Kunden

Neuen Kunden anlegen

Hier erfährst du, wie du in craftivo einen neuen Kunden anlegst – egal ob Privatperson oder Unternehmen. So legst du einen neuen Kunden an 1. Klicke in der Seitenleiste auf Kunden. 2. Klicke oben rechts auf den Button Neuer Kunde. 3. Es öffnet sich ein Formular. Fülle die Felder aus (Details siehe unten). 4. Klicke auf Erstellen. Die Felder im Detail Das Kundenformular ist in mehrere Bereiche aufgeteilt: Basisdaten | Feld | Pflicht? | Beschreibung | |------|----------|--------------| | Kundenart | Ja | Privatperson (B2C) oder Unternehmen (B2B) | | Kategorie | Nein | Standard, Hausverwaltung, WEG, Eigentümer oder Mieter | | Anrede | Nein | Herr, Frau oder Divers | | Vorname | Nein | Vorname des Ansprechpartners | | Nachname | Nein | Nachname des Ansprechpartners | | Firma | Nein | Firmenname (vor allem bei Unternehmen relevant) | | E-Mail | Nein | Haupt-E-Mail-Adresse | | Zweite E-Mail | Nein | Alternative E-Mail-Adresse | | Telefon | Nein | Festnetznummer | | Mobil | Nein | Handynummer | Tipp: Wähle zuerst die Kundenart aus. Bei "Unternehmen (B2B)" werden zusätzliche Felder für Steuernummern und E-Rechnungen angezeigt. Partnerperson (Eheleute / Familie) Bei einer Privatperson kannst du eine Partnerperson hinzufügen. Anrede Eheleute oder Familie gehört zum Paar; craftivo baut Anrede und Versand so, dass beide erreicht werden. Zusätzliche Titel wie Dr.-Ing., Prof. Dr.-Ing., Dr. med. und Prof. Dr. med. stehen in der Titelauswahl; die Anrede nutzt Dr. / Prof. Dr. wo passend. 🖼️ BILD NÖTIG: Kundenformular mit Knopf „Partnerperson hinzufügen" und Partnerfeldern. Adresse Die Adresse kannst du auf zwei Arten eingeben: Variante 1: Adress-Suche (empfohlen) - Tippe oben im Suchfeld einfach die Adresse ein (z.B. "Hauptstraße 5, Berlin"). - craftivo schlägt dir passende Adressen vor. - Klicke auf einen Vorschlag – die Felder werden automatisch ausgefüllt. Variante 2: Manuell eingeben - Fülle die Felder Straße, Hausnr., PLZ, Stadt und Land selbst aus. | Feld | Pflicht? | Beschreibung | |------|----------|--------------| | Straße | Nein | Straßenname | | Hausnr. | Nein | Hausnummer | | PLZ | Nein | Postleitzahl | | Stadt | Nein | Stadt / Ort | | Land | Nein | Wird automatisch auf "Deutschland" gesetzt | Steuer- und Rechnungsdaten (nur bei Unternehmen) Wenn du als Kundenart Unternehmen (B2B) gewählt hast, erscheinen zusätzliche Felder: | Feld | Pflicht? | Beschreibung | |------|----------|--------------| | Steuernummer | Nein | z.B. 123/456/78901 | | USt-IdNr. | Nein | Umsatzsteuer-ID, z.B. DE123456789 | | Leitweg-ID | Nein | Für E-Rechnungen an öffentliche Auftraggeber | | E-Rechnungsformat | Nein | PDF, ZUGFeRD, XRechnung oder "Keine Präferenz" | Notizen Ein Freitextfeld für interne Notizen zum Kunden. Hier kannst du alles notieren, was dir wichtig ist – z.B. "Schlüssel liegt beim Nachbarn" oder "Immer vormittags erreichbar". Datenfelder (benutzerdefinierte Felder) Falls dein Betrieb eigene Datenfelder angelegt hat, erscheinen diese am Ende des Formulars. Das können z.B. sein: - Textfelder - Zahlen - Datumsfelder - Auswahlfelder (Dropdown oder Mehrfachauswahl) - Ja/Nein-Felder Felder mit einem Stern (*) sind Pflichtfelder. Datenfelder mit „Pflicht bei Anlage“ fragt craftivo bei jeder Kundenanlage ab, auch in den Schnell-Anlagen: Neukunde in Neue Kundenanfrage, Karte im Kanban-Board, Anfrage per Formular, Schnellanlage im Auftrag und Neuer Kontakt in der App. Fehlt ein Wert, steht dort „Bitte die Pflicht-Datenfelder des Kunden ausfüllen.