sich nichts mehr in die Phase legen. Die Meldung lautet: „„{Name}“ ist voll: höchstens {Zahl} gleichzeitig. Die Höchstzahl änderst du unter Einstellungen.“

Auf Projekt-Boards heißen dieselben Dinge Spalte und Board-Einstellungen, nicht Phase.

Wer Projektleitung wird

Wer ein Projekt anlegt, wird Projektleitung. Ausnahme: Die Person hat volles Projektrecht und das Recht Finanzen. Dann trägt craftivo sie nicht automatisch als Projektleitung ein. Eine Bürokraft ohne Finanzen wird weiter Projektleitung. Es zählt das Recht, nicht der Rollenname.

Notizen am Projekt

Das Feld heißt Notizen. Der Platzhalter lautet: „Infos für das Team, z. B. Ansprechpartner vor Ort, Material …“. Darunter steht: „Sehen alle am Projekt, auch Monteure in der App – Kunden nicht. Preise und interne Absprachen ins Notizbuch, Stufe »Nur Büro«.“ Am Auftrag steht „am Auftrag“.

In der Anzeige heißt der Block Projektnotiz, die Zeile darunter Sichtbar für Monteure. Preise und interne Absprachen gehören ins Notizbuch, nicht in dieses Feld.

Karte „Notizen“ und Schnellaktion „Notiz“

In der Übersicht von Projekt und Auftrag steht die Karte Notizen über der Karte Kunde. Ist noch nichts da, steht dort „Noch keine Notizen für das Team.“

Die Schnellaktion Notiz öffnet das Fenster Notiz schreiben – du musst nicht mehr zur Karte scrollen. Darunter steht: „Für alle im Team sichtbar · erscheint auch in der Aktivität“. Die Notiz landet in der Karte Notizen und in der Aktivität.

🖼️ BILD NÖTIG: Projekt-Übersicht mit der Karte „Notizen“ über „Kunde“ und dem geöffneten Fenster „Notiz schreiben“.

Gewinn einer Anfrage zurücknehmen

An einer gewonnenen Anfrage steht Gewinn zurücknehmen. Das Fenster heißt Gewinn zurücknehmen?. Klappt es, erscheint „Gewinn zurückgenommen“. Klappt es nicht: „Zurücknehmen fehlgeschlagen.“

Ist das Projekt schon weiter als ein Entwurf, nennt das Fenster den Grund:

  • „Ein Auftrag lässt sich nicht zurücknehmen. Lösche den Auftrag, dann kannst du den Gewinn zurücknehmen.“
  • „Das Projekt steht schon in der Phase »…«. Setze es zurück auf »Entwurf« oder lösche es, dann kannst du den Gewinn zurücknehmen.“
  • „Im Projekt liegt ein festgeschriebenes Dokument. Es muss aufbewahrt werden, deshalb bleibt die Anfrage gewonnen.“
  • „Auf das Projekt sind schon Zeiten gebucht. Deshalb bleibt die Anfrage gewonnen.“
  • „Das Projekt ist schon in der Plantafel eingeplant. Deshalb bleibt die Anfrage gewonnen.“

Nur fürs Büro

Beim neuen Auftrag und im Auftragsformular gibt es den Schalter Nur fürs Büro. Du siehst ihn nur mit vollem Recht für Projekte, und nur bei einem Auftrag.

Daneben steht: „Monteure sehen diesen Auftrag nicht – weder in der App noch im Browser.“

In der Liste und in der Kopfzeile trägt so ein Auftrag die Marke Nur Büro. Zeigst du darauf, steht: „Monteure sehen diesen Auftrag nicht.“

Steht noch ein Monteur im Team oder auf der Plantafel, lässt sich der Schalter nicht einschalten: „„Nur fürs Büro“ geht erst, wenn kein Monteur mehr im Team oder auf der Plantafel dieses Auftrags steht. Betroffen: …“

Einen Monteur auf so einen Auftrag zu planen, geht nicht: „Dieser Auftrag ist nur fürs Büro. Monteure können hier nicht eingeplant werden.“

🖼️ BILD NÖTIG: Schalter „Nur fürs Büro“ im Auftrag, daneben die Marke „Nur Büro“.