Kunden

Neuen Kunden anlegen

Hier erfährst du, wie du in craftivo einen neuen Kunden anlegst – egal ob Privatperson oder Unternehmen. So legst du einen neuen Kunden an 1. Klicke in der Seitenleiste auf Kunden. 2. Klicke oben rechts auf den Button Neuer Kunde. 3. Es öffnet sich ein Formular. Fülle die Felder aus (Details siehe unten). 4. Klicke auf Erstellen. Die Felder im Detail Das Kundenformular ist in mehrere Bereiche aufgeteilt: Basisdaten | Feld | Pflicht? | Beschreibung | |------|----------|--------------| | Kundenart | Ja | Privatperson (B2C) oder Unternehmen (B2B) | | Kategorie | Nein | Standard, Hausverwaltung, WEG, Eigentümer oder Mieter | | Anrede | Nein | Herr, Frau oder Divers | | Vorname | Nein | Vorname des Ansprechpartners | | Nachname | Nein | Nachname des Ansprechpartners | | Firma | Nein | Firmenname (vor allem bei Unternehmen relevant) | | E-Mail | Nein | Haupt-E-Mail-Adresse | | Zweite E-Mail | Nein | Alternative E-Mail-Adresse | | Telefon | Nein | Festnetznummer | | Mobil | Nein | Handynummer | Tipp: Wähle zuerst die Kundenart aus. Bei "Unternehmen (B2B)" werden zusätzliche Felder für Steuernummern und E-Rechnungen angezeigt. Adresse Die Adresse kannst du auf zwei Arten eingeben: Variante 1: Adress-Suche (empfohlen) - Tippe oben im Suchfeld einfach die Adresse ein (z.B. "Hauptstraße 5, Berlin"). - craftivo schlägt dir passende Adressen vor. - Klicke auf einen Vorschlag – die Felder werden automatisch ausgefüllt. Variante 2: Manuell eingeben - Fülle die Felder Straße, Hausnr., PLZ, Stadt und Land selbst aus. | Feld | Pflicht? | Beschreibung | |------|----------|--------------| | Straße | Nein | Straßenname | | Hausnr. | Nein | Hausnummer | | PLZ | Nein | Postleitzahl | | Stadt | Nein | Stadt / Ort | | Land | Nein | Wird automatisch auf "Deutschland" gesetzt | Steuer- und Rechnungsdaten (nur bei Unternehmen) Wenn du als Kundenart Unternehmen (B2B) gewählt hast, erscheinen zusätzliche Felder: | Feld | Pflicht? | Beschreibung | |------|----------|--------------| | Steuernummer | Nein | z.B. 123/456/78901 | | USt-IdNr. | Nein | Umsatzsteuer-ID, z.B. DE123456789 | | Leitweg-ID | Nein | Für E-Rechnungen an öffentliche Auftraggeber | | E-Rechnungsformat | Nein | PDF, ZUGFeRD, XRechnung oder "Keine Präferenz" | Notizen Ein Freitextfeld für interne Notizen zum Kunden. Hier kannst du alles notieren, was dir wichtig ist – z.B. "Schlüssel liegt beim Nachbarn" oder "Immer vormittags erreichbar". Datenfelder (benutzerdefinierte Felder) Falls dein Betrieb eigene Datenfelder angelegt hat, erscheinen diese am Ende des Formulars. Das können z.B. sein: - Textfelder - Zahlen - Datumsfelder - Auswahlfelder (Dropdown oder Mehrfachauswahl) - Ja/Nein-Felder Felder mit einem Stern (*) sind Pflichtfelder. Nach dem Erstellen Nachdem du auf Erstellen geklickt hast: - Der neue Kunde erscheint sofort in deiner Kundenliste. - Du kannst auf den Kunden klicken, um seine Detailseite zu öffnen. - Dort kannst du Projekte zuordnen, Notizen hinzufügen und die Kommunikation verfolgen. Häufige Fragen Muss ich alle Felder ausfüllen? Nein. Nur die Kundenart ist ein Pflichtfeld. Alles andere kannst du auch später ergänzen. Kann ich die Kundenart später ändern? Ja, du kannst einen Kunden jederzeit bearbeiten und die Kundenart von Privatperson auf Unternehmen (oder umgekehrt) ändern. Was ist der Unterschied zwischen Telefon und Mobil? "Telefon" ist für die Festnetznummer gedacht, "Mobil" für die Handynummer. Beides ist optional.

