Team-Verwaltung

Mitarbeiter einladen

Du möchtest dein Team zu craftivo holen? Hier erfährst du, wie du Mitarbeiter per Handynummer einlädst und was passiert, wenn sie die Einladung annehmen. Einen Mitarbeiter einladen Du brauchst nur die Handynummer deines Mitarbeiters. So geht's: 1. Gehe auf Team im Hauptmenu. 2. Klicke auf Mitarbeiter einladen. 3. Gib die Handynummer des Mitarbeiters ein. 4. Wähle die Rolle aus: - Admin – Vollzugriff auf alles (für Geschäftsführer oder Büroleitung) - Manager – Kann Projekte und Zeiten verwalten, aber keine Einstellungen ändern - Mitarbeiter – Kann eigene Zeiten erfassen und zugewiesene Projekte sehen 5. Wähle den Mitarbeitertyp aus: - Mitarbeiter – Handwerker/Monteure, die vor Ort arbeiten - Büro – Büropersonal, das die Verwaltung übernimmt 6. Klicke auf Einladung senden. Es wird ein Einladungslink erstellt, den du dem Mitarbeiter schicken kannst (z.B. per WhatsApp oder SMS). Tipp: Du kannst den Einladungslink nach dem Erstellen kopieren und direkt an den Mitarbeiter weiterleiten. Was passiert bei der Einladung? 1. Du erstellst die Einladung in craftivo. 2. Du schickst den Link an den Mitarbeiter (per Nachricht oder SMS). 3. Der Mitarbeiter klickt auf den Link. 4. Falls er noch kein craftivo-Konto hat, registriert er sich mit seiner Handynummer und einem Passwort. 5. Er wird automatisch deiner Organisation zugeordnet – mit der Rolle, die du gewählt hast. Gut zu wissen: Die Einladung hat ein Ablaufdatum. Wenn der Mitarbeiter den Link nicht rechtzeitig nutzt, kannst du die Einladung erneut senden. Offene Einladungen verwalten Du kannst jederzeit sehen, welche Einladungen noch offen sind: 1. Gehe auf Team. 2. Dort siehst du neben den aktiven Mitgliedern auch die offenen Einladungen. 3. Für jede Einladung kannst du: - Erneut senden – Wenn der Link abgelaufen ist oder nochmal geteilt werden soll. - Abbrechen – Wenn die Einladung nicht mehr gebraucht wird. Mitarbeiter entfernen Wenn ein Mitarbeiter das Team verlässt: 1. Gehe auf Team. 2. Finde den Mitarbeiter in der Liste. 3. Klicke auf Entfernen (oder das Papierkorb-Symbol). 4. Bestätige die Entfernung. Der Mitarbeiter verliert sofort den Zugriff auf deine Organisation. Seine bisherigen Zeiteinträge und andere Daten bleiben erhalten. Achtung: Wenn du einen Mitarbeiter entfernst, kann er nicht mehr auf die Daten deiner Organisation zugreifen. Diese Aktion kann nur ein Admin durchführen. Häufige Fragen Kann ich auch per E-Mail einladen? Nein, die Einladung funktioniert über die Handynummer des Mitarbeiters. Du teilst den Einladungslink dann selbst per Nachricht. Wie viele Mitarbeiter kann ich einladen? Das hängt von deinem Abo ab. In den Einstellungen siehst du, wie viele Plätze noch frei sind. Kann ein Mitarbeiter in mehreren Organisationen sein? Ja, ein Mitarbeiter kann Mitglied in mehreren Organisationen sein und zwischen ihnen wechseln. Was passiert, wenn der Mitarbeiter schon ein craftivo-Konto hat? Dann wird er beim Klick auf den Einladungslink direkt deiner Organisation hinzugefügt – ohne erneute Registrierung. Kann ich die Rolle eines Mitarbeiters nachträglich ändern? Ja, das geht jederzeit. Mehr dazu im Artikel "Rollen und Berechtigungen".

