Du hast eine Kundenliste in Excel oder einem anderen Programm? Mit dem CSV-Import überträgst du alle Kunden auf einmal nach craftivo – ohne jeden einzeln eintippen zu müssen.
Voraussetzungen
- Du brauchst Administrations-Rechte in deiner Organisation, um Kunden zu importieren.
- Deine Kundenliste muss als CSV-Datei vorliegen (max. 5 MB).
Was ist eine CSV-Datei? CSV steht für "Comma-Separated Values" – das ist eine einfache Textdatei, in der jede Zeile ein Kunde ist und die Felder durch Kommas oder Semikolons getrennt sind. Du kannst sie aus Excel, Google Sheets oder jedem anderen Programm exportieren.
So startest du den Import
- Gehe zu Kunden in der Seitenleiste.
- Klicke oben rechts auf CSV Import.
- Der Import-Assistent startet.
Schritt 1: Datei hochladen
- Ziehe deine CSV-Datei in den Upload-Bereich oder klicke darauf, um sie auszuwählen.
- craftivo analysiert die Datei und zeigt dir:
- Dateiname
- Dateigröße
- Anzahl der Zeilen
- Anzahl der Spalten
- Klicke auf Weiter.
Tipp: Es werden nur CSV-Dateien akzeptiert. Wenn du eine Excel-Datei (.xlsx) hast, speichere sie zuerst als CSV ab: In Excel -> Datei -> Speichern unter -> Dateityp "CSV (Trennzeichen-getrennt)".
Schritt 2: Spalten zuordnen
Jetzt musst du craftivo sagen, welche Spalte in deiner CSV welchem Feld entspricht.
Die gute Nachricht: craftivo hat eine KI-Zuordnung, die das meiste automatisch erkennt.
- Die KI analysiert deine Spaltenüberschriften und ordnet sie automatisch zu.
- Prüfe die Zuordnungen. Für jede CSV-Spalte siehst du:
- Den Original-Spaltenname aus deiner Datei
- Einen Beispielwert aus der ersten Zeile
- Das zugeordnete craftivo-Feld
- Falls eine Zuordnung falsch ist, klicke auf das Dropdown und wähle das richtige Feld.
- Spalten, die du nicht importieren willst, setzt du auf Überspringen.
- Klicke auf Weiter. Die folgenden craftivo-Felder stehen zur Auswahl:
| craftivo-Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Kundenart | "business" oder "individual" |
| Name | Name des Kunden (Pflichtfeld) |
| Firma | Firmenname |
| E-Mail-Adresse | |
| Telefon | Telefonnummer |
| Straße | Straßenname |
| Hausnummer | Hausnummer |
| Straße + Hausnummer | Eine Spalte, die Straße und Hausnummer zusammen enthält (z.B. "Hauptstraße 5") |
| Stadt | Stadt / Ort |
| PLZ | Postleitzahl |
| PLZ + Ort | Eine Spalte, die Postleitzahl und Ort zusammen enthält (z.B. "56564 Neuwied" oder "56564, Neuwied") |
| Land | Land |
| Steuernummer | Steuernummer |
| Notizen | Interne Notizen |
| Überspringen | Diese Spalte nicht importieren |
Wichtig: Mindestens die Spalte Name muss zugeordnet sein, damit der Import funktioniert.
Tipp – Adresse in einer Spalte: Wenn deine Datei Straße und Hausnummer in einer Spalte hat (z.B. aus LexOffice oder WinWorker), ordne sie dem Feld Straße + Hausnummer zu – craftivo trennt das automatisch in Straße und Hausnummer. Genauso teilt PLZ + Ort eine kombinierte Spalte korrekt auf (auch mit Komma) und schreibt den Ort richtig (z.B. "Neuwied", nicht "NEUWIED").
Tipp: Falls die KI mal danebenliegt, klicke auf KI-Vorschläge, um die automatische Zuordnung nochmal neu zu starten.
Schritt 3: Vorschau prüfen
- Du siehst eine Vorschau deiner Daten so, wie sie importiert werden.
- Prüfe, ob alles richtig aussieht.
- Klicke auf Weiter.