“ Nach dem Erstellen Nachdem du auf Erstellen geklickt hast: - Der neue Kunde erscheint sofort in deiner Kundenliste. - Du kannst auf den Kunden klicken, um seine Detailseite zu öffnen. - Dort kannst du Projekte zuordnen, Notizen hinzufügen und die Kommunikation verfolgen. Standardfelder als Pflicht festlegen Dein Betrieb legt fest, welche festen Kundenfelder beim Anlegen Pflicht sind: Vorname, Nachname, Firma, E-Mail, Rufnummer oder Adresse. So stellst du es ein: 1. Linke Leiste Setup → Organisation → Unternehmen → Datenfelder. 2. Reiter Kunden. 3. In der Karte Standardfelder setzt du in der Spalte Pflicht die Häkchen. 4. Speichern. Beim Anlegen müssen Pflichtfelder ausgefüllt sein (Sternchen). Beim Bearbeiten darfst du eine vorhandene Angabe nicht leeren. Alte Kunden ohne diese Angaben bleiben bearbeitbar. Import, öffentliches Webformular und die Public API sind davon ausgenommen. In der Handy-App gelten dieselben Pflichtfelder im Kontakt-Formular. 🖼️ BILD NÖTIG: Setup → Organisation → Datenfelder → Reiter Kunden, Karte „Standardfelder" mit Spalte „Pflicht". Häufige Fragen Muss ich alle Felder ausfüllen? Nein. Nur die Kundenart ist ein Pflichtfeld. Alles andere kannst du auch später ergänzen. Kann ich die Kundenart später ändern? Ja, du kannst einen Kunden jederzeit bearbeiten und die Kundenart von Privatperson auf Unternehmen (oder umgekehrt) ändern. Was ist der Unterschied zwischen Telefon und Mobil? "Telefon" ist für die Festnetznummer gedacht, "Mobil" für die Handynummer. Beides ist optional. Aktualisierung (Stand Oktober 2026) Einen Kunden legst du in der Kundenliste an. Pflichtfelder, die der Betrieb für die Anlage markiert, erscheinen in jeder schnellen Anlage. Beim späteren Bearbeiten gelten sie nicht. Pflichtfeld einstellen 1. Öffne die Einstellungen. 2. Wähle unter Unternehmen den Punkt Datenfelder („Eigene Felder für Projekte“). 3. Öffne den Reiter Kunden. 4. Klicke Neues Feld oder öffne ein vorhandenes Feld. Zwei Schalter stehen untereinander. Pflichtfeld. „Muss beim Bearbeiten der Datenfelder ausgefüllt sein.“ Pflichtfeld bei Kundenanlage. „Muss beim Erstellen eines neuen Eintrags ausgefüllt sein.“ Bei Projekten heißt derselbe Schalter Pflichtfeld bei Projektanlage, bei Aufträgen Pflichtfeld bei Auftragsanlage. In der Tabelle heißt die Spalte Pflicht bei Anlage. Du brauchst vollen Zugriff auf Projekte, sonst fehlt der Menüpunkt. 🖼️ BILD NÖTIG: Datenfelder, Reiter „Kunden“, Schalter „Pflichtfeld bei Kundenanlage“ und Spalte „Pflicht bei Anlage“. Beim Anlegen Die schnelle Anlage zeigt den Abschnitt Datenfelder, sobald so ein Feld existiert. Das gilt am Rechner, in der App, aus einer Kundenanfrage und aus dem Kanban. In der App stehen die Datenfelder am Ende der Maske. Beim Bearbeiten eines vorhandenen Kunden zeigt die App diese Felder nicht. Lässt du ein Pflichtfeld leer, steht: „Dieses Datenfeld ist beim Anlegen erforderlich.“ Je nach Art des Feldes steht stattdessen: - „Bitte eine gültige Zahl eingeben.“ - „Bitte mindestens eine Option auswählen.“ - „Bitte wählen Sie Ja oder Nein.“ - „Bitte dieses Datenfeld ausfüllen.“ Der Satz mit „Sie“ steht so in craftivo. Beim Bearbeiten des Kunden gilt Pflichtfeld bei Kundenanlage nicht. Dann gilt nur Pflichtfeld, und nur dort, wo du die Datenfelder bearbeitest.

