Dokumententypen verstehen

craftivo kann verschiedene Dokumententypen fuer dich erstellen. Hier bekommst du einen Ueberblick, welche Dokumente es gibt, wann du welches nutzt und wie sie zusammenhaengen.

Alle Dokumententypen auf einen Blick

Dokumententyp	Wann nutzen?	Kurzerklaerung
Angebot	Vor Auftragsbeginn	Du zeigst dem Kunden, was es kostet
Kostenvoranschlag	Vor Auftragsbeginn	Wie ein Angebot, aber Preis kann sich aendern
Auftragsbestaetigung	Nach Auftragserteilung	Du bestaetigst den Auftrag offiziell
Lieferschein	Bei Lieferung/Ausfuehrung	Dokumentiert, was geliefert/geleistet wurde
Rechnung	Nach getaner Arbeit	Du berechnest deine Leistung
Gutschrift	Bei Korrekturen	Du korrigierst eine Rechnung

Angebot

Was ist das?

Ein Angebot ist dein Preisvorschlag an den Kunden. Du beschreibst, welche Arbeiten du ausfuehren wirst und was sie kosten.

Wichtig zu wissen:

Ein Angebot ist bindend – das heisst, du musst dich an den genannten Preis halten, solange das Angebot gueltig ist
Leg ein Gueltigkeitsdatum fest (z.B. 30 Tage), damit du nicht ewig an den Preis gebunden bist
Nach Ablauf der Gueltigkeit kannst du ein neues Angebot mit aktualisierten Preisen erstellen

Status-Ablauf: Entwurf -> Fertiggestellt -> Versendet -> Angenommen / Abgelehnt

Kostenvoranschlag

Was ist das?

Aehnlich wie ein Angebot, aber mit einem wichtigen Unterschied: Die Preise sind nicht bindend. Du schaetzt die Kosten, aber der tatsaechliche Preis kann abweichen.

Wichtig zu wissen:

Der tatsaechliche Preis darf laut Gesetz bis zu 15-20% ueber dem Kostenvoranschlag liegen, ohne dass du vorher Bescheid sagen musst
Bei groesseren Abweichungen musst du den Kunden vorher informieren
Nutze den Kostenvoranschlag, wenn du die genauen Mengen oder den Aufwand noch nicht sicher einschaetzen kannst

Wann statt Angebot?

Bei Sanierungen, wo sich Schaeden erst bei der Arbeit zeigen
Bei Projekten mit unklarem Aufwand
Wenn du den Preis nicht verbindlich zusagen kannst

Auftragsbestaetigung

Was ist das?

Nachdem der Kunde dein Angebot angenommen hat, schickst du eine Auftragsbestaetigung. Damit bestaetigst du offiziell, dass du den Auftrag annimmst.

Wichtig zu wissen:

In craftivo kannst du eine Auftragsbestaetigung direkt aus einem angenommenen Angebot erstellen
Alle Positionen werden automatisch uebernommen
Die Auftragsbestaetigung kann eine Referenz zum urspruenglichen Angebot enthalten

Wann nutzen?

Bei groesseren Auftraegen als formelle Auftragsbestaetigung
Wenn der Kunde eine schriftliche Bestaetigung erwartet
Um Missverstaendnisse ueber den Auftragsumfang zu vermeiden

Tipp: Viele kleinere Betriebe ueberspringen die Auftragsbestaetigung und gehen direkt vom Angebot zur Rechnung. Das ist voellig in Ordnung – die Auftragsbestaetigung ist optional.

Lieferschein

Was ist das?

Ein Lieferschein dokumentiert, welche Materialien oder Leistungen tatsaechlich ausgefuehrt oder geliefert wurden.

Wichtig zu wissen:

In craftivo kannst du einen Lieferschein direkt aus einem Angebot erstellen
Der Lieferschein enthaelt die Positionen, aber ohne Preise (oder mit Preisen, je nach Einstellung)
Kunden unterschreiben den Lieferschein als Empfangsbestaetigung

Wann nutzen?

Bei Materiallieferungen
Zur Dokumentation ausgefuehrter Arbeiten vor Ort
Als Grundlage fuer die spaetere Rechnungsstellung

Rechnung

Was ist das?

Mit der Rechnung forderst du die Bezahlung fuer deine erbrachten Leistungen.

