Das Kanban-Board ist deine Vertriebs-Pipeline – eine visuelle Übersicht über alle Kundenanfragen und wo sie gerade stehen. Du siehst auf einen Blick, welche Anfragen neu sind, wo ein Angebot raus muss und welche Aufträge du gewonnen hast.
Stell dir das Board wie eine Pinnwand mit mehreren Spalten vor. Jede Kundenanfrage ist eine Karte, die du von links nach rechts durch die Spalten schiebst, je nachdem wie weit der Prozess fortgeschritten ist.
Die Standard-Spalten
Wenn du craftivo zum ersten Mal nutzt, wird automatisch eine Kundenanfragen-Pipeline mit diesen Spalten erstellt:
- Neu – Frisch eingegangene Anfragen
- Geprüft – Du hast die Anfrage angeschaut und bewertet
- Termin geplant – Ein Kundentermin oder Aufmaß steht an
- Angebot in Arbeit – Du schreibst gerade das Angebot
- Angebot gesendet – Das Angebot ist raus
- Nachfassen – Du musst beim Kunden nachhaken
- Gewonnen – Der Kunde hat zugesagt
- Verloren – Die Anfrage wurde nicht zum Auftrag
Jede Spalte hat eine eigene Farbe, damit du sofort erkennst, in welcher Phase sich eine Anfrage befindet.
Spaltenbreite: Normal oder Kompakt
Oben am Board stellst du die Spaltenbreite um:
- Normal – breitere Spalten, mehr Platz pro Karte.
- Kompakt – schmalere Spalten, damit mehr Spalten ins Fenster passen.
Das Board nutzt die volle Breite. Deine Wahl gilt für die Kanban-Ansichten (Kundenanfragen, Projekte, Aufträge).
🖼️ BILD NÖTIG: Kanban-Werkzeugleiste mit Umschalter „Normal" / „Kompakt".
Karten zwischen Spalten verschieben
So bewegst du eine Kundenanfrage in die nächste Phase:
- Klicke auf eine Karte und halte sie gedrückt
- Ziehe sie in die gewünschte Spalte (Drag & Drop)
- Loslassen – die Karte ist jetzt in der neuen Spalte
Das funktioniert auch innerhalb einer Spalte, um die Reihenfolge zu ändern.
Tipp: Schiebe Karten regelmäßig weiter, damit dein Board immer aktuell ist. So weißt du genau, wo jede Anfrage steht.
Karten auf dem Board
Jede Karte auf dem Board zeigt dir die wichtigsten Infos auf einen Blick:
- Titel der Kundenanfrage
- Kundenname (falls verknüpft)
- Quelle – Woher kam die Anfrage (Webformular, Telefon, E-Mail, Empfehlung)
- Priorität – Niedrig, Mittel oder Hoch
- Labels – Farbige Tags zur Kategorisierung
Du kannst auch auf eine Karte klicken, um die vollständigen Details der Kundenanfrage zu öffnen.
Labels erstellen und nutzen
Labels sind farbige Markierungen, mit denen du Karten kategorisieren kannst – zum Beispiel nach Gewerk, Dringlichkeit oder Auftragsart.
Labels verwalten:
- Gehe im Kanban-Board auf Labels
- Klicke auf Neues Label
- Gib einen Namen ein (z.B. "Heizung", "Sanitär", "Eilig")
- Wähle eine Farbe aus
- Klicke auf Speichern
Labels an Karten vergeben:
- Öffne eine Karte und weise ihr ein oder mehrere Labels zu
- Labels werden direkt auf der Karte angezeigt
Tipp: Halte deine Labels einfach. 5-8 Labels reichen meistens völlig aus.
Das Board als Vertriebs-Pipeline nutzen
Das Kanban-Board ist perfekt geeignet, um deinen Vertrieb zu organisieren:
Morgens: Schau dir das Board an. Was steht heute an? Wo musst du nachhaken?
Nach Kundenkontakt: Schiebe die Karte in die nächste Spalte. Hast du ein Angebot verschickt? Ab in "Angebot gesendet".
Regelmäßig: Geh die Spalte "Nachfassen" durch. Bei welchen Kunden musst du dich melden?
Gewonnen/Verloren: Schiebe Anfragen konsequent in die Endspalte. So hast du einen sauberen Überblick über deine Erfolgsquote.
Wichtig: Anfragen, die in der Spalte "Gewonnen" landen, kannst du direkt in ein Projekt umwandeln. So geht nichts verloren beim Übergang von Anfrage zu Auftrag.
Mehrere Boards
Du kannst auch weitere Boards anlegen – zum Beispiel ein separates Board für die Projektplanung. Das Kundenanfragen-Board bleibt aber immer dein Hauptboard für den Vertrieb.
Objekt mit der Anfrage verknüpfen
Steht die Baustelle schon fest, zum Beispiel das Mehrfamilienhaus einer Hausverwaltung, verknüpfst du das Objekt direkt mit der Kundenanfrage.
- Beim Anlegen: Wähle im Fenster Neue Kundenanfrage im Feld Objekt ein Objekt aus.
- Später: Öffne die Anfrage, klicke neben dem Titel auf das Stift-Symbol (Anfrage bearbeiten) und wähle im Feld Objekt ein Objekt aus.
In der Auswahl stehen zuerst die Objekte des gewählten Kunden. Fehlt das Objekt, klicke auf Objekt nicht dabei? Alle Objekte der Organisation anzeigen und suche es (ab 2 Zeichen). Mit Kein Objekt entfernst du die Verknüpfung.
In der geöffneten Anfrage siehst du danach den Namen des Objekts. Ein Klick darauf öffnet das Objekt.
