Zeiterfassung

Arbeitszeiten erfassen

In craftivo kannst du deine Arbeitszeiten ganz einfach per Stoppuhr oder manuell erfassen. Hier erfährst du, wie alles funktioniert. Die Zeiterfassung liegt unter Team & Zeit, Eintrag Zeiterfassung. Die Karte heißt Zeiterfassung. Über den Einträgen startest und stoppst du die laufende Zeit. Per Stoppuhr einstempeln und ausstempeln Das ist der schnellste Weg, deine Zeit zu erfassen – du drückst auf Start, wenn du anfängst zu arbeiten, und auf Stopp, wenn du fertig bist. 1. Gehe auf die Seite Zeiterfassung im Hauptmenu. 2. Wähle optional ein Projekt aus dem Dropdown aus. 3. Klicke auf den grünen Play-Button (Einstempeln). 4. Die Stoppuhr läuft jetzt – du siehst live, wie lange du schon arbeitest. 5. Wenn du fertig bist, klicke auf den roten Stopp-Button (Ausstempeln). Gut zu wissen: Es läuft jeweils nur eine Stoppuhr. In der App kannst du trotzdem mit einem Tipp zum nächsten Einsatz wechseln – der bisherige Timer wird automatisch gestoppt und gespeichert (siehe unten). Wenn du vergessen hast auszustempeln, kannst du den Eintrag nachher bearbeiten. Kategorie „Arbeitszeit" In der Zeiterfassung gibt es die Kategorie Arbeitszeit. Sie steht in jedem Betrieb automatisch bereit – du musst nichts einstellen, und bereits erfasste Zeiten bleiben unverändert. - Startet ein Mitarbeiter den Timer, ist Arbeitszeit direkt vorausgewählt. - Mit einem Tipp lässt sie sich auf Baustellenzeit, Fahrtzeit oder eine andere Kategorie ändern. - Arbeitszeit und Baustellenzeit stehen als zwei getrennte Punkte in der Auswahl. Die Kategorien verwaltest du am Computer unter Einstellungen → Zeiterfassung: - Über Kategorie hinzufügen legst du eigene Kategorien an oder bearbeitest bestehende. - Du kannst festlegen, welche Kategorie als Standard-Kategorie vorausgewählt wird. 34845-kategorien Zeit für mehrere Einsätze am selben Tag In der App kannst du die Zeit für mehrere Einsätze eines Tages nacheinander erfassen – auch wenn für eine andere Baustelle gerade noch der Timer läuft: - Tippe im Bereich Zeiten einfach auf die Play-Taste des nächsten Einsatzes. - Der bisher laufende Timer wird dabei automatisch gestoppt und gespeichert – es geht nichts verloren. 34845-zeiten-play Timer vergessen? Erinnerung und automatisches Ende Ein Timer, der sehr lange läuft, ist fast immer ein vergessener Timer. Damit am Monatsende keine falschen Stunden in der Liste stehen, hilft dir craftivo: - Nach 9 Stunden fragt craftivo nach. Du bekommst die Meldung „Läuft dein Timer noch?" – als Push aufs Handy und in der Glocke. Hast du schon Feierabend, stoppe den Timer einfach selbst. - Nach 10 Stunden endet der Timer automatisch. Mehr Arbeitszeit am Tag erlaubt das Arbeitszeitgesetz nicht. Du bekommst die Meldung „Timer nach 10 Stunden beendet". Gezählt wird die reine Arbeitszeit, also Laufzeit minus eingetragene Pause. Beispiel: Du startest um 6:00 Uhr und hast 1 Stunde Pause eingetragen – dann endet der Timer um 17:00 Uhr. Österreich und Schweiz: Sitzt dein Betrieb dort, liegt die Grenze bei 12 Stunden. Die Nachfrage kommt dann nach 11 Stunden. Was mit dem Zeiteintrag passiert: - Der Eintrag bekommt als Ende genau den Zeitpunkt, an dem die 10 Stunden erreicht sind. - Er bleibt ein Entwurf – er wird weder abgelehnt noch automatisch eingereicht. - Am Eintrag steht der Hinweis „Automatisch nach 10 Stunden beendet — mehr Arbeitszeit lässt das Gesetz am Tag nicht zu. Bitte prüfe Ende und Pause." Du siehst ihn in der App und am Rechner. - Stoppst du selbst erst nach mehr als 10 Stunden, setzt craftivo das Ende ebenfalls auf die 10-Stunden-Grenze. So gehst du vor: 1. Tippe auf die Meldung. In der App öffnet sich direkt der Zeiteintrag zum Bearbeiten. 