Angebote & Rechnungen

Von Pascal Lammers

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Angebot erstellen

Angebot erstellen In dieser Anleitung zeigen wir dir Schritt fuer Schritt, wie du ein neues Angebot in craftivo erstellst – von der Auswahl des Projekts bis zur fertigen Kalkulation. Bevor du loslegst Um ein Angebot zu erstellen, brauchst du: - Einen Kunden, der bereits in craftivo angelegt ist - Ein Projekt, dem das Angebot zugeordnet wird Falls du noch keinen Kunden oder kein Projekt hast, lege beides zuerst an. Du findest die Anleitungen dazu in unserer Wissensdatenbank. Schritt 1: Neues Angebot starten 1. Oeffne das Projekt, fuer das du ein Angebot erstellen moechtest 2. Gehe zum Reiter Dokumente 3. Klicke auf Neues Dokument und waehle Angebot als Dokumententyp 4. Der Angebots-Editor (der sogenannte "Offer Builder") oeffnet sich Tipp: Du kannst auch direkt aus einer Kundenanfrage heraus ein Angebot erstellen. Dann werden Projekt und Kunde automatisch verknuepft. Schritt 2: Den Angebots-Editor kennenlernen Der Angebots-Editor besteht aus drei Bereichen: - Oben: Die Werkzeugleiste – Hier findest du Speichern, Vorschau, Vorlagen und den Dokumententyp - Mitte: Die Positionstabelle – Hier fuegst du deine Leistungen und Materialien ein - Rechts: Die Seitenleiste – Hier findest du deine Positionsbibliothek, Vorlagen, Textbausteine und die KI-Hilfe Schritt 3: Positionen hinzufuegen Positionen sind die einzelnen Leistungen und Materialien in deinem Angebot. Es gibt mehrere Wege, Positionen hinzuzufuegen: Manuell eine Position anlegen 1. Klicke in die Positionstabelle auf eine leere Zeile 2. Gib den Titel der Position ein (z.B. "Wandfliesen verlegen") 3. Trage eine Beschreibung ein (optional, aber hilfreich fuer den Kunden) 4. Waehle die Einheit (z.B. m2, Stk, Std, lfm) 5. Gib die Menge ein 6. Trage den Einzelpreis ein Der Gesamtpreis der Position wird automatisch berechnet. Aus der Positionsbibliothek einfuegen 1. Oeffne in der rechten Seitenleiste den Tab Katalog 2. Unter Pos. findest du deine gespeicherten Positionen 3. Suche nach einer Position oder scrolle durch die Liste 4. Klicke auf eine Position oder ziehe sie per Drag & Drop in die Tabelle Tipp: Positionen, die du haeufig verwendest, kannst du als Favoriten markieren. Du findest sie dann unter dem Tab Fav. noch schneller. Aus einer Vorlage einfuegen 1. Klicke in der Werkzeugleiste auf das Vorlagen-Symbol 2. Waehle eine gespeicherte Angebotsvorlage 3. Alle Positionen der Vorlage werden auf einen Schlag eingefuegt Schritt 4: Positionen organisieren Abschnitte erstellen Fuer laengere Angebote kannst du Abschnitte (Ueberschriften) einfuegen, um Positionen zu gruppieren: 1. Klicke auf einen der Baustein-Buttons in der Seitenleiste: Abschnitt 2. Benenne den Abschnitt (z.B. "Fliesenarbeiten", "Elektroinstallation") 3. Ziehe Positionen in den Abschnitt oder fuege neue Positionen darunter ein Jeder Abschnitt zeigt automatisch eine Zwischensumme an. Reihenfolge aendern Du kannst Positionen und Abschnitte per Drag & Drop verschieben. Greife dazu das Griff-Symbol links neben