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Angebote & Rechnungen

Pascal Lammers Andre Bernhardt
Von Pascal Lammers and 1 anders
• 21 Artikel

Angebot erstellen

Angebot erstellen In dieser Anleitung zeigen wir dir Schritt fuer Schritt, wie du ein neues Angebot in craftivo erstellst – von der Auswahl des Projekts bis zur fertigen Kalkulation. Bevor du loslegst Um ein Angebot zu erstellen, brauchst du: - Einen Kunden, der bereits in craftivo angelegt ist - Ein Projekt, dem das Angebot zugeordnet wird Falls du noch keinen Kunden oder kein Projekt hast, lege beides zuerst an. Du findest die Anleitungen dazu in unserer Wissensdatenbank. Schritt 1: Neues Angebot starten 1. Oeffne das Projekt, fuer das du ein Angebot erstellen moechtest 2. Gehe zum Reiter Dokumente 3. Klicke auf Neues Dokument und waehle Angebot als Dokumententyp 4. Der Angebots-Editor (der sogenannte "Offer Builder") oeffnet sich Tipp: Du kannst auch direkt aus einer Kundenanfrage heraus ein Angebot erstellen. Dann werden Projekt und Kunde automatisch verknuepft. Schritt 2: Den Angebots-Editor kennenlernen Der Angebots-Editor besteht aus drei Bereichen: - Oben: Die Werkzeugleiste – Hier findest du Speichern, Vorschau, Vorlagen und den Dokumententyp - Mitte: Die Positionstabelle – Hier fuegst du deine Leistungen und Materialien ein - Rechts: Die Seitenleiste – Hier findest du deine Positionsbibliothek, Vorlagen, Textbausteine und die KI-Hilfe Schritt 3: Positionen hinzufuegen Positionen sind die einzelnen Leistungen und Materialien in deinem Angebot. Es gibt mehrere Wege, Positionen hinzuzufuegen: Manuell eine Position anlegen 1. Klicke in die Positionstabelle auf eine leere Zeile 2. Gib den Titel der Position ein (z.B. "Wandfliesen verlegen") 3. Trage eine Beschreibung ein (optional, aber hilfreich fuer den Kunden) 4. Waehle die Einheit (z.B. m2, Stk, Std, lfm) 5. Gib die Menge ein 6. Trage den Einzelpreis ein Der Gesamtpreis der Position wird automatisch berechnet. Aus der Positionsbibliothek einfuegen 1. Oeffne in der rechten Seitenleiste den Tab Katalog 2. Unter Pos. findest du deine gespeicherten Positionen 3. Suche nach einer Position oder scrolle durch die Liste 4. Klicke auf eine Position oder ziehe sie per Drag & Drop in die Tabelle Tipp: Positionen, die du haeufig verwendest, kannst du als Favoriten markieren. Du findest sie dann unter dem Tab Fav. noch schneller. Aus einer Vorlage einfuegen 1. Klicke in der Werkzeugleiste auf das Vorlagen-Symbol 2. Waehle eine gespeicherte Angebotsvorlage 3. Alle Positionen der Vorlage werden auf einen Schlag eingefuegt Schritt 4: Positionen organisieren Abschnitte erstellen Fuer laengere Angebote kannst du Abschnitte (Ueberschriften) einfuegen, um Positionen zu gruppieren: 1. Klicke auf einen der Baustein-Buttons in der Seitenleiste: Abschnitt 2. Benenne den Abschnitt (z.B. "Fliesenarbeiten", "Elektroinstallation") 3. Ziehe Positionen in den Abschnitt oder fuege neue Positionen darunter ein Jeder Abschnitt zeigt automatisch eine Zwischensumme an. Reihenfolge aendern Du kannst Positionen und Abschnitte per Drag & Drop verschieben. Greife dazu das Griff-Symbol links neben der Position und ziehe sie an die gewuenschte Stelle. Textbloecke und Bilder Neben normalen Positionen kannst du auch Textbloecke und Bilder einfuegen – zum Beispiel fuer Erlaeuterungen oder Fotos der geplanten Arbeiten. Schritt 5: Preise und Konditionen festlegen Unterhalb der Positionstabelle findest du die Zusammenfassung mit: - Zwischensumme (Netto) – wird automatisch aus allen Positionen berechnet - Rabatt – prozentual oder als fester Betrag - Nettobetrag – Zwischensumme abzueglich Rabatt - Mehrwertsteuer – waehle den passenden Steuersatz (19%, 7%, 0% usw.) - Bruttobetrag – der Endbetrag fuer den Kunden Zusaetzlich kannst du in den Konditionen einstellen: - Zahlungsziel – wie viele Tage der Kunde Zeit zum Bezahlen hat - Skonto – Prozent und Frist fuer Skonto-Abzug - Gueltigkeitsdatum – bis wann das Angebot gueltig ist Schritt 6: Einleitungs- und Schlusstext Jedes Angebot hat einen Einleitungstext (oben, vor den Positionen) und einen Schlusstext (unten, nach den Positionen): 1. Klicke auf den Bereich Einleitungstext oder Schlusstext 2. Schreibe deinen Text oder waehle einen gespeicherten Textbaustein aus der Seitenleiste 3. Du kannst Platzhalter verwenden, die automatisch ausgefuellt werden – z.B. der Kundenname, die Projektnummer oder der Bruttobetrag Tipp: Unter Textbausteine in der Seitenleiste findest du vorgefertigte Texte, die du mit einem Klick einfuegen kannst. So sparst du dir das wiederholte Tippen. Schritt 7: Speichern und Vorschau - Dein Angebot wird automatisch gespeichert – du siehst oben in der Leiste, wann zuletzt gespeichert wurde - Klicke auf Vorschau, um dir das fertige Angebot als PDF anzusehen - In der Vorschau kannst du das Angebot auch herunterladen oder drucken Schritt 8: Angebot fertigstellen Wenn du mit dem Angebot zufrieden bist: 1. Klicke in der Vorschau auf Fertigstellen 2. Bestatige im Dialog, dass du das Angebot finalisieren moechtest 3. Das Angebot bekommt automatisch eine Angebotsnummer und den Status Fertiggestellt Wichtig: Nach dem Fertigstellen kann das Angebot nicht mehr bearbeitet werden. Es wird eine unveraenderbare PDF-Version archiviert. Wenn du etwas aendern musst, kannst du eine korrigierte Kopie erstellen. Kostenvoranschlag in ein Angebot übernehmen Hast du einen Kostenvoranschlag festgeschrieben, erstellst du daraus mit einem Knopf ein Angebot: 1. Öffne den festgeschriebenen Kostenvoranschlag in der Vorschau. 2. Klicke auf Angebot erstellen. 3. craftivo legt ein neues Angebot an und übernimmt die Positionen. Am neuen Angebot siehst du den Link zurück zum Kostenvoranschlag. Im Entwurf ist der Knopf gesperrt – Hinweis: Zuerst festschreiben — dann wird aus dem Kostenvoranschlag ein Angebot. Existieren schon Angebote aus diesem Kostenvoranschlag, weist craftivo dich darauf hin. 🖼️ BILD NÖTIG: Vorschau eines festgeschriebenen Kostenvoranschlags mit dem Knopf „Angebot erstellen". Optionale Positionen Du kannst einzelne Positionen als optional markieren. Optionale Positionen werden im Angebot angezeigt, fliessen aber nicht in die Gesamtsumme ein. So kannst du dem Kunden Zusatzleistungen anbieten, ohne den Gesamtpreis zu erhoehen. Um eine Position als optional zu markieren, aktiviere die Checkbox Optional in der Positionszeile. Anhaenge hinzufuegen Du kannst deinem Angebot Dateien anhaengen (z.B. technische Zeichnungen, Produktblaetter): 1. Klicke auf das Bueroklammer-Symbol in der Werkzeugleiste 2. Lade Dateien hoch oder waehle vorhandene Dateien aus 3. Die Anhaenge werden zusammen mit dem Angebot verschickt Naechste Schritte - Angebot versenden – Lies weiter in [Angebot versenden und nachverfolgen] - Positionen wiederverwenden – Erfahre mehr in [Positionen und Vorlagen nutzen] - Rechnung erstellen – Wenn das Angebot angenommen wurde, lies [Rechnung erstellen]

Zuletzt aktualisiert am Sep 18, 2026

Positionen und Vorlagen nutzen

Positionen und Vorlagen nutzen Wenn du immer wieder die gleichen Leistungen anbietest, sparst du mit der Positionsbibliothek und Angebotsvorlagen viel Zeit. Hier erfaehrst du, wie du sie nutzt und pflegst. Was sind Positionen? Eine Position ist ein einzelner Posten in deinem Angebot oder deiner Rechnung – zum Beispiel: - "Wandfliesen verlegen" – 25 m2 – 45,00 EUR/m2 - "Silikonfugen erneuern" – 12 lfm – 8,50 EUR/lfm - "Anfahrtspauschale" – 1 Stk – 35,00 EUR Jede Position hat folgende Felder: - Titel – Was wird gemacht? - Beschreibung – Details zur Leistung (optional) - Menge – Wie viel? - Einheit – In welcher Einheit? (m2, Stk, Std, lfm, kg, usw.) - Einzelpreis – Was kostet eine Einheit? Der Gesamtpreis der Position wird automatisch berechnet (Menge x Einzelpreis). Die Positionsbibliothek Die Positionsbibliothek ist dein persoenlicher Katalog aller Leistungen und Materialien, die du regelmaessig verwendest. Einmal angelegt, kannst du sie in jedem Angebot und jeder Rechnung wiederverwenden. Positionen in der Bibliothek finden 1. Oeffne den Angebots-Editor (beim Erstellen oder Bearbeiten eines Angebots) 2. In der rechten Seitenleiste findest du den Tab Katalog 3. Unter Pos. siehst du alle deine gespeicherten Positionen 4. Nutze die Suche, um schnell die richtige Position zu finden Position aus der Bibliothek einfuegen Du hast zwei Moeglichkeiten: - Klicken: Klicke auf die Position – sie wird an der aktuellen Einfügestelle eingefügt (siehe unten) - Drag & Drop: Ziehe die Position aus der Seitenleiste an die gewuenschte Stelle in der Tabelle Die Position wird mit den gespeicherten Standardwerten (Menge, Einheit, Preis) eingefuegt. Du kannst alles anschliessend anpassen. Wo neue Positionen landen: die Einfügestelle Über dem Katalog zeigt craftivo, wo die nächste Position landet: - Einfügen nach: – hinter der Zeile, die du zuletzt in der Tabelle angeklickt hast. - Einfügen in: – in einen Abschnitt, z. B. „Fliesenarbeiten Bad". Die Positionen werden dort Unterpositionen (3.1, 3.2 …). - Einfügen am Ende der Liste – wenn du noch keine Zeile angeklickt hast und es keinen Abschnitt gibt. Gibt es Abschnitte, nimmt craftivo ohne angeklickte Zeile den letzten Abschnitt. Klicke also zuerst in der Tabelle auf die Zeile oder den Abschnitt, hinter oder in den die Positionen sollen. Alle Positionen aus einem früheren Beleg übernehmen Du kannst alle Positionen eines früheren Belegs auf einmal übernehmen, z. B. aus dem Angebot für ein ähnliches Mehrfamilienhaus: 1. Klicke im Tab Katalog auf Dok. 2. Suche den Beleg im Feld Beleg oder Vorlage suchen… und klicke ihn an. 3. Wähle bei Bedarf Mengen übernehmen und Textbausteine übernehmen. 4. Klicke auf Alle Positionen übernehmen. Die Positionen landen an der Einfügestelle. Der Satz unter dem Knopf nennt sie vorher, z. B. „Fügt alle Positionen in „Fliesenarbeiten Bad" ein." Hast du einen neuen, noch leeren Abschnitt gewählt, ersetzen die Positionen dessen leere Platzhalter-Zeile. Textbausteine hängen an Einleitung, Schluss und Hinweise an. 🖼️ BILD NÖTIG: Katalog → „Dok." mit geöffnetem Beleg, Knopf „Alle Positionen übernehmen" und dem Satz „Fügt alle Positionen in „…" ein." darunter. Favoriten nutzen Positionen, die du besonders haeufig brauchst, kannst du als Favoriten markieren: 1. Fahre mit der Maus ueber eine Position in der Bibliothek 2. Klicke auf das Herz-Symbol 3. Du findest deine Favoriten dann unter dem Tab Fav. Positionen zur Bibliothek hinzufuegen Ueber die Einstellungen 1. Gehe zu Einstellungen > Positionen 2. Klicke auf Neue Position 3. Fulle die Felder aus: Titel, Beschreibung, Einheit, Standardmenge, Standardpreis 4. Optional: Weise eine Kategorie zu (z.B. "Fliesenarbeiten", "Elektro") 5. Klicke auf Speichern Direkt aus dem Angebot Wenn du im Angebots-Editor eine Position manuell eingetragen hast, die du spaeter wiederverwenden moechtest, kannst du sie direkt in die Bibliothek speichern. Positionen und Abschnitte kopieren und einfügen Im Angebots- oder Rechnungseditor kopierst du Zeilen und fügst sie an anderer Stelle wieder ein – ohne neu tippen. So gehst du vor: 1. Öffne das Angebot oder die Rechnung im Editor. 2. An einer Positionszeile klicke auf Position kopieren (Zwischenablage-Symbol). 3. An einem Abschnittskopf klicke auf Mit allen Positionen kopieren, wenn der ganze Abschnitt mit soll. 4. Gehe zur Zielstelle und klicke auf Hier einfügen. Der Knopf erscheint erst, wenn etwas kopiert ist – hinter der Zeile bzw. beschriftet am Abschnittskopf. Positionstitel mit Vorschlägen füllen Tippe im Feld für den Positionstitel. craftivo schlägt Treffer aus dem Katalog und aus früheren Belegen vor – jeweils mit Preis. Ein Klick übernimmt die gefüllte Zeile an derselben Stelle. 🖼️ BILD NÖTIG: Positionszeile mit „Position kopieren" und „Hier einfügen"; Titelfeld mit Vorschlagsliste aus Katalog und Beleg. Positionen bearbeiten und loeschen Du kannst Positionen in der Bibliothek jederzeit aendern: 1. Gehe zu Einstellungen > Positionen 2. Klicke auf die Position, die du bearbeiten moechtest 3. Aendere die gewuenschten Felder 4. Klicke auf Speichern Wenn du eine Position in der Bibliothek aenderst, betrifft das nur neue Angebote. Bereits erstellte Angebote bleiben unveraendert. Kategorien fuer Positionen Mit Kategorien ordnest du deine Positionen thematisch: - "Fliesenarbeiten" - "Sanitaerinstallation" - "Malerarbeiten" - "Material" So findest du auch bei vielen Positionen schnell die richtige. Angebotsvorlagen Angebotsvorlagen gehen einen Schritt weiter als einzelne Positionen: Eine Vorlage enthaelt ein komplettes Angebot mit allen Positionen, Abschnitten und Texten. Vorlage beim Erstellen eines Angebots verwenden 1. Erstelle ein neues Angebot 2. Klicke in der Werkzeugleiste auf das Vorlagen-Symbol 3. Waehle eine Vorlage aus der Galerie 4. Alle Positionen, Abschnitte und Texte werden eingefuegt 5. Passe Mengen und Preise an das aktuelle Projekt an Vorlage aus einem Angebot erstellen Wenn du ein Angebot erstellt hast, das du als Vorlage wiederverwenden moechtest: 1. Oeffne das Angebot im Editor 2. Klicke auf Als Vorlage speichern 3. Gib der Vorlage einen Namen und optional eine Beschreibung 4. Waehle eine Kategorie 5. Klicke auf Speichern Tipp: Erstelle Vorlagen fuer deine haeufigsten Auftragsarten – z.B. "Badsanierung komplett", "Heizungswartung", "Fassadenanstrich". So hast du in Sekunden ein professionelles Angebot fertig. Vorlagen mit PDF-Import Du kannst auch bestehende Angebote als PDF hochladen und craftivo erkennt die Positionen automatisch per OCR: 1. Gehe zu Einstellungen > Angebotsvorlagen 2. Klicke auf Vorlage importieren 3. Lade ein PDF hoch 4. craftivo liest die Positionen aus dem PDF und zeigt sie dir zur Kontrolle an 5. Pruefe und korrigiere die erkannten Positionen 6. Importiere die Positionen in deine Bibliothek Die automatische Erkennung funktioniert am besten bei klar strukturierten Leistungsverzeichnissen. Pruefe die erkannten Werte immer nochmal. GAEB-Import GAEB ist ein Standardformat fuer Leistungsverzeichnisse, das im Bauwesen weit verbreitet ist. Wenn du ein Leistungsverzeichnis im GAEB-Format erhaeltst (z.B. von einem Architekten), kannst du es direkt importieren: 1. Erstelle ein neues Angebot im Editor 2. Nutze die GAEB-Import-Funktion 3. Lade die GAEB-Datei hoch (z.B. .x83, .d83) 4. craftivo liest die Positionen und Abschnitte automatisch ein 5. Ergaenze die Preise und passe die Positionen bei Bedarf an Tipp: Beim GAEB-Import werden Titel, Beschreibungen, Mengen und Einheiten uebernommen. Die Preise musst du in der Regel selbst eintragen, da im GAEB-Format vom Auftraggeber meist nur das Leistungsverzeichnis ohne Preise kommt. Kalkulation und Kostenpreise Fuer jede Position kannst du auch eine interne Kalkulation hinterlegen: - Arbeitszeit – Stunden und Stundensaetze nach Qualifikation (Helfer, Facharbeiter, Meister) - Materialkosten – Einkaufspreise fuer Material - Nachunternehmer – Kosten fuer Subunternehmer - Sonstige Kosten – Weitere Kosten Klicke auf das Taschenrechner-Symbol neben einer Position, um die Kalkulation zu oeffnen. So siehst du direkt, welche Marge du bei jedem Posten hast. Die interne Kalkulation ist nur fuer dich sichtbar – der Kunde sieht davon nichts. Naechste Schritte - Angebot erstellen – Zurueck zu [Angebot erstellen] - Angebot versenden – Weiter zu [Angebot versenden und nachverfolgen] Unterposition an einer Position anlegen Im Angebots-Editor legst du unter einer Hauptposition eine Unterposition an: 1. Öffne die Zeilenaktionen der Position. 2. Wähle Unterposition (Kennzeichnung Unterposition anlegen). 3. Die neue Zeile erscheint eingerückt (z. B. 1.1). An der Unterposition kannst du sie wieder Zur Hauptposition machen. Löschst du eine Hauptposition mit Unterpositionen, fragt craftivo nach: die Unterpositionen werden mitgelöscht. 🖼️ BILD NÖTIG: Positionszeile mit Aktion „Unterposition" und eingerückter Unterposition 1.1