2. Trage dein tatsächliches Ende und die Pause ein (z. B. Feierabend auf der Baustelle Mehrfamilienhaus um 16:30 Uhr). 3. Tippe auf Speichern. Liegt die Zeit jetzt unter der Tagesgrenze, verschwindet der Hinweis. 4. Reiche den Eintrag wie gewohnt ein. Gut zu wissen: Den Push dazu schaltest du am Rechner unter Einstellungen → Benachrichtigungen mit dem Schalter Timer läuft ungewöhnlich lange ab. Die Meldung in der Glocke bekommst du trotzdem. 🖼️ BILD NÖTIG: Zeiteintrag-Karte in der Handy-App (Bereich Zeiten) mit dem Hinweis „Automatisch nach 10 Stunden beendet …" unter der Zeit Erinnerung: Noch nicht alles beim Büro Auf der Baustelle ist das Netz oft schlecht. Die App speichert deine Einträge dann zuerst auf dem Handy und sendet sie später ans Büro. Damit nichts liegen bleibt, erinnert dich die Handy-App: - 2 Stunden, nachdem der erste Eintrag liegen geblieben ist, und - zum Feierabend – zu deiner Erinnerungs-Zeit aus den Benachrichtigungs-Einstellungen (ohne eigene Einstellung um 18:00 Uhr). Die Meldung heißt „Noch nicht alles beim Büro" und sagt dir, wie viele Einträge noch auf deinem Handy warten – zum Beispiel Zeiten, Rapporte oder Fotos. So gehst du vor: 1. Tippe auf die Meldung. Die App öffnet dein Profil bei der Karte App-Informationen. 2. Tippe auf Jetzt senden, sobald du Netz hast. 3. Steht dort Alles gesendet, ist alles beim Büro. Gut zu wissen: Ist alles gesendet, räumt die App die Erinnerungen von selbst weg. Die Erinnerung gibt es nur in der installierten Handy-App, nicht im Browser. 34845-jetzt-senden Erinnerung am Abend: Fehlende Zeit Auf Wunsch erinnert craftivo abends alle, die an einem Arbeitstag noch keine Zeit eingetragen haben. Die Mitteilung heißt „Noch keine Zeit für heute“: „Du hast heute noch keine Arbeitszeit eingetragen. Trag sie jetzt ein, solange du den Tag noch im Kopf hast.“ Für den ganzen Betrieb einschalten (Handy-App): 1. Öffne im Menü die Einstellungen. 2. Tippe auf Fehlende Zeit („Abends an fehlende Zeiteinträge erinnern“). 3. Lege den Schalter An fehlende Zeit erinnern um. Einschalten kann nur, wer die Zeiterfassung des ganzen Betriebs verwaltet. Allen anderen zeigt die Seite „Keine Berechtigung“. Wer keine Erinnerung bekommt: - Wer heute schon Zeit eingetragen hat oder einen Timer laufen hat - An freien Tagen laut Arbeitszeit des Mitarbeiters und an Feiertagen - Bei ganztägigem Urlaub oder Krankheit, auch wenn er erst beantragt ist - Wer in den letzten vier Wochen gar keine Zeit erfasst hat, etwa im Büro Die Uhrzeit (Standard 18:00 Uhr) stellt jeder unter Einstellungen → Benachrichtigungen selbst ein. Dort schaltet jeder die Erinnerung mit Fehlende Zeit am Abend auch für sich ab. Der Push kommt in der installierten App, nicht im Browser. 🖼️ BILD NÖTIG: Handy-App (mobile.craftivo.app, Phone-Viewport), Einstellungen → „Fehlende Zeit“ mit dem Schalter „An fehlende Zeit erinnern“ und der Liste „Wer keine Erinnerung bekommt“. Projekt zuweisen Du kannst jedem Zeiteintrag ein Projekt zuordnen – entweder beim Einstempeln oder nachträglich. Beim Einstempeln: - Wähle vor dem Start einfach das gewünschte Projekt aus dem Dropdown. Nachträglich: 1. Öffne den Zeiteintrag in der Liste. 2. Wähle das Projekt aus dem Dropdown. 