Funktionen

Aktivitäten und Erinnerungen

Aktivitäten helfen dir, den Überblick über alles zu behalten, was du noch erledigen musst – egal ob Anrufe, Termine, Aufmaße oder einfache Aufgaben. Jede Aktivität hat einen Typ, ein Fälligkeitsdatum und kann einem Teammitglied zugewiesen werden. So vergisst du nichts mehr und weißt immer, was als Nächstes dran ist. Diese Aktivitätstypen gibt es: - Anruf – Ein Telefonat, das du führen musst - Termin – Ein Treffen, z.B. Kundentermin oder Besprechung - Aufmaß – Ein Aufmaß vor Ort beim Kunden - Aufgabe – Eine allgemeine Aufgabe, die erledigt werden muss - E-Mail – Eine E-Mail, die du schreiben oder beantworten musst - Erinnerung – Eine einfache Erinnerung an etwas Bestimmtes Neue Aktivität anlegen 1. Gehe im Menü auf Aktivitäten 2. Klicke oben rechts auf Neue Aktivität 3. Fülle das Formular aus: - Typ wählen (z.B. Anruf, Termin, Aufgabe...) - Titel eingeben (z.B. "Herrn Müller wegen Angebot anrufen") - Beschreibung (optional) – zusätzliche Infos - Fälligkeitsdatum setzen - Zuständig – Wer soll sich darum kümmern? 4. Klicke auf Speichern Du kannst optional eine Aktivität mit einem Kunden, einem Projekt oder einer Kundenanfrage verknüpfen. So findest du die Aktivität auch direkt beim jeweiligen Kunden oder Projekt wieder. Aktivitäten mit Kunden und Projekten verknüpfen Beim Anlegen einer Aktivität kannst du sie mit einem Kunden, einem Projekt oder einer Kundenanfrage verbinden. Warum ist das nützlich? - Öffnest du einen Kunden, siehst du alle Aktivitäten, die mit diesem Kunden zu tun haben - Das Gleiche gilt für Projekte und Kundenanfragen - Du behältst so den Überblick, was bei welchem Kunden noch offen ist Filtern und Sortieren Oben auf der Aktivitäten-Seite findest du drei Filter: Zeitraum: - Heute – Nur Aktivitäten, die heute fällig sind - Diese Woche – Alles, was diese Woche ansteht - Alle offenen – Alle Aktivitäten, die noch nicht erledigt sind - Erledigte – Bereits abgeschlossene Aktivitäten Typ: - Filtere nach einem bestimmten Typ, z.B. nur Anrufe oder nur Termine Mitarbeiter: - Zeige nur die Aktivitäten einer bestimmten Person an Tipp: Der Filter "Alle offenen" ist standardmäßig aktiv. So siehst du immer zuerst, was noch zu tun ist. Aktivitäten erledigen Wenn du eine Aktivität abgeschlossen hast, kannst du sie als erledigt markieren. Die Aktivität verschwindet dann aus der offenen Liste und taucht unter "Erledigte" auf. Du kannst eine Aktivität auch wieder auf "offen" zurücksetzen, falls sie versehentlich als erledigt markiert wurde. Aktivitäten bearbeiten und löschen - Klicke auf eine Aktivität, um sie zu bearbeiten – du kannst Titel, Typ, Fälligkeit und Zuständigen ändern - Aktivitäten, die nicht mehr gebraucht werden, kannst du löschen Die Benachrichtigungsglocke Oben in craftivo siehst du eine Glocke. Dort wirst du benachrichtigt, wenn: - Eine Aktivität heute fällig ist - Eine Aktivität überfällig ist So verpasst du keine wichtigen Termine oder Aufgaben mehr. Tipp: Checke die Glocke regelmäßig – besonders morgens, um deinen Tag zu planen.