Kunden bearbeiten und verwalten

Du hast Kunden in craftivo angelegt und willst sie jetzt bearbeiten, suchen oder löschen? Hier erfährst du alles, was du dafür brauchst. Einen Kunden bearbeiten Es gibt zwei Wege, einen Kunden zu bearbeiten: Weg 1: Über die Kundenliste 1. Gehe zu Kunden in der Seitenleiste. 2. Finde den Kunden in der Liste. 3. Klicke rechts in der Zeile auf das Drei-Punkte-Menü (drei Punkte untereinander). 4. Klicke auf Bearbeiten. 5. Das Bearbeitungs-Formular öffnet sich. Ändere, was du ändern willst. 6. Klicke auf Speichern. Weg 2: Über die Kunden-Detailseite 1. Klicke in der Kundenliste auf einen Kunden (auf die Zeile klicken). 2. Du landest auf der Detailseite des Kunden. 3. Klicke dort auf Bearbeiten. 4. Nimm deine Änderungen vor und klicke auf Speichern. Kunden-Detailseite Wenn du auf einen Kunden klickst, öffnet sich die Detailseite. Hier findest du alles an einem Ort: - Profil-Sidebar – Kontaktdaten, Adresse, Typ - Notizen – Interne Notizen bearbeiten - Benutzerdefinierte Datenfelder – Zusätzliche Informationen - Projekte – Alle Projekte dieses Kunden als Timeline - Aktivitäten – Was zuletzt mit diesem Kunden passiert ist - Kommunikation – Nachrichten und E-Mails Tipp: Von der Detailseite kannst du auch direkt ein Projekt verknüpfen oder ein neues Projekt erstellen – klicke dafür auf die entsprechenden Buttons. Kunden suchen und filtern Die Kundenliste bietet verschiedene Möglichkeiten, den richtigen Kunden schnell zu finden: Textsuche 1. Gib im Suchfeld oben links einen Namen, eine E-Mail oder andere Infos ein. 2. Die Liste wird sofort gefiltert und zeigt nur passende Kunden. Nach Kundenart filtern 1. Klicke auf das Filter-Dropdown neben dem Suchfeld. 2. Wähle: - Alle Kunden – keine Einschränkung - Unternehmen (B2B) – nur Geschäftskunden - Privatpersonen (B2C) – nur Privatkunden Nach Datenfeldern filtern Falls dein Betrieb benutzerdefinierte Datenfelder nutzt, kannst du auch danach filtern: 1. Wähle im Dropdown Datenfeld wählen das gewünschte Feld aus. 2. Gib den Filterwert ein oder wähle ihn aus. 3. Die Liste zeigt nur Kunden, die dem Filter entsprechen. Sortierung - Klicke auf die Spaltenüberschrift Name oder Firma, um die Liste alphabetisch zu sortieren. - Ein zweiter Klick dreht die Reihenfolge um. Einträge pro Seite ändern Standardmäßig werden 25 Kunden pro Seite angezeigt. Du kannst das ändern: 1. Klicke rechts oben auf das Dropdown (z.B. "25 Einträge"). 2. Wähle 25, 50, 75 oder 100 Einträge. Nutze die Pfeiltasten unten rechts, um zwischen den Seiten zu blättern. Einen einzelnen Kunden löschen 1. Klicke in der Kundenliste auf das Drei-Punkte-Menü des Kunden. 2. Klicke auf Löschen. 3. Es erscheint eine Sicherheitsabfrage: "Möchten Sie den Kunden wirklich löschen?" 4. Klicke auf Löschen, um zu bestätigen. Oder Abbrechen, um nichts zu ändern. Achtung: Das Löschen kann nicht rückgängig gemacht werden. Alle Daten des Kunden gehen verloren. Mehrere Kunden auf einmal löschen Wenn du viele Kunden gleichzeitig löschen willst: 1. Aktiviere die Checkboxen links neben den Kunden, die du löschen möchtest. 2. Oben erscheint eine Aktionsleiste mit der Anzahl der ausgewählten Kunden. 3. Klicke auf Löschen in der Aktionsleiste. 4. Es erscheint eine Liste der ausgewählten Kunden zur Kontrolle. 5. Bestätige mit Löschen. Tipp: Klicke auf die Checkbox im Tabellenkopf (ganz oben links), um alle Kunden auf der aktuellen Seite auszuwählen. Häufige Fragen Kann ich einen gelöschten Kunden wiederherstellen? Nein, das Löschen ist endgültig. Prüfe die Sicherheitsabfrage immer genau. Kann jeder in meinem Team Kunden löschen? Das hängt von den Berechtigungen ab, die der Administrator vergeben hat. Warum sehe ich bei manchen Kunden kein Firma-Feld? Das Firma-Feld wird nur bei Kunden vom Typ "Unternehmen (B2B)" angezeigt. Bei Privatpersonen steht dort ein Strich (-).