3. Speichere die Änderung. Tipp: craftivo merkt sich dein zuletzt verwendetes Projekt. Wenn du mehrere Tage am gleichen Projekt arbeitest, wird es automatisch vorgeschlagen. Zeitart vor dem Timerstart (Handy-App) Bevor die Zeit mitläuft, wählst du in der Handy-App die Zeitart (zum Beispiel Fahrtzeit oder Baustellenzeit). Die Auswahl steht in den Start-Dialogen – auch bei Zeit mitlaufen lassen? und beim Wechsel von einem anderen Einsatz. Vorbelegt ist der Betriebs-Standard. Ohne geladene Zeitarten (offline) startet der Timer wie bisher. Die Zeitart entscheidet mit, ob die Stunde abrechenbar ist und später auf der Rechnung landen kann. Zeiten für einen anderen Mitarbeiter nachtragen (Handy-App) Hast du das Recht, Zeiten vollständig zu verwalten, siehst du beim manuellen Nachtrag in der App das Feld Mitarbeiter. Tippe darauf und wähle unter Mitarbeiter wählen den Kollegen. Die Erfolgsmeldung nennt den Namen – die fremde Zeit erscheint nicht in deiner eigenen Tagesliste. 🖼️ BILD NÖTIG: Timer-Start-Dialog in der Handy-App mit Zeile „Zeitart"; manueller Nachtrag mit Feld „Mitarbeiter". Manuellen Zeiteintrag erstellen Manchmal musst du Zeiten nachtragen – z.B. wenn du vergessen hast, die Stoppuhr zu starten. 1. Klicke auf Neuer Eintrag (oder das Plus-Symbol). 2. Wähle das Datum aus. 3. Gib Startzeit und Endzeit ein (z.B. 07:00 und 16:00). 4. Trage optional die Pausenzeit in Minuten ein. 5. Wähle optional ein Projekt aus. 6. Füge eine Beschreibung hinzu, wenn gewünscht (z.B. "Badezimmer gefliest"). 7. Klicke auf Speichern. Wichtig: Zeiteinträge dürfen sich nicht überschneiden. Wenn du z.B. schon einen Eintrag von 07:00 bis 12:00 hast, kannst du keinen neuen von 10:00 bis 16:00 anlegen. „Wie gestern“ in der Handy-App Stehst du mehrere Tage auf derselben Baustelle, musst du nicht jeden Abend alles neu eintippen. Legst du in der App einen Zeiteintrag von Hand an, schlägt craftivo oben im Formular deinen letzten Tag mit erfasster Zeit vor. - Der Vorschlag heißt Wie gestern. Liegt dein letzter Tag weiter zurück, heißt er zum Beispiel Wie am Freitag oder Wie am 02.10. - Darunter stehen Projekt oder Auftrag, die Zeiten und die Pause, zum Beispiel „07:00–16:00 · 30 min Pause“. Ohne Projekt steht „Ohne Zuordnung“. - Hattest du an dem Tag mehrere Einträge, steht jeder als eigener Vorschlag da. - „Ein Tipp übernimmt Zuordnung, Zeiten und Pause auf diesen Tag. Vor dem Speichern lässt sich alles ändern.“ Gebucht wird erst, wenn du selbst speicherst. craftivo schaut dafür bis zu 31 Tage zurück. Gibt es in dieser Zeit keinen Tag mit eigener Zeit, erscheint kein Vorschlag. 🖼️ BILD NÖTIG: Handy-App (mobile.craftivo.app, Phone-Viewport), neuer Zeiteintrag von Hand mit dem Vorschlag „Wie gestern“ (Projekt, 07:00–16:00 · 30 min Pause) oben im Formular. Pausenzeiten eintragen Pausen kannst du auf zwei Arten erfassen: Beim Ausstempeln: - Wenn du die Stoppuhr stoppst, kannst du direkt die Pausenminuten eingeben. Im manuellen Eintrag: - Trage die Pausenzeit in Minuten im Feld Pause ein (z.B. 30 für eine halbe Stunde). Die Pause wird automatisch von deiner Arbeitszeit abgezogen. Wenn du z.B. von 07:00 bis 16:00 arbeitest und 30 Minuten Pause einträgst, werden 8,5 Stunden als Arbeitszeit gerechnet. Tipp: craftivo kann dir automatisch eine Pause vorschlagen, wenn du eine bestimmte Stundenanzahl überschreitest. Dein Chef kann das in den Einstellungen konfigurieren. Zeiteinträge bearbeiten Solange ein Zeiteintrag noch im Status Entwurf ist, kannst du ihn jederzeit bearbeiten: 1. Klicke auf den Zeiteintrag in der Liste. 2. Ändere Start, Ende, Pause, Projekt oder Beschreibung. 3. Klicke auf Speichern. Achtung: Wenn du einen Zeiteintrag bereits zur Genehmigung eingereicht hast, kannst du ihn nicht mehr selbst bearbeiten. Bitte deinen Chef, ihn abzulehnen, damit du ihn korrigieren kannst. Wochenübersicht und Summen Auf der Zeiterfassungs-Seite siehst du deine Einträge in einer übersichtlichen Liste: - Tagesansicht – Alle Einträge eines Tages mit Gesamtstunden - Wochenübersicht – Deine Stunden pro Tag und die Wochensumme So behältst du immer den Überblick, wie viel du diese Woche schon gearbeitet hast. Zeiteintrag löschen Du kannst Einträge im Status Entwurf löschen: 1. Klicke auf den Zeiteintrag. 