Zuletzt aktualisiert am Sep 23, 2026

Angebot versenden und nachverfolgen

Angebot versenden und nachverfolgen Du hast ein Angebot erstellt und fertiggestellt? Hier erfaehrst du, wie du es an den Kunden schickst und den Ueberblick ueber offene Angebote behaeltst. Der Status-Ablauf eines Angebots Jedes Angebot durchlaeuft mehrere Status-Stufen: 1. Entwurf – Das Angebot wird gerade bearbeitet 2. Fertiggestellt – Das Angebot ist bereit zum Versand (Angebotsnummer vergeben, PDF archiviert) 3. Versendet – Das Angebot wurde dem Kunden zugestellt 4. Angenommen – Der Kunde hat das Angebot akzeptiert 5. Abgelehnt – Der Kunde hat das Angebot abgelehnt Ein Angebot kann auch storniert werden, wenn es nicht mehr gueltig ist. Stornierte Angebote bleiben im System, sind aber als ungueltig markiert. Angebot versenden Es gibt mehrere Wege, ein fertiggestelltes Angebot an den Kunden zu schicken: Per E-Mail direkt aus craftivo 1. Oeffne das Angebot in der Vorschau 2. Aendere den Status auf Versendet oder nutze die Versand-Funktion 3. craftivo erstellt einen Freigabe-Link, ueber den der Kunde das Angebot online einsehen kann 4. Der Kunde bekommt eine E-Mail mit: - Dem Angebot als PDF-Anhang - Einem Link zur Online-Ansicht - Der Moeglichkeit, das Angebot direkt anzunehmen oder abzulehnen Tipp: Ueber den Freigabe-Link kann der Kunde das Angebot nicht nur lesen, sondern auch direkt digital annehmen – inklusive Unterschrift. Du bekommst eine Benachrichtigung, wenn der Kunde reagiert. Als PDF herunterladen und selbst verschicken 1. Oeffne das Angebot in der Vorschau 2. Klicke auf Herunterladen 3. Waehle das gewuenschte Format (PDF) 4. Verschicke die Datei per E-Mail, WhatsApp oder wie du moechtest 5. Setze den Status manuell auf Versendet Ausdrucken 1. Oeffne das Angebot in der Vorschau 2. Klicke auf Drucken 3. Das Angebot wird ueber deinen Drucker ausgegeben 4. Setze den Status manuell auf Versendet Nachverfolgen, was der Kunde macht Wenn du ein Angebot ueber den Freigabe-Link verschickt hast, siehst du in craftivo, was der Kunde damit macht: - Geoeffnet – Der Kunde hat den Link geklickt und das Angebot angesehen - Heruntergeladen – Der Kunde hat das PDF heruntergeladen - Angenommen – Der Kunde hat das Angebot akzeptiert - Abgelehnt – Der Kunde hat das Angebot abgelehnt, ggf. mit einem Kommentar Diese Informationen findest du im Aktivitaetsprotokoll des Angebots. Kunde hat geantwortet Antwortet der Kunde auf ein versendetes Angebot, steht am Angebot Kunde hat geantwortet. Darunter Absender und Betreff. Fehlt ein Betreff, steht „(ohne Betreff)“. Mail öffnen springt ins Postfach, genau zu diesem Gespräch. Liegt noch eine Aufgabe zum Nachfassen offen, steht sie darunter als Offene Aufgabe. Erledigen hakt sie ab. Danach: „Aufgabe erledigt“. Eine interne Ablehnung, die nicht vom Kunden kommt, erscheint hier nicht als Kundenantwort. Dieselbe Antwort kommt in die Glocke und aufs Handy. Der Titel lautet 📧 Antwort auf Angebot {Nummer}. Bei einem Kostenvoranschlag: 📧 Antwort auf Kostenvoranschlag {Nummer}. Ohne Bezug zu einem Angebot bleibt es bei 📧 Neue E-Mail. 🖼️ BILD NÖTIG: Kasten „Kunde hat geantwortet“ am Angebot mit Mail öffnen und Erledigen. Status manuell aendern Wenn der Kunde dir muendlich oder per Telefon zusagt, kannst du den Status auch manuell aendern: 1. Oeffne das Angebot in der Vorschau 2. Waehle im Status-Dropdown den neuen Status 3. Der Status wird sofort aktualisiert Die verfuegbaren Status-Optionen haengen vom aktuellen Status ab: | Aktueller Status | Moegliche naechste Status | |---|---| | Fertiggestellt | Versendet | | Versendet | Angenommen, Abgelehnt | | Angenommen | Verbucht | | Verbucht | Bezahlt | Offene Angebote im Blick behalten Angebotsuebersicht Unter Angebote im Hauptmenue findest du eine Uebersicht aller Angebote. Dort kannst du: - Nach Status filtern (z.B. nur offene Angebote anzeigen) - Nach Kunde oder Projekt suchen - Die Gesamtwerte deiner offenen Angebote sehen Im Projekt In der Projekt-Detailansicht unter dem Reiter Dokumente siehst du alle Angebote, die zu diesem Projekt gehoeren – mit aktuellem Status und Betrag. Angebot korrigieren Wenn du nach dem Fertigstellen einen Fehler bemerkst oder etwas aendern musst: 1. Oeffne das Angebot in der Vorschau 2. Klicke auf Korrigierte Kopie erstellen 3. Es wird ein neues Angebot als Entwurf erstellt, das alle Positionen des Originals enthaelt 4. Bearbeite die Kopie nach deinen Wuenschen 5. Stelle die korrigierte Version fertig und verschicke sie Das Original bleibt als archivierte Version erhalten – so hast du eine lueckenlose Nachvollziehbarkeit. Angebot stornieren Wenn ein Angebot nicht mehr gueltig ist: 1. Oeffne das Angebot in der Vorschau 2. Klicke auf Stornieren 3. Gib optional einen Stornierungsgrund ein 4. Bestatige die Stornierung Das Angebot bekommt den Status Storniert und wird nicht mehr in der aktiven Angebotsuebersicht angezeigt. Wichtig: Stornierte Angebote koennen nicht wiederhergestellt werden. Im Zweifelsfall erstelle lieber eine korrigierte Kopie. Vom Angebot zum Folgedokument Wenn der Kunde das Angebot angenommen hat, kannst du direkt Folgedokumente erstellen: - Auftragsbestaetigung – Bestaetigt den Auftrag offiziell - Lieferschein – Dokumentiert die gelieferten Materialien/Leistungen - Rechnung – Stellt die erbrachten Leistungen in Rechnung Klicke dazu in der Angebots-Vorschau auf den entsprechenden Button. Alle Positionen und Daten werden automatisch uebernommen. Tipp: Du musst nicht alle Dokumente erstellen – springe direkt zum Dokument, das du brauchst. Viele Handwerker gehen direkt vom Angebot zur Rechnung. Naechste Schritte - Rechnung erstellen – Weiter zu [Rechnung erstellen] - Dokumententypen verstehen – Lies [Dokumententypen verstehen], um zu erfahren, wann du welches Dokument brauchst