Kunden bearbeiten und verwalten

Du hast Kunden in craftivo angelegt und willst sie jetzt bearbeiten, suchen oder löschen? Hier erfährst du alles, was du dafür brauchst. Einen Kunden bearbeiten Es gibt zwei Wege, einen Kunden zu bearbeiten: Weg 1: Über die Kundenliste 1. Gehe zu Kunden in der Seitenleiste. 2. Finde den Kunden in der Liste. 3. Klicke rechts in der Zeile auf das Drei-Punkte-Menü (drei Punkte untereinander). 4. Klicke auf Bearbeiten. 5. Das Bearbeitungs-Formular öffnet sich. Ändere, was du ändern willst. 6. Klicke auf Speichern. Weg 2: Über die Kunden-Detailseite 1. Klicke in der Kundenliste auf einen Kunden (auf die Zeile klicken). 2. Du landest auf der Detailseite des Kunden. 3. Klicke dort auf Bearbeiten. 4. Nimm deine Änderungen vor und klicke auf Speichern. Kunden-Detailseite Wenn du auf einen Kunden klickst, öffnet sich die Detailseite. Hier findest du alles an einem Ort: - Profil-Sidebar – Kontaktdaten, Adresse, Typ - Notizen – Interne Notizen bearbeiten - Benutzerdefinierte Datenfelder – Zusätzliche Informationen - Projekte – Alle Projekte dieses Kunden als Timeline - Aktivitäten – Was zuletzt mit diesem Kunden passiert ist - Kommunikation – Nachrichten und E-Mails Tipp: Von der Detailseite kannst du auch direkt ein Projekt verknüpfen oder ein neues Projekt erstellen – klicke dafür auf die entsprechenden Buttons. Neue Anfrage aus der Kundenakte Klicke in der Kundenakte auf Neu erstellen → Neue Anfrage oder im Reiter Anfragen auf Neue Anfrage. Die Anfragen-Tafel öffnet sich, der Kunde ist schon ausgewählt. Den Eintrag siehst du nur mit dem Recht Projekte. Kunden suchen und filtern Die Kundenliste bietet verschiedene Möglichkeiten, den richtigen Kunden schnell zu finden: Textsuche 1. Gib im Suchfeld oben links einen Namen, eine E-Mail oder andere Infos ein. 2. Die Liste wird sofort gefiltert und zeigt nur passende Kunden. Nach Kundenart filtern 1. Klicke auf das Filter-Dropdown neben dem Suchfeld. 2. Wähle: - Alle Kunden – keine Einschränkung - Unternehmen (B2B) – nur Geschäftskunden - Privatpersonen (B2C) – nur Privatkunden Nach Datenfeldern filtern Falls dein Betrieb benutzerdefinierte Datenfelder nutzt, kannst du auch danach filtern: 1. Wähle im Dropdown Datenfeld wählen das gewünschte Feld aus. 2. Gib den Filterwert ein oder wähle ihn aus. 3. Die Liste zeigt nur Kunden, die dem Filter entsprechen. Sortierung - Klicke auf die Spaltenüberschrift Name oder Firma, um die Liste alphabetisch zu sortieren. - Ein zweiter Klick dreht die Reihenfolge um. Einträge pro Seite ändern Standardmäßig werden 25 Kunden pro Seite angezeigt. Du kannst das ändern: 1. Klicke rechts oben auf das Dropdown (z.B. "25 Einträge"). 2. Wähle 25, 50, 75 oder 100 Einträge. Nutze die Pfeiltasten unten rechts, um zwischen den Seiten zu blättern. Einen einzelnen Kunden löschen 1. Klicke in der Kundenliste auf das Drei-Punkte-Menü des Kunden. 2. Klicke auf Löschen. 3. Es erscheint eine Sicherheitsabfrage: "Möchten Sie den Kunden wirklich löschen?" 4. Klicke auf Löschen, um zu bestätigen. Oder Abbrechen, um nichts zu ändern. Achtung: Das Löschen kann nicht rückgängig gemacht werden. Alle Daten des Kunden gehen verloren. Mehrere Kunden auf einmal löschen Wenn du viele Kunden gleichzeitig löschen willst: 1. Aktiviere die Checkboxen links neben den Kunden, die du löschen möchtest. 2. Oben erscheint eine Aktionsleiste mit der Anzahl der ausgewählten Kunden. 3. Klicke auf Löschen in der Aktionsleiste. 4. Es erscheint eine Liste der ausgewählten Kunden zur Kontrolle. 