Rollen und Berechtigungen

In craftivo hat jedes Teammitglied eine Rolle, die festlegt, was es sehen und tun darf. Hier erfährst du, welche Rollen es gibt und wie du sie verwaltest. Die drei Rollen im Überblick In craftivo gibt es drei Rollen: Admin - Hat vollen Zugriff auf alles - Kann Einstellungen, Finanzen und Team verwalten - Kann alle Projekte und Zeiteinträge sehen und bearbeiten - Kann Mitarbeiter einladen und entfernen - Ideal für: Geschäftsführer, Inhaber Manager - Kann alle Projekte und Zeiteinträge sehen und verwalten - Kann Dokumente erstellen und bearbeiten - Kann Zeiteinträge genehmigen und ablehnen - Hat keinen Zugriff auf Finanzen und Einstellungen - Ideal für: Büroleitung, Projektleiter, Vorarbeiter Mitarbeiter (Member) - Kann nur eigene Projekte und Zeiteinträge sehen - Kann eigene Zeiten erfassen und einreichen - Hat keinen Zugriff auf Finanzen, Dokumente oder Einstellungen - Ideal für: Handwerker, Monteure, Gesellen Was jede Rolle darf – im Detail | Bereich | Admin | Manager | Mitarbeiter | |---|---|---|---| | Projekte | Alle sehen und bearbeiten | Alle sehen und bearbeiten | Nur eigene | | Zeiterfassung | Alle Einträge sehen, genehmigen | Alle Einträge sehen, genehmigen | Nur eigene erfassen | | Finanzen (Rechnungen, Angebote) | Ja | Nein | Nein | | Dokumente | Ja | Ja | Nein | | Mitarbeiterverwaltung | Alle sehen und verwalten | Nur ansehen | Nein | | Einstellungen | Ja | Nein | Nein | Rolle eines Mitarbeiters ändern Als Admin kannst du die Rolle jedes Teammitglieds ändern: 1. Gehe auf Team. 2. Finde den Mitarbeiter in der Liste. 3. Klicke auf den Namen oder das Bearbeiten-Symbol. 4. Wähle die neue Rolle aus (Admin, Manager oder Mitarbeiter). 5. Speichere die Änderung. Achtung: Sei vorsichtig beim Vergeben der Admin-Rolle. Ein Admin hat vollen Zugriff auf alle Daten, einschließlich Finanzen und Einstellungen. Mitarbeitertyp: Mitarbeiter vs. Büro Neben der Rolle gibt es den Mitarbeitertyp, der bestimmt, ob jemand als Handwerker oder als Büropersonal gilt: - Mitarbeiter – Handwerker, Monteure, Gesellen. Arbeiten vor Ort auf Baustellen. - Büro – Sekretariat, Buchhaltung, Verwaltung. Arbeiten im Büro. Der Mitarbeitertyp hat Einfluss auf: - Die Abrechnung (Mitarbeiter und Büropersonal können unterschiedlich berechnet werden) - Erweiterte Zeiterfassungs-Berechtigungen (Büro-Mitarbeiter können ähnlich wie Manager Zeiteinträge verwalten) So änderst du den Typ: 1. Gehe auf Team. 2. Klicke auf den Mitarbeiter. 3. Ändere den Typ zwischen Mitarbeiter und Büro. Individuelle Berechtigungen anpassen Als Admin kannst du die Standard-Berechtigungen einer Rolle für einzelne Mitarbeiter anpassen. Das ist nützlich, wenn z.B. ein Manager auch Zugriff auf Finanzen bekommen soll. 1. Gehe auf Team. 2. Öffne das Profil des Mitarbeiters. 3. Gehe zum Tab Berechtigungen. 4. Hier siehst du die aktiven Berechtigungen und kannst einzelne Bereiche an- oder ausschalten. Folgende Bereiche können individuell angepasst werden: - Finanzen – Zugriff auf Rechnungen und finanzielle Daten - Dokumente – Zugriff auf Angebote, Rechnungen und andere Dokumente - Einstellungen – Zugriff auf Firmeneinstellungen - Projekte – Voll (alle sehen), Eigene (nur zugewiesene) oder Kein Zugriff - Zeiterfassung – Voll (alle sehen/genehmigen), Eigene (nur eigene) oder Kein Zugriff - Mitarbeiter – Voll (verwalten), Ansehen (nur lesen) oder Kein Zugriff Tipp: Individuelle Anpassungen überschreiben die Standard-Berechtigungen der Rolle. Wenn du z.B. einem Mitarbeiter Zugriff auf Dokumente gibst, hat er den, auch wenn die Rolle "Mitarbeiter" das normalerweise nicht erlaubt. Häufige Fragen Kann ich meine eigenen Berechtigungen ändern? Nein, du kannst deine eigenen Berechtigungen nicht anpassen. Das muss ein anderer Admin machen. Was passiert, wenn ich die Rolle eines Admin auf Mitarbeiter ändere? Der Nutzer verliert sofort den Zugriff auf Einstellungen, Finanzen und Team-Verwaltung. Stelle sicher, dass immer mindestens ein Admin in der Organisation bleibt. Kann ein Manager Mitarbeiter einladen? Nein, nur Admins können neue Mitarbeiter einladen und entfernen. Sehen Mitarbeiter die Zeiten ihrer Kollegen? Nein, Mitarbeiter sehen nur ihre eigenen Zeiteinträge. Admins und Manager sehen die Zeiten aller Teammitglieder.