Zuletzt aktualisiert am Oct 16, 2026

Rechnung erstellen

Rechnung erstellen In dieser Anleitung erfaehrst du, wie du in craftivo Rechnungen erstellst – egal ob du direkt eine neue Rechnung anlegst oder aus einem bestehenden Angebot eine Rechnung generierst. Zwei Wege zur Rechnung Du kannst eine Rechnung auf zwei Wegen erstellen: 1. Aus einem Angebot – Wenn du bereits ein Angebot erstellt hast, uebernimmst du alle Positionen automatisch 2. Neu erstellen – Du legst eine komplett neue Rechnung an Weg 1: Rechnung aus einem Angebot erstellen Das ist der einfachste und schnellste Weg: 1. Oeffne das angenommene Angebot in der Vorschau 2. Klicke auf Rechnung erstellen 3. Waehle den Rechnungstyp (mehr dazu unten) 4. Klicke auf Erstellen 5. Der Rechnungs-Editor oeffnet sich mit allen Positionen aus dem Angebot Alle Positionen, Mengen und Preise werden automatisch uebernommen. Du kannst sie vor dem Fertigstellen noch anpassen – zum Beispiel wenn sich Mengen geaendert haben. Tipp: Du kannst auch direkt aus der Angebotsuebersicht heraus eine Rechnung erstellen, ohne das Angebot zuerst zu oeffnen. Weg 2: Neue Rechnung erstellen 1. Oeffne das Projekt, fuer das du eine Rechnung erstellen moechtest 2. Gehe zum Reiter Dokumente 3. Klicke auf Neues Dokument 4. Waehle als Dokumententyp Rechnung 5. Waehle den Rechnungstyp 6. Der Rechnungs-Editor oeffnet sich Rechnung aus erfassten Zeiten Rechne die Stunden deines Teams direkt aus der Zeiterfassung ab. So gehst du vor: 1. Lege im Projekt eine neue Rechnung an. 2. Wähle im Fenster Neue Rechnung die Option Aus erfassten Zeiten. 3. Du siehst die freigegebenen, noch nicht abgerechneten Zeiten, sortiert nach Mitarbeiter. Abrechenbare Stunden sind schon ausgewählt, „nur intern“ gebuchte nicht. 4. Wähle einzelne Tage ab oder setze den Haken bei allen Stunden eines Mitarbeiters. 5. Klicke auf Rechnung erstellen. Je Mitarbeiter entsteht eine Position „Arbeitszeit {Name}“ mit der Summe der Stunden (Einheit Std.). Die Tage stehen in der Beschreibung. Der Stundenpreis steht auf 0 €. Trag deinen Verkaufspreis im Editor ein. Gibt es nichts abzurechnen, steht dort: „Keine freigegebenen, noch nicht abgerechneten Zeiten für dieses Projekt vorhanden.“ Hinter jedem Tag stehen in der Beschreibung die Notizen der Zeiteinträge. So liest dein Kunde, was an dem Tag gemacht wurde. In der Auswahl siehst du je Eintrag Kategorie und Notiz. 🖼️ BILD NÖTIG: Fenster „Neue Rechnung“ mit Auswahl „Aus erfassten Zeiten“ und Stunden je Mitarbeiter. Sammelrechnung für mehrere Arbeiten eines Kunden Mehrere erledigte Arbeiten eines Kunden rechnest du in einer Rechnung ab. So gehst du vor: 1. Öffne den Kunden und wechsle auf den Reiter Rechnungen. 2. Klicke auf Sammelrechnung erstellen. 3. Wähle die Arbeiten aus. Sie stehen nach Objekt sortiert, ohne Objekt unter „Ohne Objekt“. Jede Zeile nennt die Art: Auftrag, Rapport, Wartung oder Zusatzleistung. 4. Unten siehst du, wie viele Arbeiten gewählt sind, zum Beispiel „2 Arbeiten gewählt“, und die bekannten Beträge netto. 5. Klicke auf Entwurf erstellen. craftivo legt einen Rechnungsentwurf an. Jede Arbeit bekommt darin einen eigenen Abschnitt. Wählbar sind freigegebene Angebote und Auftragsbestätigungen, freigegebene Berichte und erledigte Wartungen, die nach dem Termin abgerechnet werden. Gibt es nichts Offenes, steht dort „Keine offenen Arbeiten für diesen Kunden.“ Den Knopf siehst du nur mit den Rechten Finanzen und Rechnung erstellen. 🖼️ BILD NÖTIG: Kundenakte, Reiter „Rechnungen“, Fenster „Sammelrechnung erstellen“ mit Arbeiten nach Objekt. Rechnungstypen craftivo unterstuetzt verschiedene Rechnungstypen fuer unterschiedliche Situationen: Standardrechnung Die gaengigste Rechnungsart. Du stellst alle erbrachten Leistungen in einer Rechnung zusammen. Wann nutzen: Fuer einfache Auftraege, bei denen du alles auf einmal abrechnest. Abschlagsrechnung (Teilrechnung) Du stellst einen Teil der Gesamtleistung in Rechnung – zum Beispiel nach Abschluss eines Bauabschnitts. Wann nutzen: Bei groesseren Projekten, wo du Zwischenzahlungen brauchst. Du kannst mehrere Abschlagsrechnungen nacheinander stellen. Tipp: Bei Abschlagsrechnungen kannst du die kumulative Abrechnung aktivieren. Dann zeigt craftivo automatisch an, was bisher insgesamt berechnet wurde und was die aktuelle Abschlagsrechnung ausmacht. Anzahlungsrechnung Du berechnest eine Vorauszahlung, bevor die Arbeiten beginnen. Wann nutzen: Wenn du vor Arbeitsbeginn Material einkaufen musst oder bei Neukunden eine Anzahlung verlangst. Schlussrechnung Die abschliessende Rechnung nach Projektende. Hier werden alle vorherigen Abschlags- und Anzahlungsrechnungen verrechnet. Wann nutzen: Am Ende eines Projekts, bei dem du zuvor Abschlags- oder Anzahlungsrechnungen gestellt hast. Gutschrift Eine Korrektur zu einer bestehenden Rechnung – zum Beispiel bei Reklamation oder Stornierung. Wann nutzen: Wenn du einen Betrag gutschreiben oder eine Rechnung teilweise stornieren musst. Positionen hinzufuegen und bearbeiten Der Rechnungs-Editor funktioniert genauso wie der Angebots-Editor: - Positionen manuell eintragen – Titel, Menge, Einheit, Einzelpreis - Aus der Positionsbibliothek einfuegen – ueber den Katalog in der Seitenleiste - Abschnitte erstellen – um die Rechnung zu strukturieren - Drag & Drop – zum Sortieren der Positionen Alle Details findest du in der Anleitung [Angebot erstellen] – die Bedienung ist identisch. Konditionen und Zahlungsbedingungen Im Bereich Konditionen legst du fest: - Zahlungsziel (Tage) – z.B. 14 Tage nach Rechnungsdatum - Skonto (%) und Skonto-Tage – z.B. 2 % bei Zahlung innerhalb von 7 Tagen - Rabatt-Typ (Prozent oder Betrag) und Rabatt-Wert - Umsatzsteuer – z.B. 19 %, 7 % oder andere Sätze craftivo berechnet automatisch alle Beträge und druckt die Zahlungsbedingungen auf die Rechnung, z.B.: „Zahlungsbedingungen: Zahlbar innerhalb von 14 Tagen." Mit Skonto folgt ein Satz wie „Skonto 2% (…) bei Zahlung bis zum …. Zahlbetrag: …". Das Zahlungsziel steht nur unter Konditionen Das Zahlungsziel hat genau einen Ort: das Feld Zahlungsziel (Tage) unter Konditionen. Daraus druckt craftivo die Zahlungsbedingung auf die Rechnung. - Neue Rechnung: Legst du eine neue Rechnung an, ist das Feld schon ausgefüllt. craftivo nimmt die Zahlungsbedingung, die du unter Einstellungen im Bereich Zeiterfassung & Dokumente → Zahlungsbedingungen als Standard markiert hast (Als Standard verwenden). Ohne Standard startet die Rechnung mit 14 Tagen. Bringt eine Vorlage schon ein Zahlungsziel mit, gilt das der Vorlage. Du änderst den Wert nur bei Bedarf. Neue Angebote in der Handy-App starten ebenfalls mit diesem Standard. - Keine Frist in den Text schreiben: Schreibe das Zahlungsziel nicht zusätzlich in den Schlusstext oder in Textbausteine. Sonst stehen auf der Rechnung zwei Fristen, die sich widersprechen können. - Mitgelieferte Rechnungsvorlagen: Die mitgelieferten Schlusstexte für Rechnungen (z.B. „Standard" oder „Mit Skonto") enthalten keinen festen Fristsatz wie „Zahlbar innerhalb von 14 Tagen" mehr. Selbst angepasste Texte ändert craftivo nicht. Steht in deinem Schlusstext noch eine Frist, lösche sie dort. - „ohne Abzug“ bei Skonto: Druckt die Rechnung eine Skonto-Bedingung, lässt craftivo die Wörter „ohne Abzug“ in Schlusstext und Hinweisen weg. Datum, Betrag und Bankverbindung bleiben stehen. Eine schon festgeschriebene Rechnung druckt craftivo weiter so, wie sie archiviert ist. - Platzhalter: Die Platzhalter [DATUM_PLUS_7], [DATUM_PLUS_14] und [DATUM_PLUS_30] stehen nicht mehr in der Platzhalter-Auswahl. In bestehenden Textbausteinen funktionieren sie weiter. 🖼️ BILD NÖTIG: Rechnungs-Editor, Bereich „Konditionen" mit dem Feld „Zahlungsziel (Tage)" und den Skonto-Feldern. Kostenaufteilung nach §35a als Standard Unter Konditionen schaltest du pro Rechnung Kostenaufteilung anzeigen ein – dann weist das PDF Arbeits- und Materialkosten getrennt aus. Du kannst den Standard für neue Rechnungen festlegen: 1. Linke Leiste Setup → Organisation → Unternehmen → Unternehmen. 2. Im Bereich der Dokumentanzeige den Schalter Kostenaufteilung (§35a EStG) bei neuen Rechnungen einschalten aktivieren. 3. Speichern. Danach starten neue Rechnungen (auch Abschlag, Teil und Schluss) mit eingeschalteter Kostenaufteilung. Bestehende Rechnungen, Angebote, Gutschriften und Stornos bleiben unverändert. Pro Rechnung schaltest du es unter Konditionen wieder aus. 🖼️ BILD NÖTIG: Setup → Organisation → Unternehmen, Schalter „Kostenaufteilung (§35a EStG) bei neuen Rechnungen einschalten". Rechnung fertigstellen Wenn die Rechnung fertig ist: 1. Speichere die Rechnung (passiert automatisch) 2. Klicke auf Vorschau, um das PDF zu pruefen 3. Klicke auf Fertigstellen 4. Die Rechnung bekommt eine Rechnungsnummer und den Status Fertiggestellt 5. Eine unveraenderbare PDF-Version wird archiviert Wichtig: Nach dem Fertigstellen kann die Rechnung nicht mehr bearbeitet werden. Wenn du einen Fehler findest, erstelle eine Gutschrift oder eine korrigierte Kopie. Rechnung versenden Das Versenden funktioniert wie beim Angebot: - Per E-Mail direkt aus craftivo mit Freigabe-Link - Als PDF herunterladen und selbst verschicken - Ausdrucken fuer den Postversand Setze danach den Status auf Versendet. Kumulative Abrechnung Bei Abschlags- und Schlussrechnungen kannst du die kumulative Abrechnung aktivieren: 1. Waehle den Rechnungstyp Abschlagsrechnung oder Schlussrechnung 2. Aktiviere Kumulativ 3. Gib den bisherigen Bruttobetrag ein (Summe aller vorherigen Rechnungen) 4. craftivo zeigt auf der Rechnung automatisch: - Gesamtleistung bisher - Davon bereits berechnet - Aktueller Rechnungsbetrag Einleitungs- und Schlusstext Genau wie beim Angebot kannst du auch bei Rechnungen Einleitungs- und Schlusstexte hinzufuegen: - Einleitungstext – z.B. "Fuer die ausgefuehrten Arbeiten berechnen wir wie folgt:" - Schlusstext – z.B. Bankverbindung, Dank fuer den Auftrag - Hinweise – z.B. Hinweis auf Aufbewahrungspflicht Du kannst vorgefertigte Textbausteine verwenden oder eigene Texte schreiben. Eigene Standardtexte für Anzahlungsrechnungen Unter Einstellungen → Textbausteine legst du für die Anzahlungsrechnung eigene Standardtexte für Einleitung und Abschluss fest. Ohne eigene Texte steht dort „Nutzt die Texte der Rechnung“ – dann gelten wie bisher die Texte der Rechnung. Stellst du im Editor die Rechnungsart um, zum Beispiel von Rechnung auf Anzahlungsrechnung, tauscht craftivo Einleitung und Abschluss gegen den Standard der neuen Art. Das passiert nur, solange dort noch der unveränderte Standardtext steht. Hast du den Text bearbeitet, ergänzt oder geleert, bleibt er stehen. Naechste Schritte - Zahlungen verfolgen – Lies weiter in [Rechnungsstatus und Zahlungen] - Dokumententypen verstehen – Erfahre in [Dokumententypen verstehen], wann du welche Rechnungsart brauchst

Zuletzt aktualisiert am Oct 14, 2026

Rechnungsstatus und Zahlungen

Rechnungsstatus und Zahlungen Du hast eine Rechnung verschickt – jetzt willst du wissen, ob der Kunde bezahlt hat. Hier erfaehrst du, wie du Zahlungen verfolgst und bei Bedarf Zahlungserinnerungen verschickst. Der Status-Ablauf einer Rechnung Jede Rechnung durchlaeuft folgende Status-Stufen: 1. Entwurf – Die Rechnung wird noch bearbeitet 2. Fertiggestellt – Die Rechnung ist bereit zum Versand (Rechnungsnummer vergeben) 3. Versendet – Die Rechnung wurde dem Kunden zugestellt 4. Bezahlt – Die Rechnung ist vollstaendig bezahlt 5. Ueberfaellig – Das Zahlungsziel ist abgelaufen, die Rechnung ist noch offen Zusaetzlich gibt es: - Teilweise bezahlt – Der Kunde hat einen Teil des Betrags bezahlt - Storniert – Die Rechnung wurde storniert Zahlungsstatus im Blick Rechnungsuebersicht Unter Rechnungen im Hauptmenue siehst du alle deine Rechnungen auf einen Blick: - Farbige Status-Badges zeigen dir sofort, welche Rechnungen offen, bezahlt oder ueberfaellig sind - Filtere nach Status, um z.B. nur offene oder nur ueberfaellige Rechnungen anzuzeigen - Die Uebersicht zeigt den Gesamtbetrag, den bezahlten Betrag und den offenen Betrag - Unter Rechnungen gibt es die Reiter Ausgangsrechnungen und Eingangsrechnungen. In der Liste der Ausgangsrechnungen steht unter der Rechnungsnummer das Rechnungsdatum, zum Beispiel „vom 14.10.2026“. Die Farben der Status-Badges: | Status | Farbe | Bedeutung | |---|---|---| | Entwurf | Grau | Noch in Bearbeitung | | Versendet | Blau | Beim Kunden, Zahlung steht aus | | Bezahlt | Gruen | Vollstaendig bezahlt | | Ueberfaellig | Rot | Zahlungsziel ueberschritten | | Teilweise bezahlt | Gelb | Teilbetrag eingegangen | | Storniert | Grau | Nicht mehr gueltig | Zahlung erfassen Wenn eine Zahlung eingeht: 1. Oeffne die Rechnung 2. Im Bereich Zahlungsstatus siehst du den Fortschrittsbalken 3. Klicke auf Als bezahlt markieren 4. Die Rechnung wechselt auf den Status Bezahlt Was du im Zahlungsstatus siehst - Gesamtbetrag – Der Rechnungsbetrag - Bezahlt – Wie viel bereits bezahlt wurde - Offen – Wie viel noch aussteht - Fortschrittsbalken – Visuell, wie weit die Zahlung ist - Faelligkeit – Wann die Rechnung faellig ist und wie viele Tage noch/ueber Ueberfaellige Rechnungen Wenn das Zahlungsziel einer versendeten Rechnung ablaeuft, wird sie automatisch als ueberfaellig angezeigt. Du erkennst ueberfaellige Rechnungen sofort am roten Status-Badge. Tipp: Pruefe regelmaessig deine Rechnungsuebersicht und filtere nach "Ueberfaellig". So verhinderst du, dass offene Rechnungen untergehen. Zahlungserinnerungen und Mahnungen Wenn ein Kunde nicht zahlt, kannst du stufenweise vorgehen: Stufe 1: Freundliche Zahlungserinnerung - Ab 7 Tagen nach Faelligkeit moeglich - Keine Gebuehr - Freundlicher Ton: "Wir moechten Sie an die offene Rechnung erinnern..." Stufe 2: Erste Mahnung - Ab 14 Tagen nach Faelligkeit - Mahngebuehr: 5,00 EUR - Sachlicher Ton mit Zahlungsaufforderung Stufe 3: Zweite Mahnung - Ab 28 Tagen nach Faelligkeit - Mahngebuehr: 10,00 EUR - Deutlicherer Ton Stufe 4: Letzte Mahnung - Ab 42 Tagen nach Faelligkeit - Mahngebuehr: 15,00 EUR - Hinweis auf moegliche weitere Schritte Mahnung versenden 1. Oeffne die ueberfaellige Rechnung 2. Im Bereich Zahlungserinnerung siehst du die empfohlene Mahnstufe 3. Die Mahngebuehr wird automatisch vorgeschlagen (du kannst sie anpassen) 4. Klicke auf Erinnerung senden 5. Der Kunde erhaelt eine E-Mail mit der Zahlungsaufforderung Die Mahngebuehren werden bei der naechsten Mahnstufe automatisch beruecksichtigt. Du kannst die Hoehe der Gebuehr auch manuell anpassen. Rechnung stornieren Wenn eine Rechnung nicht mehr gueltig ist: 1. Oeffne die Rechnung in der Vorschau 2. Klicke auf Stornieren 3. Gib optional einen Stornierungsgrund ein 4. Bestatige die Stornierung Die Rechnung bekommt den Status Storniert. Bei Bedarf wird automatisch eine Storno-Gutschrift erstellt. Wichtig: Stornierte Rechnungen bleiben fuer die Buchhaltung im System erhalten. Sie koennen nicht geloescht werden, da sie eine fortlaufende Rechnungsnummer haben. Status manuell aendern Du kannst den Status einer Rechnung in der Vorschau ueber das Status-Dropdown aendern: | Aktueller Status | Moegliche naechste Status | |---|---| | Fertiggestellt | Versendet | | Versendet | Bezahlt, Ueberfaellig | | Ueberfaellig | Bezahlt | | Teilweise bezahlt | Bezahlt | Tipps fuer gutes Zahlungsmanagement Schnell reagieren: Je frueher du auf ausstehende Zahlungen reagierst, desto wahrscheinlicher ist eine zuegige Zahlung. - Stelle Rechnungen zeitnah nach Abschluss der Arbeiten - Setze realistische Zahlungsziele (14-30 Tage sind ueblich) - Biete Skonto an, um schnellere Zahlung zu motivieren - Pruefe woechentlich deine offenen und ueberfaelligen Rechnungen - Nutze die Zahlungserinnerung bevor du zur Mahnung greifst Naechste Schritte - Rechnung erstellen – Zurueck zu [Rechnung erstellen] - Dokumententypen verstehen – Lies [Dokumententypen verstehen]