der Position und ziehe sie an die gewuenschte Stelle. Textbloecke und Bilder Neben normalen Positionen kannst du auch Textbloecke und Bilder einfuegen – zum Beispiel fuer Erlaeuterungen oder Fotos der geplanten Arbeiten. Schritt 5: Preise und Konditionen festlegen Unterhalb der Positionstabelle findest du die Zusammenfassung mit: - Zwischensumme (Netto) – wird automatisch aus allen Positionen berechnet - Rabatt – prozentual oder als fester Betrag - Nettobetrag – Zwischensumme abzueglich Rabatt - Mehrwertsteuer – waehle den passenden Steuersatz (19%, 7%, 0% usw.) - Bruttobetrag – der Endbetrag fuer den Kunden Zusaetzlich kannst du in den Konditionen einstellen: - Zahlungsziel – wie viele Tage der Kunde Zeit zum Bezahlen hat - Skonto – Prozent und Frist fuer Skonto-Abzug - Gueltigkeitsdatum – bis wann das Angebot gueltig ist Schritt 6: Einleitungs- und Schlusstext Jedes Angebot hat einen Einleitungstext (oben, vor den Positionen) und einen Schlusstext (unten, nach den Positionen): 1. Klicke auf den Bereich Einleitungstext oder Schlusstext 2. Schreibe deinen Text oder waehle einen gespeicherten Textbaustein aus der Seitenleiste 3. Du kannst Platzhalter verwenden, die automatisch ausgefuellt werden – z.B. der Kundenname, die Projektnummer oder der Bruttobetrag Tipp: Unter Textbausteine in der Seitenleiste findest du vorgefertigte Texte, die du mit einem Klick einfuegen kannst. So sparst du dir das wiederholte Tippen. Schritt 7: Speichern und Vorschau - Dein Angebot wird automatisch gespeichert – du siehst oben in der Leiste, wann zuletzt gespeichert wurde - Klicke auf Vorschau, um dir das fertige Angebot als PDF anzusehen - In der Vorschau kannst du das Angebot auch herunterladen oder drucken Schritt 8: Angebot fertigstellen Wenn du mit dem Angebot zufrieden bist: 1. Klicke in der Vorschau auf Fertigstellen 2. Bestatige im Dialog, dass du das Angebot finalisieren moechtest 3. Das Angebot bekommt automatisch eine Angebotsnummer und den Status Fertiggestellt Wichtig: Nach dem Fertigstellen kann das Angebot nicht mehr bearbeitet werden. Es wird eine unveraenderbare PDF-Version archiviert. Wenn du etwas aendern musst, kannst du eine korrigierte Kopie erstellen. Optionale Positionen Du kannst einzelne Positionen als optional markieren. Optionale Positionen werden im Angebot angezeigt, fliessen aber nicht in die Gesamtsumme ein. So kannst du dem Kunden Zusatzleistungen anbieten, ohne den Gesamtpreis zu erhoehen. Um eine Position als optional zu markieren, aktiviere die Checkbox Optional in der Positionszeile. Anhaenge hinzufuegen Du kannst deinem Angebot Dateien anhaengen (z.B. technische Zeichnungen, Produktblaetter): 1. Klicke auf das Bueroklammer-Symbol in der Werkzeugleiste 2. Lade Dateien hoch oder waehle vorhandene Dateien aus 3. Die Anhaenge werden zusammen mit dem Angebot verschickt Naechste Schritte - Angebot versenden – Lies weiter in [Angebot versenden und nachverfolgen] - Positionen wiederverwenden – Erfahre mehr in [Positionen und Vorlagen nutzen] - Rechnung erstellen – Wenn das Angebot angenommen wurde, lies [Rechnung erstellen]