Kunden per CSV importieren

Du hast eine Kundenliste in Excel oder einem anderen Programm? Mit dem CSV-Import überträgst du alle Kunden auf einmal nach craftivo – ohne jeden einzeln eintippen zu müssen. Voraussetzungen - Du brauchst Administrations-Rechte in deiner Organisation, um Kunden zu importieren. - Deine Kundenliste muss als CSV-Datei vorliegen (max. 5 MB). Was ist eine CSV-Datei? CSV steht für "Comma-Separated Values" – das ist eine einfache Textdatei, in der jede Zeile ein Kunde ist und die Felder durch Kommas oder Semikolons getrennt sind. Du kannst sie aus Excel, Google Sheets oder jedem anderen Programm exportieren. So startest du den Import 1. Gehe zu Kunden in der Seitenleiste. 2. Klicke oben rechts auf CSV Import. 3. Der Import-Assistent startet. Schritt 1: Datei hochladen 1. Ziehe deine CSV-Datei in den Upload-Bereich oder klicke darauf, um sie auszuwählen. 2. craftivo analysiert die Datei und zeigt dir: - Dateiname - Dateigröße - Anzahl der Zeilen - Anzahl der Spalten 3. Klicke auf Weiter. Tipp: Es werden nur CSV-Dateien akzeptiert. Wenn du eine Excel-Datei (.xlsx) hast, speichere sie zuerst als CSV ab: In Excel -> Datei -> Speichern unter -> Dateityp "CSV (Trennzeichen-getrennt)". Schritt 2: Spalten zuordnen Jetzt musst du craftivo sagen, welche Spalte in deiner CSV welchem Feld entspricht. Die gute Nachricht: craftivo hat eine KI-Zuordnung, die das meiste automatisch erkennt. 1. Die KI analysiert deine Spaltenüberschriften und ordnet sie automatisch zu. 2. Prüfe die Zuordnungen. Für jede CSV-Spalte siehst du: - Den Original-Spaltenname aus deiner Datei - Einen Beispielwert aus der ersten Zeile - Das zugeordnete craftivo-Feld 3. Falls eine Zuordnung falsch ist, klicke auf das Dropdown und wähle das richtige Feld. 4. Spalten, die du nicht importieren willst, setzt du auf Überspringen. 5. Klicke auf Weiter. Die folgenden craftivo-Felder stehen zur Auswahl: | craftivo-Feld | Beschreibung | |---------------|--------------| | Kundenart | "business" oder "individual" | | Name | Name des Kunden (Pflichtfeld) | | Firma | Firmenname | | E-Mail | E-Mail-Adresse | | Telefon | Telefonnummer | | Straße | Straßenname | | Hausnummer | Hausnummer | | Straße + Hausnummer | Eine Spalte, die Straße und Hausnummer zusammen enthält (z.B. "Hauptstraße 5") | | Stadt | Stadt / Ort | | PLZ | Postleitzahl | | PLZ + Ort | Eine Spalte, die Postleitzahl und Ort zusammen enthält (z.B. "56564 Neuwied" oder "56564, Neuwied") | | Land | Land | | Steuernummer | Steuernummer | | Notizen | Interne Notizen | | Überspringen | Diese Spalte nicht importieren | Wichtig: Mindestens die Spalte Name muss zugeordnet sein, damit der Import funktioniert. Tipp – Adresse in einer Spalte: Wenn deine Datei Straße und Hausnummer in einer Spalte hat (z.B. aus LexOffice oder WinWorker), ordne sie dem Feld Straße + Hausnummer zu – craftivo trennt das automatisch in Straße und Hausnummer. Genauso teilt PLZ + Ort eine kombinierte Spalte korrekt auf (auch mit Komma) und schreibt den Ort richtig (z.B. "Neuwied", nicht "NEUWIED"). Tipp: Falls die KI mal danebenliegt, klicke auf KI-Vorschläge, um die automatische Zuordnung nochmal neu zu starten. Schritt 3: Vorschau prüfen 1. Du siehst eine Vorschau deiner Daten so, wie sie importiert werden. 