Zuletzt aktualisiert am Oct 14, 2026

Dokumententypen verstehen

Dokumententypen verstehen craftivo kann verschiedene Dokumententypen fuer dich erstellen. Hier bekommst du einen Ueberblick, welche Dokumente es gibt, wann du welches nutzt und wie sie zusammenhaengen. Alle Dokumententypen auf einen Blick | Dokumententyp | Wann nutzen? | Kurzerklaerung | |---|---|---| | Angebot | Vor Auftragsbeginn | Du zeigst dem Kunden, was es kostet | | Kostenvoranschlag | Vor Auftragsbeginn | Wie ein Angebot, aber Preis kann sich aendern | | Auftragsbestaetigung | Nach Auftragserteilung | Du bestaetigst den Auftrag offiziell | | Lieferschein | Bei Lieferung/Ausfuehrung | Dokumentiert, was geliefert/geleistet wurde | | Rechnung | Nach getaner Arbeit | Du berechnest deine Leistung | | Gutschrift | Bei Korrekturen | Du korrigierst eine Rechnung | Angebot Was ist das? Ein Angebot ist dein Preisvorschlag an den Kunden. Du beschreibst, welche Arbeiten du ausfuehren wirst und was sie kosten. Wichtig zu wissen: - Ein Angebot ist bindend – das heisst, du musst dich an den genannten Preis halten, solange das Angebot gueltig ist - Leg ein Gueltigkeitsdatum fest (z.B. 30 Tage), damit du nicht ewig an den Preis gebunden bist - Nach Ablauf der Gueltigkeit kannst du ein neues Angebot mit aktualisierten Preisen erstellen Status-Ablauf: Entwurf -> Fertiggestellt -> Versendet -> Angenommen / Abgelehnt Kostenvoranschlag Was ist das? Aehnlich wie ein Angebot, aber mit einem wichtigen Unterschied: Die Preise sind nicht bindend. Du schaetzt die Kosten, aber der tatsaechliche Preis kann abweichen. Wichtig zu wissen: - Der tatsaechliche Preis darf laut Gesetz bis zu 15-20% ueber dem Kostenvoranschlag liegen, ohne dass du vorher Bescheid sagen musst - Bei groesseren Abweichungen musst du den Kunden vorher informieren - Nutze den Kostenvoranschlag, wenn du die genauen Mengen oder den Aufwand noch nicht sicher einschaetzen kannst Wann statt Angebot? - Bei Sanierungen, wo sich Schaeden erst bei der Arbeit zeigen - Bei Projekten mit unklarem Aufwand - Wenn du den Preis nicht verbindlich zusagen kannst Auftragsbestaetigung Was ist das? Nachdem der Kunde dein Angebot angenommen hat, schickst du eine Auftragsbestaetigung. Damit bestaetigst du offiziell, dass du den Auftrag annimmst. Wichtig zu wissen: - In craftivo kannst du eine Auftragsbestaetigung direkt aus einem angenommenen Angebot erstellen - Alle Positionen werden automatisch uebernommen - Die Auftragsbestaetigung kann eine Referenz zum urspruenglichen Angebot enthalten Wann nutzen? - Bei groesseren Auftraegen als formelle Auftragsbestaetigung - Wenn der Kunde eine schriftliche Bestaetigung erwartet - Um Missverstaendnisse ueber den Auftragsumfang zu vermeiden Tipp: Viele kleinere Betriebe ueberspringen die Auftragsbestaetigung und gehen direkt vom Angebot zur Rechnung. Das ist voellig in Ordnung – die Auftragsbestaetigung ist optional. Lieferschein Was ist das? Ein Lieferschein dokumentiert, welche Materialien oder Leistungen tatsaechlich ausgefuehrt oder geliefert wurden. Wichtig zu wissen: - In craftivo kannst du einen Lieferschein direkt aus einem Angebot erstellen - Der Lieferschein enthaelt die Positionen, aber ohne Preise (oder mit Preisen, je nach Einstellung) - Kunden unterschreiben den Lieferschein als Empfangsbestaetigung Wann nutzen? - Bei Materiallieferungen - Zur Dokumentation ausgefuehrter Arbeiten vor Ort - Als Grundlage fuer die spaetere Rechnungsstellung Rechnung Was ist das? Mit der Rechnung forderst du die Bezahlung fuer deine erbrachten Leistungen. Rechnungsarten in craftivo: | Rechnungsart | Erklaerung | |---|---| | Standardrechnung | Alles auf einmal abrechnen | | Abschlagsrechnung | Einen Teil der Leistung abrechnen | | Anzahlungsrechnung | Vorauszahlung vor Arbeitsbeginn | | Schlussrechnung | Endabrechnung abzueglich vorheriger Teilzahlungen | | Gutschrift | Korrektur einer Rechnung | Wichtig zu wissen: - Rechnungen bekommen eine fortlaufende Rechnungsnummer – diese darf keine Luecken haben - Nach dem Fertigstellen ist eine Rechnung unveraenderbar (gesetzliche Anforderung) - Korrekturen erfolgen ueber Gutschriften oder korrigierte Kopien Mehr Details findest du in der Anleitung [Rechnung erstellen]. Gutschrift Was ist das? Eine Gutschrift ist eine Korrektur zu einer bestehenden Rechnung. Du schreibst dem Kunden einen Betrag gut. Wann nutzen? - Wenn du eine Rechnung korrigieren musst (z.B. falscher Betrag) - Bei Reklamationen oder Preisnachlaessen nach Rechnungsstellung - Bei Stornierungen von Rechnungen Wichtig zu wissen: - Eine Gutschrift ist ein eigenes Dokument mit eigener Nummer - Sie wird dem Kunden genauso zugestellt wie eine Rechnung - In der Buchhaltung wird sie als negativer Betrag verbucht Wie die Dokumente zusammenhaengen Der typische Ablauf eines Auftrags sieht so aus: Angebot | v (Kunde nimmt an) Auftragsbestaetigung (optional) | v (Arbeit wird ausgefuehrt) Lieferschein (optional) | v (Arbeit ist fertig) Rechnung | v (bei Fehlern) Gutschrift In craftivo sind diese Dokumente miteinander verknuepft. Wenn du z.B. eine Rechnung aus einem Angebot erstellst, ist die Verbindung automatisch gespeichert. So kannst du jederzeit nachvollziehen, welche Rechnung zu welchem Angebot gehoert. Beispiel: Grosses Projekt mit mehreren Rechnungen Angebot (50.000 EUR) | v Auftragsbestaetigung | +-- Anzahlungsrechnung (10.000 EUR) | +-- 1. Abschlagsrechnung (15.000 EUR) | +-- 2. Abschlagsrechnung (15.000 EUR) | +-- Schlussrechnung (10.000 EUR, abzgl. vorheriger Zahlungen) Welches Dokument brauche ich? Hier ein einfacher Entscheidungsbaum: Du willst dem Kunden einen Preis nennen? - Preis ist verbindlich -> Angebot - Preis ist nur eine Schaetzung -> Kostenvoranschlag Der Kunde hat zugesagt? - Du willst es schriftlich festhalten -> Auftragsbestaetigung - Du faengst einfach an -> Ueberspringe die Auftragsbestaetigung Du lieferst Material oder fuehrst Arbeiten aus? - Du willst eine Empfangsbestaetigung -> Lieferschein - Nicht noetig -> Ueberspringe den Lieferschein Die Arbeit ist fertig? - Alles auf einmal abrechnen -> Standardrechnung - Nur einen Teil abrechnen -> Abschlagsrechnung - Endabrechnung nach Teilzahlungen -> Schlussrechnung Du musst eine Rechnung korrigieren? - -> Gutschrift Dokumente in craftivo erstellen Alle Dokumententypen werden im gleichen Editor erstellt. Der einzige Unterschied: Du waehlst beim Erstellen den Dokumententyp aus. Alles andere – Positionen, Texte, Konditionen – funktioniert gleich. 1. Oeffne das Projekt 2. Klicke auf Neues Dokument 3. Waehle den gewuenschten Dokumententyp 4. Fuelle die Positionen aus 5. Fertigstellen und versenden Oder erstelle ein Folgedokument direkt aus einem bestehenden Dokument: - Aus einem Angebot -> Auftragsbestaetigung, Lieferschein oder Rechnung - Aus einer Rechnung -> Gutschrift Nummernkreise Jeder Dokumententyp hat seinen eigenen Nummernkreis: - Angebote: AG-2026-0001, AG-2026-0002, ... - Rechnungen: RE-2026-0001, RE-2026-0002, ... - Gutschriften: GU-2026-0001, GU-2026-0002, ... Die Nummern werden automatisch vergeben und sind fortlaufend. Du kannst das Format in den Einstellungen anpassen. Die Nummernkreise sorgen dafuer, dass deine Dokumente den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Aendere das Format nur, wenn du weisst, was du tust. Naechste Schritte - Angebot erstellen – [Angebot erstellen] - Rechnung erstellen – [Rechnung erstellen] - Zahlungen verfolgen – [Rechnungsstatus und Zahlungen]

Zuletzt aktualisiert am Apr 23, 2026

Angebot mit KI erstellen – und was der Editor alles kann

Die KI nimmt dir die Tipparbeit ab: Du beschreibst dein Vorhaben in einem Satz, und craftivo erzeugt dir fertige Angebotspositionen. Und weil der Angebots-Editor noch viel mehr kann, findest du unten einen Überblick über alle Funktionen – viele kennen längst nicht alles, was geht. Ein Angebot oder einen Kostenvoranschlag legst du im Projekt an. Beim Kostenvoranschlag steht „Wähle einen Erstellungsmodus:“. Die Modi heißen Als Blanko („Erstelle einen leeren Kostenvoranschlag“), Aus Vorlage („Verwende eine bestehende Vorlage“) und Aus GAEB-Datei („Importiere aus einer GAEB-Datei“). Beim Angebot heißen die GAEB-Wege gleich. Angebot mit KI erstellen – Schritt für Schritt 1. Öffne den Angebots-Editor (im Projekt → Reiter Dokumente → Neues Dokument → Angebot). 2. Öffne in der rechten Seitenleiste den Tab KI (Sternchen-Symbol). Es erscheint der KI-Assistent. 3. Beschreibe dein Vorhaben im Textfeld, z.B. „Dachsanierung 100m², inkl. Material". Tipp: Unter Beispiele findest du Vorlagen zum Antippen. 4. Klicke auf Mit KI generieren. 5. Wähle die vorgeschlagenen Positionen aus (Alle / Keine) und klicke auf … übernehmen. Praktisch: Hast du vorher einen Abschnitt angelegt, kannst du den Schalter „Unter Abschnitt … einfügen" aktiviert lassen. Vorschau: Beleg direkt unter der Knopfleiste In der Beleg-Vorschau steht der Beleg direkt unter der Aktionsleiste (Knopfleiste). Darüber siehst du bei Rechnungen eine kompakte Zeile zum Zahlungsstand (Status und offener Betrag); die ausführliche Zahlungskarte bleibt darunter. 🖼️ BILD NÖTIG: Beleg-Vorschau mit Aktionsleiste und Beleg unmittelbar darunter. Blattbreite im Editor Das Blatt im Beleg-Editor passt sich der Spaltenbreite an — du siehst den Beleg so, wie er auf dem verfügbaren Platz wirkt. 🖼️ BILD NÖTIG: Beleg-Editor mit an die Spalte angepasster Blattbreite. Texte prüfen (Rechtschreibung und Formulierung) In der rechten Seitenleiste des Beleg-Editors gibt es den Modus Prüfen (Texte prüfen). Die KI prüft Angebot und Rechnung auf Rechtschreibung und Formulierung. Du übernimmst jeden Vorschlag einzeln. 🖼️ BILD NÖTIG: Angebots-Editor, Seitenleiste-Modus „Prüfen" / „Texte prüfen" mit Fundstellen. Der Angebots-Editor im Überblick – das kannst du alles Positionen hinzufügen - Manuell in die Tabelle tippen. - Aus der Positionsbibliothek (rechte Seitenleiste, Tab Katalog → Pos. und Fav.). - Aus einer Vorlage oder einem früheren Angebot (Katalog → Dok.). - Per KI oder PDF-Import. - Eigene Positionen mit In Bibliothek speichern sichern. Seitenleiste: Reiter und Breite Die rechte Seitenleiste zeigt die Reiter Bausteine, Textbausteine, Katalog, KI, ggf. Chat und Intern. Die Breite der Leiste ist ziehbar. Positionen feinjustieren - Duplizieren, löschen, per Drag & Drop umordnen. - Bild & Details pro Position; Bildgröße im PDF: klein/mittel/groß. - Kalkulation pro Position; Ziel-Verkaufspreis; Zuschlag in Prozent mit Grund; Rabatt in Prozent oder Euro mit Grund. - Menge aus dem Aufmaß; Eventualposition. Struktur & Texte - Abschnitte mit Zwischensumme; Preise verbergen oder als Pauschalpreis. - Textblöcke und Bilder; Trennlinie „Ab hier: Positionen". - Betreff, Einleitungs- und Schlusstext mit Textbausteinen und Platzhaltern. Konditionen - Rabatt, Umsatzsteuer, Skonto, Zahlungsziel, Gültigkeitsdatum, Währung. - Kostenaufteilung anzeigen; Leistungsort im PDF verbergen. Speichern, Vorschau & Abschluss - Autospeichern; Anhänge; Vorschau als PDF; Festschreiben; später Korrigierte Kopie oder stornieren. Hinweise vor dem Schlusstext Unter Einstellungen → Unternehmen → Logo & Briefkopf (Belegdarstellung) gibt es den Schalter Hinweise im PDF vor dem Schlusstext. Wenn er aktiv ist, stehen unter der Summe zuerst die Hinweise, dann die Zahlungsbedingungen und zuletzt der Schlusstext. Sonst steht der Schlusstext vor den Hinweisen. Gilt im Editor und für alle Belegarten; festgeschriebene Belege bleiben unverändert. 🖼️ BILD NÖTIG: Einstellungen Belegdarstellung mit Schalter „Hinweise im PDF vor dem Schlusstext". Zuschlag je Position So gehst du vor: 1. Öffne das Angebot im Angebots-Editor. 2. Setze unter der Beschreibung den Haken bei „Zuschlag". 3. Trag Prozentsatz und Grund ein (z.B. 10 %, „Erschwerte Bedingungen"). 🖼️ BILD NÖTIG: Positionszeile mit Haken „Zuschlag", Prozent und Grund. Im PDF bleibt der Einzelpreis unverändert; die Spalte Gesamt enthält den Zuschlag. Darunter steht eine Zeile mit Prozentsatz, Grund und Betrag. Rabatt je Position Einen sichtbaren Rabatt gibst du auf eine einzelne Position, in Angebot, Auftragsbestätigung und Rechnung. So gehst du vor: 1. Öffne den Beleg im Editor. 2. Setze an der Position den Haken bei Rabatt. 3. Wähle % oder € und trag den Wert ein. 4. Trag bei Bedarf einen Grund ein, zum Beispiel „Treuerabatt“. 🖼️ BILD NÖTIG: Positionszeile mit Haken „Rabatt“, Auswahl %/€ und Grund. Im PDF steht unter der Position eine Zeile wie „ursprünglich 1.200,00 € · abzüglich 10 % Rabatt Treuerabatt: -120,00 €“. Den Rabatt siehst du nur mit dem Recht auf Verkaufspreise. Festschreiben: was der Dialog zeigt Beim Festschreiben erklärt der Dialog Schritt für Schritt, was passiert: Nummer und Inhalt werden archiviert, danach nur noch Storno/korrigierte Kopie. Fehlen Pflichtangaben (z. B. Steuernummer), siehst du Festschreiben nicht möglich – fehlende Pflichtangaben und ggf. den Link Steuerangaben jetzt ergänzen. Der Dialog weist auch darauf hin, dass Kollegen in der App den Beleg danach nicht mehr ändern können. Bei einem Angebot steht im Dialog: „Änderungen sind danach über »Überarbeiten (neue Version)« möglich. Die Nummer bleibt und bekommt einen Versionszusatz.“ Öffnest du ein festgeschriebenes Angebot im Editor, führt dich der Knopf Zur Vorschau zu Überarbeiten (neue Version). 🖼️ BILD NÖTIG: Dialog „Angebot festschreiben?" bzw. Hinweis auf fehlende Pflichtangaben. Weitere Handgriffe im Editor Ziel-Verkaufspreis Taschenrechner-Symbol (Kalkulation) → Ziel-Verkaufspreis → Aufschläge anpassen oder Als Fixpreis → Übernehmen. Trennlinie „Ab hier: Positionen" Alles darüber gehört zum Anschreiben; alles darunter zur Positionstabelle. Textblöcke kannst du über die Linie ziehen. Leistungsort im PDF verbergen Augen-Symbol am Feld Leistungsort (Leistungsort im PDF verbergen). Derselbe Schalter steht auch unter Konditionen. Nachtragsangebot Projekt → Dokumente → Neues Dokument → Nachtragsangebot → Auftragsbestätigung wählen → Begründung eintragen. Untere Leiste und Bausteinleiste Die untere Leiste ist in der Höhe ziehbar. Die Bausteinleiste lässt sich einklappen. 🖼️ BILD NÖTIG: Angebotseditor mit ziehbarer unterer Leiste. Summenblock: kalkulierte Stunden und Ø Aufschlag Unter der Gesamtsumme klappst du den Summenblock auf: kalkulierte Stunden und Ø Aufschlag. PDF-Darstellung am Beleg - Schalter Texte im Blocksatz - Seitenzahl im PDF verbergen - Folgedokumente nennen im PDF ihr Ausgangsdokument - Der PDF-Dateiname enthält den Kundennamen Aus einer GAEB-Datei 1. Wähle Aus GAEB-Datei. 2. Der Text lautet: „Lade eine GAEB-Datei hoch (.x80 bis .x86, .d83 oder .p83).“ 3. Tippe Datei auswählen. Währenddessen steht „Datei wird analysiert...“. 4. Mit ← Zurück kommst du zur Moduswahl. Hängt an der E-Mail schon eine GAEB-Datei, bietet der Angebots-Assistent zusätzlich Aus GAEB-Anhang der E-Mail. Darunter steht der Dateiname, beim Einlesen „{Dateiname} wird eingelesen…“. Klappt das nicht: „GAEB-Anhang konnte nicht eingelesen werden.“ Ist der Import in deinem Paket gesperrt, trägt die Karte den Tarifnamen und den Hinweis zum Upgrade. Den Tarif siehst du an der Karte. Ein fertiges Angebot lädst du über Herunterladen herunter. Das Fenster heißt Download-Format wählen. Neben PDF gibt es, wenn dein Paket den Export hat: - GAEB X84 (GAEB DA XML) — „Aktuelles XML-Format, von allen gängigen AVA-Programmen gelesen.“ - GAEB D84 (GAEB 90) — „Klassisches Zeilenformat für ältere AVA-Programme; Ordnungszahl höchstens 9 Stellen.“ - GAEB P84 (GAEB 2000) — „Textformat der GAEB-2000-Generation, wenn der Auftraggeber sein LV als P83 geliefert hat.“ Import und Export sind zwei Schritte. Die Datei, die du einliest, ist die Ausschreibung. Die Datei, die du herausgibst, ist dein Angebot. KI-Vorschläge in der App 1. Öffne im Angebot das Blatt Baustein einfügen. 2. Tippe Von der KI vorschlagen lassen. Der Hinweis lautet „Beschreiben statt tippen“. 3. Der Screenreader nennt die Zeile KI-Vorschlag auswählen. 4. Der Satz unter den Vorschlägen lautet: „Tippe an, was ins Angebot soll. Nichts wird ungefragt übernommen — Preise und Mengen prüfst du danach wie bei jeder anderen Position.“ Solange nichts im Angebot liegt, heißt der Schließen-Knopf Abbrechen. Sobald ein Vorschlag übernommen ist, heißt er Fertig. Die Meldung lautet „1 Position übernommen“ oder „{Zahl} Positionen übernommen“. An der Zeile steht Übernommen oder „{Zahl}× übernommen“. Neue Version Am festgeschriebenen Beleg steht Überarbeiten (neue Version). In der App lautet der Hinweis: „Neuer Entwurf — die bisherige Fassung bleibt unverändert.“ Das Fenster am Rechner heißt ebenfalls Überarbeiten (neue Version). Der Text lautet: „Es entsteht ein neuer Entwurf in derselben Versionskette. Das bestehende Dokument bleibt unverändert, bis Du die neue Version festschreibst.“ Optional trägst du Änderungsgrund (optional) und Bemerkung (optional) ein. Der Platzhalter der Bemerkung lautet: „Zum Beispiel: Dachflächenfenster nach Kundenwunsch ergänzt“. Bestätige mit Neue Version erstellen. In der App steht währenddessen „Neue Version wird erstellt …“. War das Angebot schon angenommen, warnt das Fenster: „Du ersetzt ein angenommenes Angebot — der Kunde muss die neue Version erneut annehmen.“ Altes Belegdatum Beim Festschreiben kann der Hinweis erscheinen: „Das Angebotsdatum ist der {Datum}, nicht heute.“ Bei einer Rechnung steht Rechnungsdatum. Der Knopf Auf heute setzen schreibt das heutige Datum in den Entwurf. Der Hinweis sperrt das Festschreiben nicht. Du kannst das alte Datum bewusst stehen lassen. Korrigierte Kopie Im Menü mit dem Screenreader-Namen „Aktionen für {Nummer} öffnen“ und in der Werkzeugleiste steht Korrigierte Kopie erstellen. Damit entsteht eine korrigierte Fassung des Belegs. Das bisherige Dokument bleibt der festgeschriebene Stand. AGB in die PDF Anlagen wie die AGB hängst du unter Unternehmenseinstellungen, Reiter Rechtliches, Karte Anlagen an. PDF hochladen nimmt nur PDF, maximal 2,5 MB, höchstens 10 Anlagen je Betrieb. Der Schalter In die PDF einbinden statt als eigene Datei anhängen gilt für Angebot, Kostenvoranschlag und Auftragsbestätigung. Der Hilfetext lautet: „Gilt für Angebot, Kostenvoranschlag und Auftragsbestätigung. Bereits festgeschriebene Belege bleiben unverändert.“ Die Meldung lautet „Anlage wird in die PDF eingebunden“ oder „Anlage wird wieder als eigene Datei angehängt“. Beschreibung diktieren In der KI-Leiste des Angebots diktiert du die Beschreibung, statt sie zu tippen. Am Rechner heißt der Knopf während der Aufnahme Aufnahme beenden & übernehmen. In der App heißt die Fläche Angebotsbeschreibung diktieren, der Start Diktieren, das Ende Aufnahme beenden. Danach steht Wird erkannt …. Ist das Diktat für den Betrieb nicht freigeschaltet: „Das Diktat ist für deinen Betrieb noch nicht freigeschaltet.“ Ohne Netz bleibt die Aufnahme auf dem Handy. Die Sätze dazu stehen im Artikel „Angebot per Sprache diktieren“.