Zuletzt aktualisiert am Apr 23, 2026

Positionen und Vorlagen nutzen

Positionen und Vorlagen nutzen Wenn du immer wieder die gleichen Leistungen anbietest, sparst du mit der Positionsbibliothek und Angebotsvorlagen viel Zeit. Hier erfaehrst du, wie du sie nutzt und pflegst. Was sind Positionen? Eine Position ist ein einzelner Posten in deinem Angebot oder deiner Rechnung – zum Beispiel: - "Wandfliesen verlegen" – 25 m2 – 45,00 EUR/m2 - "Silikonfugen erneuern" – 12 lfm – 8,50 EUR/lfm - "Anfahrtspauschale" – 1 Stk – 35,00 EUR Jede Position hat folgende Felder: - Titel – Was wird gemacht? - Beschreibung – Details zur Leistung (optional) - Menge – Wie viel? - Einheit – In welcher Einheit? (m2, Stk, Std, lfm, kg, usw.) - Einzelpreis – Was kostet eine Einheit? Der Gesamtpreis der Position wird automatisch berechnet (Menge x Einzelpreis). Die Positionsbibliothek Die Positionsbibliothek ist dein persoenlicher Katalog aller Leistungen und Materialien, die du regelmaessig verwendest. Einmal angelegt, kannst du sie in jedem Angebot und jeder Rechnung wiederverwenden. Positionen in der Bibliothek finden 1. Oeffne den Angebots-Editor (beim Erstellen oder Bearbeiten eines Angebots) 2. In der rechten Seitenleiste findest du den Tab Katalog 3. Unter Pos. siehst du alle deine gespeicherten Positionen 4. Nutze die Suche, um schnell die richtige Position zu finden Position aus der Bibliothek einfuegen Du hast zwei Moeglichkeiten: - Klicken: Klicke auf die Position – sie wird am Ende der Tabelle eingefuegt - Drag & Drop: Ziehe die Position aus der Seitenleiste an die gewuenschte Stelle in der Tabelle Die Position wird mit den gespeicherten Standardwerten (Menge, Einheit, Preis) eingefuegt. Du kannst alles anschliessend anpassen. Favoriten nutzen Positionen, die du besonders haeufig brauchst, kannst du als Favoriten markieren: 1. Fahre mit der Maus ueber eine Position in der Bibliothek 2. Klicke auf das Herz-Symbol 3. Du findest deine Favoriten dann unter dem Tab Fav. Positionen zur Bibliothek hinzufuegen Ueber die Einstellungen 1. Gehe zu Einstellungen > Positionen 2. Klicke auf Neue Position 3. Fulle die Felder aus: Titel, Beschreibung, Einheit, Standardmenge, Standardpreis 4. Optional: Weise eine Kategorie zu (z.B. "Fliesenarbeiten", "Elektro") 5. Klicke auf Speichern Direkt aus dem Angebot Wenn du im Angebots-Editor eine Position manuell eingetragen hast, die du spaeter wiederverwenden moechtest, kannst du sie direkt in die Bibliothek speichern. Positionen bearbeiten und loeschen Du kannst Positionen in der Bibliothek jederzeit aendern: 1. Gehe zu Einstellungen > Positionen 2. Klicke auf die Position, die du bearbeiten moechtest 3. Aendere die gewuenschten Felder 4. Klicke auf Speichern Wenn du eine Position in der Bibliothek aenderst, betrifft das nur neue Angebote. Bereits erstellte Angebote bleiben unveraendert. Kategorien fuer Positionen Mit Kategorien ordnest du deine Positionen thematisch: - "Fliesenarbeiten" - "Sanitaerinstallation" - "Malerarbeiten" - "Material" So findest du auch bei vielen Positionen schnell die richtige. Angebotsvorlagen Angebotsvorlagen gehen einen Schritt weiter als einzelne Positionen: Eine Vorlage enthaelt ein komplettes Angebot mit allen Positionen, Abschnitten und Texten. Vorlage beim Erstellen eines Angebots verwenden 1. Erstelle ein neues Angebot 2. Klicke in der Werkzeugleiste auf das Vorlagen-Symbol 3. Waehle eine Vorlage aus der Galerie 4. Alle Positionen, Abschnitte und Texte werden eingefuegt 5. Passe Mengen und Preise an das aktuelle Projekt an Vorlage aus einem Angebot erstellen Wenn du ein Angebot erstellt hast, das du als Vorlage wiederverwenden moechtest: 1. Oeffne das Angebot im Editor 2. Klicke auf Als Vorlage speichern 3. Gib der Vorlage einen Namen und optional eine Beschreibung 4. Waehle eine Kategorie 5. Klicke auf Speichern Tipp: Erstelle Vorlagen fuer deine haeufigsten Auftragsarten – z.B. "Badsanierung komplett", "Heizungswartung", "Fassadenanstrich". So hast du in Sekunden ein professionelles Angebot fertig. Vorlagen mit PDF-Import Du kannst auch bestehende Angebote als PDF hochladen und craftivo erkennt die Positionen automatisch per OCR: 1. Gehe zu Einstellungen > Angebotsvorlagen 2. Klicke auf Vorlage importieren 3. Lade ein PDF hoch 4. craftivo liest die Positionen aus dem PDF und zeigt sie dir zur Kontrolle an 5. Pruefe und korrigiere die erkannten Positionen 6. Importiere die Positionen in deine Bibliothek Die automatische Erkennung funktioniert am besten bei klar strukturierten Leistungsverzeichnissen. Pruefe die erkannten Werte immer nochmal. GAEB-Import GAEB ist ein Standardformat fuer Leistungsverzeichnisse, das im Bauwesen weit verbreitet ist. Wenn du ein Leistungsverzeichnis im GAEB-Format erhaeltst (z.B. von einem Architekten), kannst du es direkt importieren: 1. Erstelle ein neues Angebot im Editor 2. Nutze die GAEB-Import-Funktion 3. Lade die GAEB-Datei hoch (z.B. .x83, .d83) 4. craftivo liest die Positionen und Abschnitte automatisch ein 5. Ergaenze die Preise und passe die Positionen bei Bedarf an Tipp: Beim GAEB-Import werden Titel, Beschreibungen, Mengen und Einheiten uebernommen. Die Preise musst du in der Regel selbst eintragen, da im GAEB-Format vom Auftraggeber meist nur das Leistungsverzeichnis ohne Preise kommt. Kalkulation und Kostenpreise Fuer jede Position kannst du auch eine interne Kalkulation hinterlegen: - Arbeitszeit – Stunden und Stundensaetze nach Qualifikation (Helfer, Facharbeiter, Meister) - Materialkosten – Einkaufspreise fuer Material - Nachunternehmer – Kosten fuer Subunternehmer - Sonstige Kosten – Weitere Kosten Klicke auf das Taschenrechner-Symbol neben einer Position, um die Kalkulation zu oeffnen. So siehst du direkt, welche Marge du bei jedem Posten hast. Die interne Kalkulation ist nur fuer dich sichtbar – der Kunde sieht davon nichts. Naechste Schritte - Angebot erstellen – Zurueck zu [Angebot erstellen] - Angebot versenden – Weiter zu [Angebot versenden und nachverfolgen]

