In craftivo hat jedes Teammitglied eine Rolle, die festlegt, was es sehen und tun darf. Zusätzlich kannst du einzelne Rechte pro Person anpassen.
Die vier Rollen im Überblick
Die Rollen heißen Inhaber, Bürokraft, Bauleiter und Monteur:
Inhaber
- Voller Zugriff auf Projekte, Planung, Finanzen, Dokumente, Postfach und Organisationseinstellungen
- Ideal für: Geschäftsführer, Inhaber
Bürokraft
- Alle Projekte der Organisation, Planung, Dokumente, Postfach und volle Zeiterfassung
- Keine Finanzen und keine Organisationseinstellungen (sofern nicht freigeschaltet)
- Ideal für: Büroleitung, Verwaltung
Bauleiter
- Alle Projekte, Planung, Dokumente und Postfach
- Sieht und genehmigt die Zeiten der eigenen Kolonne
- Keine Finanzen und keine Organisationseinstellungen (sofern nicht freigeschaltet)
- Ideal für: Projektleiter, Vorarbeiter
Monteur
- Nur zugewiesene Projekte („eigene“)
- Kein Postfach, keine Planung, keine Finanzen, eingeschränkte Dokumente, nur eigene Zeiten
- Ideal für: Handwerker, Gesellen
Einzelne Rechte können bei jeder Rolle pro Person angepasst werden.
Was jede Rolle darf – im Detail
| Bereich | Inhaber | Bürokraft | Bauleiter | Monteur |
|---|---|---|---|---|
| Projekte | Alle | Alle | Alle | Nur eigene |
| Planung / Plantafel | Ja | Ja | Ja | Nein |
| Postfach | Ja | Ja | Ja | Nein |
| Zeiterfassung | Voll | Voll | Kolonne | Nur eigene |
| Finanzen | Ja | Nein* | Nein* | Nein |
| Dokumente | Ja | Ja | Ja | Eingeschränkt |
| Einstellungen | Ja | Nein* | Nein* | Nein |
* kann der Inhaber gezielt freischalten (siehe unten).
Rolle eines Mitarbeiters ändern
Rollen vergibt ausschließlich der Inhaber:
- Öffne Einstellungen → Mitarbeiter.
- Öffne den gewünschten Mitarbeiter.
- Wähle die neue Rolle (Inhaber, Bürokraft, Bauleiter oder Monteur).
- Speichere die Änderung.
Achtung: Ein Inhaber hat vollen Zugriff auf alle Daten. Stelle sicher, dass immer mindestens ein Inhaber in der Organisation bleibt.
Was nur der Inhaber vergeben darf
Damit sich niemand selbst vollen Zugriff verschaffen kann, vergibt bestimmte Rechte nur der Inhaber:
- Rollen (auch jemanden neu als Inhaber einladen)
- Finanzen
- Einstellungen
- Persönliche Daten deiner Mitarbeiter
- Lohndaten deiner Mitarbeiter
Alle anderen Rechte (z. B. Aktivitäten, Kontakte/Projekte anlegen, Stufen-Rechte) vergibt weiterhin jeder, der die Einstellungen verwalten darf.
Am Rechner: Einstellungen → Mitarbeiter → Mitarbeiter öffnen. Bei gesperrten Schaltern steht z. B. „Nur der Inhaber kann dieses Recht vergeben."
In der App: Menü oben rechts → Einstellungen → Berechtigungen → Mitarbeiter auswählen.
Individuelle Berechtigungen anpassen
Öffne Einstellungen → Mitarbeiter, wähle einen Mitarbeiter und wechsle auf den Reiter Berechtigungen. Schalter und Stufen sammelst du zuerst; solange etwas offen ist, steht „… Änderungen noch nicht gespeichert". Mit Speichern (bzw. Speichert…) übernimmst du alle Änderungen auf einmal – danach gelten sie sofort auch in der App.
Kontakt und Projekt anlegen einzeln freigeben
Im Reiter Berechtigungen legst du pro Person getrennt fest:
- Schalter Kontakt anlegen – erlaubt das Anlegen neuer Kontakte (Web und App).
- Schalter Projekt anlegen – erlaubt das Anlegen neuer Projekte (Web und App).
Standardmäßig dürfen Inhaber, Bürokraft und Bauleiter beides, ein Monteur nichts davon. Brauchst du eine Ausnahme, schaltest du einem einzelnen Monteur das Anlegen gezielt frei.