Zuletzt aktualisiert am Oct 16, 2026

Empfänger & Adresse bei Objekten und Hausverwaltung

Wenn du für Hausverwaltungen, WEGs oder Eigentümer arbeitest, ist der Empfänger eines Angebots oft nicht der Kunde selbst – sondern z.B. „die Eigentümerin, c/o Hausverwaltung". craftivo trennt deshalb sauber: Wer das Dokument bekommt, welche Anschrift draufsteht und an welche E-Mail es geht – das kannst du pro Dokument getrennt steuern. Für wen ist das? Vor allem für Betriebe mit Objekt-/Hausverwaltungs-Geschäft. Wer „normal" an seine Kunden schreibt, muss nichts umstellen – dann bleibt der Kunde automatisch der Empfänger. Schritt 1: Objekt-/HV-Adressierung einschalten (einmalig) Die Funktion ist ein Schalter pro Organisation: 1. Öffne die Einstellungen → Unternehmen. 2. Ganz oben auf der Seite (über den Reitern) findest du die Karte Objekte & Hausverwaltungen. 3. Aktiviere den Schalter Objekt-/Hausverwaltungs-Adressierung. Solange der Schalter aus ist, bleibt alles beim Gewohnten: Empfänger ist immer der Kunde. Das Einschalten ändert nichts an bestehenden Dokumenten – die behalten ihre Adressierung. Schritt 2: Empfänger pro Dokument wählen Im Angebots- oder Rechnungs-Editor findest du oben den Block Empfänger. Klick dort auf Ändern – es öffnet sich Empfänger wählen mit vier Möglichkeiten: - Automatisch – nutzt den am Objekt hinterlegten Standard-Empfänger. Ist kein Objekt verknüpft, nimmt craftivo den Projektkunden. - Objekt-Partei – wähle eine Beteiligte des Objekts (Hausverwaltung, WEG, Eigentümer, Mieter …), optional mit Ansprechpartner. - Anderer Kunde – ein abweichender Kunde als Empfänger. - Manuell – Name/Firma, Adresse, E-Mail und Telefon frei eintippen. Welche Anschrift wird gedruckt? Wichtig zu wissen – die Briefanschrift folgt dieser Reihenfolge: 1. Eine am Objekt bewusst gesetzte Anschrift-Partei gewinnt immer. 2. Sonst gilt die Projekt-/Objektadresse. 3. Die Kundenadresse ist nur der letzte Rückfall. Das heißt: Standardmäßig hat die Projektadresse Vorrang vor der im Kunden hinterlegten Adresse. Im Empfänger-Fenster kannst du unter Anschrift außerdem zwischen Adresse des Empfängers und Objektadresse umschalten. „Adresse aktualisieren" – wenn sich Kundendaten geändert haben Sobald du ein Dokument erstellst, wird die Empfängeradresse eingefroren (für die spätere Nachvollziehbarkeit). Hast du danach die Kundenadresse korrigiert, holst du die neue Adresse so in den Entwurf: - Klick im Empfänger-Block auf Adresse aktualisieren. - craftivo lädt Name und Anschrift frisch aus den aktuellen Kundendaten. Erfolgsmeldung: „Empfängeradresse aus den Kundendaten aktualisiert". Hinweis: Den Knopf gibt es nur bei Entwürfen und nicht bei manuell eingetippten Empfängern. Festgeschriebene Dokumente lassen sich nicht ändern – dort erstellst du stattdessen eine Korrektur. An welche E-Mail geht es? (Versand getrennt von der Anschrift) Der Versandweg ist von der gedruckten Anschrift entkoppelt – du kannst z.B. an die Eigentümerin adressieren, aber c/o Hausverwaltung verschicken. Im Empfänger-Block siehst du die Zeile Gesendet an: mit der aktuellen E-Mail; über Versandziel wählen kannst du: - Automatisch (abgeleitet aus Objekt-Standard bzw. Hausverwaltung), - eine bestimmte Objekt-Partei, oder - eine freie E-Mail-Adresse eintragen. Pro Objekt lässt sich eine Versand-Partei hinterlegen, sodass E-Mails immer an die richtige Stelle gehen.

Zuletzt aktualisiert am Jul 09, 2026

Rechnungen für den Steuerberater exportieren (DATEV & GoBD)

craftivo bereitet deine festgeschriebenen Rechnungen für den Steuerberater und die Betriebsprüfung auf – als DATEV-Buchungsstapel, als komplettes GoBD-Archiv und als Lückennachweis. Du gibst nur den Zeitraum an, den Rest erledigt craftivo. Wichtig: Diese Exporte sind nur mit Finanz-Berechtigung möglich (standardmäßig Inhaber und Bürokraft). Es fließen nur festgeschriebene Belege ein – Entwürfe nicht. DATEV-Buchungsstapel (in den Einstellungen) Pfad: Einstellungen → DATEV-Export. 1. Einmalig einrichten: Fülle die Karte DATEV-Steuerkonfiguration aus – am besten gemeinsam mit deinem Steuerberater (Kontenrahmen SKR03/SKR04, Berater- und Mandantennummer, Erlöskonten). Dann Konfiguration speichern. 2. Exportieren: In der Karte Buchungsstapel exportieren den Zeitraum Von / Bis wählen und auf EXTF-Datei herunterladen klicken. Heraus kommt eine DATEV-EXTF-Datei mit allen festgeschriebenen Rechnungen, Abschlagsrechnungen und Gutschriften/Stornos des Zeitraums – die gibst du an deinen Steuerberater. GoBD-Archiv für die Betriebsprüfung (über die Rechnungen-Seite) Pfad: Rechnungen → oben rechts der Button GoBD-Export. 1. Zeitraum Von / Bis wählen. 2. Auf GoBD-Export erstellen klicken. Du erhältst ein ZIP-Komplettpaket: alle festgeschriebenen Beleg-PDFs, einen maschinell auswertbaren Index (CSV + XML), das Audit-Protokoll, den DATEV-Buchungsstapel und die Verfahrensdokumentation – genau das, was eine Betriebsprüfung sehen will. Hinweis: Der Download-Link gilt nur etwa eine Stunde. Danach – oder nach einem Seiten-Neuladen – erstellst du den Export bei Bedarf einfach erneut. Lückennachweis der Belegnummern (über die Rechnungen-Seite) Pfad: Rechnungen → oben rechts der Button Lückennachweis. Der Lückennachweis belegt für jeden Nummernkreis (Rechnungen, Gutschriften/Stornos, Abschlagsrechnungen), dass jede fortlaufende Belegnummer entweder vergeben, storniert oder bewusst übersprungen ist – echte Lücken werden klar markiert. Mit CSV exportieren lädst du den Nachweis herunter. Gut zu wissen - Festgeschrieben heißt: Ein Beleg hat seine endgültige Nummer und ist als PDF archiviert. Nur diese Belege fließen in die Exporte ein. - Den Einstieg zu GoBD-Export und Lückennachweis findest du als zwei Buttons oben rechts auf der Rechnungen-Seite.

Zuletzt aktualisiert am Jul 03, 2026

Angebotsvorlagen anlegen, aus PDF importieren und wiederverwenden

Mit Angebotsvorlagen sparst du dir Tipparbeit: Wiederkehrende Leistungen – zum Beispiel „Gerüstbau" oder „Abdichtung" – legst du einmal als Vorlage an und übernimmst sie später mit wenigen Klicks in jedes neue Angebot oder jeden Kostenvoranschlag. Wo du deine Vorlagen findest Öffne in der linken Seitenleiste den Punkt Angebotsvorlagen. Dort siehst du alle vorhandenen Vorlagen. Ist eine Vorlage bereits in Abschnitte (Gewerke) gegliedert, erkennst du das am Hinweis mit Abschnitten. Eine neue Vorlage anlegen Klicke oben auf Neue Vorlage. Du hast zwei Wege: - Manuell erstellen – öffnet den vollen Angebots-Builder. Du legst Abschnitte, Positionen und Texte genau so an wie in einem echten Angebot. - PDF hochladen – du importierst ein bestehendes Angebot als PDF (siehe unten). Ein altes Angebot als PDF importieren Hast du ein früheres Angebot nur als PDF? Wähle Neue Vorlage → PDF hochladen. craftivo liest die Positionen aus und erkennt dabei automatisch die Abschnitts-Überschriften (z. B. Gerüstbau, Abdichtung) und gruppiert die Positionen sauber darunter – statt einer langen flachen Liste. Im Prüf-Dialog siehst du die erkannten Überschriften direkt über den Positionen. Eine Überschrift kannst du dort mit einem Klick umbenennen, bevor du speicherst. Den Feinschliff (Positionen zwischen Abschnitten verschieben) machst du danach im Builder. Eine Vorlage bearbeiten Klicke in der Liste bei einer Vorlage auf Bearbeiten. Die Vorlage öffnet sich im vollen Angebots-Builder – mit Abschnitten, Positionen und Texten. Beim Speichern fragt craftivo zur Sicherheit nach, bevor der bisherige Stand überschrieben wird, und legt automatisch eine Version an. So kommst du bei Bedarf zur vorigen Fassung zurück. Aus einem Angebot heraus eine Vorlage speichern Du schreibst gerade ein Angebot oder einen Kostenvoranschlag und möchtest es als Vorlage sichern? Klicke oben in der Leiste auf Als Vorlage, vergib einen Namen – fertig. Es entsteht immer eine neue Vorlage, nichts wird überschrieben. Übernommen werden Abschnitte, Positionen, Textbausteine und der Steuersatz. Bewusst nicht übernommen werden Rabatt, Kunde und Anschrift, das Gültigkeitsdatum und die Nummer – so bleibt die Vorlage sauber für jeden neuen Kunden. Eine Vorlage in ein Angebot übernehmen Beim Schreiben eines Angebots oder Kostenvoranschlags klickst du oben auf Vorlagen. Angebote und Kostenvoranschläge nutzen jetzt dieselbe Vorlagen-Liste – die mit Abschnitten und die ohne, kein Suchen mehr in zwei getrennten Bereichen. Du kannst gezielt einzelne Positionen übernehmen: Hakst du eine Position an, kommt ihr Abschnitts-Titel automatisch mit; Abschnitte ohne Auswahl fallen weg. Die Abschnitte werden dabei sauber neu nummeriert. 42624-vorlagen