Zuletzt aktualisiert am Apr 23, 2026

Angebot versenden und nachverfolgen

Angebot versenden und nachverfolgen Du hast ein Angebot erstellt und fertiggestellt? Hier erfaehrst du, wie du es an den Kunden schickst und den Ueberblick ueber offene Angebote behaeltst. Der Status-Ablauf eines Angebots Jedes Angebot durchlaeuft mehrere Status-Stufen: 1. Entwurf – Das Angebot wird gerade bearbeitet 2. Fertiggestellt – Das Angebot ist bereit zum Versand (Angebotsnummer vergeben, PDF archiviert) 3. Versendet – Das Angebot wurde dem Kunden zugestellt 4. Angenommen – Der Kunde hat das Angebot akzeptiert 5. Abgelehnt – Der Kunde hat das Angebot abgelehnt Ein Angebot kann auch storniert werden, wenn es nicht mehr gueltig ist. Stornierte Angebote bleiben im System, sind aber als ungueltig markiert. Angebot versenden Es gibt mehrere Wege, ein fertiggestelltes Angebot an den Kunden zu schicken: Per E-Mail direkt aus craftivo 1. Oeffne das Angebot in der Vorschau 2. Aendere den Status auf Versendet oder nutze die Versand-Funktion 3. craftivo erstellt einen Freigabe-Link, ueber den der Kunde das Angebot online einsehen kann 4. Der Kunde bekommt eine E-Mail mit: - Dem Angebot als PDF-Anhang - Einem Link zur Online-Ansicht - Der Moeglichkeit, das Angebot direkt anzunehmen oder abzulehnen Tipp: Ueber den Freigabe-Link kann der Kunde das Angebot nicht nur lesen, sondern auch direkt digital annehmen – inklusive Unterschrift. Du bekommst eine Benachrichtigung, wenn der Kunde reagiert. Als PDF herunterladen und selbst verschicken 1. Oeffne das Angebot in der Vorschau 2. Klicke auf Herunterladen 3. Waehle das gewuenschte Format (PDF) 4. Verschicke die Datei per E-Mail, WhatsApp oder wie du moechtest 5. Setze den Status manuell auf Versendet Ausdrucken 1. Oeffne das Angebot in der Vorschau 2. Klicke auf Drucken 3. Das Angebot wird ueber deinen Drucker ausgegeben 4. Setze den Status manuell auf Versendet Nachverfolgen, was der Kunde macht Wenn du ein Angebot ueber den Freigabe-Link verschickt hast, siehst du in craftivo, was der Kunde damit macht: - Geoeffnet – Der Kunde hat den Link geklickt und das Angebot angesehen - Heruntergeladen – Der Kunde hat das PDF heruntergeladen - Angenommen – Der Kunde hat das Angebot akzeptiert - Abgelehnt – Der Kunde hat das Angebot abgelehnt, ggf. mit einem Kommentar Diese Informationen findest du im Aktivitaetsprotokoll des Angebots. Status manuell aendern Wenn der Kunde dir muendlich oder per Telefon zusagt, kannst du den Status auch manuell aendern: 1. Oeffne das Angebot in der Vorschau 2. Waehle im Status-Dropdown den neuen Status 3. Der Status wird sofort aktualisiert Die verfuegbaren Status-Optionen haengen vom aktuellen Status ab: | Aktueller Status | Moegliche naechste Status | |---|---| | Fertiggestellt | Versendet | | Versendet | Angenommen, Abgelehnt | | Angenommen | Verbucht | | Verbucht | Bezahlt | Offene Angebote im Blick behalten Angebotsuebersicht Unter Angebote im Hauptmenue findest du eine Uebersicht aller Angebote. Dort kannst du: - Nach Status filtern (z.B. nur offene Angebote anzeigen) - Nach Kunde oder Projekt suchen - Die Gesamtwerte deiner offenen Angebote sehen Im Projekt In der Projekt-Detailansicht unter dem Reiter Dokumente siehst du alle Angebote, die zu diesem Projekt gehoeren – mit aktuellem Status und Betrag. Angebot korrigieren Wenn du nach dem Fertigstellen einen Fehler bemerkst oder etwas aendern musst: 1. Oeffne das Angebot in der Vorschau 2. Klicke auf Korrigierte Kopie erstellen 3. Es wird ein neues Angebot als Entwurf erstellt, das alle Positionen des Originals enthaelt 4. Bearbeite die Kopie nach deinen Wuenschen 5. Stelle die korrigierte Version fertig und verschicke sie Das Original bleibt als archivierte Version erhalten – so hast du eine lueckenlose Nachvollziehbarkeit. Angebot stornieren Wenn ein Angebot nicht mehr gueltig ist: 1. Oeffne das Angebot in der Vorschau 2. Klicke auf Stornieren 3. Gib optional einen Stornierungsgrund ein 4. Bestatige die Stornierung Das Angebot bekommt den Status Storniert und wird nicht mehr in der aktiven Angebotsuebersicht angezeigt. Wichtig: Stornierte Angebote koennen nicht wiederhergestellt werden. Im Zweifelsfall erstelle lieber eine korrigierte Kopie. Vom Angebot zum Folgedokument Wenn der Kunde das Angebot angenommen hat, kannst du direkt Folgedokumente erstellen: - Auftragsbestaetigung – Bestaetigt den Auftrag offiziell - Lieferschein – Dokumentiert die gelieferten Materialien/Leistungen - Rechnung – Stellt die erbrachten Leistungen in Rechnung Klicke dazu in der Angebots-Vorschau auf den entsprechenden Button. Alle Positionen und Daten werden automatisch uebernommen. Tipp: Du musst nicht alle Dokumente erstellen – springe direkt zum Dokument, das du brauchst. Viele Handwerker gehen direkt vom Angebot zur Rechnung. Naechste Schritte - Rechnung erstellen – Weiter zu [Rechnung erstellen] - Dokumententypen verstehen – Lies [Dokumententypen verstehen], um zu erfahren, wann du welches Dokument brauchst