2. Klicke auf Löschen. 3. Bestätige die Löschung. Gut zu wissen: Bereits eingereichte oder genehmigte Einträge können nicht gelöscht werden. Kennzeichen „Über die Kolonne" Zeiteinträge, die ein Kolonnenführer für andere mitgebucht hat, tragen in der Zeitenliste den Hinweis Über die Kolonne · Name. Nachgetragene Zeiten anderer Personen können Nachgetragen von … zeigen. Das Kennzeichen erscheint auch in Freigabe und Export/PDF. 🖼️ BILD NÖTIG: Zeitenliste am Rechner mit Spalte/Hinweis „Über die Kolonne · …". Mit oder ohne Projekt 1. Wähle unter Projekt oder Auftrag (freiwillig) ein Projekt oder einen Auftrag. Ein Auftrag trägt „· Auftrag“ hinter dem Namen. 2. Oder wähle Kein Projekt. 3. Tippe Starten. Die Meldung lautet „Zeiterfassung gestartet“. 4. Tippe Stoppen, wenn du fertig bist. Die Meldung lautet „Zeiterfassung beendet“. Ohne Projekt erscheint das Feld Kunde (optional) mit dem Platzhalter Kunde wählen. Leeren kannst du es mit Kein Kunde. Der Hinweis lautet: „Ohne Projekt: Das Büro sieht, für welchen Kunden gearbeitet wurde.“ Sobald ein Projekt gewählt ist, verschwindet das Kundenfeld. Im Zeit-Admin gibt es dieses Feld nicht. Schlägt die Plantafel einen Einsatz vor, kann am Formular „Aus der Plantafel übernommen.“ stehen. Abwesenheit: Hinweis statt Sperre Ist für den Tag eine genehmigte ganztägige Abwesenheit eingetragen, kannst du trotzdem Zeit starten oder nachtragen. Vorher erscheint der Hinweis Abwesenheit eingetragen. Er nennt Art und Datum, zum Beispiel: - „Für diesen Tag eingetragen: genehmigter Urlaub am 20.10.2026.“ - „Für diesen Tag eingetragen: genehmigte Krankmeldung am 20.10.2026.“ - „Für diesen Tag eingetragen: Feiertag am 20.10.2026.“ Mehrere Tage stehen als „vom … bis …“. So gehst du vor: 1. Starte die Zeit oder speichere den Nachtrag wie gewohnt. 2. Erscheint der Hinweis, wähle Trotzdem einstempeln (beim Start) oder Trotzdem speichern (beim Nachtrag). 3. Mit Abbrechen bleibt alles, wie es war. Läuft schon eine andere Zeit, läuft sie weiter. Halbe Tage, Abwesenheiten mit Uhrzeit sowie beantragte oder abgelehnte Abwesenheiten lösen keinen Hinweis aus. Trägst du Zeit für eine andere Person nach und darfst ihre Abwesenheiten nicht sehen, nennt der Hinweis weder Art noch Datum. Bei der Kolonnenbuchung stehen abwesende Mitglieder unter „Abwesend eingetragen: …“ und sind nicht vorausgewählt. 🖼️ BILD NÖTIG: Hinweis „Abwesenheit eingetragen“ mit „Trotzdem einstempeln“ und „Abbrechen“. Projekt oder Auftrag am Rechner auswählen Beim manuellen Zeiteintrag am Rechner öffnest du das Feld Projekt oder Auftrag. 1. Filtere oben mit Alle, Projekte oder Aufträge. 2. Wähle daneben die Reihenfolge: Neueste zuerst (Standard), Name A–Z oder Zuletzt geändert. Deine Reihenfolge bleibt gespeichert. 3. Tippe einen Namen ins Suchfeld. Es ist beim Öffnen schon aktiv. Jeder Eintrag nennt seinen Typ, Projekt oder Auftrag, und die Nummer. Ohne Zuordnung wählst du Keine Zuordnung. Ohne Suche zeigt die Liste die ersten 10 Einträge. Findet der Filter nichts, steht zum Beispiel „Keine Aufträge gefunden.“ Häufige Fragen Kann ich Zeiten für vergangene Tage nachtragen? Ja, du kannst jederzeit manuelle Einträge für vergangene Tage erstellen. Mein Chef sieht meine Zeiten nicht – woran liegt das? Deine Einträge sind im Status "Entwurf", bis du sie einreichst. Reiche sie zur Genehmigung ein, damit dein Chef sie sehen und freigeben kann. Kann ich die Stoppuhr auf dem Handy benutzen? Ja, die Zeiterfassung funktioniert auch in der craftivo-App auf deinem Smartphone.

