Aktivitäten helfen dir, den Überblick über alles zu behalten, was du noch erledigen musst – egal ob Anrufe, Termine, Aufmaße oder einfache Aufgaben.
Jede Aktivität hat einen Typ, ein Fälligkeitsdatum und kann einem Teammitglied zugewiesen werden. So vergisst du nichts mehr und weißt immer, was als Nächstes dran ist.
Diese Aktivitätstypen gibt es:
- Anruf – Ein Telefonat, das du führen musst
- Termin – Ein Treffen, z.B. Kundentermin oder Besprechung
- Aufmaß – Ein Aufmaß vor Ort beim Kunden
- Aufgabe – Eine allgemeine Aufgabe, die erledigt werden muss
- E-Mail – Eine E-Mail, die du schreiben oder beantworten musst
- Erinnerung – Eine einfache Erinnerung an etwas Bestimmtes
Neue Aktivität anlegen
- Gehe im Menü auf Termine & Aufgaben
- Klicke oben rechts auf Neue Aktivität
- Fülle das Formular aus:
- Typ wählen (z.B. Anruf, Termin, Aufgabe...)
- Titel eingeben (z.B. "Herrn Müller wegen Angebot anrufen")
- Beschreibung (optional) – zusätzliche Infos
- Fälligkeitsdatum setzen
- Zuständig – Wer soll sich darum kümmern?
- Klicke auf Speichern
Du kannst optional eine Aktivität mit einem Kunden, einem Projekt oder einer Kundenanfrage verknüpfen. So findest du die Aktivität auch direkt beim jeweiligen Kunden oder Projekt wieder.
Vorab erinnern
Beim Anlegen einer Aufgabe oder eines Termins wählst du Vorab erinnern (z. B. 15/30 Minuten, 1 Stunde, 1 Tag vorher, Keine oder eigene Minuten). Deine Vorgabe steht unter Einstellungen → Benachrichtigungen → Vorab an Aufgaben und Termine erinnern. Details: Hilfeartikel zu Benachrichtigungen.
Aktivitäten mit Kunden und Projekten verknüpfen
Beim Anlegen einer Aktivität kannst du sie mit einem Kunden, einem Projekt oder einer Kundenanfrage verbinden.
Warum ist das nützlich?
- Öffnest du einen Kunden, siehst du alle Aktivitäten, die mit diesem Kunden zu tun haben
- Das Gleiche gilt für Projekte und Kundenanfragen
- Du behältst so den Überblick, was bei welchem Kunden noch offen ist
Filtern und Sortieren
Oben auf der Aktivitäten-Seite findest du drei Filter:
Zeitraum:
- Heute – Nur Aktivitäten, die heute fällig sind
- Diese Woche – Alles, was diese Woche ansteht
- Alle offenen – Alle Aktivitäten, die noch nicht erledigt sind
- Erledigte – Bereits abgeschlossene Aktivitäten
Typ:
- Filtere nach einem bestimmten Typ, z.B. nur Anrufe oder nur Termine
Mitarbeiter:
- Zeige nur die Aktivitäten einer bestimmten Person an
Tipp: Der Filter "Alle offenen" ist standardmäßig aktiv. So siehst du immer zuerst, was noch zu tun ist.
Kalender: Kollegen, Filter und erledigte Termine
Wessen Termine du siehst: Im Auswahlfeld oben wählst du Nur meine, Von mir erstellt, Alle Mitarbeiter oder eine einzelne Person. Ist eine Person gewählt, steht „Kalender von {Name}“ über dem Kalender, in der Liste „Termine und Aufgaben von {Name}“. Dafür brauchst du das Recht Termine und Aufgaben der Kollegen sehen. Ab Werk haben es Inhaber und Bürokraft.