Zuletzt aktualisiert am Apr 23, 2026

Rechnung erstellen

Rechnung erstellen In dieser Anleitung erfaehrst du, wie du in craftivo Rechnungen erstellst – egal ob du direkt eine neue Rechnung anlegst oder aus einem bestehenden Angebot eine Rechnung generierst. Zwei Wege zur Rechnung Du kannst eine Rechnung auf zwei Wegen erstellen: 1. Aus einem Angebot – Wenn du bereits ein Angebot erstellt hast, uebernimmst du alle Positionen automatisch 2. Neu erstellen – Du legst eine komplett neue Rechnung an Weg 1: Rechnung aus einem Angebot erstellen Das ist der einfachste und schnellste Weg: 1. Oeffne das angenommene Angebot in der Vorschau 2. Klicke auf Rechnung erstellen 3. Waehle den Rechnungstyp (mehr dazu unten) 4. Klicke auf Erstellen 5. Der Rechnungs-Editor oeffnet sich mit allen Positionen aus dem Angebot Alle Positionen, Mengen und Preise werden automatisch uebernommen. Du kannst sie vor dem Fertigstellen noch anpassen – zum Beispiel wenn sich Mengen geaendert haben. Tipp: Du kannst auch direkt aus der Angebotsuebersicht heraus eine Rechnung erstellen, ohne das Angebot zuerst zu oeffnen. Weg 2: Neue Rechnung erstellen 1. Oeffne das Projekt, fuer das du eine Rechnung erstellen moechtest 2. Gehe zum Reiter Dokumente 3. Klicke auf Neues Dokument 4. Waehle als Dokumententyp Rechnung 5. Waehle den Rechnungstyp 6. Der Rechnungs-Editor oeffnet sich Rechnungstypen craftivo unterstuetzt verschiedene Rechnungstypen fuer unterschiedliche Situationen: Standardrechnung Die gaengigste Rechnungsart. Du stellst alle erbrachten Leistungen in einer Rechnung zusammen. Wann nutzen: Fuer einfache Auftraege, bei denen du alles auf einmal abrechnest. Abschlagsrechnung (Teilrechnung) Du stellst einen Teil der Gesamtleistung in Rechnung – zum Beispiel nach Abschluss eines Bauabschnitts. Wann nutzen: Bei groesseren Projekten, wo du Zwischenzahlungen brauchst. Du kannst mehrere Abschlagsrechnungen nacheinander stellen. Tipp: Bei Abschlagsrechnungen kannst du die kumulative Abrechnung aktivieren. Dann zeigt craftivo automatisch an, was bisher insgesamt berechnet wurde und was die aktuelle Abschlagsrechnung ausmacht. Anzahlungsrechnung Du berechnest eine Vorauszahlung, bevor die Arbeiten beginnen. Wann nutzen: Wenn du vor Arbeitsbeginn Material einkaufen musst oder bei Neukunden eine Anzahlung verlangst. Schlussrechnung Die abschliessende Rechnung nach Projektende. Hier werden alle vorherigen Abschlags- und Anzahlungsrechnungen verrechnet. Wann nutzen: Am Ende eines Projekts, bei dem du zuvor Abschlags- oder Anzahlungsrechnungen gestellt hast. Gutschrift Eine Korrektur zu einer bestehenden Rechnung – zum Beispiel bei Reklamation oder Stornierung. Wann nutzen: Wenn du einen Betrag gutschreiben oder eine Rechnung teilweise stornieren musst. Positionen hinzufuegen und bearbeiten Der Rechnungs-Editor funktioniert genauso wie der Angebots-Editor: - Positionen manuell eintragen – Titel, Menge, Einheit, Einzelpreis - Aus der Positionsbibliothek einfuegen – ueber den Katalog in der Seitenleiste - Abschnitte erstellen – um die Rechnung zu strukturieren - Drag & Drop – zum Sortieren der Positionen Alle Details findest du in der Anleitung [Angebot erstellen] – die Bedienung ist identisch. Konditionen und Zahlungsbedingungen Im Bereich Konditionen legst du fest: - Zahlungsziel – z.B. 14 Tage nach Rechnungsdatum - Skonto – z.B. 2% bei Zahlung innerhalb von 7 Tagen - Rabatt – prozentual oder als fester Betrag - Steuersatz – 19%, 7% oder andere Saetze craftivo berechnet automatisch alle Betraege und zeigt den Zahlungstext auf der Rechnung an, z.B.: "Zahlbar innerhalb von 14 Tagen. Bei Zahlung innerhalb von 7 Tagen gewaehren wir 2% Skonto." Rechnung fertigstellen Wenn die Rechnung fertig ist: 1. Speichere die Rechnung (passiert automatisch) 2. Klicke auf Vorschau, um das PDF zu pruefen 3. Klicke auf Fertigstellen 4. Die Rechnung bekommt eine Rechnungsnummer und den Status Fertiggestellt 5. Eine unveraenderbare PDF-Version wird archiviert Wichtig: Nach dem Fertigstellen kann die Rechnung nicht mehr bearbeitet werden. Wenn du einen Fehler findest, erstelle eine Gutschrift oder eine korrigierte Kopie. Rechnung versenden Das Versenden funktioniert wie beim Angebot: - Per E-Mail direkt aus craftivo mit Freigabe-Link - Als PDF herunterladen und selbst verschicken - Ausdrucken fuer den Postversand Setze danach den Status auf Versendet. Kumulative Abrechnung Bei Abschlags- und Schlussrechnungen kannst du die kumulative Abrechnung aktivieren: 1. Waehle den Rechnungstyp Abschlagsrechnung oder Schlussrechnung 2. Aktiviere Kumulativ 3. Gib den bisherigen Bruttobetrag ein (Summe aller vorherigen Rechnungen) 4. craftivo zeigt auf der Rechnung automatisch: - Gesamtleistung bisher - Davon bereits berechnet - Aktueller Rechnungsbetrag Einleitungs- und Schlusstext Genau wie beim Angebot kannst du auch bei Rechnungen Einleitungs- und Schlusstexte hinzufuegen: - Einleitungstext – z.B. "Fuer die ausgefuehrten Arbeiten berechnen wir wie folgt:" - Schlusstext – z.B. Bankverbindung, Dank fuer den Auftrag - Hinweise – z.B. Hinweis auf Aufbewahrungspflicht Du kannst vorgefertigte Textbausteine verwenden oder eigene Texte schreiben. Naechste Schritte - Zahlungen verfolgen – Lies weiter in [Rechnungsstatus und Zahlungen] - Dokumententypen verstehen – Erfahre in [Dokumententypen verstehen], wann du welche Rechnungsart brauchst