5. Bestätige mit Löschen. Tipp: Klicke auf die Checkbox im Tabellenkopf (ganz oben links), um alle Kunden auf der aktuellen Seite auszuwählen. Häufige Fragen Kann ich einen gelöschten Kunden wiederherstellen? Nein, das Löschen ist endgültig. Prüfe die Sicherheitsabfrage immer genau. Kann jeder in meinem Team Kunden löschen? Das hängt von den Berechtigungen ab, die der Administrator vergeben hat. Warum sehe ich bei manchen Kunden kein Firma-Feld? Das Firma-Feld wird nur bei Kunden vom Typ "Unternehmen (B2B)" angezeigt. Bei Privatpersonen steht dort ein Strich (-). Aktualisierung (Stand Oktober 2026) In der Kundenakte siehst du den Kunden, seine Belege und die Wartung. Aus einer alten Rechnung oder einem alten Angebot legst du ein Projekt an. Als Projekt anlegen Alte Rechnungen stehen im Reiter Rechnungen. Alte Angebote stehen im Reiter Angebote. Das Etikett an der Zeile heißt Altrechnung oder Altangebot. Den Reiter Rechnungen siehst du mit dem Recht Finanzen. Den Reiter Angebote siehst du mit Finanzen oder Verkaufspreise. An der Zeile steht Als Projekt anlegen. Den Knopf siehst du mit Finanzen, mit Projekt anlegen und mit Zugriff auf Projekte auf der Stufe Eigene oder Voll. Auf Keine fehlt er. Ein Tipp legt das Projekt an. Die Meldung heißt „Projekt angelegt“. craftivo öffnet das Projekt im Reiter Ablage. Dort liegt die Original-Datei. Klappt es nicht, steht: „Das Projekt konnte nicht angelegt werden. Bitte versuche es erneut.“ Im Menü der Zeile heißt das Öffnen der Datei PDF öffnen oder Word-Datei herunterladen. 🖼️ BILD NÖTIG: Kundenakte, Reiter „Rechnungen“, Zeile mit „Altrechnung“ und Knopf „Als Projekt anlegen“. Projekte aus alten Rechnungen auf einmal anlegen Hast du viele alte Rechnungen aus dem Umzug, musst du nicht jede einzeln zum Projekt machen. Im Reiter Rechnungen der Kundenakte steht oben Projekte aus alten Rechnungen anlegen. Beim Umzug liest craftivo aus dem Rechnungs-PDF auch Projektnummer und Projektname. Rechnungen eines Kunden mit derselben Projektnummer werden ein Projekt, sonst Rechnungen mit demselben Namen – zum Beispiel Abschlag und Schluss zum selben Bauvorhaben. Ohne diese Angabe entsteht kein Projekt. Vor dem Anlegen zeigt das Fenster Projekte aus alten Rechnungen anlegen, wie viele Projekte entstehen. Bestätige mit Projekte anlegen. Die Meldung lautet zum Beispiel „3 Projekte angelegt“. Projekte, die es schon gibt, legt craftivo nicht doppelt an. Den Knopf siehst du nur, wenn es etwas anzulegen gibt und du Projekte aus Altbelegen anlegen darfst (siehe Als Projekt anlegen). Reiter Wartung Der Reiter heißt Wartung. Die Zahl der Verträge steht am Reiter, wenn welche da sind. Den Reiter siehst du mit dem Recht zur Wartung. Fehlt der Tarif für Wartungsverträge, zeigt der Reiter den Hinweis zum Tarif. Die Seite stürzt nicht ab. Die Überschrift im Reiter heißt Wartung. Der Knopf heißt Neuer Wartungsvertrag. Ist noch nichts da, steht: „Noch keine Wartungsverträge.“ Darunter: „Für diesen Kunden wurde noch kein Wartungsvertrag angelegt.“ Der Knopf heißt dann Ersten Wartungsvertrag erstellen. Ein Vertrag ohne eigenen Namen heißt „Wartung“ und die Vertragsnummer, zum Beispiel „Wartung WV-1042“. Darunter kann „Letzte Wartung“ stehen. Ein Tipp öffnet den Vertrag. Für die Vorlese-Funktion heißt die Zeile „Wartungsvertrag … öffnen“. 🖼️ BILD NÖTIG: Kundenakte, Reiter „Wartung“, leere Liste mit „Ersten Wartungsvertrag erstellen“. Ansprechpartner aus dem Umzug Kommt der Kunde neu aus dem Umzug von HERO, stehen die Ansprechpartner im Reiter Ansprechpartner. Bei einem Kunden, den es schon gab, legt der Umzug dort keine Ansprechpartner an.

