Zeiterfassung

Arbeitszeiten erfassen

In craftivo kannst du deine Arbeitszeiten ganz einfach per Stoppuhr oder manuell erfassen. Hier erfährst du, wie alles funktioniert. Per Stoppuhr einstempeln und ausstempeln Das ist der schnellste Weg, deine Zeit zu erfassen – du drückst auf Start, wenn du anfängst zu arbeiten, und auf Stopp, wenn du fertig bist. 1. Gehe auf die Seite Zeiterfassung im Hauptmenu. 2. Wähle optional ein Projekt aus dem Dropdown aus. 3. Klicke auf den grünen Play-Button (Einstempeln). 4. Die Stoppuhr läuft jetzt – du siehst live, wie lange du schon arbeitest. 5. Wenn du fertig bist, klicke auf den roten Stopp-Button (Ausstempeln). Gut zu wissen: Du kannst immer nur eine Stoppuhr gleichzeitig laufen lassen. Wenn du vergessen hast auszustempeln, kannst du den Eintrag nachher bearbeiten. Projekt zuweisen Du kannst jedem Zeiteintrag ein Projekt zuordnen – entweder beim Einstempeln oder nachträglich. Beim Einstempeln: - Wähle vor dem Start einfach das gewünschte Projekt aus dem Dropdown. Nachträglich: 1. Öffne den Zeiteintrag in der Liste. 2. Wähle das Projekt aus dem Dropdown. 3. Speichere die Änderung. Tipp: craftivo merkt sich dein zuletzt verwendetes Projekt. Wenn du mehrere Tage am gleichen Projekt arbeitest, wird es automatisch vorgeschlagen. Manuellen Zeiteintrag erstellen Manchmal musst du Zeiten nachtragen – z.B. wenn du vergessen hast, die Stoppuhr zu starten. 1. Klicke auf Neuer Eintrag (oder das Plus-Symbol). 2. Wähle das Datum aus. 3. Gib Startzeit und Endzeit ein (z.B. 07:00 und 16:00). 4. Trage optional die Pausenzeit in Minuten ein. 5. Wähle optional ein Projekt aus. 6. Füge eine Beschreibung hinzu, wenn gewünscht (z.B. "Badezimmer gefliest"). 7. Klicke auf Speichern. Wichtig: Zeiteinträge dürfen sich nicht überschneiden. Wenn du z.B. schon einen Eintrag von 07:00 bis 12:00 hast, kannst du keinen neuen von 10:00 bis 16:00 anlegen. Pausenzeiten eintragen Pausen kannst du auf zwei Arten erfassen: Beim Ausstempeln: - Wenn du die Stoppuhr stoppst, kannst du direkt die Pausenminuten eingeben. Im manuellen Eintrag: - Trage die Pausenzeit in Minuten im Feld Pause ein (z.B. 30 für eine halbe Stunde). Die Pause wird automatisch von deiner Arbeitszeit abgezogen. Wenn du z.B. von 07:00 bis 16:00 arbeitest und 30 Minuten Pause einträgst, werden 8,5 Stunden als Arbeitszeit gerechnet. Tipp: craftivo kann dir automatisch eine Pause vorschlagen, wenn du eine bestimmte Stundenanzahl überschreitest. Dein Chef kann das in den Einstellungen konfigurieren. Zeiteinträge bearbeiten Solange ein Zeiteintrag noch im Status Entwurf ist, kannst du ihn jederzeit bearbeiten: 1. Klicke auf den Zeiteintrag in der Liste. 2. Ändere Start, Ende, Pause, Projekt oder Beschreibung. 3. Klicke auf Speichern. Achtung: Wenn du einen Zeiteintrag bereits zur Genehmigung eingereicht hast, kannst du ihn nicht mehr selbst bearbeiten. Bitte deinen Chef, ihn abzulehnen, damit du ihn korrigieren kannst. Wochenübersicht und Summen Auf der Zeiterfassungs-Seite siehst du deine Einträge in einer übersichtlichen Liste: - Tagesansicht – Alle Einträge eines Tages mit Gesamtstunden - Wochenübersicht – Deine Stunden pro Tag und die Wochensumme So behältst du immer den Überblick, wie viel du diese Woche schon gearbeitet hast. Zeiteintrag löschen Du kannst Einträge im Status Entwurf löschen: 1. Klicke auf den Zeiteintrag. 2. Klicke auf Löschen. 3. Bestätige die Löschung. Gut zu wissen: Bereits eingereichte oder genehmigte Einträge können nicht gelöscht werden. Häufige Fragen Kann ich Zeiten für vergangene Tage nachtragen? Ja, du kannst jederzeit manuelle Einträge für vergangene Tage erstellen. Mein Chef sieht meine Zeiten nicht – woran liegt das? Deine Einträge sind im Status "Entwurf", bis du sie einreichst. Reiche sie zur Genehmigung ein, damit dein Chef sie sehen und freigeben kann. Kann ich die Stoppuhr auf dem Handy benutzen? Ja, die Zeiterfassung funktioniert auch in der craftivo-App auf deinem Smartphone.

