Positionen und Vorlagen nutzen

Wenn du immer wieder die gleichen Leistungen anbietest, sparst du mit der Positionsbibliothek und Angebotsvorlagen viel Zeit. Hier erfaehrst du, wie du sie nutzt und pflegst.

Was sind Positionen?

Eine Position ist ein einzelner Posten in deinem Angebot oder deiner Rechnung – zum Beispiel:

"Wandfliesen verlegen" – 25 m2 – 45,00 EUR/m2
"Silikonfugen erneuern" – 12 lfm – 8,50 EUR/lfm
"Anfahrtspauschale" – 1 Stk – 35,00 EUR

Jede Position hat folgende Felder:

Titel – Was wird gemacht?
Beschreibung – Details zur Leistung (optional)
Menge – Wie viel?
Einheit – In welcher Einheit? (m2, Stk, Std, lfm, kg, usw.)
Einzelpreis – Was kostet eine Einheit?

Der Gesamtpreis der Position wird automatisch berechnet (Menge x Einzelpreis).

Die Positionsbibliothek

Die Positionsbibliothek ist dein persoenlicher Katalog aller Leistungen und Materialien, die du regelmaessig verwendest. Einmal angelegt, kannst du sie in jedem Angebot und jeder Rechnung wiederverwenden.

Positionen in der Bibliothek finden

Oeffne den Angebots-Editor (beim Erstellen oder Bearbeiten eines Angebots)
In der rechten Seitenleiste findest du den Tab Katalog
Unter Pos. siehst du alle deine gespeicherten Positionen
Nutze die Suche, um schnell die richtige Position zu finden

Position aus der Bibliothek einfuegen

Du hast zwei Moeglichkeiten:

Klicken: Klicke auf die Position – sie wird an der aktuellen Einfügestelle eingefügt (siehe unten)
Drag & Drop: Ziehe die Position aus der Seitenleiste an die gewuenschte Stelle in der Tabelle

Die Position wird mit den gespeicherten Standardwerten (Menge, Einheit, Preis) eingefuegt. Du kannst alles anschliessend anpassen.

Wo neue Positionen landen: die Einfügestelle

Über dem Katalog zeigt craftivo, wo die nächste Position landet:

Einfügen nach: – hinter der Zeile, die du zuletzt in der Tabelle angeklickt hast.
Einfügen in: – in einen Abschnitt, z. B. „Fliesenarbeiten Bad". Die Positionen werden dort Unterpositionen (3.1, 3.2 …).
Einfügen am Ende der Liste – wenn du noch keine Zeile angeklickt hast und es keinen Abschnitt gibt. Gibt es Abschnitte, nimmt craftivo ohne angeklickte Zeile den letzten Abschnitt.

Klicke also zuerst in der Tabelle auf die Zeile oder den Abschnitt, hinter oder in den die Positionen sollen.

Alle Positionen aus einem früheren Beleg übernehmen

Du kannst alle Positionen eines früheren Belegs auf einmal übernehmen, z. B. aus dem Angebot für ein ähnliches Mehrfamilienhaus:

Klicke im Tab Katalog auf Dok.
Suche den Beleg im Feld Beleg oder Vorlage suchen… und klicke ihn an.
Wähle bei Bedarf Mengen übernehmen und Textbausteine übernehmen.
Klicke auf Alle Positionen übernehmen.

Die Positionen landen an der Einfügestelle. Der Satz unter dem Knopf nennt sie vorher, z. B. „Fügt alle Positionen in „Fliesenarbeiten Bad" ein." Hast du einen neuen, noch leeren Abschnitt gewählt, ersetzen die Positionen dessen leere Platzhalter-Zeile. Textbausteine hängen an Einleitung, Schluss und Hinweise an.

🖼️ BILD NÖTIG: Katalog → „Dok." mit geöffnetem Beleg, Knopf „Alle Positionen übernehmen" und dem Satz „Fügt alle Positionen in „…" ein." darunter.

Favoriten nutzen

Positionen, die du besonders haeufig brauchst, kannst du als Favoriten markieren:

Fahre mit der Maus ueber eine Position in der Bibliothek
Klicke auf das Herz-Symbol
Du findest deine Favoriten dann unter dem Tab Fav.

Positionen zur Bibliothek hinzufuegen

Ueber die Einstellungen

Gehe zu Einstellungen > Positionen
Klicke auf Neue Position
Fulle die Felder aus: Titel, Beschreibung, Einheit, Standardmenge, Standardpreis
Optional: Weise eine Kategorie zu (z.B. "Fliesenarbeiten", "Elektro")
Klicke auf Speichern

Direkt aus dem Angebot

Wenn du im Angebots-Editor eine Position manuell eingetragen hast, die du spaeter wiederverwenden moechtest, kannst du sie direkt in die Bibliothek speichern.

Positionen und Abschnitte kopieren und einfügen

Im Angebots- oder Rechnungseditor kopierst du Zeilen und fügst sie an anderer Stelle wieder ein – ohne neu tippen.

So gehst du vor:

Öffne das Angebot oder die Rechnung im Editor.
An einer Positionszeile klicke auf Position kopieren (Zwischenablage-Symbol).
An einem Abschnittskopf klicke auf Mit allen Positionen kopieren, wenn der ganze Abschnitt mit soll.
Gehe zur Zielstelle und klicke auf Hier einfügen. Der Knopf erscheint erst, wenn etwas kopiert ist – hinter der Zeile bzw. beschriftet am Abschnittskopf.

