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Rechnung erstellen

Zuletzt aktualisiert am Oct 14, 2026

Rechnung erstellen

In dieser Anleitung erfaehrst du, wie du in craftivo Rechnungen erstellst – egal ob du direkt eine neue Rechnung anlegst oder aus einem bestehenden Angebot eine Rechnung generierst.

Zwei Wege zur Rechnung

Du kannst eine Rechnung auf zwei Wegen erstellen:

  1. Aus einem Angebot – Wenn du bereits ein Angebot erstellt hast, uebernimmst du alle Positionen automatisch
  2. Neu erstellen – Du legst eine komplett neue Rechnung an

Weg 1: Rechnung aus einem Angebot erstellen

Das ist der einfachste und schnellste Weg:

  1. Oeffne das angenommene Angebot in der Vorschau
  2. Klicke auf Rechnung erstellen
  3. Waehle den Rechnungstyp (mehr dazu unten)
  4. Klicke auf Erstellen
  5. Der Rechnungs-Editor oeffnet sich mit allen Positionen aus dem Angebot Alle Positionen, Mengen und Preise werden automatisch uebernommen. Du kannst sie vor dem Fertigstellen noch anpassen – zum Beispiel wenn sich Mengen geaendert haben.

Tipp: Du kannst auch direkt aus der Angebotsuebersicht heraus eine Rechnung erstellen, ohne das Angebot zuerst zu oeffnen.

Weg 2: Neue Rechnung erstellen

  1. Oeffne das Projekt, fuer das du eine Rechnung erstellen moechtest
  2. Gehe zum Reiter Dokumente
  3. Klicke auf Neues Dokument
  4. Waehle als Dokumententyp Rechnung
  5. Waehle den Rechnungstyp
  6. Der Rechnungs-Editor oeffnet sich

Rechnung aus erfassten Zeiten

Rechne die Stunden deines Teams direkt aus der Zeiterfassung ab.

So gehst du vor:

  1. Lege im Projekt eine neue Rechnung an.
  2. Wähle im Fenster Neue Rechnung die Option Aus erfassten Zeiten.
  3. Du siehst die freigegebenen, noch nicht abgerechneten Zeiten, sortiert nach Mitarbeiter. Abrechenbare Stunden sind schon ausgewählt, „nur intern“ gebuchte nicht.
  4. Wähle einzelne Tage ab oder setze den Haken bei allen Stunden eines Mitarbeiters.
  5. Klicke auf Rechnung erstellen.

Je Mitarbeiter entsteht eine Position „Arbeitszeit {Name}“ mit der Summe der Stunden (Einheit Std.). Die Tage stehen in der Beschreibung. Der Stundenpreis steht auf 0 €. Trag deinen Verkaufspreis im Editor ein.

Gibt es nichts abzurechnen, steht dort: „Keine freigegebenen, noch nicht abgerechneten Zeiten für dieses Projekt vorhanden.“

Hinter jedem Tag stehen in der Beschreibung die Notizen der Zeiteinträge. So liest dein Kunde, was an dem Tag gemacht wurde. In der Auswahl siehst du je Eintrag Kategorie und Notiz.

🖼️ BILD NÖTIG: Fenster „Neue Rechnung“ mit Auswahl „Aus erfassten Zeiten“ und Stunden je Mitarbeiter.

Sammelrechnung für mehrere Arbeiten eines Kunden

Mehrere erledigte Arbeiten eines Kunden rechnest du in einer Rechnung ab.

So gehst du vor:

  1. Öffne den Kunden und wechsle auf den Reiter Rechnungen.
  2. Klicke auf Sammelrechnung erstellen.
  3. Wähle die Arbeiten aus. Sie stehen nach Objekt sortiert, ohne Objekt unter „Ohne Objekt“. Jede Zeile nennt die Art: Auftrag, Rapport, Wartung oder Zusatzleistung.
  4. Unten siehst du, wie viele Arbeiten gewählt sind, zum Beispiel „2 Arbeiten gewählt“, und die bekannten Beträge netto.
  5. Klicke auf Entwurf erstellen.

craftivo legt einen Rechnungsentwurf an. Jede Arbeit bekommt darin einen eigenen Abschnitt.

Wählbar sind freigegebene Angebote und Auftragsbestätigungen, freigegebene Berichte und erledigte Wartungen, die nach dem Termin abgerechnet werden. Gibt es nichts Offenes, steht dort „Keine offenen Arbeiten für diesen Kunden.“ Den Knopf siehst du nur mit den Rechten Finanzen und Rechnung erstellen.

🖼️ BILD NÖTIG: Kundenakte, Reiter „Rechnungen“, Fenster „Sammelrechnung erstellen“ mit Arbeiten nach Objekt.