Kanban-Board für Kundenanfragen

Das Kanban-Board ist deine Vertriebs-Pipeline – eine visuelle Übersicht über alle Kundenanfragen und wo sie gerade stehen. Du siehst auf einen Blick, welche Anfragen neu sind, wo ein Angebot raus muss und welche Aufträge du gewonnen hast. Stell dir das Board wie eine Pinnwand mit mehreren Spalten vor. Jede Kundenanfrage ist eine Karte, die du von links nach rechts durch die Spalten schiebst, je nachdem wie weit der Prozess fortgeschritten ist. Die Standard-Spalten Wenn du craftivo zum ersten Mal nutzt, wird automatisch eine Kundenanfragen-Pipeline mit diesen Spalten erstellt: 1. Neu – Frisch eingegangene Anfragen 2. Geprüft – Du hast die Anfrage angeschaut und bewertet 3. Termin geplant – Ein Kundentermin oder Aufmaß steht an 4. Angebot in Arbeit – Du schreibst gerade das Angebot 5. Angebot gesendet – Das Angebot ist raus 6. Nachfassen – Du musst beim Kunden nachhaken 7. Gewonnen – Der Kunde hat zugesagt 8. Verloren – Die Anfrage wurde nicht zum Auftrag Jede Spalte hat eine eigene Farbe, damit du sofort erkennst, in welcher Phase sich eine Anfrage befindet. Karten zwischen Spalten verschieben So bewegst du eine Kundenanfrage in die nächste Phase: 1. Klicke auf eine Karte und halte sie gedrückt 2. Ziehe sie in die gewünschte Spalte (Drag & Drop) 3. Loslassen – die Karte ist jetzt in der neuen Spalte Das funktioniert auch innerhalb einer Spalte, um die Reihenfolge zu ändern. Tipp: Schiebe Karten regelmäßig weiter, damit dein Board immer aktuell ist. So weißt du genau, wo jede Anfrage steht. Karten auf dem Board Jede Karte auf dem Board zeigt dir die wichtigsten Infos auf einen Blick: - Titel der Kundenanfrage - Kundenname (falls verknüpft) - Quelle – Woher kam die Anfrage (Webformular, Telefon, E-Mail, Empfehlung) - Priorität – Niedrig, Mittel oder Hoch - Labels – Farbige Tags zur Kategorisierung Du kannst auch auf eine Karte klicken, um die vollständigen Details der Kundenanfrage zu öffnen. Labels erstellen und nutzen Labels sind farbige Markierungen, mit denen du Karten kategorisieren kannst – zum Beispiel nach Gewerk, Dringlichkeit oder Auftragsart. Labels verwalten: 1. Gehe im Kanban-Board auf Labels 2. Klicke auf Neues Label 3. Gib einen Namen ein (z.B. "Heizung", "Sanitär", "Eilig") 4. Wähle eine Farbe aus 5. Klicke auf Speichern Labels an Karten vergeben: - Öffne eine Karte und weise ihr ein oder mehrere Labels zu - Labels werden direkt auf der Karte angezeigt Tipp: Halte deine Labels einfach. 5-8 Labels reichen meistens völlig aus. Das Board als Vertriebs-Pipeline nutzen Das Kanban-Board ist perfekt geeignet, um deinen Vertrieb zu organisieren: Morgens: Schau dir das Board an. Was steht heute an? Wo musst du nachhaken? Nach Kundenkontakt: Schiebe die Karte in die nächste Spalte. Hast du ein Angebot verschickt? Ab in "Angebot gesendet". Regelmäßig: Geh die Spalte "Nachfassen" durch. Bei welchen Kunden musst du dich melden? Gewonnen/Verloren: Schiebe Anfragen konsequent in die Endspalte. So hast du einen sauberen Überblick über deine Erfolgsquote. Wichtig: Anfragen, die in der Spalte "Gewonnen" landen, kannst du direkt in ein Projekt umwandeln. So geht nichts verloren beim Übergang von Anfrage zu Auftrag. Mehrere Boards Du kannst auch weitere Boards anlegen – zum Beispiel ein separates Board für die Projektplanung. Das Kundenanfragen-Board bleibt aber immer dein Hauptboard für den Vertrieb.