Kunden per CSV importieren

Du hast eine Kundenliste in Excel oder einem anderen Programm? Mit dem CSV-Import überträgst du alle Kunden auf einmal nach craftivo – ohne jeden einzeln eintippen zu müssen. Voraussetzungen - Du brauchst Administrations-Rechte in deiner Organisation, um Kunden zu importieren. - Deine Kundenliste muss als CSV-Datei vorliegen (max. 5 MB). Was ist eine CSV-Datei? CSV steht für "Comma-Separated Values" – das ist eine einfache Textdatei, in der jede Zeile ein Kunde ist und die Felder durch Kommas oder Semikolons getrennt sind. Du kannst sie aus Excel, Google Sheets oder jedem anderen Programm exportieren. So startest du den Import 1. Gehe zu Kunden in der Seitenleiste. 2. Klicke oben rechts auf CSV Import. 3. Der Import-Assistent startet. Schritt 1: Datei hochladen 1. Ziehe deine CSV-Datei in den Upload-Bereich oder klicke darauf, um sie auszuwählen. 2. craftivo analysiert die Datei und zeigt dir: - Dateiname - Dateigröße - Anzahl der Zeilen - Anzahl der Spalten 3. Klicke auf Weiter. Tipp: Es werden nur CSV-Dateien akzeptiert. Wenn du eine Excel-Datei (.xlsx) hast, speichere sie zuerst als CSV ab: In Excel -> Datei -> Speichern unter -> Dateityp "CSV (Trennzeichen-getrennt)". Schritt 2: Spalten zuordnen Jetzt musst du craftivo sagen, welche Spalte in deiner CSV welchem Feld entspricht. Die gute Nachricht: craftivo hat eine KI-Zuordnung, die das meiste automatisch erkennt. 1. Die KI analysiert deine Spaltenüberschriften und ordnet sie automatisch zu. 2. Prüfe die Zuordnungen. Für jede CSV-Spalte siehst du: - Den Original-Spaltenname aus deiner Datei - Einen Beispielwert aus der ersten Zeile - Das zugeordnete craftivo-Feld 3. Falls eine Zuordnung falsch ist, klicke auf das Dropdown und wähle das richtige Feld. 4. Spalten, die du nicht importieren willst, setzt du auf Überspringen. 5. Klicke auf Weiter. Die folgenden craftivo-Felder stehen zur Auswahl: | craftivo-Feld | Beschreibung | |---------------|--------------| | Kundenart | "business" oder "individual" | | Name | Name des Kunden (Pflichtfeld) | | Firma | Firmenname | | E-Mail | E-Mail-Adresse | | Telefon | Telefonnummer | | Straße | Straßenname | | Hausnummer | Hausnummer | | Straße + Hausnummer | Eine Spalte, die Straße und Hausnummer zusammen enthält (z.B. "Hauptstraße 5") | | Stadt | Stadt / Ort | | PLZ | Postleitzahl | | PLZ + Ort | Eine Spalte, die Postleitzahl und Ort zusammen enthält (z.B. "56564 Neuwied" oder "56564, Neuwied") | | Land | Land | | Steuernummer | Steuernummer | | Notizen | Interne Notizen | | Überspringen | Diese Spalte nicht importieren | Wichtig: Mindestens die Spalte Name muss zugeordnet sein, damit der Import funktioniert. Tipp – Adresse in einer Spalte: Wenn deine Datei Straße und Hausnummer in einer Spalte hat (z.B. aus LexOffice oder WinWorker), ordne sie dem Feld Straße + Hausnummer zu – craftivo trennt das automatisch in Straße und Hausnummer. Genauso teilt PLZ + Ort eine kombinierte Spalte korrekt auf (auch mit Komma) und schreibt den Ort richtig (z.B. "Neuwied", nicht "NEUWIED"). Tipp: Falls die KI mal danebenliegt, klicke auf KI-Vorschläge, um die automatische Zuordnung nochmal neu zu starten. Schritt 3: Vorschau prüfen 1. Du siehst eine Vorschau deiner Daten so, wie sie importiert werden. 2. Prüfe, ob alles richtig aussieht. 