In craftivo kannst du deine Arbeitszeiten ganz einfach per Stoppuhr oder manuell erfassen. Hier erfährst du, wie alles funktioniert.
Die Zeiterfassung liegt unter Team & Zeit, Eintrag Zeiterfassung. Die Karte heißt Zeiterfassung. Über den Einträgen startest und stoppst du die laufende Zeit.
Per Stoppuhr einstempeln und ausstempeln
Das ist der schnellste Weg, deine Zeit zu erfassen – du drückst auf Start, wenn du anfängst zu arbeiten, und auf Stopp, wenn du fertig bist.
- Gehe auf die Seite Zeiterfassung im Hauptmenu.
- Wähle optional ein Projekt aus dem Dropdown aus.
- Klicke auf den grünen Play-Button (Einstempeln).
- Die Stoppuhr läuft jetzt – du siehst live, wie lange du schon arbeitest.
- Wenn du fertig bist, klicke auf den roten Stopp-Button (Ausstempeln).
Gut zu wissen: Es läuft jeweils nur eine Stoppuhr. In der App kannst du trotzdem mit einem Tipp zum nächsten Einsatz wechseln – der bisherige Timer wird automatisch gestoppt und gespeichert (siehe unten). Wenn du vergessen hast auszustempeln, kannst du den Eintrag nachher bearbeiten.
Kategorie „Arbeitszeit"
In der Zeiterfassung gibt es die Kategorie Arbeitszeit. Sie steht in jedem Betrieb automatisch bereit – du musst nichts einstellen, und bereits erfasste Zeiten bleiben unverändert.
- Startet ein Mitarbeiter den Timer, ist Arbeitszeit direkt vorausgewählt.
- Mit einem Tipp lässt sie sich auf Baustellenzeit, Fahrtzeit oder eine andere Kategorie ändern.
- Arbeitszeit und Baustellenzeit stehen als zwei getrennte Punkte in der Auswahl.
Die Kategorien verwaltest du am Computer unter Einstellungen → Zeiterfassung:
- Über Kategorie hinzufügen legst du eigene Kategorien an oder bearbeitest bestehende.
- Du kannst festlegen, welche Kategorie als Standard-Kategorie vorausgewählt wird.
Zeit für mehrere Einsätze am selben Tag
In der App kannst du die Zeit für mehrere Einsätze eines Tages nacheinander erfassen – auch wenn für eine andere Baustelle gerade noch der Timer läuft:
- Tippe im Bereich Zeiten einfach auf die Play-Taste des nächsten Einsatzes.
- Der bisher laufende Timer wird dabei automatisch gestoppt und gespeichert – es geht nichts verloren.
Timer vergessen? Erinnerung und automatisches Ende
Ein Timer, der sehr lange läuft, ist fast immer ein vergessener Timer. Damit am Monatsende keine falschen Stunden in der Liste stehen, hilft dir craftivo:
- Nach 9 Stunden fragt craftivo nach. Du bekommst die Meldung „Läuft dein Timer noch?" – als Push aufs Handy und in der Glocke. Hast du schon Feierabend, stoppe den Timer einfach selbst.
- Nach 10 Stunden endet der Timer automatisch. Mehr Arbeitszeit am Tag erlaubt das Arbeitszeitgesetz nicht. Du bekommst die Meldung „Timer nach 10 Stunden beendet".
Gezählt wird die reine Arbeitszeit, also Laufzeit minus eingetragene Pause. Beispiel: Du startest um 6:00 Uhr und hast 1 Stunde Pause eingetragen – dann endet der Timer um 17:00 Uhr.
Österreich und Schweiz: Sitzt dein Betrieb dort, liegt die Grenze bei 12 Stunden. Die Nachfrage kommt dann nach 11 Stunden.
Was mit dem Zeiteintrag passiert:
- Der Eintrag bekommt als Ende genau den Zeitpunkt, an dem die 10 Stunden erreicht sind.
- Er bleibt ein Entwurf – er wird weder abgelehnt noch automatisch eingereicht.
- Am Eintrag steht der Hinweis „Automatisch nach 10 Stunden beendet — mehr Arbeitszeit lässt das Gesetz am Tag nicht zu. Bitte prüfe Ende und Pause." Du siehst ihn in der App und am Rechner.
- Stoppst du selbst erst nach mehr als 10 Stunden, setzt craftivo das Ende ebenfalls auf die 10-Stunden-Grenze.
So gehst du vor:
- Tippe auf die Meldung. In der App öffnet sich direkt der Zeiteintrag zum Bearbeiten.
- Trage dein tatsächliches Ende und die Pause ein (z. B. Feierabend auf der Baustelle Mehrfamilienhaus um 16:30 Uhr).
