In craftivo durchlaufen Zeiteinträge einen Freigabeprozess. Mitarbeiter reichen ihre Zeiten ein, und Admins oder Manager prüfen und genehmigen sie. So hast du als Chef die Kontrolle über die erfassten Arbeitszeiten.
So funktioniert der Freigabeprozess
Jeder Zeiteintrag hat einen Status. Der Ablauf sieht so aus:
- Entwurf – Der Mitarbeiter hat die Zeit erfasst, aber noch nicht eingereicht.
- Eingereicht – Der Mitarbeiter hat die Zeit zur Prüfung eingereicht.
- Genehmigt – Ein Admin oder Manager hat die Zeit freigegeben.
- Abgelehnt – Die Zeit wurde abgelehnt (mit Begründung).
Gut zu wissen: Nur abgeschlossene Zeiteinträge (mit Start- und Endzeit) können eingereicht werden. Laufende Stoppuhren müssen zuerst gestoppt werden.
Zeiteinträge einreichen (für Mitarbeiter)
Wenn du deine Zeiten fertig erfasst hast, reichst du sie zur Genehmigung ein:
- Gehe auf die Seite Zeiterfassung.
- Finde den Zeiteintrag, den du einreichen möchtest.
- Klicke auf Einreichen.
Der Status wechselt von "Entwurf" zu "Eingereicht". Dein Chef kann den Eintrag jetzt sehen und prüfen.
Tipp: Reiche deine Zeiten am besten am Ende jedes Tages oder spätestens am Ende der Woche ein. So bleibt alles aktuell.
Zeiteinträge genehmigen (für Admins und Manager)
Als Admin oder Manager siehst du alle eingereichten Zeiteinträge deines Teams:
- Gehe auf Zeiterfassung > Verwaltung.
- Du siehst eine Liste aller eingereichten Einträge.
- Prüfe die Details: Mitarbeiter, Datum, Uhrzeit, Projekt und Pause.
- Klicke auf Genehmigen (Häkchen), um den Eintrag freizugeben. Du kannst die Liste filtern nach:
- Mitarbeiter – Zeige nur Einträge eines bestimmten Mitarbeiters
- Status – Eingereicht, Genehmigt, Abgelehnt oder Alle
- Zeitraum – Filtere nach Datum (von/bis)
- Projekt – Zeige nur Einträge eines bestimmten Projekts
Zeiteinträge ablehnen
Wenn ein Zeiteintrag nicht stimmt, kannst du ihn ablehnen:
- Klicke auf Ablehnen (X-Symbol) neben dem Eintrag.
- Gib eine Begründung ein (mindestens 10 Zeichen).
- Bestätige die Ablehnung.
Der Mitarbeiter sieht die Begründung und kann den Eintrag korrigieren und erneut einreichen.
Wichtig: Eine Ablehnung ohne Begründung ist nicht möglich. So weiß der Mitarbeiter immer, was korrigiert werden muss.
Was passiert nach der Ablehnung?
Wenn ein Zeiteintrag abgelehnt wird:
- Der Mitarbeiter sieht den Status Abgelehnt mit der Begründung.
- Der Mitarbeiter kann den Eintrag korrigieren (z.B. Zeiten oder Projekt ändern).
- Nach der Korrektur reicht der Mitarbeiter den Eintrag erneut ein.
- Der Admin/Manager prüft und genehmigt ihn.
Genehmigte Zeiten und Lohnabrechnung
Genehmigte Zeiteinträge bilden die Grundlage für die Lohnabrechnung:
- Genehmigte Einträge können nicht mehr vom Mitarbeiter bearbeitet werden – die Zeiten sind damit "festgeschrieben".
- Admins können genehmigte Einträge bei Bedarf noch korrigieren.
- Alle Änderungen werden in der Änderungshistorie protokolliert – so ist alles nachvollziehbar.
Tipp: Exportiere die genehmigten Zeiten am Monatsende, um sie an dein Steuerbüro oder deine Lohnbuchhaltung weiterzugeben.
Zeiten in der Handy-App genehmigen
Du kannst eingereichte Zeiten auch unterwegs freigeben.
Wer sieht das? Den Menüpunkt siehst du mit dem Recht Zeiterfassung für alle Zeiten. Ein Kolonnenführer mit dem Recht für seine ganze Kolonne gibt die Zeiten seiner Kolonne frei.
So kommst du hin:
- Öffne oben rechts das Menü (Burger-Symbol).
- Tippe auf Genehmigungen.
Filtern:
- Oben wählst du den Status: Eingereicht, Genehmigt, Abgelehnt oder Alle.
- Darunter grenzt du ein nach Mitarbeiter (Alle Mitarbeiter), Projekt (Alle Projekte) und Zeitraum (Von / Bis).
- Mit Filter zurücksetzen siehst du wieder alles.
Genehmigen und ablehnen:
- Tippe auf einer Karte auf Genehmigen.
- Mehrere auf einmal: Hake die Karten an oder tippe auf Alle auswählen, dann oben auf Genehmigen.
- Zum Ablehnen tippe auf Ablehnen. Trag den Grund der Ablehnung ein – er ist Pflicht – und tippe auf Wirklich ablehnen.
- Ohne Internetverbindung kannst du Zeiten nicht freigeben oder ablehnen.
Stempel-Ort prüfen:
Hat der Mitarbeiter mit Standort gestempelt, steht auf der Karte Ort erfasst. Tippe darauf. Das Fenster Stempel-Ort zeigt für Einstempeln und Ausstempeln eine ungefähre Adresse (Straße, PLZ und Ort, ohne Hausnummer) und die Genauigkeit. Über Auf der Karte öffnen springst du in deine Karten-App. Lässt sich die Adresse nicht ermitteln, stehen dort die Koordinaten mit dem Hinweis Ort nicht auflösbar.
Der Ort wird nur erfasst, wenn dein Betrieb das eingeschaltet hat. Er belegt, wo gestempelt wurde – nicht, wo die Arbeit stattfand.
Kolonnenbuchungen in der Freigabe
In der Freigabe erkennst du mitgebuchte Zeiten am Kennzeichen Über die Kolonne · …. So siehst du, wer den Eintrag für wen erfasst hat — nicht nur den Namen auf dem Eintrag.
🖼️ BILD NÖTIG: Freigabe-Liste mit Kennzeichen „Über die Kolonne".
Häufige Fragen
Kann ich mehrere Einträge gleichzeitig genehmigen? Ja, du kannst in der Verwaltungsansicht mehrere Einträge auswählen und gesammelt genehmigen.
Wer kann Zeiteinträge genehmigen? Nur Nutzer mit der Rolle Admin oder Manager können Zeiteinträge genehmigen oder ablehnen. Normale Mitarbeiter sehen nur ihre eigenen Einträge.
Kann ein Mitarbeiter seine eingereichten Zeiten zurückziehen? Nein, eingereichte Einträge müssen vom Admin/Manager genehmigt oder abgelehnt werden. Der Mitarbeiter kann sie nicht selbst zurücknehmen.
Werden Änderungen an Zeiteinträgen protokolliert? Ja, jede Änderung wird in einer Änderungshistorie gespeichert. So siehst du genau, wer wann was geändert hat.