3. Klicke auf Weiter. Schritt 4: Duplikate prüfen craftivo prüft automatisch, ob es bereits bestehende Kunden gibt, die den importierten Kunden ähneln (gleicher Name, gleiche E-Mail oder Telefonnummer). Falls Duplikate gefunden werden, kannst du für jeden einzelnen entscheiden: - Überspringen – Den Kunden nicht importieren (der bestehende bleibt) - Überschreiben – Den bestehenden Kunden mit den neuen Daten aktualisieren - Neu anlegen – Trotzdem als neuen Kunden anlegen Schritt 5: Fehler korrigieren Falls es Probleme mit einzelnen Zeilen gibt (z.B. fehlende Pflichtfelder oder ungültige E-Mail-Adressen), werden sie hier angezeigt. Du kannst: - Die Fehler direkt korrigieren - Fehlerhafte Zeilen vom Import ausschließen Schritt 6: Import starten 1. Klicke auf Importieren. 2. craftivo zeigt dir einen Fortschrittsbalken und importiert die Kunden Stück für Stück. 3. Am Ende siehst du eine Zusammenfassung: - Wie viele Kunden erfolgreich importiert wurden - Wie viele übersprungen wurden - Ob es Fehler gab Tipps für eine saubere CSV-Datei Damit der Import reibungslos läuft, beachte diese Tipps: - Erste Zeile = Überschriften – Die erste Zeile deiner CSV sollte die Spaltennamen enthalten (z.B. "Name", "E-Mail", "Telefon"). - Ein Kunde pro Zeile – Jede Zeile entspricht einem Kunden. - Einheitliches Format – Verwende einheitliche Formate für Telefonnummern und PLZ. - Keine leeren Zeilen – Entferne leere Zeilen am Ende der Datei. - UTF-8 Kodierung – Damit Umlaute (ä, ö, ü) richtig angezeigt werden, speichere die Datei in UTF-8. In Excel: Datei -> Speichern unter -> Dateityp "CSV UTF-8 (Trennzeichen-getrennt)". - Maximale Dateigröße: 5 MB – Für sehr große Listen teile die Datei auf. Beispiel-CSV So könnte deine CSV-Datei aussehen: Name,Firma,E-Mail,Telefon,Straße,Hausnummer,PLZ,Stadt Max Mustermann,Müller Bau GmbH,max@muellerbau.de,0171-1234567,Hauptstraße,15,10115,Berlin Anna Schmidt,,anna.schmidt@gmail.com,030-9876543,Gartenweg,3a,12345,Hamburg Hausverwaltung Meier,HV Meier GmbH,info@hv-meier.de,040-5556667,Ringstraße,22,20095,Hamburg Häufige Fragen Ich habe eine Excel-Datei. Geht das auch? Nicht direkt. Speichere die Datei zuerst als CSV: In Excel -> Datei -> Speichern unter -> Dateityp "CSV UTF-8 (Trennzeichen-getrennt)". Was passiert, wenn ein Kunde keinen Namen hat? Der Name ist ein Pflichtfeld. Zeilen ohne Namen werden als fehlerhaft markiert und nicht importiert. Kann ich den Import rückgängig machen? Ja, 14 Tage lang. Öffne den Reiter Importverlauf und klicke beim Import auf Import rückgängig machen, dann auf Jetzt rückgängig machen. Die neu angelegten Kunden verschwinden aus der Kundenliste. Kunden, die der Import nur ergänzt hat, bleiben unverändert. Wie lange es noch geht, steht im Importverlauf, zum Beispiel „Noch 9 Tage verfügbar“, am letzten Tag in Stunden. Hat schon jemand an einem importierten Kunden gearbeitet, geht es nicht mehr. Dann steht dort Rückgängig geht nicht mehr mit dem Namen des Kunden. Werden bestehende Kunden automatisch überschrieben? Nein. craftivo erkennt mögliche Duplikate und fragt dich, was du damit machen willst. Ohne deine Bestätigung wird nichts überschrieben. Kann ich den Import auch von meinem Handy aus machen? Der CSV-Import ist aktuell nur in der Web-Version verfügbar. Aktualisierung (Stand Oktober 2026) Kunden aus einer Liste holst du über CSV Import. Bis 14 Tage danach machst du einen Import rückgängig. Von Hand angelegte Kunden erkennt craftivo dabei als schon vorhanden. Import öffnen 1. Öffne Kunden. 