Leerer Kalender: Blenden deine Filter alles aus, steht „Kein Termin passt zu deinen Filtern“ mit den aktiven Filtern. Mit Filter zurücksetzen siehst du wieder alles. Ist wirklich nichts geplant, steht „Keine Termine in diesem Zeitraum“.
Termine mit Dauer: In Woche und Tag füllt ein Termin seine ganze Zeit, zum Beispiel von 11:00 bis 15:00. Gleichzeitige Termine stehen nebeneinander.
Erledigte Termine: Tag, Woche und Monat zeigen erledigte Termine weiter an, ausgegraut und durchgestrichen. Der Schalter Offen | Erledigt gilt nur für die Liste.
Outlook-Termine: Hast du Outlook verbunden, stehen deine Outlook-Termine in Woche, Tag und Monat neben den craftivo-Terminen, beige und mit dem Hinweis Outlook. Du kannst sie hier nicht öffnen oder verschieben: „Outlook-Termin. Bearbeiten in Outlook.“ Outlook-Termine von Kollegen siehst du nur mit dem Recht Termine und Aufgaben der Kollegen sehen. Termine ohne sichtbaren Titel stehen als „Belegt“ da. Die Filter für Art, Projekt, Priorität und „Wiederkehrend“ blenden Outlook-Termine aus.
Ort als Karten-Link: Im geöffneten Termin sind Ort und Baustellen-Adresse ein Link. Ein Klick öffnet die Adresse in Google Maps.
🖼️ BILD NÖTIG: Kalender Woche mit Auswahlfeld „Alle Mitarbeiter“, Termin als Block und erledigtem Termin.
Aktivitäten erledigen
Wenn du eine Aktivität abgeschlossen hast, kannst du sie als erledigt markieren. Die Aktivität verschwindet dann aus der offenen Liste und taucht unter "Erledigte" auf.
Du kannst eine Aktivität auch wieder auf "offen" zurücksetzen, falls sie versehentlich als erledigt markiert wurde.
Aktivitäten bearbeiten und löschen
- Klicke auf eine Aktivität, um sie zu bearbeiten – du kannst Titel, Typ, Fälligkeit und Zuständigen ändern
- Aktivitäten, die nicht mehr gebraucht werden, kannst du löschen
Die Benachrichtigungsglocke
Oben in craftivo siehst du eine Glocke. Dort wirst du benachrichtigt, wenn:
- Eine Aktivität heute fällig ist
- Eine Aktivität überfällig ist
So verpasst du keine wichtigen Termine oder Aufgaben mehr.
Tipp: Checke die Glocke regelmäßig – besonders morgens, um deinen Tag zu planen.
Wiedervorlage, Zurückgeben und Übergeben
Im geöffneten Aufgabenfenster (am Rechner) stehen zusätzlich:
- Wiedervorlage — Termin erneut vorlegen (vorgegebene Zeitsprünge).
- Zurückgeben — an die Erstellerin zurückgeben; Begründung nötig; die Person wird benachrichtigt (Zurückgeben und benachrichtigen).
- Übergeben — an einen Kollegen übergeben; Begründung nötig (Übergeben und benachrichtigen).
So wandert eine Aufgabe zwischen Büro und Bauleitung, ohne sie neu anzulegen.
Belegung der verantwortlichen Person
Beim Planen siehst du im Panel Dein Kalender bzw. Kalender von …, wann die Person schon Belegt, Frei oder Abwesend ist – inklusive externer Outlook-Termine, wenn der Kalender-Sync verbunden ist. Details: Artikel „Kalender mit Outlook und ICS-Abo".
Dokumente an Aufgaben anhängen
An eine Aufgabe hängst du neben Fotos und Videos auch Dokumente: PDF, Word, Excel, TXT und CSV. So liegt zum Beispiel das Aufmaß fürs Mehrfamilienhaus direkt an der Aufgabe.
- Öffne die Aufgabe oder lege eine neue an.
- Klicke im Bereich Anhänge auf Hochladen.
- Wähle die Datei aus.