🖼️ BILD NÖTIG: Fenster „Neue Kundenanfrage“ mit dem Feld „Objekt“ und dem Link „Objekt nicht dabei? Alle Objekte der Organisation anzeigen“ (apps/web/src/components/customer-requests/create-customer-request-dialog.tsx)
Gut zu wissen:
- Wählst du das Objekt vor dem Kunden, bleibt es stehen. Wechselst du später einen schon gewählten Kunden, fällt das Objekt weg – so hängt das Haus von Kunde A nicht an der Anfrage von Kunde B.
- Wandelst du die Anfrage in ein Projekt um, übernimmt craftivo das Objekt ins Projekt.
- Ist die Anfrage schon mit einem Projekt verknüpft, bekommt das Projekt das Objekt nur, wenn es noch keins hat.
- Entfernst du das Objekt an der Anfrage, behält das Projekt sein Objekt.
Kundenanfragen archivieren und wiederherstellen
Eine Anfrage, die nicht mehr auf das Board gehört, archivierst du. Dabei wird nichts gelöscht.
- Öffne die Kundenanfrage.
- Klicke in der Aktionszeile auf Archivieren.
- Bestätige die Rückfrage Kundenanfrage archivieren? mit Archivieren.
Die Anfrage verschwindet vom Board. In der Ansicht Tabelle findest du Archivieren auch im Menü einer Zeile.
🖼️ BILD NÖTIG: Geöffnete Kundenanfrage mit dem Knopf „Archivieren“ in der Aktionszeile neben „Verloren“ (apps/web/src/components/customer-requests/customer-request-archive-action.tsx)
Archivierte Anfrage zurückholen:
- Wechsle oben von Kanban auf Tabelle.
- Schalte Archiv anzeigen ein.
- Öffne das Menü der Zeile und klicke auf Wiederherstellen.
Öffnest du eine archivierte Anfrage, steht dort Archiviert und daneben der Knopf Wiederherstellen. Nach dem Wiederherstellen steht die Anfrage wieder auf dem Board.
Termin aus der Anfrage
Einen Termin legst du direkt in der geöffneten Kundenanfrage an. Klicke im Reiter Übersicht neben Jüngste Aktivität oder im Reiter Aktivität auf Termin oder Aufgabe hinzufügen. Das Fenster startet mit Termin. Den Knopf siehst du nur, wenn du Termine und Aufgaben anlegen darfst.
Dateien einer Anfrage mit Projekt
Hat eine Anfrage ein Projekt, zeigt der Reiter Ablage die Ablage des Projekts. Dateien, die später an die Anfrage gehen, zum Beispiel per App oder E-Mail, landen auch dort. In der App steht bei der Anfrage „Ablage des Projekts „{Projektname}“ — dieselben Dateien wie am Rechner.“
Gewonnen als Auftrag oder Projekt
An der Anfrage siehst du, ob sie als Auftrag oder als Projekt gewonnen wurde – damit du den Folgevorgang sofort erkennst.
Anfrage und Projekt sind ein Vorgang
Klickst du in einer Anfrage auf Angebot erstellen, legt craftivo dafür still ein Projekt mit demselben Namen an. Die Meldung lautet zum Beispiel: „Für das Angebot wurde das Projekt P-26-0765 angelegt.“ Darunter: „Es gehört zur Anfrage. In der Projektliste trägt es bis „Gewonnen“ die Kennzeichnung „Aus Anfrage“.“
Solange die Anfrage offen ist, gehören beide zusammen:
- In der Anfrage steht oben der Verweis auf das Projekt, zum Beispiel Projekt P-26-0765 ansehen.
- Im Projekt steht oben der Hinweis „Gehört zur offenen Anfrage „…““ mit dem Knopf Anfrage öffnen.
- In der Projektliste und in der Kundenakte trägt das Projekt die Kennzeichnung Aus Anfrage. Ein Klick darauf öffnet die Anfrage.
- In der Suche sind Anfrage und Projekt ein Treffer. An der Anfrage steht ein zweiter Knopf zum Projekt, zum Beispiel Projekt P-26-0765 öffnen. Findest du nur das Projekt, etwa über die Projektnummer, trägt es Aus Anfrage und den Knopf Anfrage öffnen.
Mit Gewonnen wird daraus ein richtiges Projekt. Dann verschwinden Hinweis und Kennzeichnung. Den Weg zur Anfrage siehst du nur, wenn du die Anfrage öffnen darfst.
🖼️ BILD NÖTIG: Projekt mit dem Hinweis „Gehört zur offenen Anfrage …“ und Knopf „Anfrage öffnen“; Projektliste mit Kennzeichnung „Aus Anfrage“; Suchtreffer mit zweitem Knopf „Projekt … öffnen“.
Tabelle nach Eingang sortieren
In der Ansicht Tabelle gibt es die Spalte Eingang mit dem Datum der Anfrage. Sie steht vorn, damit du sie auch am Laptop ohne seitliches Scrollen erreichst. Ein Klick auf den Spaltenkopf sortiert danach. In der Handy-App stehen die neuesten Anfragen oben.
Ausgefülltes Formular aus der Glocke
Kommt in der Glocke Formular ausgefüllt und der Text nennt eine Kundenanfrage, öffnet der Klick die Anfrage direkt im Reiter Formulare und zeigt genau diesen Bogen.
Ein angefangenes, noch nicht gesendetes Formular bleibt auf diesem Gerät. In der neuen Anfrage trägt die Karte dann angefangen. Oben im Formular steht Entwurf auf diesem Gerät, noch nicht gesendet, daneben Verwerfen.