Zuletzt aktualisiert am Apr 23, 2026

Rechnungsstatus und Zahlungen

Rechnungsstatus und Zahlungen Du hast eine Rechnung verschickt – jetzt willst du wissen, ob der Kunde bezahlt hat. Hier erfaehrst du, wie du Zahlungen verfolgst und bei Bedarf Zahlungserinnerungen verschickst. Der Status-Ablauf einer Rechnung Jede Rechnung durchlaeuft folgende Status-Stufen: 1. Entwurf – Die Rechnung wird noch bearbeitet 2. Fertiggestellt – Die Rechnung ist bereit zum Versand (Rechnungsnummer vergeben) 3. Versendet – Die Rechnung wurde dem Kunden zugestellt 4. Bezahlt – Die Rechnung ist vollstaendig bezahlt 5. Ueberfaellig – Das Zahlungsziel ist abgelaufen, die Rechnung ist noch offen Zusaetzlich gibt es: - Teilweise bezahlt – Der Kunde hat einen Teil des Betrags bezahlt - Storniert – Die Rechnung wurde storniert Zahlungsstatus im Blick Rechnungsuebersicht Unter Rechnungen im Hauptmenue siehst du alle deine Rechnungen auf einen Blick: - Farbige Status-Badges zeigen dir sofort, welche Rechnungen offen, bezahlt oder ueberfaellig sind - Filtere nach Status, um z.B. nur offene oder nur ueberfaellige Rechnungen anzuzeigen - Die Uebersicht zeigt den Gesamtbetrag, den bezahlten Betrag und den offenen Betrag Die Farben der Status-Badges: | Status | Farbe | Bedeutung | |---|---|---| | Entwurf | Grau | Noch in Bearbeitung | | Versendet | Blau | Beim Kunden, Zahlung steht aus | | Bezahlt | Gruen | Vollstaendig bezahlt | | Ueberfaellig | Rot | Zahlungsziel ueberschritten | | Teilweise bezahlt | Gelb | Teilbetrag eingegangen | | Storniert | Grau | Nicht mehr gueltig | Zahlung erfassen Wenn eine Zahlung eingeht: 1. Oeffne die Rechnung 2. Im Bereich Zahlungsstatus siehst du den Fortschrittsbalken 3. Klicke auf Als bezahlt markieren 4. Die Rechnung wechselt auf den Status Bezahlt Was du im Zahlungsstatus siehst - Gesamtbetrag – Der Rechnungsbetrag - Bezahlt – Wie viel bereits bezahlt wurde - Offen – Wie viel noch aussteht - Fortschrittsbalken – Visuell, wie weit die Zahlung ist - Faelligkeit – Wann die Rechnung faellig ist und wie viele Tage noch/ueber Ueberfaellige Rechnungen Wenn das Zahlungsziel einer versendeten Rechnung ablaeuft, wird sie automatisch als ueberfaellig angezeigt. Du erkennst ueberfaellige Rechnungen sofort am roten Status-Badge. Tipp: Pruefe regelmaessig deine Rechnungsuebersicht und filtere nach "Ueberfaellig". So verhinderst du, dass offene Rechnungen untergehen. Zahlungserinnerungen und Mahnungen Wenn ein Kunde nicht zahlt, kannst du stufenweise vorgehen: Stufe 1: Freundliche Zahlungserinnerung - Ab 7 Tagen nach Faelligkeit moeglich - Keine Gebuehr - Freundlicher Ton: "Wir moechten Sie an die offene Rechnung erinnern..." Stufe 2: Erste Mahnung - Ab 14 Tagen nach Faelligkeit - Mahngebuehr: 5,00 EUR - Sachlicher Ton mit Zahlungsaufforderung Stufe 3: Zweite Mahnung - Ab 28 Tagen nach Faelligkeit - Mahngebuehr: 10,00 EUR - Deutlicherer Ton Stufe 4: Letzte Mahnung - Ab 42 Tagen nach Faelligkeit - Mahngebuehr: 15,00 EUR - Hinweis auf moegliche weitere Schritte Mahnung versenden 1. Oeffne die ueberfaellige Rechnung 2. Im Bereich Zahlungserinnerung siehst du die empfohlene Mahnstufe 3. Die Mahngebuehr wird automatisch vorgeschlagen (du kannst sie anpassen) 4. Klicke auf Erinnerung senden 5. Der Kunde erhaelt eine E-Mail mit der Zahlungsaufforderung Die Mahngebuehren werden bei der naechsten Mahnstufe automatisch beruecksichtigt. Du kannst die Hoehe der Gebuehr auch manuell anpassen. Rechnung stornieren Wenn eine Rechnung nicht mehr gueltig ist: 1. Oeffne die Rechnung in der Vorschau 2. Klicke auf Stornieren 3. Gib optional einen Stornierungsgrund ein 4. Bestatige die Stornierung Die Rechnung bekommt den Status Storniert. Bei Bedarf wird automatisch eine Storno-Gutschrift erstellt. Wichtig: Stornierte Rechnungen bleiben fuer die Buchhaltung im System erhalten. Sie koennen nicht geloescht werden, da sie eine fortlaufende Rechnungsnummer haben. Status manuell aendern Du kannst den Status einer Rechnung in der Vorschau ueber das Status-Dropdown aendern: | Aktueller Status | Moegliche naechste Status | |---|---| | Fertiggestellt | Versendet | | Versendet | Bezahlt, Ueberfaellig | | Ueberfaellig | Bezahlt | | Teilweise bezahlt | Bezahlt | Tipps fuer gutes Zahlungsmanagement Schnell reagieren: Je frueher du auf ausstehende Zahlungen reagierst, desto wahrscheinlicher ist eine zuegige Zahlung. - Stelle Rechnungen zeitnah nach Abschluss der Arbeiten - Setze realistische Zahlungsziele (14-30 Tage sind ueblich) - Biete Skonto an, um schnellere Zahlung zu motivieren - Pruefe woechentlich deine offenen und ueberfaelligen Rechnungen - Nutze die Zahlungserinnerung bevor du zur Mahnung greifst Naechste Schritte - Rechnung erstellen – Zurueck zu [Rechnung erstellen] - Dokumententypen verstehen – Lies [Dokumententypen verstehen]