Zuletzt aktualisiert am Sep 09, 2026

Abschlags- und Schlussrechnungen pro Auftragsbestätigung

Hat dein Projekt mehrere Auftragsbestätigungen, rechnest du jede davon jetzt getrennt ab: Jede Auftragsbestätigung führt ihren eigenen Abrechnungsstrang – mit eigenen Abschlagsrechnungen, eigenen Restmengen und einer eigenen Schlussrechnung. Eine Abschlagsrechnung zu einer Auftragsbestätigung schreiben 1. Öffne das Projekt und gehe auf den Reiter Dokumente. 2. Klicke auf Neues Dokument und wähle die Kachel Abschlagsrechnung. 3. Wähle den Modus Aus Angebot / Auftragsbestätigung. 4. Wähle im Feld Vertragskatalog auswählen… die passende Auftragsbestätigung. Hat das Projekt nur eine, ist sie fest vorgewählt. 5. Übernimm die Positionen und gib deine Teilmengen an. Im Positions-Fenster („Positionen für Abschlagsrechnung wählen") siehst du je Position die Spalten Auftrag, Verrechnet, Rest und Menge. Trägst du mehr als die Restmenge ein, weist dich craftivo mit „Menge überschreitet die Restmenge" darauf hin – so verrechnest du nichts doppelt. Abschlag pauschal abrechnen: Prozent oder Betrag der Auftragssumme Du willst keine Positionen anhaken, sondern einfach einen Teil der Auftragssumme abrechnen? Dann stellst du den Abschlag pauschal – als Prozentsatz oder als Betrag. Das geht am Rechner. Beispiel: Für die Dachsanierung am Mehrfamilienhaus hast du eine Auftragsbestätigung über 60.000 € netto geschrieben. Nach dem Aufrichten des Dachstuhls rechnest du 30 % ab – also 18.000 € netto. So gehst du vor: 1. Lege die Abschlagsrechnung wie oben beschrieben an (Schritte 1 bis 4). 2. Im Fenster „Positionen für Abschlagsrechnung wählen“ siehst du oben den Schalter Positionen | Pauschal. Wähle Pauschal. 3. Oben stehen die Auftragssumme netto gemäß … (mit der Nummer deiner Auftragsbestätigung), der Betrag Bisher pauschal gestellt und der Stand nach diesem Abschlag in Prozent. 4. Trage den Abschlag ein: entweder im Feld Dieser Abschlag in Prozent (z. B. 30) oder im Feld oder als Betrag netto (z. B. 18.000,00). Das andere Feld rechnet craftivo automatisch mit. 5. Optional: Beschreibe im Feld Leistungsstand (optional), was schon erledigt ist, z. B. „Dachstuhl aufgerichtet, Eindeckung begonnen“. 6. Prüfe unten den Abschlag netto (ohne MwSt.) und klicke auf Abschlag übernehmen. Auf der Rechnung steht dann eine Zeile wie „1. Abschlag: 30 % der Auftragssumme gemäß AB-2026-0042“ mit der Einheit „pauschal“. Der Leistungsstand steht als Zusatz auf dieser Zeile. Der nächste pauschale Abschlag heißt automatisch „2. Abschlag: …“. Das gilt für die Auftragssumme: - Sie ist der Nettobetrag der Auftragsbestätigung nach Rabatt. Der Abschlag bekommt deshalb keinen zweiten Rabatt. - Eventualpositionen zählen nicht mit. - Hat die Auftragsbestätigung mehrere Steuersätze, teilt craftivo den Abschlag passend auf. Dann steht auf der Rechnung je Steuersatz eine Zeile. - Bisher pauschal gestellt zählt nur festgeschriebene Abschläge. Entwürfe und stornierte Abschläge zählen nicht mit. 🖼️ BILD NÖTIG: Fenster „Positionen für Abschlagsrechnung wählen“ im Editor der Abschlagsrechnung (am Rechner) – Schalter auf „Pauschal“, Auftragssumme, 30 im Prozentfeld, Knopf „Abschlag übernehmen“. Pro Auftragsbestätigung bleibst du bei einer Art Positionen und pauschal lassen sich bei einer Auftragsbestätigung nicht mischen. Sonst würde die Schlussrechnung Leistungen doppelt abziehen. - Solange es nur Entwürfe gibt, wählst du frei. - Der erste festgeschriebene Abschlag legt die Art fest. Ab dann ist der andere Knopf im Schalter ausgegraut, und darunter steht zum Beispiel: „Pauschal ist für diesen Auftrag festgelegt. Pauschale und positionsbasierte Abschläge lassen sich nicht mischen.“ Zeigst du mit der Maus auf den ausgegrauten Knopf, nennt craftivo die Auftragsbestätigung, mit der die Art festgelegt wurde. - Die Festlegung bleibt, auch wenn du diesen Abschlag später stornierst. - Hast du zu einer Auftragsbestätigung schon früher Abschläge mit Positionen festgeschrieben, bleibt es dort bei Positionen. - Zeigt ein Abschnitt der Auftragsbestätigung einen Pauschalpreis, geht nur ein pauschaler Abschlag. Das Fenster startet auf Pauschal, Positionen ist gesperrt, und darunter steht: „Ein Abschnitt dieses Auftrags hat einen Pauschalpreis, darum geht nur ein pauschaler Abschlag.“ - Rechnet die Auftragsbestätigung schon nach Positionen ab und hat zugleich einen Abschnitt mit Pauschalpreis, sind beide Wege zu. Dann steht: „Weitere Abschläge sind hier nicht möglich, bitte Schlussrechnung stellen.“ - Liegen zwei Entwürfe verschiedener Art bereit, kannst du nur den ersten festschreiben. Beim zweiten meldet craftivo zum Beispiel: „Die Abschläge zu AB-2026-0042 werden pauschal abgerechnet. Innerhalb eines Auftrags lassen sich pauschale und positionsbasierte Abschläge nicht mischen.“ Höchstens 100 % der Auftragssumme - Alle pauschalen Abschläge zusammen dürfen die Auftragssumme nicht übersteigen. Gibst du zu viel ein, meldet craftivo „Die Summe aller Abschläge würde 100 % der Auftragssumme übersteigen. Offen sind noch …“. Abschlag übernehmen bleibt dann gesperrt. - Das gilt auch beim Festschreiben: Hast du zwei Entwürfe mit je 60 % vorbereitet, lässt sich der zweite nicht festschreiben. Passe ihn auf den offenen Rest an. - Ab 90 % zeigt craftivo den Hinweis „Bei Verbraucherbauverträgen sind höchstens 90 % als Abschlag zulässig (§ 650m BGB).“ Das ist nur eine Warnung – du kannst trotzdem weitermachen. Die Schlussrechnung erstellen 1. Klicke im Projekt unter Dokumente auf Neues Dokument und wähle die Kachel Schlussrechnung. 2. Wähle die Auftragsbestätigung aus, die abgerechnet werden soll. 3. Hat dein Projekt mehrere Auftragsbestätigungen, erscheint der Block Verrechnungsumfang mit zwei Optionen: - Nur diese Auftragsbestätigung (empfohlen) – verrechnet nur die Abschläge und Anzahlungen dieser Auftragsbestätigung. - Gesamtes Projekt – verrechnet alle Abschläge und Anzahlungen des Projekts. Die Positionen kommen weiterhin aus der gewählten Auftragsbestätigung. 4. Klicke auf Schlussrechnung erstellen. Die Schlussrechnung übernimmt alle Zeilen der Auftragsbestätigung wie eine normale Rechnung: auch Text-, Bild- und Vortextzeilen und Positionen mit negativer Menge (Gutschrift). Ein Abschnitt mit Pauschalpreis wird wie in der Auftragsbestätigung pauschal abgerechnet, nicht über die Einzelpreise. Aufmaß in der Schlussrechnung Im Entwurf der Schlussrechnung führst du je Position ein Aufmaß mit Maßketten, wie im Angebot. Schaltest du das Aufmaß an einer Position ein, startet die erste Zeile mit der bisherigen Menge. Andere Rechnungsarten haben kein Aufmaß. Wechselst du die Rechnungsart, entfernt craftivo das Aufmaß und meldet „Aufmaß entfernt“ mit dem Text „Nur die Schlussrechnung hat Aufmaß. Die Mengen bleiben stehen.“ 🖼️ BILD NÖTIG: Schlussrechnung im Entwurf mit Aufmaß-Zeilen an einer Position. Betrags-Rabatt auf Abschläge Hat die Auftragsbestätigung einen Rabatt als festen Betrag (nicht Prozent), verteilt craftivo ihn anteiligt auf die Abschlagsrechnungen – im Verhältnis der Abschlags-Zwischensumme zur Auftragssumme. Früher zog jeder Abschlag den vollen Betrags-Rabatt ab. Einen Prozent-Rabatt der Auftragsbestätigung rechnet craftivo weiter prozentual auf dem Abschlag. Schlussrechnung nach pauschalen Abschlägen Pauschale Abschläge verbrauchen keine Mengen aus der Auftragsbestätigung. Die Schlussrechnung enthält deshalb alle Positionen der Auftragsbestätigung vollständig. Die pauschalen Abschläge stehen im Block Abschläge und Teilrechnungen und werden dort abgezogen: - Bezahlte Abschläge sind mit Verrechnen angehakt und werden abgezogen. - Unbezahlte Abschläge zieht craftivo nicht ab. Dort steht „Unbezahlt - voller Betrag verbleibt offen.“ Beispiel: Die Schlussrechnung für die Dachsanierung zeigt alle Positionen über 60.000 € netto (71.400 € brutto). Davon zieht craftivo den bezahlten 1. Abschlag über 21.420 € brutto ab. Als Zahlbetrag Endkunde bleiben 49.980 €. Abschlag ohne Auftrag: fester Betrag Gibt es im Projekt keine freigegebene Auftragsbestätigung und kein angenommenes Angebot, stellst du den Abschlag als festen Betrag. 1. Lege die Abschlagsrechnung wie oben an. 2. Im Fenster Positionen für Abschlagsrechnung wählen steht dann „Ohne Auftrag gibt es keine Positionen zur Auswahl.“ und der Abschnitt Fester Betrag ohne Auftrag. 3. Trag den Betrag unter Abschlag netto ein. Die Umsatzsteuer kommt mit dem Steuersatz der Rechnung dazu. 4. Klicke auf Abschlag übernehmen. In der Rechnung steht dann eine Zeile wie „1. Abschlag pauschal“. Die Schlussrechnung zieht den Abschlag später ab. Gibt es im Projekt doch einen Auftrag, meldet craftivo: „Im Projekt gibt es einen Auftrag. Ordne die Abschlagsrechnung der Auftragsbestätigung zu.“ 🖼️ BILD NÖTIG: Fenster „Positionen für Abschlagsrechnung wählen“ mit „Fester Betrag ohne Auftrag“ und Feld „Abschlag netto“. Gut zu wissen - Beim ersten fertiggestellten Abschlag wird der Vertragskatalog der Auftragsbestätigung eingefroren – die Positionen bleiben danach stabil. - Doppelt verrechnet wird nie etwas: Bereits abgerechnete Mengen sind in weiteren Abschlägen ausgeschlossen. - Die Kacheln für Rechnungen sind nur mit Finanzberechtigung sichtbar. - Beim Abschlag nach Positionen rechnet craftivo Zuschlag und Rabatt einer Position mit. Beispiel: 1,5 Std. × 100 € mit 10 % Zuschlag ergeben 165 €. Die Schlussrechnung zählt den Zuschlag genau einmal. - In einer Abschlagsrechnung kannst du im Block Abschläge und Teilrechnungen den Haken Verrechnen bei einem früheren Abschlag entfernen und wieder setzen. Vor dem Entfernen fragt craftivo nach („Abschlag wirklich entfernen?“). Deine Auswahl bleibt nach dem Speichern erhalten. Aktualisierung (Stand Oktober 2026) Einen Abschlag stellst du aus den Positionen des Auftrags oder als Pauschale. Der Zuschlag der Position steckt im Netto. Eine Rechnung in einem gelöschten Projekt gibt es nicht. Positionen oder Pauschale Das Fenster heißt Positionen für Abschlagsrechnung wählen. Die Auswahl heißt Abrechnungsart des Abschlags. Die zwei Möglichkeiten heißen Positionen und Pauschal. Ist die Art für diesen Auftrag schon festgelegt, steht: „Pauschal ist für diesen Auftrag festgelegt. Pauschale und positionsbasierte Abschläge lassen sich nicht mischen.“ Steht Positionen fest, beginnt der Satz mit „Positionen“. Hat ein Abschnitt einen Pauschalpreis, geht nur die Pauschale. Dann steht: „Ein Abschnitt dieses Auftrags hat einen Pauschalpreis, darum geht nur ein pauschaler Abschlag.“ Sind keine weiteren Abschläge möglich, steht: „Weitere Abschläge sind hier nicht möglich, bitte Schlussrechnung stellen.“ 🖼️ BILD NÖTIG: Fenster „Positionen für Abschlagsrechnung wählen“ mit „Positionen“ und „Pauschal“. Vorschau Bei Positionen steht „3 von 12 Positionen ausgewählt“. Die Summe heißt Vorschau Summe netto (ohne MwSt.). Liegt ein Rabatt auf der Auswahl, steht darunter „Zwischensumme … abzüglich … Rabatt“ oder „Zwischensumme … abzüglich 10 % Rabatt“. Der Zuschlag ist in der Netto-Summe enthalten. Eine eigene Zeile „Zuschlag“ gibt es in dieser Vorschau nicht. Bei Pauschal heißt die Summe Abschlag netto (ohne MwSt.). Sind keine offenen Positionen da, steht: „Keine offenen Auftragspositionen mit Restmenge verfügbar.“ Übernehmen Abbrechen schließt das Fenster. Bei der Pauschale heißt der Knopf Abschlag übernehmen, währenddessen „Übernehme…“. Die Meldung heißt „Abschlag übernommen“. Bei Positionen heißt der Knopf Positionen übernehmen oder Positionen ergänzen. Ohne Auswahl steht: „Bitte wähle mindestens eine Position aus.“ Die Meldung heißt „Positionen übernommen“ oder, beim Anhängen, „Auftragspositionen ergänzt“. Klappt es nicht, steht: „Positionen konnten nicht übernommen werden“. Musst du zuerst die Auftragsbestätigung wählen, heißt der Knopf Auftragsbestätigung zuordnen, währenddessen „Ordne zu…“. Die Meldung heißt „Auftragsbestätigung zugeordnet“. Enthält der Entwurf schon Positionen, fragt craftivo Vorhandene Positionen behalten oder ersetzen? „Diese Abschlagsrechnung enthält bereits Positionen. Du kannst sie behalten und die ausgewählten Auftragspositionen hinten anhängen oder alle vorhandenen Positionen ersetzen.“ Zurück schließt die Frage. Anhängen hängt an. Ersetzen ersetzt. Bei einem älteren Entwurf ohne klare Quelle heißt die Frage Bestehende Positionen neu auswählen? „Dieser ältere Entwurf enthält bereits Positionen, deren Auftragsquelle nicht sicher bestimmt werden kann. Um vermischte Leistungen zu verhindern, werden diese Positionen gelöscht. Anschließend wählst du sie ausschließlich aus der ausgewählten Auftragsbestätigung neu aus.“ Abbrechen schließt die Frage. Positionen löschen und fortfahren bestätigt. Währenddessen heißt der Knopf „Ordne zu…“. Gelöschtes Projekt In einem gelöschten Projekt stellst du keine Rechnung, auch keinen Abschlag. Der Hinweis lautet: „Projekt nicht gefunden“. Fehlt das Ausgangsdokument, lautet er: „Ausgangsdokument nicht gefunden“.