2. Öffne CSV Import. Der Assistent heißt Kunden importieren. Die Reiter heißen Neuer Import und Importverlauf. 🖼️ BILD NÖTIG: Seite „Kunden importieren“ mit den Reitern „Neuer Import“ und „Importverlauf“. Doppelte Kunden Stimmt ein Kunde aus der Datei mit einem vorhandenen Kunden überein, fragt craftivo, was gelten soll. Die Knöpfe heißen Alle überspringen (Bestehende Daten behalten) und Alle überschreiben (Mit neuen Daten ersetzen). craftivo erkennt auch einen Kunden, den jemand von Hand angelegt hat. Dafür reicht der Firmenname oder Vorname plus Nachname. Eine alte Sammelzeile aus einem früheren Import zählt ebenfalls. Stimmen Name und E-Mail überein, oder Name und Telefon, gilt der Kunde als schon da. Fehlt bei einem von beiden E-Mail und Telefon, reicht der gleiche Name. Gelöschte Kunden zählen nicht. Nach dem Import Bricht der Import ab, steht Import abgebrochen. Darunter: „… Kunden wurden bereits verarbeitet. Sie können diesen Import in den nächsten 14 Tagen im Importverlauf rückgängig machen.“ Der Knopf heißt Zum Importverlauf. Der Satz in craftivo verwendet „Sie“. Importverlauf Ist in den letzten 30 Tagen nichts gelaufen, steht: „Keine Imports in den letzten 30 Tagen.“ Darunter: „Sobald Sie einen Kundenimport starten, erscheint er hier mit Status, Ergebnissen und Revert-Option.“ Die Spalten heißen Status, Import, Ergebnis, Revert und Aktion. Der Status heißt Läuft, Abgeschlossen, Abgebrochen, Wird rückgängig gemacht, Rückgängig oder Fehlgeschlagen. Unter Ergebnis stehen „neu“, „aktualisiert“, „übersprungen“ und „Fehler“. In der Spalte Revert steht, wie lange es noch geht: - „Noch 12 Tage verfügbar“ - „Noch 3 Stunden verfügbar“ oder „Noch 1 Stunde verfügbar“ - „Zeitfenster abgelaufen“ - „Nicht verfügbar“ - „Revert kann erneut gestartet werden“ 🖼️ BILD NÖTIG: Importverlauf mit Status, Frist „Noch … Tage verfügbar“ und Knopf „Import rückgängig machen“. Rückgängig machen Der Knopf heißt Import rückgängig machen. Muss ein abgebrochener Versuch noch einmal laufen, heißt er Revert wiederholen. Der Dialog trägt denselben Titel. Der Text lautet: „12 neue Kunden werden aus der Kundenliste entfernt. 3 aktualisierte Kunden bleiben unverändert.“ Die Zahlen kommen aus diesem Import. Zuerst steht: „Prüfe Verknüpfungen...“ Der bestätigende Knopf heißt dann ebenfalls „Prüfe Verknüpfungen...“. Danach steht Import wird rückgängig gemacht und „4 / 12 Kunden entfernt“. Der bestätigende Knopf zeigt währenddessen „4 / 12 entfernt“. Abbrechen schließt den Dialog, solange noch nichts läuft. Jetzt rückgängig machen startet das Entfernen. Bei einem Wiederholungsversuch heißt dieser Knopf Revert erneut starten. Schließst du den Dialog, vergisst craftivo eine gefundene Sperre. Beim nächsten Öffnen prüft es die Verknüpfungen neu. Wenn es nicht mehr geht Hat schon jemand an einem neuen Kunden aus diesem Import weitergearbeitet, heißt der Dialog Rückgängig geht nicht mehr. Die Zeile nennt den Grund, zum Beispiel „An … wurde schon gearbeitet.“ Darunter: „Damit nichts verloren geht, bleibt der Import bestehen.“ Der Knopf heißt Schließen. Aktualisierte Kunden, die es schon vor dem Import gab, entfernt craftivo nicht.