Rechnungstypen

craftivo unterstuetzt verschiedene Rechnungstypen fuer unterschiedliche Situationen:

Standardrechnung

Die gaengigste Rechnungsart. Du stellst alle erbrachten Leistungen in einer Rechnung zusammen.

Wann nutzen: Fuer einfache Auftraege, bei denen du alles auf einmal abrechnest.

Abschlagsrechnung (Teilrechnung)

Du stellst einen Teil der Gesamtleistung in Rechnung – zum Beispiel nach Abschluss eines Bauabschnitts.

Wann nutzen: Bei groesseren Projekten, wo du Zwischenzahlungen brauchst. Du kannst mehrere Abschlagsrechnungen nacheinander stellen.

Tipp: Bei Abschlagsrechnungen kannst du die kumulative Abrechnung aktivieren. Dann zeigt craftivo automatisch an, was bisher insgesamt berechnet wurde und was die aktuelle Abschlagsrechnung ausmacht.

Anzahlungsrechnung

Du berechnest eine Vorauszahlung, bevor die Arbeiten beginnen.

Wann nutzen: Wenn du vor Arbeitsbeginn Material einkaufen musst oder bei Neukunden eine Anzahlung verlangst.

Schlussrechnung

Die abschliessende Rechnung nach Projektende. Hier werden alle vorherigen Abschlags- und Anzahlungsrechnungen verrechnet.

Wann nutzen: Am Ende eines Projekts, bei dem du zuvor Abschlags- oder Anzahlungsrechnungen gestellt hast.

Gutschrift

Eine Korrektur zu einer bestehenden Rechnung – zum Beispiel bei Reklamation oder Stornierung.

Wann nutzen: Wenn du einen Betrag gutschreiben oder eine Rechnung teilweise stornieren musst.

Positionen hinzufuegen und bearbeiten

Der Rechnungs-Editor funktioniert genauso wie der Angebots-Editor:

  • Positionen manuell eintragen – Titel, Menge, Einheit, Einzelpreis
  • Aus der Positionsbibliothek einfuegen – ueber den Katalog in der Seitenleiste
  • Abschnitte erstellen – um die Rechnung zu strukturieren
  • Drag & Drop – zum Sortieren der Positionen

Alle Details findest du in der Anleitung [Angebot erstellen] – die Bedienung ist identisch.

Konditionen und Zahlungsbedingungen

Im Bereich Konditionen legst du fest:

  • Zahlungsziel (Tage) – z.B. 14 Tage nach Rechnungsdatum
  • Skonto (%) und Skonto-Tage – z.B. 2 % bei Zahlung innerhalb von 7 Tagen
  • Rabatt-Typ (Prozent oder Betrag) und Rabatt-Wert
  • Umsatzsteuer – z.B. 19 %, 7 % oder andere Sätze

craftivo berechnet automatisch alle Beträge und druckt die Zahlungsbedingungen auf die Rechnung, z.B.: „Zahlungsbedingungen: Zahlbar innerhalb von 14 Tagen." Mit Skonto folgt ein Satz wie „Skonto 2% (…) bei Zahlung bis zum …. Zahlbetrag: …".

Das Zahlungsziel steht nur unter Konditionen

Das Zahlungsziel hat genau einen Ort: das Feld Zahlungsziel (Tage) unter Konditionen. Daraus druckt craftivo die Zahlungsbedingung auf die Rechnung.

  • Neue Rechnung: Legst du eine neue Rechnung an, ist das Feld schon ausgefüllt. craftivo nimmt die Zahlungsbedingung, die du unter Einstellungen im Bereich Zeiterfassung & Dokumente → Zahlungsbedingungen als Standard markiert hast (Als Standard verwenden). Ohne Standard startet die Rechnung mit 14 Tagen. Bringt eine Vorlage schon ein Zahlungsziel mit, gilt das der Vorlage. Du änderst den Wert nur bei Bedarf. Neue Angebote in der Handy-App starten ebenfalls mit diesem Standard.
  • Keine Frist in den Text schreiben: Schreibe das Zahlungsziel nicht zusätzlich in den Schlusstext oder in Textbausteine. Sonst stehen auf der Rechnung zwei Fristen, die sich widersprechen können.
  • Mitgelieferte Rechnungsvorlagen: Die mitgelieferten Schlusstexte für Rechnungen (z.B. „Standard" oder „Mit Skonto") enthalten keinen festen Fristsatz wie „Zahlbar innerhalb von 14 Tagen" mehr. Selbst angepasste Texte ändert craftivo nicht. Steht in deinem Schlusstext noch eine Frist, lösche sie dort.
  • „ohne Abzug“ bei Skonto: Druckt die Rechnung eine Skonto-Bedingung, lässt craftivo die Wörter „ohne Abzug“ in Schlusstext und Hinweisen weg. Datum, Betrag und Bankverbindung bleiben stehen. Eine schon festgeschriebene Rechnung druckt craftivo weiter so, wie sie archiviert ist.
  • Platzhalter: Die Platzhalter [DATUM_PLUS_7], [DATUM_PLUS_14] und [DATUM_PLUS_30] stehen nicht mehr in der Platzhalter-Auswahl. In bestehenden Textbausteinen funktionieren sie weiter.