Projekt-Chat

Jedes Projekt in craftivo hat einen eigenen Chat. Hier kann dein gesamtes Projektteam miteinander kommunizieren – egal ob vom Büro aus oder von der Baustelle mit dem Handy. Der Vorteil: Alle Nachrichten, Fotos und Dateien sind direkt beim Projekt gespeichert. Keine verstreuten WhatsApp-Gruppen mehr, wo du wichtige Infos nicht wiederfindest. Nachrichten senden 1. Öffne ein Projekt 2. Gehe zum Tab Chat 3. Tippe deine Nachricht ins Textfeld unten 4. Drücke auf Senden Deine Nachricht erscheint sofort bei allen Projektmitgliedern – in Echtzeit, ohne Verzögerung. Fotos und Dateien teilen Du kannst im Chat nicht nur Text schreiben, sondern auch: - Fotos – Bautstellenfotos, Mängel, Fortschritt dokumentieren - Dateien – Pläne, PDFs, Dokumente teilen - Sprachnachrichten – Wenn Tippen gerade nicht geht So sendest du ein Foto oder eine Datei: 1. Klicke auf das Anhang-Symbol neben dem Textfeld 2. Wähle ein Foto aus der Galerie oder mache ein neues Foto 3. Das Foto wird hochgeladen und im Chat angezeigt Tipp: Fotos von der Baustelle direkt im Projekt-Chat teilen ist viel praktischer als per WhatsApp. Denn hier sind sie dauerhaft beim Projekt gespeichert und für alle im Team sichtbar. Bilder-Galerie Alle Bilder, die im Chat geteilt wurden, werden automatisch in einer Bilder-Galerie gesammelt. So findest du schnell ein bestimmtes Foto wieder, ohne den ganzen Chatverlauf durchsuchen zu müssen. Nachrichten bearbeiten und löschen Nachricht bearbeiten: - Klicke auf deine eigene Nachricht - Wähle Bearbeiten - Ändere den Text und speichere - Bearbeitete Nachrichten werden mit "bearbeitet" gekennzeichnet Nachricht löschen: - Klicke auf deine eigene Nachricht - Wähle Löschen - Die Nachricht wird für alle entfernt Du kannst nur deine eigenen Nachrichten bearbeiten oder löschen. Nachrichten durchsuchen Du hast eine bestimmte Info im Chat geteilt und findest sie nicht mehr? Nutze die Suchfunktion: 1. Öffne den Projekt-Chat 2. Nutze das Suchfeld 3. Gib einen Suchbegriff ein 4. Die passenden Nachrichten werden angezeigt Teammitglieder erwähnen Du kannst einzelne Teammitglieder in einer Nachricht erwähnen (Mention). Die Person bekommt dann eine extra Benachrichtigung, damit sie die Nachricht nicht verpasst. Tippe einfach @ gefolgt vom Namen der Person. Ungelesene Nachrichten Neue Nachrichten werden als ungelesen markiert. Du siehst: - Einen roten Punkt mit der Anzahl ungelesener Nachrichten am Chat-Tab - Eine Zahl an der Benachrichtigungsglocke oben So weißt du immer, wo es Neues gibt, ohne jeden Chat einzeln zu öffnen. Chat auf dem Handy Der Projekt-Chat funktioniert auch super in der craftivo Mobile App. Auf der Baustelle kannst du: - Nachrichten lesen und schreiben - Fotos direkt mit der Kamera aufnehmen und senden - Sprachnachrichten aufnehmen - Auch offline Nachrichten schreiben – sie werden automatisch gesendet, sobald du wieder Internet hast Tipp: Die Mobile App ist perfekt für die Baustelle. Fotos machen, kurze Nachricht dazu, fertig. Alles landet direkt im richtigen Projekt.