- Tippe auf Speichern. Liegt die Zeit jetzt unter der Tagesgrenze, verschwindet der Hinweis.
- Reiche den Eintrag wie gewohnt ein.
Gut zu wissen: Den Push dazu schaltest du am Rechner unter Einstellungen → Benachrichtigungen mit dem Schalter Timer läuft ungewöhnlich lange ab. Die Meldung in der Glocke bekommst du trotzdem.
🖼️ BILD NÖTIG: Zeiteintrag-Karte in der Handy-App (Bereich Zeiten) mit dem Hinweis „Automatisch nach 10 Stunden beendet …" unter der Zeit
Erinnerung: Noch nicht alles beim Büro
Auf der Baustelle ist das Netz oft schlecht. Die App speichert deine Einträge dann zuerst auf dem Handy und sendet sie später ans Büro. Damit nichts liegen bleibt, erinnert dich die Handy-App:
- 2 Stunden, nachdem der erste Eintrag liegen geblieben ist, und
- zum Feierabend – zu deiner Erinnerungs-Zeit aus den Benachrichtigungs-Einstellungen (ohne eigene Einstellung um 18:00 Uhr).
Die Meldung heißt „Noch nicht alles beim Büro" und sagt dir, wie viele Einträge noch auf deinem Handy warten – zum Beispiel Zeiten, Rapporte oder Fotos.
So gehst du vor:
- Tippe auf die Meldung. Die App öffnet dein Profil bei der Karte App-Informationen.
- Tippe auf Jetzt senden, sobald du Netz hast.
- Steht dort Alles gesendet, ist alles beim Büro.
Gut zu wissen: Ist alles gesendet, räumt die App die Erinnerungen von selbst weg. Die Erinnerung gibt es nur in der installierten Handy-App, nicht im Browser.
Erinnerung am Abend: Fehlende Zeit
Auf Wunsch erinnert craftivo abends alle, die an einem Arbeitstag noch keine Zeit eingetragen haben. Die Mitteilung heißt „Noch keine Zeit für heute“: „Du hast heute noch keine Arbeitszeit eingetragen. Trag sie jetzt ein, solange du den Tag noch im Kopf hast.“
Für den ganzen Betrieb einschalten (Handy-App):
- Öffne im Menü die Einstellungen.
- Tippe auf Fehlende Zeit („Abends an fehlende Zeiteinträge erinnern“).
- Lege den Schalter An fehlende Zeit erinnern um.
Einschalten kann nur, wer die Zeiterfassung des ganzen Betriebs verwaltet. Allen anderen zeigt die Seite „Keine Berechtigung“.
Wer keine Erinnerung bekommt:
- Wer heute schon Zeit eingetragen hat oder einen Timer laufen hat
- An freien Tagen laut Arbeitszeit des Mitarbeiters und an Feiertagen
- Bei ganztägigem Urlaub oder Krankheit, auch wenn er erst beantragt ist
- Wer in den letzten vier Wochen gar keine Zeit erfasst hat, etwa im Büro
Die Uhrzeit (Standard 18:00 Uhr) stellt jeder unter Einstellungen → Benachrichtigungen selbst ein. Dort schaltet jeder die Erinnerung mit Fehlende Zeit am Abend auch für sich ab. Der Push kommt in der installierten App, nicht im Browser.
🖼️ BILD NÖTIG: Handy-App (mobile.craftivo.app, Phone-Viewport), Einstellungen → „Fehlende Zeit“ mit dem Schalter „An fehlende Zeit erinnern“ und der Liste „Wer keine Erinnerung bekommt“.
Projekt zuweisen
Du kannst jedem Zeiteintrag ein Projekt zuordnen – entweder beim Einstempeln oder nachträglich.
Beim Einstempeln:
- Wähle vor dem Start einfach das gewünschte Projekt aus dem Dropdown.
Nachträglich:
- Öffne den Zeiteintrag in der Liste.
- Wähle das Projekt aus dem Dropdown.
- Speichere die Änderung.
Tipp: craftivo merkt sich dein zuletzt verwendetes Projekt. Wenn du mehrere Tage am gleichen Projekt arbeitest, wird es automatisch vorgeschlagen.
Zeitart vor dem Timerstart (Handy-App)
Bevor die Zeit mitläuft, wählst du in der Handy-App die Zeitart (zum Beispiel Fahrtzeit oder Baustellenzeit). Die Auswahl steht in den Start-Dialogen – auch bei Zeit mitlaufen lassen? und beim Wechsel von einem anderen Einsatz. Vorbelegt ist der Betriebs-Standard. Ohne geladene Zeitarten (offline) startet der Timer wie bisher.
Die Zeitart entscheidet mit, ob die Stunde abrechenbar ist und später auf der Rechnung landen kann.