Zuletzt aktualisiert am Apr 23, 2026

Dokumententypen verstehen

Dokumententypen verstehen craftivo kann verschiedene Dokumententypen fuer dich erstellen. Hier bekommst du einen Ueberblick, welche Dokumente es gibt, wann du welches nutzt und wie sie zusammenhaengen. Alle Dokumententypen auf einen Blick | Dokumententyp | Wann nutzen? | Kurzerklaerung | |---|---|---| | Angebot | Vor Auftragsbeginn | Du zeigst dem Kunden, was es kostet | | Kostenvoranschlag | Vor Auftragsbeginn | Wie ein Angebot, aber Preis kann sich aendern | | Auftragsbestaetigung | Nach Auftragserteilung | Du bestaetigst den Auftrag offiziell | | Lieferschein | Bei Lieferung/Ausfuehrung | Dokumentiert, was geliefert/geleistet wurde | | Rechnung | Nach getaner Arbeit | Du berechnest deine Leistung | | Gutschrift | Bei Korrekturen | Du korrigierst eine Rechnung | Angebot Was ist das? Ein Angebot ist dein Preisvorschlag an den Kunden. Du beschreibst, welche Arbeiten du ausfuehren wirst und was sie kosten. Wichtig zu wissen: - Ein Angebot ist bindend – das heisst, du musst dich an den genannten Preis halten, solange das Angebot gueltig ist - Leg ein Gueltigkeitsdatum fest (z.B. 30 Tage), damit du nicht ewig an den Preis gebunden bist - Nach Ablauf der Gueltigkeit kannst du ein neues Angebot mit aktualisierten Preisen erstellen Status-Ablauf: Entwurf -> Fertiggestellt -> Versendet -> Angenommen / Abgelehnt Kostenvoranschlag Was ist das? Aehnlich wie ein Angebot, aber mit einem wichtigen Unterschied: Die Preise sind nicht bindend. Du schaetzt die Kosten, aber der tatsaechliche Preis kann abweichen. Wichtig zu wissen: - Der tatsaechliche Preis darf laut Gesetz bis zu 15-20% ueber dem Kostenvoranschlag liegen, ohne dass du vorher Bescheid sagen musst - Bei groesseren Abweichungen musst du den Kunden vorher informieren - Nutze den Kostenvoranschlag, wenn du die genauen Mengen oder den Aufwand noch nicht sicher einschaetzen kannst Wann statt Angebot? - Bei Sanierungen, wo sich Schaeden erst bei der Arbeit zeigen - Bei Projekten mit unklarem Aufwand - Wenn du den Preis nicht verbindlich zusagen kannst Auftragsbestaetigung Was ist das? Nachdem der Kunde dein Angebot angenommen hat, schickst du eine Auftragsbestaetigung. Damit bestaetigst du offiziell, dass du den Auftrag annimmst. Wichtig zu wissen: - In craftivo kannst du eine Auftragsbestaetigung direkt aus einem angenommenen Angebot erstellen - Alle Positionen werden automatisch uebernommen - Die Auftragsbestaetigung kann eine Referenz zum urspruenglichen Angebot enthalten Wann nutzen? - Bei groesseren Auftraegen als formelle Auftragsbestaetigung - Wenn der Kunde eine schriftliche Bestaetigung erwartet - Um Missverstaendnisse ueber den Auftragsumfang zu vermeiden Tipp: Viele kleinere Betriebe ueberspringen die Auftragsbestaetigung und gehen direkt vom Angebot zur Rechnung. Das ist voellig in Ordnung – die Auftragsbestaetigung ist optional. Lieferschein Was ist das? Ein Lieferschein dokumentiert, welche Materialien oder Leistungen tatsaechlich ausgefuehrt oder geliefert wurden. Wichtig zu wissen: - In craftivo kannst du einen Lieferschein direkt aus einem Angebot erstellen - Der Lieferschein enthaelt die Positionen, aber ohne Preise (oder mit Preisen, je nach Einstellung) - Kunden unterschreiben den Lieferschein als Empfangsbestaetigung Wann nutzen? - Bei Materiallieferungen - Zur Dokumentation ausgefuehrter Arbeiten vor Ort - Als Grundlage fuer die spaetere Rechnungsstellung Rechnung Was ist das? Mit der Rechnung forderst du die Bezahlung fuer deine erbrachten Leistungen. Rechnungsarten in craftivo: | Rechnungsart | Erklaerung | |---|---| | Standardrechnung | Alles auf einmal abrechnen | | Abschlagsrechnung | Einen Teil der Leistung abrechnen | | Anzahlungsrechnung | Vorauszahlung vor Arbeitsbeginn | | Schlussrechnung | Endabrechnung abzueglich vorheriger Teilzahlungen | | Gutschrift | Korrektur einer Rechnung | Wichtig zu wissen: - Rechnungen bekommen eine fortlaufende Rechnungsnummer – diese darf keine Luecken haben - Nach dem Fertigstellen ist eine Rechnung unveraenderbar (gesetzliche Anforderung) - Korrekturen erfolgen ueber Gutschriften oder korrigierte Kopien Mehr Details findest du in der Anleitung [Rechnung erstellen]. Gutschrift Was ist das? Eine Gutschrift ist eine Korrektur zu einer bestehenden Rechnung. Du schreibst dem Kunden einen Betrag gut. Wann nutzen? - Wenn du eine Rechnung korrigieren musst (z.B. falscher Betrag) - Bei Reklamationen oder Preisnachlaessen nach Rechnungsstellung - Bei Stornierungen von Rechnungen Wichtig zu wissen: - Eine Gutschrift ist ein eigenes Dokument mit eigener Nummer - Sie wird dem Kunden genauso zugestellt wie eine Rechnung - In der Buchhaltung wird sie als negativer Betrag verbucht Wie die Dokumente zusammenhaengen Der typische Ablauf eines Auftrags sieht so aus: Angebot | v (Kunde nimmt an) Auftragsbestaetigung (optional) | v (Arbeit wird ausgefuehrt) Lieferschein (optional) | v (Arbeit ist fertig) Rechnung | v (bei Fehlern) Gutschrift In craftivo sind diese Dokumente miteinander verknuepft. Wenn du z.B. eine Rechnung aus einem Angebot erstellst, ist die Verbindung automatisch gespeichert. So kannst du jederzeit nachvollziehen, welche Rechnung zu welchem Angebot gehoert. Beispiel: Grosses Projekt mit mehreren Rechnungen Angebot (50.000 EUR) | v Auftragsbestaetigung | +-- Anzahlungsrechnung (10.000 EUR) | +-- 1. Abschlagsrechnung (15.000 EUR) | +-- 2. Abschlagsrechnung (15.000 EUR) | +-- Schlussrechnung (10.000 EUR, abzgl. vorheriger Zahlungen) Welches Dokument brauche ich? Hier ein einfacher Entscheidungsbaum: Du willst dem Kunden einen Preis nennen? - Preis ist verbindlich -> Angebot - Preis ist nur eine Schaetzung -> Kostenvoranschlag Der Kunde hat zugesagt? - Du willst es schriftlich festhalten -> Auftragsbestaetigung - Du faengst einfach an -> Ueberspringe die Auftragsbestaetigung Du lieferst Material oder fuehrst Arbeiten aus? - Du willst eine Empfangsbestaetigung -> Lieferschein - Nicht noetig -> Ueberspringe den Lieferschein Die Arbeit ist fertig? - Alles auf einmal abrechnen -> Standardrechnung - Nur einen Teil abrechnen -> Abschlagsrechnung - Endabrechnung nach Teilzahlungen -> Schlussrechnung Du musst eine Rechnung korrigieren? - -> Gutschrift Dokumente in craftivo erstellen Alle Dokumententypen werden im gleichen Editor erstellt. Der einzige Unterschied: Du waehlst beim Erstellen den Dokumententyp aus. Alles andere – Positionen, Texte, Konditionen – funktioniert gleich. 1. Oeffne das Projekt 2. Klicke auf Neues Dokument 3. Waehle den gewuenschten Dokumententyp 4. Fuelle die Positionen aus 5. Fertigstellen und versenden Oder erstelle ein Folgedokument direkt aus einem bestehenden Dokument: - Aus einem Angebot -> Auftragsbestaetigung, Lieferschein oder Rechnung - Aus einer Rechnung -> Gutschrift Nummernkreise Jeder Dokumententyp hat seinen eigenen Nummernkreis: - Angebote: AG-2026-0001, AG-2026-0002, ... - Rechnungen: RE-2026-0001, RE-2026-0002, ... - Gutschriften: GU-2026-0001, GU-2026-0002, ... Die Nummern werden automatisch vergeben und sind fortlaufend. Du kannst das Format in den Einstellungen anpassen. Die Nummernkreise sorgen dafuer, dass deine Dokumente den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Aendere das Format nur, wenn du weisst, was du tust. Naechste Schritte - Angebot erstellen – [Angebot erstellen] - Rechnung erstellen – [Rechnung erstellen] - Zahlungen verfolgen – [Rechnungsstatus und Zahlungen]

Zuletzt aktualisiert am Apr 23, 2026