Lagerverwaltung

Mit der Lagerverwaltung in craftivo behältst du den Überblick über dein gesamtes Material – was du auf Lager hast, was knapp wird und was wo hingeht. Die Lagerverwaltung besteht aus drei Bereichen: - Artikel – Deine Materialien und Produkte - Warenbewegungen – Alle Zu- und Abgänge - Lager – Deine Lagerorte verwalten Artikel anlegen Ein Artikel ist ein Material oder Produkt, das du auf Lager hast – z.B. Kupferrohr, Silikon oder Heizkörper. So legst du einen neuen Artikel an: 1. Gehe zu Lagerverwaltung > Artikel verwalten 2. Klicke auf Neuer Artikel 3. Fülle die Felder aus: - Name – z.B. "Kupferrohr 15mm" - Artikelnummer (SKU) – Deine interne Nummer - Einheit – z.B. Stück, Meter, Packung - Kategorie (optional) – z.B. "Rohre", "Dichtungen" - Mindestbestand (optional) – Ab welcher Menge willst du gewarnt werden? - Einkaufspreis (optional) – Was zahlst du pro Einheit? - Verkaufspreis (optional) – Was berechnest du dem Kunden? 4. Klicke auf Speichern Tipp: Lege den Mindestbestand fest, damit craftivo dich automatisch warnt, wenn ein Material knapp wird. Bestandsübersicht Auf der Übersichtsseite der Lagerverwaltung siehst du auf einen Blick: - Gesamtartikel – Wie viele verschiedene Artikel du verwaltest - Niedrige Bestände – Artikel, die unter dem Mindestbestand liegen (orange) - Nicht verfügbar – Artikel, die komplett leer sind (rot) - Lagerwert (EK) – Der Gesamtwert deines Lagers zum Einkaufspreis Darunter findest du eine Liste aller Artikel mit niedrigem Bestand, damit du sofort siehst, was nachbestellt werden muss. Warenbewegungen buchen Wenn Material reinkommt, rausgeht oder umgebucht wird, buchst du eine Warenbewegung. So bleibt dein Lagerbestand immer aktuell. Es gibt vier Arten von Warenbewegungen: Zugang Material kommt rein – z.B. eine Lieferung ist angekommen. 1. Gehe zu Warenbewegungen 2. Klicke auf Neue Bewegung 3. Wähle Typ Zugang 4. Wähle den Artikel und das Lager 5. Gib die Menge ein 6. Optional: Stückpreis, Datum, Referenz (z.B. Lieferschein-Nr.) 7. Speichern Abgang Material wird verbraucht oder einem Projekt zugewiesen. - Gleicher Ablauf wie Zugang, aber mit Typ Abgang - Du kannst einen Abgang direkt einem Projekt zuordnen – so weißt du, welches Material wo verbaut wurde Wenn du einen Abgang einem Projekt zuordnest, wird der Materialwert automatisch in die Projektkalkulation (Ist-Kosten) übernommen. Umbuchung Material wird von einem Lager in ein anderes verschoben. - Wähle das Quell-Lager und das Ziel-Lager - Die Menge wird automatisch vom einen Lager abgezogen und beim anderen aufgebucht Inventur Du zählst den tatsächlichen Bestand und korrigierst die Menge im System. - Gib einfach die gezählte Menge ein - craftivo passt den Bestand entsprechend an Lager verwalten Du kannst mehrere Lagerorte anlegen – zum Beispiel dein Hauptlager, einen Transporter oder ein Baustellenlager. Neues Lager anlegen: 1. Gehe zu Lagerverwaltung > Lager verwalten 2. Klicke auf Neues Lager 3. Gib einen Namen ein (z.B. "Hauptlager", "Transporter Müller") 4. Optional: Adresse und Beschreibung 5. Speichern Du kannst ein Lager als Standard-Lager festlegen. Dieses wird bei neuen Warenbewegungen automatisch vorausgewählt. Tipp: Lege ein Lager pro Transporter an. So weißt du immer, welches Material in welchem Fahrzeug ist. Warnungen bei niedrigem Bestand Wenn du bei einem Artikel einen Mindestbestand hinterlegt hast, zeigt dir craftivo automatisch eine Warnung, sobald der Bestand darunter fällt. Du siehst diese Warnungen: - Auf dem Lagerverwaltungs-Dashboard als orangefarbene Zahl - In der Niedrige-Bestände-Liste direkt auf der Übersichtsseite So verpasst du nie wieder eine Nachbestellung. Daten exportieren Du kannst deine Bestandsübersicht als CSV exportieren – zum Beispiel für deinen Steuerberater oder für eine Inventur-Liste. 1. Klicke oben rechts auf Export (CSV) 2. Die Datei wird heruntergeladen Lagerverwaltung und Projekte Warenbewegungen können direkt mit Projekten verknüpft werden. Das bringt dir zwei Vorteile: - Du siehst, welches Material für welches Projekt verwendet wurde - Die Ist-Kosten des Projekts werden automatisch aktualisiert So hast du jederzeit den Überblick, ob ein Projekt im Budget liegt.