Zuletzt aktualisiert am Oct 12, 2026

Skonto beim Zahlungseingang erfassen

Wenn ein Kunde eine Rechnung mit Skonto bezahlt, trägst Du das jetzt direkt beim Erfassen der Zahlung ein – craftivo rechnet den Skonto-Betrag aus und setzt die Rechnung sauber auf „bezahlt". So erfasst Du eine Zahlung mit Skonto So gehst Du vor: 1. Öffne in der Seitenleiste Rechnungen. 2. Öffne bei der passenden Rechnung über das ⋯-Menü am Zeilenende den Eintrag Zahlung erfassen. 3. Der Dialog zeigt oben Brutto, Bezahlt und Offen, damit Du den Restbetrag im Blick hast. 48643-zahlung-skonto Skonto eintragen – zwei Wege Im Dialog gibt es zwei Skonto-Felder: Skonto-Betrag und Skonto in %. - Prozentsatz eintragen: Trägst Du unter Skonto in % zum Beispiel 2 ein, rechnet craftivo den Skonto-Betrag aus und passt den Zahlungsbetrag automatisch so an, dass die Rechnung als vollständig bezahlt gilt. - Betrag eintragen: Alternativ trägst Du den Skonto direkt als Betrag ein. Änderst Du danach den Betrag von Hand, verwirft craftivo einen zuvor eingegebenen Prozentsatz, damit keine widersprüchlichen Werte gespeichert werden. Klare Meldungen statt „Server Error" Ergeben Zahlungsbetrag plus Skonto zusammen mehr, als noch offen ist, sagt Dir craftivo das sofort mit einer verständlichen Meldung – Du passt dann einfach den Zahlungsbetrag oder das Skonto an. Auch wenn sich eine Rechnung gerade nicht auf „bezahlt" stellen lässt, bekommst Du eine klare Erklärung statt einer technischen Fehlermeldung. Jede erfasste Zahlung – inklusive Skonto und späteren Korrekturen – bleibt in der Zahlungshistorie der Rechnung nachvollziehbar.

Zuletzt aktualisiert am Sep 09, 2026

Alt-Abschläge erfassen und kumulierte Abschlagsrechnungen

Bei größeren Aufträgen rechnest Du oft in mehreren Abschlägen ab, bevor die Schlussrechnung kommt. craftivo hilft Dir jetzt an drei Stellen: Du kannst alte Abschläge aus Deiner früheren Software erfassen, entscheidest bewusst, ob neue Positionen ergänzt oder ersetzt werden, und die Schlussrechnung zieht bereits gezahlte Abschläge sauber ab. Alt-Abschläge aus Deiner Vorsoftware erfassen Hast Du einen Auftrag schon in einem anderen Programm begonnen und dort Abschläge gestellt? Diese kannst Du als historische Belege in craftivo hinterlegen, damit die Schlussrechnung stimmt. So gehst Du vor: 1. Öffne das Projekt und wechsle in den Tab Dokumente. 2. Klicke auf Abschlag aus Altsystem. 3. Im Dialog „Abschlag aus Altsystem erfassen" trägst Du ein: Alt-Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Steuersatz (%), Nettobetrag (der Bruttobetrag wird berechnet) und optional eine Bezeichnung (z. B. „1. Abschlag Rohbau"). 4. Setze den Haken Bereits bezahlt, wenn der Alt-Abschlag schon beglichen wurde. Wichtig: Nur bezahlte Alt-Abschläge mindern den Zahlbetrag der Folgerechnung. 5. Speichere mit Alt-Abschlag speichern. Der historische Beleg wird nur für spätere Verrechnungen hinterlegt – es entsteht kein neues Dokument, das an den Kunden geht. 48644-alt-abschlag Positionen ergänzen statt versehentlich ersetzen Wenn Du zu einer Abschlagsrechnung Positionen aus dem Angebot oder der Auftragsbestätigung hinzufügst und dort bereits Positionen enthalten sind, fragt craftivo jetzt ausdrücklich nach: „Vorhandene Positionen behalten oder ersetzen?" - Anhängen: Die ausgewählten Leistungen kommen zusätzlich dazu. - Ersetzen: Alle bisherigen Positionen der Abschlagsrechnung werden durch die neue Auswahl ersetzt. So verschwindet nichts mehr unbemerkt. Bereits abgerechnete Mengen aus finalisierten Abschlägen sind bei der Auswahl automatisch ausgeschlossen. Kumulierte Abschläge und Schlussrechnung Neue Abschlagsrechnungen zeigen den bisherigen Leistungsstand und ziehen frühere Abschläge nachvollziehbar ab. Die Schlussrechnung führt offene Restbeträge aus unbezahlten oder teilbezahlten Abschlägen nur noch einmal auf – doppelte Forderungen entstehen also nicht mehr. Stornierst Du später einen Abschlag, wird dessen Betrag wieder als offene Forderung geöffnet, und alte Abschläge bleiben in der Übersicht sichtbar.

Zuletzt aktualisiert am Sep 09, 2026

Dokumente im Projekt: Status, Versionen, Vorgänge & Archiv

Angebote, Auftragsbestätigungen und Rechnungen durchlaufen in craftivo mehrere Stationen – von „Entwurf" bis „Bezahlt". Im Dokumente-Tab eines Projekts erkennst du jeden Beleg auf einen Blick, überarbeitest ihn als neue Version, legst Nachträge an und findest ältere Fassungen im Archiv wieder. Du findest alles unter: Projekt öffnen → Tab „Dokumente". Dokumente eines Projekts hängen am Vorgang: Angebot, Auftrag, Rechnung und die Dateien, die du freigibst. Die Freigabe in die App steuerst du an der Datei mit den Stufen Nicht in der App, In der App: nur Bauleitung und In der App: alle auf der Baustelle. Status auf einen Blick Jeder Beleg trägt ein farbiges Status-Badge mit Symbol – überall gleich, ob in der Dokumentliste, im Angebot oder in der Rechnung. Über „Status erklärt" öffnest du die Legende „Was bedeuten die Status?". Sie trennt die Status, die du selbst setzt, von denen, die das System automatisch vergibt. Die wichtigsten Status: - Entwurf – wird noch bearbeitet, nicht festgeschrieben - Festgeschrieben – fertig, kann versendet werden - Versendet – an den Kunden geschickt - In Prüfung beim Kunden – der Kunde hat den Dokumentenlink geöffnet - Angenommen / Abgelehnt – Antwort des Kunden - Ersetzt – eine neuere Version hat den Beleg abgelöst - Gebucht, Teilbezahlt, Bezahlt, Überfällig – bei Rechnungen - Storniert, Abgelaufen, Archiviert Zwei Ansichten: „Nach Typ" und „Nach Vorgang" Oben rechts schaltest du die Ansicht um: - Nach Typ (Standard): Belege liegen in den Reitern Angebote, Aufträge, Rechnungen und Formulare. Standardmäßig siehst du nur aktuelle Unterlagen; ersetzte und nicht angenommene Belege stehen zusammengeklappt in „Ersetzte Dokumente" und „Nicht angenommen". - Nach Vorgang: Du siehst den ganzen Vorgang als Stammbaum – welche Auftragsbestätigung aus welchem Angebot entstand und welche Rechnungen dazugehören. Das Hauptdokument steht oben, alles Abgeleitete (Nachträge, Storno, Gutschrift, ältere Versionen) hängt eingerückt darunter. Ältere und erledigte Belege blendest du über „Archiv einblenden" dazu. 50376-dokumente-vorgang Ein Dokument als neue Version überarbeiten Ein festgeschriebenes, versendetes, in Prüfung befindliches, angenommenes oder abgelehntes Vertragsdokument änderst du nicht direkt, sondern als saubere neue Version: 1. Öffne den Beleg und klick auf „Überarbeiten (neue Version)". 2. Trag optional einen Änderungsgrund und eine Bemerkung ein. 3. Bestätige mit „Neue Version erstellen". Die neue Fassung übernimmt Positionen, Aufmaße, Texte, Empfänger, Zahlungsbedingungen und Anhänge. Die alte Version wird automatisch als „Ersetzt" gekennzeichnet, bleibt aber unveränderbar erhalten und verweist auf ihren Nachfolger. Bei einem bereits angenommenen Angebot warnt dich craftivo vor der erneuten Kundenfreigabe. In der Dokumentvorschau springst du über „Ersetzt durch" und „Basiert auf" zwischen den Versionen. Nachträge zu einer Auftragsbestätigung Aus einer freigegebenen Auftragsbestätigung legst du über „Nachtrag erstellen" direkt einen Nachtrag an. Der neue Angebotsentwurf zeigt gut sichtbar, zu welchem Hauptauftrag er gehört; in der Auftragsbestätigung findest du alle Nachträge als anklickbare Liste. Nachträge bleiben sauber vom Hauptauftrag getrennt – Auftragssumme sowie Abschlags- und Schlussrechnungen ändern sich dadurch nicht versehentlich. Angebot kopieren Ein festgeschriebenes oder versendetes Angebot öffnest du über „Duplizieren" als neuen, bearbeitbaren Entwurf. Die Kopie übernimmt Abschnitte, Positionen, Mengen, Preise und Aufmaßzeilen; das Original bleibt unverändert. Eine eigene Angebotsnummer bekommt die Kopie erst beim eigenen Festschreiben. „In Prüfung beim Kunden" und „Nicht angenommen" - Öffnet der Kunde den Angebotslink zum ersten Mal, wechselt der Beleg automatisch auf „In Prüfung beim Kunden". Für persönlich oder per Post übergebene Angebote kannst du diesen Status auch selbst setzen. - Nimmt der Kunde ein Angebot nicht an, markierst du es über „Als nicht angenommen markieren" – optional mit Grund und interner Bemerkung. Diese interne Bewertung wird klar von einer echten Kundenablehnung getrennt angezeigt. Unterschriebene Auftragsbestätigung ablegen Kommt eine unterschriebene Auftragsbestätigung zurück, legst du sie im Abschnitt Unterschriftsnachweis über „Rückläufer hochladen" als PDF oder Foto ab (PDF, JPEG, PNG, WebP, HEIC oder HEIF, maximal 20 MB). Ein Hinweis zeigt dir, ob die Unterschrift noch aussteht, als Scan vorliegt oder digital über den Kundenlink erfolgt ist. Über „Rückläufer öffnen" rufst du die Datei später wieder auf. Die vollständige Historie Über „Verlauf" siehst du die gesamte Dokumenthistorie chronologisch – vom ersten Entwurf bis zum aktuellen Stand. Jeder Eintrag nennt Zeitpunkt und verantwortliche Person; automatische Schritte wie die Kundenprüfung sind klar als Systemaktion gekennzeichnet. Herkunft in der Historie Die Dokumenthistorie speichert, ob ein Schritt am Rechner oder in der App passiert ist. In der App steht hinter dem Schritt (mobil). Auch in der Handy-App In der mobilen Projektablage erkennst du am deutschen Status-Badge sofort, ob ein Angebot versendet, in Kundenprüfung, angenommen oder bezahlt ist. Ersetzte, abgelehnte, stornierte und abgelaufene Dokumente liegen in einem aufklappbaren Archiv; aktuelle Unterlagen bleiben direkt sichtbar. Bei Auftragsbestätigungen zeigt die App zusätzlich, ob die Unterschrift noch aussteht oder schon zurückgekommen ist. 50376-angebot-aktionen Altangebot in der Kundenakte Ein fertiges Angebots-PDF aus der Zeit vor craftivo lädst du am Kunden hoch, nicht als neuen Entwurf. 1. Öffne den Kunden. 2. Wechsle zum Reiter Angebote. 3. Tippe Altangebot hochladen. Den Knopf siehst du nur mit dem Recht Finanzen. 4. Das Fenster heißt Altangebot hochladen. Felder in diesem Fenster: - Projekt / Auftrag (optional) — du kannst das alte Angebot einem Projekt oder Auftrag zuordnen. Die Zuordnung ist freiwillig. - Alte Angebotsnummer (optional) - Bruttobetrag - Steuersatz (%) 🖼️ BILD NÖTIG: Dialog „Altangebot hochladen“ mit dem Feld „Projekt / Auftrag (optional)“. Korrigierte Kopie Am Beleg öffnest du das Menü „Aktionen für {Nummer} öffnen“ oder die Werkzeugleiste und wählst Korrigierte Kopie erstellen. Die bisherige Fassung bleibt der festgeschriebene Stand. Anlagen in die PDF AGB und andere PDF-Anlagen bindest du unter Unternehmenseinstellungen → Rechtliches → Anlagen mit dem Schalter In die PDF einbinden statt als eigene Datei anhängen ein. Das gilt für Angebot, Kostenvoranschlag und Auftragsbestätigung. Festgeschriebene Belege ändern sich nicht nachträglich.