Zeiteinträge genehmigen

In craftivo durchlaufen Zeiteinträge einen Freigabeprozess. Mitarbeiter reichen ihre Zeiten ein, und Admins oder Manager prüfen und genehmigen sie. So hast du als Chef die Kontrolle über die erfassten Arbeitszeiten. So funktioniert der Freigabeprozess Jeder Zeiteintrag hat einen Status. Der Ablauf sieht so aus: 1. Entwurf – Der Mitarbeiter hat die Zeit erfasst, aber noch nicht eingereicht. 2. Eingereicht – Der Mitarbeiter hat die Zeit zur Prüfung eingereicht. 3. Genehmigt – Ein Admin oder Manager hat die Zeit freigegeben. 4. Abgelehnt – Die Zeit wurde abgelehnt (mit Begründung). Gut zu wissen: Nur abgeschlossene Zeiteinträge (mit Start- und Endzeit) können eingereicht werden. Laufende Stoppuhren müssen zuerst gestoppt werden. Zeiteinträge einreichen (für Mitarbeiter) Wenn du deine Zeiten fertig erfasst hast, reichst du sie zur Genehmigung ein: 1. Gehe auf die Seite Zeiterfassung. 2. Finde den Zeiteintrag, den du einreichen möchtest. 3. Klicke auf Einreichen. Der Status wechselt von "Entwurf" zu "Eingereicht". Dein Chef kann den Eintrag jetzt sehen und prüfen. Tipp: Reiche deine Zeiten am besten am Ende jedes Tages oder spätestens am Ende der Woche ein. So bleibt alles aktuell. Zeiteinträge genehmigen (für Admins und Manager) Als Admin oder Manager siehst du alle eingereichten Zeiteinträge deines Teams: 1. Gehe auf Zeiterfassung > Verwaltung. 2. Du siehst eine Liste aller eingereichten Einträge. 3. Prüfe die Details: Mitarbeiter, Datum, Uhrzeit, Projekt und Pause. 4. Klicke auf Genehmigen (Häkchen), um den Eintrag freizugeben. Du kannst die Liste filtern nach: - Mitarbeiter – Zeige nur Einträge eines bestimmten Mitarbeiters - Status – Eingereicht, Genehmigt, Abgelehnt oder Alle - Zeitraum – Filtere nach Datum (von/bis) - Projekt – Zeige nur Einträge eines bestimmten Projekts Zeiteinträge ablehnen Wenn ein Zeiteintrag nicht stimmt, kannst du ihn ablehnen: 1. Klicke auf Ablehnen (X-Symbol) neben dem Eintrag. 2. Gib eine Begründung ein (mindestens 10 Zeichen). 3. Bestätige die Ablehnung. Der Mitarbeiter sieht die Begründung und kann den Eintrag korrigieren und erneut einreichen. Wichtig: Eine Ablehnung ohne Begründung ist nicht möglich. So weiß der Mitarbeiter immer, was korrigiert werden muss. Was passiert nach der Ablehnung? Wenn ein Zeiteintrag abgelehnt wird: 1. Der Mitarbeiter sieht den Status Abgelehnt mit der Begründung. 2. Der Mitarbeiter kann den Eintrag korrigieren (z.B. Zeiten oder Projekt ändern). 3. Nach der Korrektur reicht der Mitarbeiter den Eintrag erneut ein. 4. Der Admin/Manager prüft und genehmigt ihn. Genehmigte Zeiten und Lohnabrechnung Genehmigte Zeiteinträge bilden die Grundlage für die Lohnabrechnung: - Genehmigte Einträge können nicht mehr vom Mitarbeiter bearbeitet werden – die Zeiten sind damit "festgeschrieben". - Admins können genehmigte Einträge bei Bedarf noch korrigieren. - Alle Änderungen werden in der Änderungshistorie protokolliert – so ist alles nachvollziehbar. Tipp: Exportiere die genehmigten Zeiten am Monatsende, um sie an dein Steuerbüro oder deine Lohnbuchhaltung weiterzugeben. Zeiten in der Handy-App genehmigen Du kannst eingereichte Zeiten auch unterwegs freigeben. Wer sieht das? Den Menüpunkt siehst du mit dem Recht Zeiterfassung für alle Zeiten. Ein Kolonnenführer mit dem Recht für seine ganze Kolonne gibt die Zeiten seiner Kolonne frei. So kommst du hin: 1. Öffne oben rechts das Menü (Burger-Symbol). 2. Tippe auf Genehmigungen. 34846-genehmigungen-liste Filtern: - Oben wählst du den Status: Eingereicht, Genehmigt, Abgelehnt oder Alle. - Darunter grenzt du ein nach Mitarbeiter (Alle Mitarbeiter), Projekt (Alle Projekte) und Zeitraum (Von / Bis). - Mit Filter zurücksetzen siehst du wieder alles. Genehmigen und ablehnen: - Tippe auf einer Karte auf Genehmigen. - Mehrere auf einmal: Hake die Karten an oder tippe auf Alle auswählen, dann oben auf Genehmigen. - Zum Ablehnen tippe auf Ablehnen. Trag den Grund der Ablehnung ein – er ist Pflicht – und tippe auf Wirklich ablehnen. - Ohne Internetverbindung kannst du Zeiten nicht freigeben oder ablehnen. Stempel-Ort prüfen: Hat der Mitarbeiter mit Standort gestempelt, steht auf der Karte Ort erfasst. Tippe darauf. Das Fenster Stempel-Ort zeigt für Einstempeln und Ausstempeln eine ungefähre Adresse (Straße, PLZ und Ort, ohne Hausnummer) und die Genauigkeit. Über Auf der Karte öffnen springst du in deine Karten-App. Lässt sich die Adresse nicht ermitteln, stehen dort die Koordinaten mit dem Hinweis Ort nicht auflösbar. Der Ort wird nur erfasst, wenn dein Betrieb das eingeschaltet hat. Er belegt, wo gestempelt wurde – nicht, wo die Arbeit stattfand. 34846-stempel-ort Kolonnenbuchungen in der Freigabe In der Freigabe erkennst du mitgebuchte Zeiten am Kennzeichen Über die Kolonne · …. So siehst du, wer den Eintrag für wen erfasst hat — nicht nur den Namen auf dem Eintrag. 🖼️ BILD NÖTIG: Freigabe-Liste mit Kennzeichen „Über die Kolonne". Häufige Fragen Kann ich mehrere Einträge gleichzeitig genehmigen? Ja, du kannst in der Verwaltungsansicht mehrere Einträge auswählen und gesammelt genehmigen. Wer kann Zeiteinträge genehmigen? Nur Nutzer mit der Rolle Admin oder Manager können Zeiteinträge genehmigen oder ablehnen. Normale Mitarbeiter sehen nur ihre eigenen Einträge. Kann ein Mitarbeiter seine eingereichten Zeiten zurückziehen? Nein, eingereichte Einträge müssen vom Admin/Manager genehmigt oder abgelehnt werden. Der Mitarbeiter kann sie nicht selbst zurücknehmen. Werden Änderungen an Zeiteinträgen protokolliert? Ja, jede Änderung wird in einer Änderungshistorie gespeichert. So siehst du genau, wer wann was geändert hat.