Checklisten für Projekte

Checklisten helfen dir, bei jedem Projekt den Überblick zu behalten. Definiere die Aufgaben, die erledigt werden müssen, und hake sie Schritt für Schritt ab. Typische Anwendungsfälle: - Abnahme-Checkliste – Was muss vor der Abnahme geprüft werden? - Material-Checkliste – Welches Material muss bestellt/mitgebracht werden? - Sicherheits-Checkliste – Alle Sicherheitsvorkehrungen erfüllt? - Inbetriebnahme-Checkliste – Schritte für die Inbetriebnahme einer Anlage Checkliste erstellen 1. Öffne ein Projekt 2. Gehe zum Bereich Checklisten 3. Klicke auf Neue Checkliste 4. Gib einen Namen ein (z.B. "Abnahme Badezimmer") 5. Optional: Eine Beschreibung hinzufügen 6. Speichern Die Checkliste ist jetzt angelegt und du kannst Punkte hinzufügen. Punkte hinzufügen Nachdem du eine Checkliste erstellt hast: 1. Klicke auf Punkt hinzufügen 2. Beschreibe den Punkt (z.B. "Wasseranschlüsse auf Dichtheit prüfen") 3. Wiederhole das für alle Punkte Du kannst die Reihenfolge der Punkte per Drag & Drop ändern. Tipp: Formuliere die Punkte klar und eindeutig. Jeder im Team sollte sofort verstehen, was gemeint ist. Punkte abhaken Wenn eine Aufgabe erledigt ist: 1. Klicke auf den Haken neben dem Punkt 2. Der Punkt wird als erledigt markiert 3. Es wird automatisch gespeichert, wer den Punkt wann abgehakt hat Der Fortschrittsbalken oben zeigt dir, wie viel Prozent der Checkliste schon erledigt sind. craftivo speichert automatisch, welches Teammitglied einen Punkt abgehakt hat und wann. So hast du immer eine lückenlose Dokumentation. Notizen und Fotos an Punkten Zu jedem Checklisten-Punkt kannst du: - Notizen hinzufügen – z.B. "Kleinigkeit nacharbeiten, ansonsten ok" - Fotos anhängen – z.B. ein Foto vom geprüften Wasseranschluss Das ist besonders nützlich bei Abnahmen und Qualitätskontrollen, wo du deine Prüfungen dokumentieren musst. Checklisten-Vorlagen Wenn du bestimmte Checklisten immer wieder brauchst, lege sie als Vorlage an. So musst du nicht jedes Mal die gleichen Punkte neu eintippen. Vorlage erstellen: 1. Gehe zu Vorlagen > Checklisten-Vorlagen 2. Klicke auf Neue Vorlage 3. Gib einen Namen ein (z.B. "Standard-Abnahme Heizung") 4. Füge alle Punkte hinzu, die in der Vorlage enthalten sein sollen 5. Optional: Branche und Beschreibung angeben 6. Speichern Vorlage in einem Projekt nutzen: 1. Öffne die Checklisten eines Projekts 2. Klicke auf Aus Vorlage erstellen 3. Wähle eine Vorlage aus 4. Die Checkliste wird mit allen Punkten aus der Vorlage erstellt Tipp: Erstelle Vorlagen für deine häufigsten Arbeitsabläufe. Das spart Zeit und stellt sicher, dass nichts vergessen wird. Mehrere Checklisten pro Projekt Ein Projekt kann beliebig viele Checklisten haben. Zum Beispiel: - Eine Checkliste für die Vorbereitung - Eine Checkliste für die Ausführung - Eine Checkliste für die Abnahme So kannst du verschiedene Projektphasen unabhängig voneinander abarbeiten. Checkliste löschen Wenn du eine Checkliste nicht mehr brauchst: 1. Öffne die Checkliste 2. Klicke auf Löschen 3. Bestätige die Löschung Achtung: Beim Löschen einer Checkliste werden auch alle Punkte, Notizen und Fotos darin gelöscht. Das kann nicht rückgängig gemacht werden.