Rechnungsarten in craftivo:

Rechnungsart	Erklaerung
Standardrechnung	Alles auf einmal abrechnen
Abschlagsrechnung	Einen Teil der Leistung abrechnen
Anzahlungsrechnung	Vorauszahlung vor Arbeitsbeginn
Schlussrechnung	Endabrechnung abzueglich vorheriger Teilzahlungen
Gutschrift	Korrektur einer Rechnung

Wichtig zu wissen:

Rechnungen bekommen eine fortlaufende Rechnungsnummer – diese darf keine Luecken haben
Nach dem Fertigstellen ist eine Rechnung unveraenderbar (gesetzliche Anforderung)
Korrekturen erfolgen ueber Gutschriften oder korrigierte Kopien

Mehr Details findest du in der Anleitung [Rechnung erstellen].

Gutschrift

Was ist das?

Eine Gutschrift ist eine Korrektur zu einer bestehenden Rechnung. Du schreibst dem Kunden einen Betrag gut.

Wann nutzen?

Wenn du eine Rechnung korrigieren musst (z.B. falscher Betrag)
Bei Reklamationen oder Preisnachlaessen nach Rechnungsstellung
Bei Stornierungen von Rechnungen

Wichtig zu wissen:

Eine Gutschrift ist ein eigenes Dokument mit eigener Nummer
Sie wird dem Kunden genauso zugestellt wie eine Rechnung
In der Buchhaltung wird sie als negativer Betrag verbucht

Wie die Dokumente zusammenhaengen

Der typische Ablauf eines Auftrags sieht so aus:

Angebot
  |
  v (Kunde nimmt an)
Auftragsbestaetigung (optional)
  |
  v (Arbeit wird ausgefuehrt)
Lieferschein (optional)
  |
  v (Arbeit ist fertig)
Rechnung
  |
  v (bei Fehlern)
Gutschrift

In craftivo sind diese Dokumente miteinander verknuepft. Wenn du z.B. eine Rechnung aus einem Angebot erstellst, ist die Verbindung automatisch gespeichert. So kannst du jederzeit nachvollziehen, welche Rechnung zu welchem Angebot gehoert.

Beispiel: Grosses Projekt mit mehreren Rechnungen

Angebot (50.000 EUR)
  |
  v
Auftragsbestaetigung
  |
  +-- Anzahlungsrechnung (10.000 EUR)
  |
  +-- 1. Abschlagsrechnung (15.000 EUR)
  |
  +-- 2. Abschlagsrechnung (15.000 EUR)
  |
  +-- Schlussrechnung (10.000 EUR, abzgl. vorheriger Zahlungen)

Welches Dokument brauche ich?

Hier ein einfacher Entscheidungsbaum:

Du willst dem Kunden einen Preis nennen?

Preis ist verbindlich -> Angebot
Preis ist nur eine Schaetzung -> Kostenvoranschlag

Der Kunde hat zugesagt?

Du willst es schriftlich festhalten -> Auftragsbestaetigung
Du faengst einfach an -> Ueberspringe die Auftragsbestaetigung

Du lieferst Material oder fuehrst Arbeiten aus?

Du willst eine Empfangsbestaetigung -> Lieferschein
Nicht noetig -> Ueberspringe den Lieferschein

Die Arbeit ist fertig?

Alles auf einmal abrechnen -> Standardrechnung
Nur einen Teil abrechnen -> Abschlagsrechnung
Endabrechnung nach Teilzahlungen -> Schlussrechnung

Du musst eine Rechnung korrigieren?

-> Gutschrift

Dokumente in craftivo erstellen

Alle Dokumententypen werden im gleichen Editor erstellt. Der einzige Unterschied: Du waehlst beim Erstellen den Dokumententyp aus. Alles andere – Positionen, Texte, Konditionen – funktioniert gleich.

Oeffne das Projekt
Klicke auf Neues Dokument
Waehle den gewuenschten Dokumententyp
Fuelle die Positionen aus
Fertigstellen und versenden

Oder erstelle ein Folgedokument direkt aus einem bestehenden Dokument:

Aus einem Angebot -> Auftragsbestaetigung, Lieferschein oder Rechnung
Aus einer Rechnung -> Gutschrift

Nummernkreise

Jeder Dokumententyp hat seinen eigenen Nummernkreis:

Angebote: AG-2026-0001, AG-2026-0002, ...
Rechnungen: RE-2026-0001, RE-2026-0002, ...
Gutschriften: GU-2026-0001, GU-2026-0002, ...

Die Nummern werden automatisch vergeben und sind fortlaufend. Du kannst das Format in den Einstellungen anpassen.

Die Nummernkreise sorgen dafuer, dass deine Dokumente den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Aendere das Format nur, wenn du weisst, was du tust.

Naechste Schritte

Angebot erstellen – [Angebot erstellen]
Rechnung erstellen – [Rechnung erstellen]
Zahlungen verfolgen – [Rechnungsstatus und Zahlungen]