Zeiten für einen anderen Mitarbeiter nachtragen (Handy-App)
Hast du das Recht, Zeiten vollständig zu verwalten, siehst du beim manuellen Nachtrag in der App das Feld Mitarbeiter. Tippe darauf und wähle unter Mitarbeiter wählen den Kollegen. Die Erfolgsmeldung nennt den Namen – die fremde Zeit erscheint nicht in deiner eigenen Tagesliste.
🖼️ BILD NÖTIG: Timer-Start-Dialog in der Handy-App mit Zeile „Zeitart"; manueller Nachtrag mit Feld „Mitarbeiter".
Manuellen Zeiteintrag erstellen
Manchmal musst du Zeiten nachtragen – z.B. wenn du vergessen hast, die Stoppuhr zu starten.
- Klicke auf Neuer Eintrag (oder das Plus-Symbol).
- Wähle das Datum aus.
- Gib Startzeit und Endzeit ein (z.B. 07:00 und 16:00).
- Trage optional die Pausenzeit in Minuten ein.
- Wähle optional ein Projekt aus.
- Füge eine Beschreibung hinzu, wenn gewünscht (z.B. "Badezimmer gefliest").
- Klicke auf Speichern.
Wichtig: Zeiteinträge dürfen sich nicht überschneiden. Wenn du z.B. schon einen Eintrag von 07:00 bis 12:00 hast, kannst du keinen neuen von 10:00 bis 16:00 anlegen.
„Wie gestern“ in der Handy-App
Stehst du mehrere Tage auf derselben Baustelle, musst du nicht jeden Abend alles neu eintippen. Legst du in der App einen Zeiteintrag von Hand an, schlägt craftivo oben im Formular deinen letzten Tag mit erfasster Zeit vor.
- Der Vorschlag heißt Wie gestern. Liegt dein letzter Tag weiter zurück, heißt er zum Beispiel Wie am Freitag oder Wie am 02.10.
- Darunter stehen Projekt oder Auftrag, die Zeiten und die Pause, zum Beispiel „07:00–16:00 · 30 min Pause“. Ohne Projekt steht „Ohne Zuordnung“.
- Hattest du an dem Tag mehrere Einträge, steht jeder als eigener Vorschlag da.
- „Ein Tipp übernimmt Zuordnung, Zeiten und Pause auf diesen Tag. Vor dem Speichern lässt sich alles ändern.“ Gebucht wird erst, wenn du selbst speicherst.
craftivo schaut dafür bis zu 31 Tage zurück. Gibt es in dieser Zeit keinen Tag mit eigener Zeit, erscheint kein Vorschlag.
🖼️ BILD NÖTIG: Handy-App (mobile.craftivo.app, Phone-Viewport), neuer Zeiteintrag von Hand mit dem Vorschlag „Wie gestern“ (Projekt, 07:00–16:00 · 30 min Pause) oben im Formular.
Pausenzeiten eintragen
Pausen kannst du auf zwei Arten erfassen:
Beim Ausstempeln:
- Wenn du die Stoppuhr stoppst, kannst du direkt die Pausenminuten eingeben.
Im manuellen Eintrag:
- Trage die Pausenzeit in Minuten im Feld Pause ein (z.B. 30 für eine halbe Stunde).
Die Pause wird automatisch von deiner Arbeitszeit abgezogen. Wenn du z.B. von 07:00 bis 16:00 arbeitest und 30 Minuten Pause einträgst, werden 8,5 Stunden als Arbeitszeit gerechnet.
Tipp: craftivo kann dir automatisch eine Pause vorschlagen, wenn du eine bestimmte Stundenanzahl überschreitest. Dein Chef kann das in den Einstellungen konfigurieren.
Zeiteinträge bearbeiten
Solange ein Zeiteintrag noch im Status Entwurf ist, kannst du ihn jederzeit bearbeiten:
- Klicke auf den Zeiteintrag in der Liste.
- Ändere Start, Ende, Pause, Projekt oder Beschreibung.
- Klicke auf Speichern.
Achtung: Wenn du einen Zeiteintrag bereits zur Genehmigung eingereicht hast, kannst du ihn nicht mehr selbst bearbeiten. Bitte deinen Chef, ihn abzulehnen, damit du ihn korrigieren kannst.
Wochenübersicht und Summen
Auf der Zeiterfassungs-Seite siehst du deine Einträge in einer übersichtlichen Liste:
- Tagesansicht – Alle Einträge eines Tages mit Gesamtstunden
- Wochenübersicht – Deine Stunden pro Tag und die Wochensumme
So behältst du immer den Überblick, wie viel du diese Woche schon gearbeitet hast.