2. Prüfe, ob alles richtig aussieht. 3. Klicke auf Weiter. Schritt 4: Duplikate prüfen craftivo prüft automatisch, ob es bereits bestehende Kunden gibt, die den importierten Kunden ähneln (gleicher Name, gleiche E-Mail oder Telefonnummer). Falls Duplikate gefunden werden, kannst du für jeden einzelnen entscheiden: - Überspringen – Den Kunden nicht importieren (der bestehende bleibt) - Überschreiben – Den bestehenden Kunden mit den neuen Daten aktualisieren - Neu anlegen – Trotzdem als neuen Kunden anlegen Schritt 5: Fehler korrigieren Falls es Probleme mit einzelnen Zeilen gibt (z.B. fehlende Pflichtfelder oder ungültige E-Mail-Adressen), werden sie hier angezeigt. Du kannst: - Die Fehler direkt korrigieren - Fehlerhafte Zeilen vom Import ausschließen Schritt 6: Import starten 1. Klicke auf Importieren. 2. craftivo zeigt dir einen Fortschrittsbalken und importiert die Kunden Stück für Stück. 3. Am Ende siehst du eine Zusammenfassung: - Wie viele Kunden erfolgreich importiert wurden - Wie viele übersprungen wurden - Ob es Fehler gab Tipps für eine saubere CSV-Datei Damit der Import reibungslos läuft, beachte diese Tipps: - Erste Zeile = Überschriften – Die erste Zeile deiner CSV sollte die Spaltennamen enthalten (z.B. "Name", "E-Mail", "Telefon"). - Ein Kunde pro Zeile – Jede Zeile entspricht einem Kunden. - Einheitliches Format – Verwende einheitliche Formate für Telefonnummern und PLZ. - Keine leeren Zeilen – Entferne leere Zeilen am Ende der Datei. - UTF-8 Kodierung – Damit Umlaute (ä, ö, ü) richtig angezeigt werden, speichere die Datei in UTF-8. In Excel: Datei -> Speichern unter -> Dateityp "CSV UTF-8 (Trennzeichen-getrennt)". - Maximale Dateigröße: 5 MB – Für sehr große Listen teile die Datei auf. Beispiel-CSV So könnte deine CSV-Datei aussehen: Name,Firma,E-Mail,Telefon,Straße,Hausnummer,PLZ,Stadt Max Mustermann,Müller Bau GmbH,max@muellerbau.de,0171-1234567,Hauptstraße,15,10115,Berlin Anna Schmidt,,anna.schmidt@gmail.com,030-9876543,Gartenweg,3a,12345,Hamburg Hausverwaltung Meier,HV Meier GmbH,info@hv-meier.de,040-5556667,Ringstraße,22,20095,Hamburg Häufige Fragen Ich habe eine Excel-Datei. Geht das auch? Nicht direkt. Speichere die Datei zuerst als CSV: In Excel -> Datei -> Speichern unter -> Dateityp "CSV UTF-8 (Trennzeichen-getrennt)". Was passiert, wenn ein Kunde keinen Namen hat? Der Name ist ein Pflichtfeld. Zeilen ohne Namen werden als fehlerhaft markiert und nicht importiert. Kann ich den Import rückgängig machen? Nein, importierte Kunden können nicht auf einmal rückgängig gemacht werden. Du müsstest sie einzeln oder per Mehrfachauswahl löschen. Werden bestehende Kunden automatisch überschrieben? Nein. craftivo erkennt mögliche Duplikate und fragt dich, was du damit machen willst. Ohne deine Bestätigung wird nichts überschrieben. Kann ich den Import auch von meinem Handy aus machen? Der CSV-Import ist aktuell nur in der Web-Version verfügbar.