🖼️ BILD NÖTIG: Rechnungs-Editor, Bereich „Konditionen" mit dem Feld „Zahlungsziel (Tage)" und den Skonto-Feldern.

Kostenaufteilung nach §35a als Standard

Unter Konditionen schaltest du pro Rechnung Kostenaufteilung anzeigen ein – dann weist das PDF Arbeits- und Materialkosten getrennt aus.

Du kannst den Standard für neue Rechnungen festlegen:

  1. Linke Leiste Setup → Organisation → Unternehmen → Unternehmen.
  2. Im Bereich der Dokumentanzeige den Schalter Kostenaufteilung (§35a EStG) bei neuen Rechnungen einschalten aktivieren.
  3. Speichern.

Danach starten neue Rechnungen (auch Abschlag, Teil und Schluss) mit eingeschalteter Kostenaufteilung. Bestehende Rechnungen, Angebote, Gutschriften und Stornos bleiben unverändert. Pro Rechnung schaltest du es unter Konditionen wieder aus.

🖼️ BILD NÖTIG: Setup → Organisation → Unternehmen, Schalter „Kostenaufteilung (§35a EStG) bei neuen Rechnungen einschalten".

Rechnung fertigstellen

Wenn die Rechnung fertig ist:

  1. Speichere die Rechnung (passiert automatisch)
  2. Klicke auf Vorschau, um das PDF zu pruefen
  3. Klicke auf Fertigstellen
  4. Die Rechnung bekommt eine Rechnungsnummer und den Status Fertiggestellt
  5. Eine unveraenderbare PDF-Version wird archiviert

Wichtig: Nach dem Fertigstellen kann die Rechnung nicht mehr bearbeitet werden. Wenn du einen Fehler findest, erstelle eine Gutschrift oder eine korrigierte Kopie.

Rechnung versenden

Das Versenden funktioniert wie beim Angebot:

  • Per E-Mail direkt aus craftivo mit Freigabe-Link
  • Als PDF herunterladen und selbst verschicken
  • Ausdrucken fuer den Postversand

Setze danach den Status auf Versendet.

Kumulative Abrechnung

Bei Abschlags- und Schlussrechnungen kannst du die kumulative Abrechnung aktivieren:

  1. Waehle den Rechnungstyp Abschlagsrechnung oder Schlussrechnung
  2. Aktiviere Kumulativ
  3. Gib den bisherigen Bruttobetrag ein (Summe aller vorherigen Rechnungen)
  4. craftivo zeigt auf der Rechnung automatisch:
    • Gesamtleistung bisher
    • Davon bereits berechnet
    • Aktueller Rechnungsbetrag

Einleitungs- und Schlusstext

Genau wie beim Angebot kannst du auch bei Rechnungen Einleitungs- und Schlusstexte hinzufuegen:

  • Einleitungstext – z.B. "Fuer die ausgefuehrten Arbeiten berechnen wir wie folgt:"
  • Schlusstext – z.B. Bankverbindung, Dank fuer den Auftrag
  • Hinweise – z.B. Hinweis auf Aufbewahrungspflicht

Du kannst vorgefertigte Textbausteine verwenden oder eigene Texte schreiben.

Eigene Standardtexte für Anzahlungsrechnungen

Unter Einstellungen → Textbausteine legst du für die Anzahlungsrechnung eigene Standardtexte für Einleitung und Abschluss fest. Ohne eigene Texte steht dort „Nutzt die Texte der Rechnung“ – dann gelten wie bisher die Texte der Rechnung.

Stellst du im Editor die Rechnungsart um, zum Beispiel von Rechnung auf Anzahlungsrechnung, tauscht craftivo Einleitung und Abschluss gegen den Standard der neuen Art. Das passiert nur, solange dort noch der unveränderte Standardtext steht. Hast du den Text bearbeitet, ergänzt oder geleert, bleibt er stehen.

Naechste Schritte

  • Zahlungen verfolgen – Lies weiter in [Rechnungsstatus und Zahlungen]
  • Dokumententypen verstehen – Erfahre in [Dokumententypen verstehen], wann du welche Rechnungsart brauchst