Urlaub und Abwesenheiten verwalten

Deine Mitarbeiter beantragen Urlaub oder melden Abwesenheiten, du als Vorgesetzter genehmigst sie – und auf der Plantafel siehst du sofort, wer wann fehlt. Abwesenheit beantragen Pfad: Zeit-Admin → Knopf Abwesenheit beantragen. 1. Wähle die Art der Abwesenheit (Urlaub, Krankheit, Persönlich, Unbezahlt, Feiertag, Sonstiges). 2. Wähle Von und Bis. Bei der Dauer wählst du Ganzer Tag, Halber Tag oder (bei passenden Arten) Uhrzeit. 3. Optional Notizen für die Genehmigung hinzufügen. → Beantragen. Bei Urlaub siehst du dein Konto direkt im Formular: Jahresurlaubstage, genommene Tage, ausstehende und verbleibende. Tipp: Als Vorgesetzter kannst du eine Abwesenheit auch direkt aus der Plantafel eintragen (Rechtsklick auf den Tag → „Abwesenheit eintragen"). Abwesenheit mit Uhrzeit von–bis Wenn ein Mitarbeiter nur ein paar Stunden weg ist (z. B. Schulung am Nachmittag), wählst du bei der Dauer die Option Uhrzeit und trägst Von und Bis ein (z. B. 13:00 bis 17:00). craftivo zeigt die Dauer in Stunden an. Die Uhrzeit ist bewusst eingeschränkt: - Nur für eintägige Abwesenheiten. Über mehrere Tage gibt es weiterhin nur ganze Tage. - Nur für Arten ohne Wirkung auf das Urlaubskonto: Schulung/Fortbildung, Freier Tag/Zeitausgleich und Sonstiges. Bei Urlaub und Krankheit bleibt es bei ganzen bzw. halben Tagen. 41320-abwesenheit-uhrzeit Anfragen sehen und genehmigen Offene Anfragen werden dir an zwei Stellen angezeigt: - als Banner über der Plantafel („… offene Abwesenheitsanfragen · zum Freigeben antippen"), - und als Zähler am Menüpunkt „Zeit-Admin". Tippe eine Anfrage an und wähle Genehmigen oder Ablehnen (bei einer Ablehnung gibst du einen Grund mit mindestens 10 Zeichen an). Team-Abwesenheiten im Zeit-Admin Im Zeit-Admin zeigt der Reiter Team-Abwesenheiten zuerst nur die offenen Anträge – die, die auf deine Entscheidung warten. Die Zahl am Reiter sagt dir schon vor dem Klick, wie viele es sind. Die Anträge stehen oben, das Urlaubskonto darunter. - Mit der Statusauswahl wechselst du zwischen Offen, Genehmigt, Abgelehnt und Alle. - Sortieren kannst du nach Beginn: frühester zuerst (Vorgabe), Beginn: spätester zuerst oder Mitarbeiter A–Z. - Gibt es nichts zu entscheiden, steht dort „Keine offenen Anträge“. Führt dich ein Link aus der Glocke zu einem Antrag, den inzwischen jemand entschieden hat, schaltet die Liste auf Alle. So sieht es auf der Plantafel aus - Angefragt: schraffiert mit gestricheltem Rand. - Genehmigt: voll in der Farbe der Abwesenheitsart, mit einem Häkchen ✓. So erkennst du auf einen Blick, was noch offen und was schon entschieden ist. Eine genehmigte Abwesenheit stornieren Ändern sich die Pläne, kannst du eine bereits genehmigte Abwesenheit wieder zurücknehmen: - Abwesenheit öffnen → Löschen → bestätigen. - Die Urlaubstage werden dem Mitarbeiter automatisch wieder gutgeschrieben. Das Urlaubskonto im Blick - Pro Mitarbeiter: im Mitarbeiterprofil → Reiter „Abwesenheiten" siehst du Anspruch, Genommen, Beantragt und Resturlaub. - Für das ganze Team: unter Zeit-Admin → Team-Abwesenheiten legst du die Standard-Urlaubstage pro Jahr fest und kannst sie pro Mitarbeiter individuell überschreiben. Wer darf genehmigen? Abwesenheiten genehmigen, ablehnen oder stornieren kann nur, wer die volle Berechtigung für die Zeiterfassung hat (in der Regel der Inhaber bzw. wer dafür freigeschaltet ist). Eine Bürokraft mit reiner Lese-Berechtigung kann Abwesenheiten sehen, aber nicht freigeben. Gesetzliche Feiertage automatisch eintragen craftivo trägt die gesetzlichen Feiertage für deine Region ein – du musst sie nicht mehr einzeln anlegen. Region festlegen: 1. Linke Leiste Setup → Organisation → Unternehmen → Unternehmen. 