Logbuch nach Bedeutung durchsuchen

Im Kunden-Logbuch findest du Einträge jetzt auch dann, wenn du nicht das exakte Wort tippst. Die Bedeutungs-Suche versteht, was du meinst: Suchst du nach „Fassadenfarbe", findet sie auch den Eintrag „Außenanstrich RAL 9010". Wo du suchst 1. Gehe zu Kunden und öffne einen Kunden. 2. Wechsle auf den Reiter Aktivitäten – das ist das Logbuch des Kunden. So suchst du nach Bedeutung 1. Tippe deinen Suchbegriff ins Suchfeld (z.B. „Ärger wegen Verzögerung"). 2. Klicke auf Bedeutung (das Gehirn-Symbol rechts neben dem Suchfeld). 3. Warte kurz – der Knopf zeigt „Denke…", während die KI das komplette Logbuch durchsucht. 4. Du bekommst die sinnverwandten Treffer nach Relevanz sortiert, dazu eine Zeile wie „Bedeutung: ‚Ärger wegen Verzögerung' · 4 Treffer". 5. Mit Zurücksetzen kommst du jederzeit zurück zur normalen Ansicht. Der Unterschied zur normalen Suche - Normale Suche (Begriff eintippen und Enter drücken): findet nur Einträge mit dem exakt getippten Wort. - Bedeutung: findet Einträge, die dasselbe meinen – also auch Synonyme, Fachbegriffe und Umschreibungen. Sie schaut dabei durch die komplette Historie des Kunden, nicht nur die letzten Wochen. So taucht auch ein älterer Eintrag mit anderer Wortwahl wieder auf. Gut zu wissen - Die Bedeutungs-Suche ist KI-gestützt und dauert deshalb ein paar Sekunden. - Deine Filter für Mitarbeiter und Zeitraum bleiben aktiv – nur das Stichwort wird „sinngemäß" interpretiert. - Direkt daneben gibt es noch die KI-Suche (Sternchen-Symbol): Die wandelt einen ganzen Satz wie „Einträge von Max letzte Woche" in passende Filter um. Bedeutung sucht dagegen nach dem Sinn deiner Worte – beides ergänzt sich.

Kontakte: Kunden und Kooperationspartner verwalten

Aus „Kunden" wird „Kontakte": Neben deinen Kunden verwaltest du hier jetzt auch Kooperationspartner – zum Beispiel Händler, Subunternehmer, Hersteller oder deinen Steuerberater. Zwei Reiter trennen beide Gruppen sauber, damit deine Kundenliste aufgeräumt bleibt. Wo du deine Kontakte findest Klicke in der linken Seitenleiste auf Kontakte. Oben auf der Seite trennen zwei Reiter deine Kontakte: - Kunden – deine Auftraggeber, wie gewohnt mit Kundennummer - Kooperationspartner – alle übrigen Geschäftskontakte Jeder Reiter zeigt daneben, wie viele Kontakte darin liegen. Über das Suchfeld „Kontakte durchsuchen…" findest du jeden Eintrag. Einen Kooperationspartner anlegen 1. Klicke oben rechts auf Neuer Kontakt. 2. Wähle bei Kontaktart die Option Kooperationspartner (statt Kunde). 3. Wähle darunter im Feld Partnertyp den passenden Typ. Zur Auswahl stehen unter anderem: Händler, Subunternehmer, Hersteller, Steuerberater, Versicherung, Bank, Rechtsanwalt, Behörde und Architekt/Planer. Ist dein Typ nicht dabei, tippe ihn einfach ein und lege ihn über „… neu anlegen" an. 4. Trage die restlichen Kontaktdaten ein und klicke auf Erstellen. Bei Kooperationspartnern entfallen Felder, die nur Kunden brauchen – etwa Kundennummer, Leitweg-ID und das E-Rechnungsformat. So bleibt das Formular übersichtlich. Einen Kontakt umwandeln Hast du einen Partner versehentlich als Kunde angelegt (oder umgekehrt)? Das änderst du mit einem Klick: 1. Öffne den Kontakt. 2. Klicke in der Profil-Leiste auf In Kooperationspartner umwandeln bzw. In Kunden umwandeln. 3. Beim Umwandeln in einen Partner wählst du direkt den Partnertyp. Bestätige mit Umwandeln. Bestehende Angebote und Rechnungen bleiben dabei mit dem Kontakt verknüpft. Partner in Auswahllisten erkennen Wählst du beim Erstellen eines Angebots oder einer Rechnung einen Empfänger, stehen Kunden immer zuoberst. Kooperationspartner erkennst du am Badge „Partner" bzw. „Partner · " (z. B. „Partner · Händler") – so verwechselst du sie nicht mit einem Kunden.