Termine und Aufgaben der Kollegen sehen
Mit dem Recht Termine und Aufgaben der Kollegen sehen sieht ein Mitarbeiter in Termine & Aufgaben die Einträge aller Mitarbeiter und kann den Kalender einer Person öffnen. Ab Werk ist es für Inhaber und Bürokraft an, für Bauleiter und Monteur aus. Ohne das Recht sieht er nur seine eigenen Termine und Aufgaben.
Vertrauliche Beträge über Finanzen schützen
Die Berechtigung Finanzen steuert, wer Preise und Summen sieht:
- Ohne Finanzen bleiben in Angeboten und Rechnungen Summen, Positionspreise und Einkaufspreise verborgen – auch in der Detailansicht.
- PDFs, E-Rechnungen, GAEB-Dateien und Preisimporte lassen sich nur mit Finanzen öffnen oder erstellen.
- Ohne Finanzen bearbeitet ein Mitarbeiter Angebote trotzdem weiter, zum Beispiel ein Bauleiter. Verborgene Preise und die Kalkulation bleiben beim Speichern erhalten, sie werden nicht geleert oder auf 0 Euro gesetzt. Nur Rechnungen bleiben ohne Finanzen schreibgeschützt.
Mitarbeitertyp: Mitarbeiter vs. Büro
Neben der Rolle gibt es den Mitarbeitertyp:
- Mitarbeiter – Handwerker, Monteure, Gesellen. Arbeiten vor Ort auf Baustellen.
- Büro – Sekretariat, Buchhaltung, Verwaltung.
Der Typ beeinflusst Abrechnung und erweiterte Zeiterfassungs-Berechtigungen. Du änderst ihn unter Einstellungen → Mitarbeiter im Profil der Person.
Art im Profil ändern
Im Profil heißt der Typ Art. Zur Wahl stehen Baustelle und Büro. Zur Art gehört die Lizenz: Baustelle belegt eine Monteurlizenz, Büro eine Bürolizenz.
- Öffne Einstellungen → Mitarbeiter und klicke die Person an.
- Klicke im Reiter Übersicht neben Art auf Ändern.
- Wähle im Dialog Art ändern die neue Art.
Ist für die neue Art eine Lizenz frei, ändert craftivo die Art sofort. Ist keine frei, öffnet sich der Dialog Lizenz für … tauschen. Er zeigt vor der Änderung, wie sich deine Monteur- und Bürolizenzen ändern. Du bestätigst mit Änderung übernehmen oder, wenn eine Zahlung nötig ist, mit Jetzt … zahlen. Mit Abbrechen bleibt alles unverändert.
- Ein Inhaber kann nicht auf Baustelle wechseln: „Für Inhaber nicht verfügbar — ein Inhaber benötigt Desktop-Zugriff."
- Ist der Zugriff der Person deaktiviert, ist Ändern gesperrt. Aktiviere sie zuerst wieder (siehe „Mitarbeiter einladen").
Häufige Fragen
Kann ich meine eigenen Berechtigungen ändern? Nein. Das muss ein anderer Inhaber bzw. jemand mit den passenden Rechten machen – kritische Rechte nur der Inhaber.
Was passiert, wenn ich die Rolle eines Inhabers auf Monteur ändere? Der Nutzer verliert sofort den Zugriff auf Einstellungen, Finanzen und Team-Verwaltung. Stelle sicher, dass immer mindestens ein Inhaber bleibt.
Kann eine Bürokraft neue Mitarbeiter einladen? Neue Einladungen und Rollenänderungen liegen beim Inhaber.
Sehen Monteure die Zeiten ihrer Kollegen? Nein, Monteure sehen nur ihre eigenen Zeiteinträge. Bauleiter sehen die Zeiten der eigenen Kolonne; Bürokraft und Inhaber je nach Zeiterfassungs-Recht mehr.
Recht „Berechtigungen verwalten"
Das Verteilen von Rechten steckt nicht mehr pauschal in den allgemeinen Einstellungen. Es gibt das eigene Recht Berechtigungen verwalten. Nur wer dieses Recht hat, darf Rechte anderer ändern. Die übrigen Einstellungen bleiben für Berechtigte nutzbar, ohne dass sie gleich Rechte vergeben können.
In der App gilt dasselbe: ☰ → Einstellungen (Rechteverwaltung) nur mit diesem Recht.