Das Dokument erscheint als Kachel mit Dokument-Symbol. Ein Klick darauf öffnet es in einem neuen Tab.
- Ein Dokument darf höchstens 10 MB groß sein.
- Eine Aufgabe hat höchstens 10 Anhänge. Dokumente zählen mit.
- Aufnehmen bleibt bei Foto und Video.
🖼️ BILD NÖTIG: Aufgabenfenster mit dem Bereich „Anhänge“ (Knöpfe „Hochladen“ und „Aufnehmen“) und einer PDF-Kachel (apps/web/src/components/activities/task-attachments.tsx)
Grüner Punkt bei neuen Kommentaren
Hat jemand anderes eine Aufgabe kommentiert, seit du sie zuletzt geöffnet hast, zeigt die Aufgabe einen grünen Punkt. Du siehst ihn in der Aufgabenliste unter Termine & Aufgaben und im Projekt im Reiter Aufgaben.
- Öffnest du die Aufgabe, geht der Punkt aus.
- Deine eigenen Kommentare lösen keinen Punkt aus.
- Der Punkt meldet nur Kommentare der letzten sieben Tage.
Hinweise am Projekt und Auftrag
In der Übersicht eines Projekts oder Auftrags gibt es die Karte Hinweise. Dort hältst du kurze Infos fürs Team fest, zum Beispiel „Schlüssel liegt beim Hausmeister“.
- Öffne das Projekt oder den Auftrag.
- Schreib deinen Text in die Karte Hinweise. Die Schnellaktion Hinweis setzt den Cursor direkt in dieses Feld.
- Klicke auf Hinweis speichern.
Der Hinweis ist für alle im Team sichtbar und erscheint auch in der Aktivität. Dort filterst du mit Hinweise nur die Hinweise.
- Über die Symbole Hinweis bearbeiten und Hinweis löschen änderst oder entfernst du einen Hinweis. Das dürfen der Verfasser und Nutzer mit vollen Projektrechten.
- In einer Kundenanfrage schreibst du Hinweise weiterhin direkt in der Aktivität.
🖼️ BILD NÖTIG: Projekt-Übersicht mit der Karte „Hinweise“ (Eingabefeld, Knopf „Hinweis speichern“, Liste) (apps/web/src/components/projects/overview/important-notes-card.tsx)
Aktualisierung (Stand Oktober 2026)
Termine aus Outlook siehst du unter Termine & Aufgaben, in den Ansichten Tag, Woche und Monat. In der Liste stehen sie nicht als eigene Outlook-Zeile.
Die Ansichten schaltest du mit Liste, Tag, Woche und Monat.
So erkennst du einen Outlook-Termin
Der Block zeigt den Titel. Hat der Termin keinen Titel und ist nur belegt, steht Belegt. Daneben steht das Wort Outlook. Hat der Termin eine Uhrzeit, steht die Uhrzeit dazu. Ein Ganztagstermin zeigt keine Uhrzeit.
Fährst du mit der Maus darüber, steht: „Outlook-Termin. Bearbeiten in Outlook.“ In craftivo bearbeitest du ihn nicht.
🖼️ BILD NÖTIG: Wochenansicht mit einem Block „Outlook“, Titel oder „Belegt“, und dem Hinweis „Outlook-Termin. Bearbeiten in Outlook.“
Wann der Block fehlt
Den Outlook-Block siehst du nicht, wenn der Filter Von mir erstellt an ist. Er fehlt auch bei Filtern nach Art, Projekt, Priorität oder Wiederholung.
Die Suche findet Termine mit Titel, auch mit Umlaut. Ein reiner Block Belegt ohne Titel fällt aus der Suche.
Derselbe Termin nicht doppelt
Legt Outlook denselben Termin an, den craftivo vorher als Brücke gezeigt hat, verschwindet die Brücke. Du siehst den Termin einmal, als Outlook-Termin.