Schritt 4: Duplikate prüfen
craftivo prüft automatisch, ob es bereits bestehende Kunden gibt, die den importierten Kunden ähneln (gleicher Name, gleiche E-Mail oder Telefonnummer).
Falls Duplikate gefunden werden, kannst du für jeden einzelnen entscheiden:
- Überspringen – Den Kunden nicht importieren (der bestehende bleibt)
- Überschreiben – Den bestehenden Kunden mit den neuen Daten aktualisieren
- Neu anlegen – Trotzdem als neuen Kunden anlegen
Schritt 5: Fehler korrigieren
Falls es Probleme mit einzelnen Zeilen gibt (z.B. fehlende Pflichtfelder oder ungültige E-Mail-Adressen), werden sie hier angezeigt. Du kannst:
- Die Fehler direkt korrigieren
- Fehlerhafte Zeilen vom Import ausschließen
Schritt 6: Import starten
- Klicke auf Importieren.
- craftivo zeigt dir einen Fortschrittsbalken und importiert die Kunden Stück für Stück.
- Am Ende siehst du eine Zusammenfassung:
- Wie viele Kunden erfolgreich importiert wurden
- Wie viele übersprungen wurden
- Ob es Fehler gab
Tipps für eine saubere CSV-Datei
Damit der Import reibungslos läuft, beachte diese Tipps:
- Erste Zeile = Überschriften – Die erste Zeile deiner CSV sollte die Spaltennamen enthalten (z.B. "Name", "E-Mail", "Telefon").
- Ein Kunde pro Zeile – Jede Zeile entspricht einem Kunden.
- Einheitliches Format – Verwende einheitliche Formate für Telefonnummern und PLZ.
- Keine leeren Zeilen – Entferne leere Zeilen am Ende der Datei.
- UTF-8 Kodierung – Damit Umlaute (ä, ö, ü) richtig angezeigt werden, speichere die Datei in UTF-8. In Excel: Datei -> Speichern unter -> Dateityp "CSV UTF-8 (Trennzeichen-getrennt)".
- Maximale Dateigröße: 5 MB – Für sehr große Listen teile die Datei auf.
Beispiel-CSV
So könnte deine CSV-Datei aussehen:
Name,Firma,E-Mail,Telefon,Straße,Hausnummer,PLZ,Stadt
Max Mustermann,Müller Bau GmbH,max@muellerbau.de,0171-1234567,Hauptstraße,15,10115,Berlin
Anna Schmidt,,anna.schmidt@gmail.com,030-9876543,Gartenweg,3a,12345,Hamburg
Hausverwaltung Meier,HV Meier GmbH,info@hv-meier.de,040-5556667,Ringstraße,22,20095,Hamburg
Häufige Fragen
Ich habe eine Excel-Datei. Geht das auch? Nicht direkt. Speichere die Datei zuerst als CSV: In Excel -> Datei -> Speichern unter -> Dateityp "CSV UTF-8 (Trennzeichen-getrennt)".
Was passiert, wenn ein Kunde keinen Namen hat? Der Name ist ein Pflichtfeld. Zeilen ohne Namen werden als fehlerhaft markiert und nicht importiert.
Kann ich den Import rückgängig machen? Ja, 14 Tage lang. Öffne den Reiter Importverlauf und klicke beim Import auf Import rückgängig machen, dann auf Jetzt rückgängig machen. Die neu angelegten Kunden verschwinden aus der Kundenliste. Kunden, die der Import nur ergänzt hat, bleiben unverändert. Wie lange es noch geht, steht im Importverlauf, zum Beispiel „Noch 9 Tage verfügbar“, am letzten Tag in Stunden.
Hat schon jemand an einem importierten Kunden gearbeitet, geht es nicht mehr. Dann steht dort Rückgängig geht nicht mehr mit dem Namen des Kunden.
Werden bestehende Kunden automatisch überschrieben? Nein. craftivo erkennt mögliche Duplikate und fragt dich, was du damit machen willst. Ohne deine Bestätigung wird nichts überschrieben.
Kann ich den Import auch von meinem Handy aus machen? Der CSV-Import ist aktuell nur in der Web-Version verfügbar.
Aktualisierung (Stand Oktober 2026)
Kunden aus einer Liste holst du über CSV Import. Bis 14 Tage danach machst du einen Import rückgängig. Von Hand angelegte Kunden erkennt craftivo dabei als schon vorhanden.