Zeiteinträge genehmigen

In craftivo durchlaufen Zeiteinträge einen Freigabeprozess. Mitarbeiter reichen ihre Zeiten ein, und Admins oder Manager prüfen und genehmigen sie. So hast du als Chef die Kontrolle über die erfassten Arbeitszeiten. So funktioniert der Freigabeprozess Jeder Zeiteintrag hat einen Status. Der Ablauf sieht so aus: 1. Entwurf – Der Mitarbeiter hat die Zeit erfasst, aber noch nicht eingereicht. 2. Eingereicht – Der Mitarbeiter hat die Zeit zur Prüfung eingereicht. 3. Genehmigt – Ein Admin oder Manager hat die Zeit freigegeben. 4. Abgelehnt – Die Zeit wurde abgelehnt (mit Begründung). Gut zu wissen: Nur abgeschlossene Zeiteinträge (mit Start- und Endzeit) können eingereicht werden. Laufende Stoppuhren müssen zuerst gestoppt werden. Zeiteinträge einreichen (für Mitarbeiter) Wenn du deine Zeiten fertig erfasst hast, reichst du sie zur Genehmigung ein: 1. Gehe auf die Seite Zeiterfassung. 2. Finde den Zeiteintrag, den du einreichen möchtest. 3. Klicke auf Einreichen. Der Status wechselt von "Entwurf" zu "Eingereicht". Dein Chef kann den Eintrag jetzt sehen und prüfen. Tipp: Reiche deine Zeiten am besten am Ende jedes Tages oder spätestens am Ende der Woche ein. So bleibt alles aktuell. Zeiteinträge genehmigen (für Admins und Manager) Als Admin oder Manager siehst du alle eingereichten Zeiteinträge deines Teams: 1. Gehe auf Zeiterfassung > Verwaltung. 2. Du siehst eine Liste aller eingereichten Einträge. 3. Prüfe die Details: Mitarbeiter, Datum, Uhrzeit, Projekt und Pause. 4. Klicke auf Genehmigen (Häkchen), um den Eintrag freizugeben. Du kannst die Liste filtern nach: - Mitarbeiter – Zeige nur Einträge eines bestimmten Mitarbeiters - Status – Eingereicht, Genehmigt, Abgelehnt oder Alle - Zeitraum – Filtere nach Datum (von/bis) - Projekt – Zeige nur Einträge eines bestimmten Projekts Zeiteinträge ablehnen Wenn ein Zeiteintrag nicht stimmt, kannst du ihn ablehnen: 1. Klicke auf Ablehnen (X-Symbol) neben dem Eintrag. 2. Gib eine Begründung ein (mindestens 10 Zeichen). 3. Bestätige die Ablehnung. Der Mitarbeiter sieht die Begründung und kann den Eintrag korrigieren und erneut einreichen. Wichtig: Eine Ablehnung ohne Begründung ist nicht möglich. So weiß der Mitarbeiter immer, was korrigiert werden muss. Was passiert nach der Ablehnung? Wenn ein Zeiteintrag abgelehnt wird: 1. Der Mitarbeiter sieht den Status Abgelehnt mit der Begründung. 2. Der Mitarbeiter kann den Eintrag korrigieren (z.B. Zeiten oder Projekt ändern). 3. Nach der Korrektur reicht der Mitarbeiter den Eintrag erneut ein. 4. Der Admin/Manager prüft und genehmigt ihn. Genehmigte Zeiten und Lohnabrechnung Genehmigte Zeiteinträge bilden die Grundlage für die Lohnabrechnung: - Genehmigte Einträge können nicht mehr vom Mitarbeiter bearbeitet werden – die Zeiten sind damit "festgeschrieben". - Admins können genehmigte Einträge bei Bedarf noch korrigieren. - Alle Änderungen werden in der Änderungshistorie protokolliert – so ist alles nachvollziehbar. Tipp: Exportiere die genehmigten Zeiten am Monatsende, um sie an dein Steuerbüro oder deine Lohnbuchhaltung weiterzugeben. Häufige Fragen Kann ich mehrere Einträge gleichzeitig genehmigen? Ja, du kannst in der Verwaltungsansicht mehrere Einträge auswählen und gesammelt genehmigen. Wer kann Zeiteinträge genehmigen? Nur Nutzer mit der Rolle Admin oder Manager können Zeiteinträge genehmigen oder ablehnen. Normale Mitarbeiter sehen nur ihre eigenen Einträge. Kann ein Mitarbeiter seine eingereichten Zeiten zurückziehen? Nein, eingereichte Einträge müssen vom Admin/Manager genehmigt oder abgelehnt werden. Der Mitarbeiter kann sie nicht selbst zurücknehmen. Werden Änderungen an Zeiteinträgen protokolliert? Ja, jede Änderung wird in einer Änderungshistorie gespeichert. So siehst du genau, wer wann was geändert hat.