Rechnungsstatus und Zahlungen
Du hast eine Rechnung verschickt – jetzt willst du wissen, ob der Kunde bezahlt hat. Hier erfaehrst du, wie du Zahlungen verfolgst und bei Bedarf Zahlungserinnerungen verschickst.
Der Status-Ablauf einer Rechnung
Jede Rechnung durchlaeuft folgende Status-Stufen:
- Entwurf – Die Rechnung wird noch bearbeitet
- Fertiggestellt – Die Rechnung ist bereit zum Versand (Rechnungsnummer vergeben)
- Versendet – Die Rechnung wurde dem Kunden zugestellt
- Bezahlt – Die Rechnung ist vollstaendig bezahlt
- Ueberfaellig – Das Zahlungsziel ist abgelaufen, die Rechnung ist noch offen
Zusaetzlich gibt es:
- Teilweise bezahlt – Der Kunde hat einen Teil des Betrags bezahlt
- Storniert – Die Rechnung wurde storniert
Zahlungsstatus im Blick
Rechnungsuebersicht
Unter Rechnungen im Hauptmenue siehst du alle deine Rechnungen auf einen Blick:
- Farbige Status-Badges zeigen dir sofort, welche Rechnungen offen, bezahlt oder ueberfaellig sind
- Filtere nach Status, um z.B. nur offene oder nur ueberfaellige Rechnungen anzuzeigen
- Die Uebersicht zeigt den Gesamtbetrag, den bezahlten Betrag und den offenen Betrag Die Farben der Status-Badges:
| Status | Farbe | Bedeutung |
|---|---|---|
| Entwurf | Grau | Noch in Bearbeitung |
| Versendet | Blau | Beim Kunden, Zahlung steht aus |
| Bezahlt | Gruen | Vollstaendig bezahlt |
| Ueberfaellig | Rot | Zahlungsziel ueberschritten |
| Teilweise bezahlt | Gelb | Teilbetrag eingegangen |
| Storniert | Grau | Nicht mehr gueltig |
Zahlung erfassen
Wenn eine Zahlung eingeht:
- Oeffne die Rechnung
- Im Bereich Zahlungsstatus siehst du den Fortschrittsbalken
- Klicke auf Als bezahlt markieren
- Die Rechnung wechselt auf den Status Bezahlt
Was du im Zahlungsstatus siehst
- Gesamtbetrag – Der Rechnungsbetrag
- Bezahlt – Wie viel bereits bezahlt wurde
- Offen – Wie viel noch aussteht
- Fortschrittsbalken – Visuell, wie weit die Zahlung ist
- Faelligkeit – Wann die Rechnung faellig ist und wie viele Tage noch/ueber
Ueberfaellige Rechnungen
Wenn das Zahlungsziel einer versendeten Rechnung ablaeuft, wird sie automatisch als ueberfaellig angezeigt. Du erkennst ueberfaellige Rechnungen sofort am roten Status-Badge.
Tipp: Pruefe regelmaessig deine Rechnungsuebersicht und filtere nach "Ueberfaellig". So verhinderst du, dass offene Rechnungen untergehen.
Zahlungserinnerungen und Mahnungen
Wenn ein Kunde nicht zahlt, kannst du stufenweise vorgehen:
Stufe 1: Freundliche Zahlungserinnerung
- Ab 7 Tagen nach Faelligkeit moeglich
- Keine Gebuehr
- Freundlicher Ton: "Wir moechten Sie an die offene Rechnung erinnern..."
Stufe 2: Erste Mahnung
- Ab 14 Tagen nach Faelligkeit
- Mahngebuehr: 5,00 EUR
- Sachlicher Ton mit Zahlungsaufforderung
Stufe 3: Zweite Mahnung
- Ab 28 Tagen nach Faelligkeit
- Mahngebuehr: 10,00 EUR
- Deutlicherer Ton
Stufe 4: Letzte Mahnung
- Ab 42 Tagen nach Faelligkeit
- Mahngebuehr: 15,00 EUR
- Hinweis auf moegliche weitere Schritte
Mahnung versenden
- Oeffne die ueberfaellige Rechnung
- Im Bereich Zahlungserinnerung siehst du die empfohlene Mahnstufe
- Die Mahngebuehr wird automatisch vorgeschlagen (du kannst sie anpassen)
- Klicke auf Erinnerung senden
- Der Kunde erhaelt eine E-Mail mit der Zahlungsaufforderung
Die Mahngebuehren werden bei der naechsten Mahnstufe automatisch beruecksichtigt. Du kannst die Hoehe der Gebuehr auch manuell anpassen.
Rechnung stornieren
Wenn eine Rechnung nicht mehr gueltig ist:
- Oeffne die Rechnung in der Vorschau
- Klicke auf Stornieren
- Gib optional einen Stornierungsgrund ein
- Bestatige die Stornierung
Die Rechnung bekommt den Status Storniert. Bei Bedarf wird automatisch eine Storno-Gutschrift erstellt.
Wichtig: Stornierte Rechnungen bleiben fuer die Buchhaltung im System erhalten. Sie koennen nicht geloescht werden, da sie eine fortlaufende Rechnungsnummer haben.
Status manuell aendern
Du kannst den Status einer Rechnung in der Vorschau ueber das Status-Dropdown aendern:
| Aktueller Status | Moegliche naechste Status |
|---|---|
| Fertiggestellt | Versendet |
| Versendet | Bezahlt, Ueberfaellig |
| Ueberfaellig | Bezahlt |
| Teilweise bezahlt | Bezahlt |
Tipps fuer gutes Zahlungsmanagement
Schnell reagieren: Je frueher du auf ausstehende Zahlungen reagierst, desto wahrscheinlicher ist eine zuegige Zahlung.
- Stelle Rechnungen zeitnah nach Abschluss der Arbeiten
- Setze realistische Zahlungsziele (14-30 Tage sind ueblich)
- Biete Skonto an, um schnellere Zahlung zu motivieren
- Pruefe woechentlich deine offenen und ueberfaelligen Rechnungen
- Nutze die Zahlungserinnerung bevor du zur Mahnung greifst
Naechste Schritte
- Rechnung erstellen – Zurueck zu [Rechnung erstellen]
- Dokumententypen verstehen – Lies [Dokumententypen verstehen]