Zeiteintrag löschen
Du kannst Einträge im Status Entwurf löschen:
- Klicke auf den Zeiteintrag.
- Klicke auf Löschen.
- Bestätige die Löschung.
Gut zu wissen: Bereits eingereichte oder genehmigte Einträge können nicht gelöscht werden.
Kennzeichen „Über die Kolonne"
Zeiteinträge, die ein Kolonnenführer für andere mitgebucht hat, tragen in der Zeitenliste den Hinweis Über die Kolonne · Name. Nachgetragene Zeiten anderer Personen können Nachgetragen von … zeigen. Das Kennzeichen erscheint auch in Freigabe und Export/PDF.
🖼️ BILD NÖTIG: Zeitenliste am Rechner mit Spalte/Hinweis „Über die Kolonne · …".
Mit oder ohne Projekt
- Wähle unter Projekt oder Auftrag (freiwillig) ein Projekt oder einen Auftrag. Ein Auftrag trägt „· Auftrag“ hinter dem Namen.
- Oder wähle Kein Projekt.
- Tippe Starten. Die Meldung lautet „Zeiterfassung gestartet“.
- Tippe Stoppen, wenn du fertig bist. Die Meldung lautet „Zeiterfassung beendet“.
Ohne Projekt erscheint das Feld Kunde (optional) mit dem Platzhalter Kunde wählen. Leeren kannst du es mit Kein Kunde. Der Hinweis lautet: „Ohne Projekt: Das Büro sieht, für welchen Kunden gearbeitet wurde.“ Sobald ein Projekt gewählt ist, verschwindet das Kundenfeld. Im Zeit-Admin gibt es dieses Feld nicht.
Schlägt die Plantafel einen Einsatz vor, kann am Formular „Aus der Plantafel übernommen.“ stehen.
Abwesenheit: Hinweis statt Sperre
Ist für den Tag eine genehmigte ganztägige Abwesenheit eingetragen, kannst du trotzdem Zeit starten oder nachtragen. Vorher erscheint der Hinweis Abwesenheit eingetragen. Er nennt Art und Datum, zum Beispiel:
- „Für diesen Tag eingetragen: genehmigter Urlaub am 20.10.2026.“
- „Für diesen Tag eingetragen: genehmigte Krankmeldung am 20.10.2026.“
- „Für diesen Tag eingetragen: Feiertag am 20.10.2026.“
Mehrere Tage stehen als „vom … bis …“.
So gehst du vor:
- Starte die Zeit oder speichere den Nachtrag wie gewohnt.
- Erscheint der Hinweis, wähle Trotzdem einstempeln (beim Start) oder Trotzdem speichern (beim Nachtrag).
- Mit Abbrechen bleibt alles, wie es war. Läuft schon eine andere Zeit, läuft sie weiter.
Halbe Tage, Abwesenheiten mit Uhrzeit sowie beantragte oder abgelehnte Abwesenheiten lösen keinen Hinweis aus. Trägst du Zeit für eine andere Person nach und darfst ihre Abwesenheiten nicht sehen, nennt der Hinweis weder Art noch Datum. Bei der Kolonnenbuchung stehen abwesende Mitglieder unter „Abwesend eingetragen: …“ und sind nicht vorausgewählt.
🖼️ BILD NÖTIG: Hinweis „Abwesenheit eingetragen“ mit „Trotzdem einstempeln“ und „Abbrechen“.
Projekt oder Auftrag am Rechner auswählen
Beim manuellen Zeiteintrag am Rechner öffnest du das Feld Projekt oder Auftrag.
- Filtere oben mit Alle, Projekte oder Aufträge.
- Wähle daneben die Reihenfolge: Neueste zuerst (Standard), Name A–Z oder Zuletzt geändert. Deine Reihenfolge bleibt gespeichert.
- Tippe einen Namen ins Suchfeld. Es ist beim Öffnen schon aktiv.
Jeder Eintrag nennt seinen Typ, Projekt oder Auftrag, und die Nummer. Ohne Zuordnung wählst du Keine Zuordnung. Ohne Suche zeigt die Liste die ersten 10 Einträge. Findet der Filter nichts, steht zum Beispiel „Keine Aufträge gefunden.“
Häufige Fragen
Kann ich Zeiten für vergangene Tage nachtragen? Ja, du kannst jederzeit manuelle Einträge für vergangene Tage erstellen.
Mein Chef sieht meine Zeiten nicht – woran liegt das? Deine Einträge sind im Status "Entwurf", bis du sie einreichst. Reiche sie zur Genehmigung ein, damit dein Chef sie sehen und freigeben kann.
Kann ich die Stoppuhr auf dem Handy benutzen? Ja, die Zeiterfassung funktioniert auch in der craftivo-App auf deinem Smartphone.