Positionstitel mit Vorschlägen füllen

Tippe im Feld für den Positionstitel. craftivo schlägt Treffer aus dem Katalog und aus früheren Belegen vor – jeweils mit Preis. Ein Klick übernimmt die gefüllte Zeile an derselben Stelle.

🖼️ BILD NÖTIG: Positionszeile mit „Position kopieren" und „Hier einfügen"; Titelfeld mit Vorschlagsliste aus Katalog und Beleg.

Positionen bearbeiten und loeschen

Du kannst Positionen in der Bibliothek jederzeit aendern:

Gehe zu Einstellungen > Positionen
Klicke auf die Position, die du bearbeiten moechtest
Aendere die gewuenschten Felder
Klicke auf Speichern

Wenn du eine Position in der Bibliothek aenderst, betrifft das nur neue Angebote. Bereits erstellte Angebote bleiben unveraendert.

Kategorien fuer Positionen

Mit Kategorien ordnest du deine Positionen thematisch:

"Fliesenarbeiten"
"Sanitaerinstallation"
"Malerarbeiten"
"Material"

So findest du auch bei vielen Positionen schnell die richtige.

Angebotsvorlagen

Angebotsvorlagen gehen einen Schritt weiter als einzelne Positionen: Eine Vorlage enthaelt ein komplettes Angebot mit allen Positionen, Abschnitten und Texten.

Vorlage beim Erstellen eines Angebots verwenden

Erstelle ein neues Angebot
Klicke in der Werkzeugleiste auf das Vorlagen-Symbol
Waehle eine Vorlage aus der Galerie
Alle Positionen, Abschnitte und Texte werden eingefuegt
Passe Mengen und Preise an das aktuelle Projekt an

Vorlage aus einem Angebot erstellen

Wenn du ein Angebot erstellt hast, das du als Vorlage wiederverwenden moechtest:

Oeffne das Angebot im Editor
Klicke auf Als Vorlage speichern
Gib der Vorlage einen Namen und optional eine Beschreibung
Waehle eine Kategorie
Klicke auf Speichern

Tipp: Erstelle Vorlagen fuer deine haeufigsten Auftragsarten – z.B. "Badsanierung komplett", "Heizungswartung", "Fassadenanstrich". So hast du in Sekunden ein professionelles Angebot fertig.

Vorlagen mit PDF-Import

Du kannst auch bestehende Angebote als PDF hochladen und craftivo erkennt die Positionen automatisch per OCR:

Gehe zu Einstellungen > Angebotsvorlagen
Klicke auf Vorlage importieren
Lade ein PDF hoch
craftivo liest die Positionen aus dem PDF und zeigt sie dir zur Kontrolle an
Pruefe und korrigiere die erkannten Positionen
Importiere die Positionen in deine Bibliothek

Die automatische Erkennung funktioniert am besten bei klar strukturierten Leistungsverzeichnissen. Pruefe die erkannten Werte immer nochmal.

GAEB-Import

GAEB ist ein Standardformat fuer Leistungsverzeichnisse, das im Bauwesen weit verbreitet ist. Wenn du ein Leistungsverzeichnis im GAEB-Format erhaeltst (z.B. von einem Architekten), kannst du es direkt importieren:

Erstelle ein neues Angebot im Editor
Nutze die GAEB-Import-Funktion
Lade die GAEB-Datei hoch (z.B. .x83, .d83)
craftivo liest die Positionen und Abschnitte automatisch ein
Ergaenze die Preise und passe die Positionen bei Bedarf an

Tipp: Beim GAEB-Import werden Titel, Beschreibungen, Mengen und Einheiten uebernommen. Die Preise musst du in der Regel selbst eintragen, da im GAEB-Format vom Auftraggeber meist nur das Leistungsverzeichnis ohne Preise kommt.

Kalkulation und Kostenpreise

Fuer jede Position kannst du auch eine interne Kalkulation hinterlegen:

Arbeitszeit – Stunden und Stundensaetze nach Qualifikation (Helfer, Facharbeiter, Meister)
Materialkosten – Einkaufspreise fuer Material
Nachunternehmer – Kosten fuer Subunternehmer
Sonstige Kosten – Weitere Kosten

Klicke auf das Taschenrechner-Symbol neben einer Position, um die Kalkulation zu oeffnen. So siehst du direkt, welche Marge du bei jedem Posten hast. Die interne Kalkulation ist nur fuer dich sichtbar – der Kunde sieht davon nichts.

Naechste Schritte

Angebot erstellen – Zurueck zu [Angebot erstellen]
Angebot versenden – Weiter zu [Angebot versenden und nachverfolgen]

Unterposition an einer Position anlegen

Im Angebots-Editor legst du unter einer Hauptposition eine Unterposition an:

Öffne die Zeilenaktionen der Position.
Wähle Unterposition (Kennzeichnung Unterposition anlegen).
Die neue Zeile erscheint eingerückt (z. B. 1.1). An der Unterposition kannst du sie wieder Zur Hauptposition machen.

Löschst du eine Hauptposition mit Unterpositionen, fragt craftivo nach: die Unterpositionen werden mitgelöscht.

🖼️ BILD NÖTIG: Positionszeile mit Aktion „Unterposition" und eingerückter Unterposition 1.1