2. Unter Region für Feiertage wählst du deine Region (z. B. ein Bundesland) und klickst auf Region speichern. Aus der PLZ der Firmenadresse schlägt craftivo eine Region vor. Feiertage eintragen: 1. Öffne Urlaub und Abwesenheiten (bzw. die Feiertagsverwaltung am Rechner). 2. Klicke auf Gesetzliche Feiertage … für … eintragen (der Knopf nennt Jahr und Region). 3. craftivo trägt fehlende Feiertage ein und überspringt, was schon da ist. Ohne gespeicherte Region siehst du den Hinweis, zuerst die Region festzulegen. 🖼️ BILD NÖTIG: Setup → Unternehmen, Feld „Region für Feiertage" mit „Region speichern"; Feiertagsverwaltung mit Knopf „Gesetzliche Feiertage … eintragen". Team-Abwesenheiten in der Handy-App Unter ☰ → Abwesenheiten Team siehst du die Abwesenheiten deiner Kollegen, wenn du die Zeiterfassung einsehen darfst (z. B. Bürokraft mit Leserecht). Genehmigen und Ablehnen können weiterhin nur, wer dafür berechtigt ist – ohne Entscheidungsrecht siehst du die Liste ohne Knöpfe. Ohne Zugriff zeigt die App Kein Zugriff mit dem Hinweis: „Die Abwesenheiten des Teams sieht, wer die Zeiterfassung einsehen darf. Wende dich an deinen Betrieb." 🖼️ BILD NÖTIG: App-Menü ☰ mit Eintrag „Abwesenheiten Team"; Liste ohne Genehmigen-Knöpfe für reine Leser.

Arbeitsstunden als DATEV-Lohnexport an den Steuerberater übergeben

Du kannst die freigegebenen Arbeitsstunden Deiner Mitarbeiter monatsweise als DATEV-Datei exportieren und Deinem Steuerbüro für die Lohnabrechnung übergeben. craftivo baut die Datei im Format LODAS oder Lohn und Gehalt – je nachdem, womit Dein Steuerbüro arbeitet. Der Lohnexport ist Teil des Premium-Pakets und nur mit Finanz-Berechtigung sichtbar. Schritt 1: Lohn-Konfiguration einmalig hinterlegen Bevor Du exportieren kannst, sagst Du craftivo, mit welchem Lohnprogramm Dein Steuerbüro arbeitet. So gehst Du vor: 1. Einstellungen → DATEV-Export öffnen und zum Abschnitt Lohn scrollen. 2. Unter Lohnprogramm des Steuerbüros wählst Du DATEV LODAS oder DATEV Lohn und Gehalt. Wenn Du unsicher bist, frag kurz beim Steuerbüro nach. 3. Beraternummer und Mandantennummer werden hier nur angezeigt – sie kommen aus Deiner DATEV-Buchhaltungs-Konfiguration weiter oben auf derselben Seite. Fehlen sie, trägst Du sie zuerst dort unter Beraternummer und Mandantennummer ein. 4. Unter Lohnarten-Zuordnung steht die Zeile Arbeitsstunden mit einer Lohnartnummer (Vorbelegung 1000). Gleiche diese Nummer mit der Lohnarten-Systematik Deines Steuerbüros ab; erlaubt ist ein Wert zwischen 1 und 8999. 5. Mit Lohn-Konfiguration speichern sichern. 56918-datev-lohn Schritt 2: Personalnummern bei den Mitarbeitern eintragen DATEV ordnet jeden Mitarbeiter über seine Personalnummer zu. Diese Nummer vergibt Dein Steuerbüro in DATEV – Du trägst sie in craftivo in den Mitarbeiter-Stammdaten ein. Fehlt bei einem Mitarbeiter die Personalnummer, blockiert das den Export für diesen Monat. Damit DATEV die Datei einlesen kann, darf die Personalnummer nur Ziffern enthalten, höchstens 5 Stellen lang sein und kein Semikolon enthalten. 56918-personalnummer Schritt 3: Den Monat exportieren 1. In der Seitenleiste Zeit-Admin öffnen (Seite „Zeiterfassung – Administration"). 2. Oben rechts auf Exportieren klicken. 3. Als Format DATEV-Lohnexport (Monat) wählen und den Abrechnungsmonat einstellen. 