Logbuch nach Bedeutung durchsuchen

Im Kunden-Logbuch findest du Einträge jetzt auch dann, wenn du nicht das exakte Wort tippst. Die Bedeutungs-Suche versteht, was du meinst: Suchst du nach „Fassadenfarbe", findet sie auch den Eintrag „Außenanstrich RAL 9010". Wo du suchst 1. Gehe zu Kunden und öffne einen Kunden. 2. Wechsle auf den Reiter Aktivitäten – das ist das Logbuch des Kunden. So suchst du nach Bedeutung 1. Tippe deinen Suchbegriff ins Suchfeld (z.B. „Ärger wegen Verzögerung"). 2. Klicke auf Bedeutung (das Gehirn-Symbol rechts neben dem Suchfeld). 3. Warte kurz – der Knopf zeigt „Denke…", während die KI das komplette Logbuch durchsucht. 4. Du bekommst die sinnverwandten Treffer nach Relevanz sortiert, dazu eine Zeile wie „Bedeutung: ‚Ärger wegen Verzögerung' · 4 Treffer". 5. Mit Zurücksetzen kommst du jederzeit zurück zur normalen Ansicht. Der Unterschied zur normalen Suche - Normale Suche (Begriff eintippen und Enter drücken): findet nur Einträge mit dem exakt getippten Wort. - Bedeutung: findet Einträge, die dasselbe meinen – also auch Synonyme, Fachbegriffe und Umschreibungen. Sie schaut dabei durch die komplette Historie des Kunden, nicht nur die letzten Wochen. So taucht auch ein älterer Eintrag mit anderer Wortwahl wieder auf. Gut zu wissen - Die Bedeutungs-Suche ist KI-gestützt und dauert deshalb ein paar Sekunden. - Deine Filter für Mitarbeiter und Zeitraum bleiben aktiv – nur das Stichwort wird „sinngemäß" interpretiert. - Direkt daneben gibt es noch die KI-Suche (Sternchen-Symbol): Die wandelt einen ganzen Satz wie „Einträge von Max letzte Woche" in passende Filter um. Bedeutung sucht dagegen nach dem Sinn deiner Worte – beides ergänzt sich.

Kontakte: Kunden und Kooperationspartner verwalten

Aus „Kunden" wird „Kontakte": Neben deinen Kunden verwaltest du hier jetzt auch Kooperationspartner – zum Beispiel Händler, Subunternehmer, Hersteller oder deinen Steuerberater. Zwei Reiter trennen beide Gruppen sauber, damit deine Kundenliste aufgeräumt bleibt. Wo du deine Kontakte findest Klicke in der linken Seitenleiste auf Kontakte. Oben auf der Seite trennen zwei Reiter deine Kontakte: - Kunden – deine Auftraggeber, wie gewohnt mit Kundennummer - Kooperationspartner – alle übrigen Geschäftskontakte Jeder Reiter zeigt daneben, wie viele Kontakte darin liegen. Über das Suchfeld „Kontakte durchsuchen…" findest du jeden Eintrag. Einen Kooperationspartner anlegen 1. Klicke oben rechts auf Neuer Kontakt. 2. Wähle bei Kontaktart die Option Kooperationspartner (statt Kunde). 3. Wähle darunter im Feld Partnertyp den passenden Typ. Zur Auswahl stehen unter anderem: Händler, Subunternehmer, Hersteller, Steuerberater, Versicherung, Bank, Rechtsanwalt, Behörde und Architekt/Planer. Ist dein Typ nicht dabei, tippe ihn einfach ein und lege ihn über „… neu anlegen" an. 4. Trage die restlichen Kontaktdaten ein und klicke auf Erstellen. Bei Kooperationspartnern entfallen Felder, die nur Kunden brauchen – etwa Kundennummer, Leitweg-ID und das E-Rechnungsformat. So bleibt das Formular übersichtlich. Einen Kontakt umwandeln Hast du einen Partner versehentlich als Kunde angelegt (oder umgekehrt)? Das änderst du mit einem Klick: 1. Öffne den Kontakt. 2. Klicke in der Profil-Leiste auf In Kooperationspartner umwandeln bzw. In Kunden umwandeln. 3. Beim Umwandeln in einen Partner wählst du direkt den Partnertyp. Bestätige mit Umwandeln. Bestehende Angebote und Rechnungen bleiben dabei mit dem Kontakt verknüpft. Partner in Auswahllisten erkennen Wählst du beim Erstellen eines Angebots oder einer Rechnung einen Empfänger, stehen Kunden immer zuoberst. Kooperationspartner erkennst du am Badge „Partner" bzw. „Partner · " (z. B. „Partner · Händler") – so verwechselst du sie nicht mit einem Kunden.