Zuletzt aktualisiert am Oct 05, 2026

Angebot per Sprache diktieren (Spracheingabe der KI)

Du kannst dein Angebot jetzt einsprechen, statt es zu tippen. Der KI-Assistent im Angebots-Editor wandelt deine Sprache in Text um und erstellt daraus ein Angebot. Praktisch, wenn du unterwegs bist oder die Hände schmutzig hast. So gehst du vor 1. Öffne ein Angebot im Editor (Angebote → neues Angebot erstellen). 2. Klappe rechts den KI-Assistent auf (mit dem BETA-Hinweis). 3. Tippe auf den Mikrofon-Knopf („Per Sprache erfassen") neben dem Textfeld. 4. Sprich, was ins Angebot soll — zum Beispiel „Dachsanierung 100 Quadratmeter, inklusive Material". Der Text erscheint live im Feld. 5. Tippe auf „Aufnahme beenden & übernehmen", wenn du fertig bist. 6. Prüfe den Text und starte die KI-Erstellung wie gewohnt. 63200-ki-mikrofon Diktat in der App Am Angebot in der App heißt die Fläche Angebotsbeschreibung diktieren. - Ruhe: Diktieren - Während der Aufnahme: Aufnahme beenden. Vorgelesen: „Aufnahme beenden und Text erkennen.“ - Danach: Wird erkannt … Währenddessen: „Aufnahme läuft · {Dauer}“. Kurz vor dem Ende: „Aufnahme stoppt in {Dauer}“. Die Aufnahme stoppt von selbst nach drei Minuten. Ohne Netz: Diktat ({Dauer}) wartet auf Netz. „Die Aufnahme ist auf diesem Handy gespeichert. Sie geht raus, sobald wieder Netz da ist.“ Schwaches Netz: „Schwaches Netz – deine Aufnahme ist sicher gespeichert.“ Konnte das Handy die Aufnahme nicht dauerhaft speichern: „Das Handy konnte die Aufnahme nicht dauerhaft speichern. Schließ die App nicht, bis wieder Netz da ist.“ Wartet sie ohne aktives Netz, aber gespeichert: Diktat ({Dauer}) wartet. „Die Aufnahme bleibt auf diesem Handy gespeichert. Craftivo schickt sie später von selbst noch einmal.“ Nach Tagen: „Das Diktat wartet seit {Anzahl} Tag.“ oder „… seit {Anzahl} Tagen. Willst du es weiter aufheben?“ Knöpfe: Verwerfen, Weiter aufheben, Behalten. Die Frage beim Verwerfen: „Diktat verwerfen? Die Aufnahme ist dann weg.“ Weitere Sätze: - „Es warten schon zu viele Diktate auf Netz. Verwirf erst eines oder warte, bis wieder Netz da ist.“ - „Es läuft schon eine Aufnahme.“ - „Craftivo ist noch in einem anderen Fenster offen. Diktiere dort oder schließ das andere Fenster.“ - „Craftivo lädt noch deinen Betrieb. Versuch es gleich noch einmal.“ - „Die Aufnahme hat nicht geklappt. Versuch es noch einmal.“ - „Für heute ist die Diktat-Grenze erreicht. Morgen geht es weiter.“ - „Das Diktat ist für deinen Betrieb noch nicht freigeschaltet.“ Beim Abmelden: „Ein Diktat wartet noch und wird beim Abmelden gelöscht.“ Bei mehreren: „{Anzahl} Diktate warten noch und werden beim Abmelden gelöscht.“ Ist das Mikrofon gesperrt: Mikrofon ist gesperrt. Einstellungen öffnen oder Abbrechen. In der installierten Web-App, wo sich die Telefon-Einstellungen nicht öffnen lassen: Verstanden. 🖼️ BILD NÖTIG: Angebotsblatt in der App mit Diktieren, und dieselbe Fläche während „Aufnahme läuft“. Diktat am Rechner Am Rechner sitzt dasselbe Mikrofon an der KI-Leiste, auch bei Aufgabe und Wartung. Während der Aufnahme heißt der Knopf Aufnahme beenden & übernehmen. Passt der Text nicht ins Feld: „Das Feld fasst {Anzahl} Zeichen. Der Rest des Diktats wurde nicht übernommen.“ Wenn das Diktat wartet Die Aufnahme bleibt auf dem Gerät, bis Netz da ist oder du sie verwirfst. craftivo schickt sie später von selbst noch einmal. Schließ die App nicht, solange der Hinweis zum Arbeitsspeicher steht. Gut zu wissen - Du kannst mehrmals sprechen — neuer Text wird an das Feld angehängt. - Erkennt das Mikrofon nichts, bleibt dein bisheriger Text erhalten und du bekommst den Hinweis, es erneut zu versuchen. - Die Funktion ist Teil der KI-Angebotserstellung. Deinen bestehenden Text kannst du weiterhin auch tippen oder ergänzen.

Zuletzt aktualisiert am Oct 16, 2026

Angebot und Rechnung direkt per E-Mail versenden

Du kannst ein Angebot oder eine Rechnung jetzt direkt vom Beleg aus per E-Mail verschicken – ohne den Umweg über den Projekt-Chat. Der Beleg hängt als PDF automatisch an. Voraussetzung Du brauchst das Recht für das E-Mail-Postfach. Ist ein Postfach verbunden, erscheint der Versand-Knopf am Beleg. Ohne dieses Recht ist der Knopf ausgeblendet. Ein Postfach richtest du unter Einstellungen → Integrationen ein. So versendest du einen festgeschriebenen Beleg 1. Öffne das Angebot oder die Rechnung. 2. Klicke auf „Per E-Mail versenden". 3. Es öffnet sich der E-Mail-Dialog mit dem Beleg als Anhang. Prüfe Empfänger und Text. 4. Sende die E-Mail ab. Der Empfänger wird aus dem Versandziel des Belegs übernommen (dem festgeschriebenen Versand-Snapshot), nicht aus der Kundenadresse. So geht ein Beleg mit Objekt- oder Hausverwaltungs-Adressierung an die richtige Stelle. Fehlt ein Versandziel, bleibt das Empfänger-Feld leer und du siehst den Hinweis „Empfänger-Adresse fehlt". 64696-per-email Versand aus einem Entwurf heraus Ein Entwurf hat noch keine feste Belegnummer und kein eingefrorenes Versandziel. Startest du den Versand aus einem Entwurf, kommt zuerst die Rückfrage „… festschreiben?". Der Hinweis nennt: Direkt danach öffnet sich der E-Mail-Versand mit diesem Beleg als Anhang. - Das Festschreiben ist unwiderruflich und wirkt betriebsweit (feste Belegnummer). - Erst nach dem Festschreiben friert das Versandziel ein – deshalb wird ein Entwurf nie als Anhang verschickt. - Fehlen Pflichtangaben, meldet der Dialog „Festschreiben nicht möglich – fehlende Pflichtangaben". Ergänze sie und versuche es erneut. Gut zu wissen - Es gibt weiterhin genau einen Weg zur festen Belegnummer (über die Vorschau mit der Steuer-Prüfung) – der Versand-Knopf schreibt nicht heimlich fest. - Status „versendet" und das Empfänger-Protokoll funktionieren wie bisher.

Zuletzt aktualisiert am Sep 09, 2026

Angebots-Editor: Einzelpreise verbergen und Seitenumbruch setzen

Der Angebots-Editor hat zwei neue Handgriffe für das Kunden-PDF: Du kannst die Einzelpreise verbergen und einen Seitenumbruch vor einzelnen Blöcken setzen. Beides steuert nur, wie das PDF beim Kunden aussieht — deine Kalkulation bleibt vollständig erhalten. Einzelpreise im PDF verbergen Manchmal soll der Kunde nur den Gesamtpreis sehen, nicht jeden einzelnen Posten. Dafür gibt es im Angebots-Editor den Schalter „Einzelpreise im PDF verbergen". Ist er aktiv, gilt: Der Kunde sieht Leistungen und Mengen, aber keine Einzelpreise — nur Zwischensummen und die Endsumme. So gehst du vor: 1. Öffne Angebote in der linken Seitenleiste und öffne oder erstelle ein Angebot. 2. Aktiviere im Editor den Schalter „Einzelpreise im PDF verbergen". 3. Speichere das Angebot. 65646-einzelpreise Es ist ein Handgriff für das ganze Dokument. Du musst die Preise nicht Position für Position ausblenden. Seitenumbruch von Hand setzen Du kannst bestimmen, wo im PDF eine neue Seite beginnt. Das ist praktisch, damit ein Abschnitt oder ein Bild nicht am Seitenende zerrissen wird. Der Umschalter „Seitenumbruch davor" steht an Abschnitten, Textblöcken und Bildern. - „Seitenumbruch davor — die Zeile beginnt im PDF auf einer neuen Seite": Der Block rutscht auf die nächste Seite. - „Seitenumbruch davor aufheben — die Zeile läuft im PDF wieder mit": Der Block läuft normal im Text weiter. 65646-seitenumbruch Beschreibungen vor den Preisen enden lassen Lange Positionsbeschreibungen laufen im PDF standardmäßig über die volle Breite, also auch unter Menge und Preisen. Du kannst sie stattdessen vor den Preisspalten enden lassen. Das gilt für Positionsbeschreibungen, Textblöcke und Bilder im Angebots- und Rechnungs-PDF. Der Editor selbst sieht unverändert aus. Für alle Belege deines Betriebs: 1. Klicke in der linken Leiste auf Setup und dann auf Organisation. 2. Klicke im Bereich Unternehmen auf Unternehmen. 3. Wechsle auf den Reiter Logo & Briefkopf. 4. Setze in der Karte Dokumentenanzeige den Haken bei Beschreibungen im PDF vor den Preisen enden lassen. Die Vorgabe gilt für alle Belege ohne eigene Einstellung. Festgeschriebene Belege bleiben unverändert. Ändern kann die Vorgabe, wer das Recht Dokumente hat. Nur für einen Beleg: 1. Öffne das Angebot oder die Rechnung im Editor. 2. Klicke in der rechten Seitenleiste auf den Reiter Intern und dann auf PDF. 3. Schalte Beschreibung endet vor den Preisen ein oder aus. Unter dem Schalter steht, ob gerade die Vorgabe deines Betriebs gilt („Aktuell aktiv durch Organisations-Vorgabe" bzw. „Aktuell aus durch Organisations-Vorgabe"). Hast du den Schalter geändert, holst du die Vorgabe mit Auf Organisations-Vorgabe zurücksetzen zurück. 🖼️ BILD NÖTIG: Angebots-PDF mit einer langen Positionsbeschreibung, die vor den Spalten Menge und Preis endet, und daneben der Schalter „Beschreibung endet vor den Preisen" (Editor → Seitenleiste → Reiter „Intern" → „PDF"). PDF ohne Preise ohne Preisrecht Wer Angebote sehen darf, aber keine Verkaufspreise, bekommt das Angebots-PDF ohne Preise und ohne Summen. Die Materialliste trägt dann den Hinweis Hinweis: ohne Preise. Im Export des Leistungsplans fehlt der Schalter Preise anzeigen, solange das Preisrecht fehlt. Mit dem Recht entscheidet der Schalter, ob die Preisspalte auf dem PDF steht. 🖼️ BILD NÖTIG: Angebots-PDF ohne Preise neben demselben Angebot mit Preisen, nur wenn das Recht fehlt. Gut zu wissen - Beide Einstellungen wirken nur auf das PDF. In der Kalkulation im Editor bleibt alles sichtbar. - Du kannst beide Handgriffe jederzeit wieder zurücknehmen. ✅ Manueller Test 1. Angebote → ein Angebot mit mehreren Positionen öffnen → Schalter „Einzelpreise im PDF verbergen" aktivieren → PDF-Vorschau öffnen → Erwartung: Das PDF zeigt Leistungen und Mengen, aber keine Einzelpreise — nur Zwischensummen und Endsumme. 2. Schalter wieder ausschalten → PDF-Vorschau öffnen → Erwartung: Die Einzelpreise sind wieder sichtbar. 3. Bei einem Abschnitt „Seitenumbruch davor" setzen → PDF-Vorschau öffnen → Erwartung: Der Abschnitt beginnt im PDF auf einer neuen Seite. 4. Sonderfall: Seitenumbruch an der allerersten Zeile setzen → Erwartung: Kein leeres Deckblatt vorweg, das Dokument beginnt sauber.

Zuletzt aktualisiert am Oct 16, 2026

Angebot aus einer GAEB-Datei importieren (.x83, .d83, .p83)

Bekommst du eine Ausschreibung als GAEB-Datei, musst du das Leistungsverzeichnis nicht abtippen. Craftivo liest die Datei ein und legt die Positionen als Angebot an — mit Abschnitten, Mengen und Einheiten. Du trägst nur noch deine Preise ein. Craftivo liest die gängigen GAEB-Formate: .x83, .d83 und .p83 (GAEB DA 2000). Die Erkennung läuft über den Inhalt der Datei, nicht nur über die Endung. So importierst du eine GAEB-Datei 1. In einem Projekt ein neues Angebot starten. 2. Als Quelle Aus GAEB-Datei wählen („Importiere aus einer GAEB-Datei"). 3. Auf Datei auswählen klicken und die GAEB-Datei vom Rechner wählen. 4. Craftivo zeigt eine Vorschau: Dateiname, Format und die Zahl der erkannten Positionen. Darunter steht eine Tabelle mit OZ, Titel, Menge und Einheit. 5. Passt die Vorschau, auf Positionen übernehmen klicken. Das Angebot öffnet sich mit allen Positionen. 66640-gaeb-import Was Craftivo übernimmt - Die Gliederung des Leistungsverzeichnisses — Abschnitte und Unterabschnitte bleiben mehrstufig erhalten, so wie in der Ausschreibung. - Positionen mit Kurztext, Langtext, Menge und Einheit. Die Preise bleiben zunächst bei 0 — die trägst du selbst ein. - Vorbemerkungen des Leistungsverzeichnisses. Sie landen als Einleitungstext im Angebot, hinter deinen Standardtexten. Gut zu wissen - Der GAEB-Import gehört zu den erweiterten Funktionen und ist nicht in jedem Tarif enthalten. Fehlt er dir, zeigt der Assistent einen Hinweis zum passenden Tarif. - Lässt sich eine Datei nicht lesen oder enthält sie keine Positionen, meldet Craftivo das im Klartext. Prüfe dann, ob es wirklich eine GAEB-Datei im Format .x83, .d83 oder .p83 ist. - Nach dem Import bearbeitest du das Angebot wie jedes andere: Positionen ergänzen, Texte anpassen, Preise setzen. Angebot als GAEB-Datei zurückgeben (Export) Hast du deine Preise eingetragen, gibst du das Angebot als GAEB-Datei an den Auftraggeber zurück. Er liest die Datei direkt in sein AVA-Programm ein. Den Export gibt es am Rechner, nicht in der Handy-App. So gehst du vor: 1. Öffne das Angebot im Projekt. Ist es noch ein Entwurf, klicke im Editor oben in der Werkzeugleiste auf Weiter zur Vorschau. 2. Klicke in der Vorschau auf Herunterladen. 3. Das Fenster Download-Format wählen öffnet sich. Wähle eines der GAEB-Formate: - GAEB X84 (GAEB DA XML) — das aktuelle XML-Format. Alle gängigen AVA-Programme lesen es. - GAEB D84 (GAEB 90) — das klassische Zeilenformat für ältere AVA-Programme. Die Ordnungszahl darf höchstens 9 Stellen haben. - GAEB P84 (GAEB 2000) — das Textformat der GAEB-2000-Generation, wenn der Auftraggeber sein Leistungsverzeichnis als .p83 geliefert hat. 4. Klicke auf Herunterladen. Craftivo speichert die Datei auf deinem Rechner. Tipp: Antworte im Format der Ausschreibung. Auf eine .x83 antwortest du mit X84, auf eine .d83 mit D84, auf eine .p83 mit P84. 🖼️ BILD NÖTIG: Fenster „Download-Format wählen" in der Angebots-Vorschau mit den drei GAEB-Formaten (erscheint nach Klick auf „Herunterladen"). Was in der GAEB-Datei steht - Die Gliederung bleibt wie beim Import. Hast du das Angebot aus einer GAEB-Datei eingelesen, schreibt Craftivo die Ordnungszahlen (OZ) im Aufbau der Ausschreibung zurück. So findet der Auftraggeber jede Position wieder. Diese Angebote erkennst du in der Dokumentenliste des Projekts am Kennzeichen GAEB-Import. - Angebote ohne Import bekommen automatisch eine passende Gliederung. Das gilt auch, wenn deine Nummerierung nach Änderungen nicht mehr zur Ausschreibung passt. - Eventualpositionen gehen in X84 und D84 als Bedarfsposition ohne Gesamtbetrag hinaus. Der Einzelpreis steht in der Datei, zählt aber nicht zur Angebotssumme. In P84 fehlen Eventualpositionen. - In P84 steht zu jedem Abschnitt die Netto-Summe. - Rabatte sind im GAEB-Export nicht enthalten. Gut zu wissen beim Export - Die GAEB-Formate erscheinen nur bei Angeboten und Kostenvoranschlägen, nicht bei Rechnungen. - Wie der Import gehört der Export zu den erweiterten Funktionen. Fehlt er in deinem Tarif, sind die GAEB-Formate ausgegraut und darunter steht Ab Tarif Premium. - Du brauchst die Berechtigung Finanzen. Ohne sie bricht der Download mit dem Hinweis „Dir fehlt die Berechtigung für diesen GAEB-Export." ab. - Hat die Ordnungszahl mehr als 9 Stellen, lässt sich D84 nicht erstellen. Craftivo meldet das und empfiehlt X84 oder P84.

Zuletzt aktualisiert am Sep 11, 2026