4. Die Vorschau zeigt pro Mitarbeiter Name, Personalnummer und die Monatssumme der freigegebenen Stunden (Pausen sind bereits abgezogen). Nur freigegebene Zeiteinträge fließen in den Export – noch nicht freigegebene werden als Hinweis angezeigt, aber nicht exportiert. 5. Fehlt bei jemandem die Personalnummer, listet craftivo das auf und verlinkt direkt in die Stammdaten. Erst wenn keine Nummer mehr fehlt, wird der Download-Button aktiv. 6. Über LODAS-Datei herunterladen bzw. Lohn-und-Gehalt-Datei herunterladen (je nach gewähltem Lohnprogramm) lädst Du die Datei herunter und gibst sie an Dein Steuerbüro. 56918-datev-lohn-export ✅ Manueller Test 1. Einstellungen → DATEV-Export → Abschnitt Lohn → Lohnprogramm wählen, Lohnartnummer prüfen → Lohn-Konfiguration speichern → Erwartung: Bestätigung „Lohn-Konfiguration gespeichert", die Auswahl bleibt nach dem Neuladen (F5) erhalten. 2. Bei einem Mitarbeiter die Personalnummer in den Stammdaten leeren → Zeit-Admin → Exportieren → DATEV-Lohnexport (Monat) → Erwartung: Der Mitarbeiter wird als Blocker gelistet, der Download-Button ist deaktiviert. 3. Personalnummer wieder eintragen, einen Monat mit freigegebenen Stunden wählen → Erwartung: Vorschau zeigt die Monatssummen, der Download-Button wird aktiv und benennt das konfigurierte Format (LODAS bzw. Lohn und Gehalt). 4. Sonderfall: Monat ohne freigegebene Zeiteinträge wählen → Erwartung: klare Leermeldung statt Absturz, kein Download.

Standort beim Stempeln als Nachweis erfassen

Du kannst craftivo so einstellen, dass beim Ein- und Ausstempeln in der App je ein einzelner Standortpunkt gespeichert wird. Der Punkt dient als Nachweis des Einsatzortes für Abrechnung und Dokumentation – nicht als laufende Überwachung. Zwischen Ein- und Ausstempeln wird kein Weg aufgezeichnet. Die Funktion ist standardmäßig aus. Nur der Inhaber schaltet sie pro Betrieb ein. So schaltest du die Standorterfassung ein 1. Gehe zu Einstellungen → Zeiterfassung & Dokumente → Konfiguration. 2. Suche den Abschnitt „Standort beim Stempeln". 3. Bestätige zuerst die Rückfrage, dass du deine Mitarbeiter über die Standorterfassung informiert hast. Standortdaten sind personenbezogene Daten – ohne diese Bestätigung lässt sich der Schalter nicht aktivieren. 4. Aktiviere „Standort beim Ein-/Ausstempeln erfassen". 5. Wähle unter „Löschfrist der Standortpunkte", wie lange die Punkte aufbewahrt werden: 30, 90, 180 oder 365 Tage (Vorgabe: 90 Tage). Danach werden die Standortpunkte automatisch entfernt. Der Zeiteintrag selbst bleibt erhalten. 64695-standort-stempeln Was deine Mitarbeiter merken Ist die Erfassung aktiv, fragt die Handy-App beim Ein- oder Ausstempeln nach der Standortfreigabe. Ohne Freigabe des Geräts wird kein Ort gespeichert – gestempelt werden kann trotzdem. Der Monteur sieht auf seiner eigenen Zeiteintrags-Karte, welcher Ort zu seinem Eintrag erfasst wurde. So bleibt die Erfassung transparent. Wo du den erfassten Ort siehst Der Stempel-Ort erscheint am Zeiteintrag – dort, wo du auch die Zeiten genehmigst (Zeiterfassung → Genehmigung). Zum Öffnen der Karte klickst du auf den Ort. Die GPS-Genauigkeit steht immer dabei (z. B. „±25 m"), damit der Nachweis nicht stärker wirkt, als er ist. Der Ort folgt genau der Sichtbarkeit des Zeiteintrags: Wer den Eintrag sehen darf, sieht auch den Ort – niemand sonst. 64695-stempel-ort Gut zu wissen - Es wird nur je ein Punkt beim Ein- und beim Ausstempeln gespeichert – kein Bewegungsprofil. - Fremd-Ausstempeln schreibt keinen fremden Standort: Stempelt das Büro jemanden aus, wird nicht der Ort des Büros gespeichert. - Ausschalten wirkt sofort für neue Stempelungen. Bereits erfasste Punkte laufen über die eingestellte Löschfrist aus.