Import öffnen
- Öffne Kunden.
- Öffne CSV Import.
Der Assistent heißt Kunden importieren. Die Reiter heißen Neuer Import und Importverlauf.
🖼️ BILD NÖTIG: Seite „Kunden importieren“ mit den Reitern „Neuer Import“ und „Importverlauf“.
Doppelte Kunden
Stimmt ein Kunde aus der Datei mit einem vorhandenen Kunden überein, fragt craftivo, was gelten soll.
Die Knöpfe heißen Alle überspringen (Bestehende Daten behalten) und Alle überschreiben (Mit neuen Daten ersetzen).
craftivo erkennt auch einen Kunden, den jemand von Hand angelegt hat. Dafür reicht der Firmenname oder Vorname plus Nachname. Eine alte Sammelzeile aus einem früheren Import zählt ebenfalls.
Stimmen Name und E-Mail überein, oder Name und Telefon, gilt der Kunde als schon da. Fehlt bei einem von beiden E-Mail und Telefon, reicht der gleiche Name. Gelöschte Kunden zählen nicht.
Nach dem Import
Bricht der Import ab, steht Import abgebrochen. Darunter: „… Kunden wurden bereits verarbeitet. Sie können diesen Import in den nächsten 14 Tagen im Importverlauf rückgängig machen.“ Der Knopf heißt Zum Importverlauf. Der Satz in craftivo verwendet „Sie“.
Importverlauf
Ist in den letzten 30 Tagen nichts gelaufen, steht: „Keine Imports in den letzten 30 Tagen.“ Darunter: „Sobald Sie einen Kundenimport starten, erscheint er hier mit Status, Ergebnissen und Revert-Option.“
Die Spalten heißen Status, Import, Ergebnis, Revert und Aktion.
Der Status heißt Läuft, Abgeschlossen, Abgebrochen, Wird rückgängig gemacht, Rückgängig oder Fehlgeschlagen.
Unter Ergebnis stehen „neu“, „aktualisiert“, „übersprungen“ und „Fehler“.
In der Spalte Revert steht, wie lange es noch geht:
- „Noch 12 Tage verfügbar“
- „Noch 3 Stunden verfügbar“ oder „Noch 1 Stunde verfügbar“
- „Zeitfenster abgelaufen“
- „Nicht verfügbar“
- „Revert kann erneut gestartet werden“
🖼️ BILD NÖTIG: Importverlauf mit Status, Frist „Noch … Tage verfügbar“ und Knopf „Import rückgängig machen“.
Rückgängig machen
Der Knopf heißt Import rückgängig machen. Muss ein abgebrochener Versuch noch einmal laufen, heißt er Revert wiederholen.
Der Dialog trägt denselben Titel. Der Text lautet: „12 neue Kunden werden aus der Kundenliste entfernt. 3 aktualisierte Kunden bleiben unverändert.“ Die Zahlen kommen aus diesem Import.
Zuerst steht: „Prüfe Verknüpfungen...“ Der bestätigende Knopf heißt dann ebenfalls „Prüfe Verknüpfungen...“.
Danach steht Import wird rückgängig gemacht und „4 / 12 Kunden entfernt“. Der bestätigende Knopf zeigt währenddessen „4 / 12 entfernt“.
Abbrechen schließt den Dialog, solange noch nichts läuft. Jetzt rückgängig machen startet das Entfernen. Bei einem Wiederholungsversuch heißt dieser Knopf Revert erneut starten.
Schließst du den Dialog, vergisst craftivo eine gefundene Sperre. Beim nächsten Öffnen prüft es die Verknüpfungen neu.
Wenn es nicht mehr geht
Hat schon jemand an einem neuen Kunden aus diesem Import weitergearbeitet, heißt der Dialog Rückgängig geht nicht mehr. Die Zeile nennt den Grund, zum Beispiel „An … wurde schon gearbeitet.“ Darunter: „Damit nichts verloren geht, bleibt der Import bestehen.“ Der Knopf heißt Schließen.
Aktualisierte Kunden, die es schon vor dem Import gab, entfernt craftivo nicht.