Du möchtest dein Team zu craftivo holen? Hier erfährst du, wie du Mitarbeiter per Handynummer einlädst und was passiert, wenn sie die Einladung annehmen.
Einen Mitarbeiter einladen
Du brauchst nur die Handynummer deines Mitarbeiters. So geht's:
- Gehe auf Team im Hauptmenu.
- Klicke auf Mitarbeiter einladen.
- Gib die Handynummer des Mitarbeiters ein.
- Wähle die Rolle aus:
- Admin – Vollzugriff auf alles (für Geschäftsführer oder Büroleitung)
- Manager – Kann Projekte und Zeiten verwalten, aber keine Einstellungen ändern
- Mitarbeiter – Kann eigene Zeiten erfassen und zugewiesene Projekte sehen
- Wähle den Mitarbeitertyp aus:
- Mitarbeiter – Handwerker/Monteure, die vor Ort arbeiten
- Büro – Büropersonal, das die Verwaltung übernimmt
- Klicke auf Einladung senden. Es wird ein Einladungslink erstellt, den du dem Mitarbeiter schicken kannst (z.B. per WhatsApp oder SMS).
Tipp: Du kannst den Einladungslink nach dem Erstellen kopieren und direkt an den Mitarbeiter weiterleiten.
Was passiert bei der Einladung?
- Du erstellst die Einladung in craftivo.
- Du schickst den Link an den Mitarbeiter (per Nachricht oder SMS).
- Der Mitarbeiter klickt auf den Link.
- Falls er noch kein craftivo-Konto hat, registriert er sich mit seiner Handynummer und einem Passwort.
- Er wird automatisch deiner Organisation zugeordnet – mit der Rolle, die du gewählt hast.
Gut zu wissen: Die Einladung hat ein Ablaufdatum. Wenn der Mitarbeiter den Link nicht rechtzeitig nutzt, kannst du die Einladung erneut senden. Eine abgelaufene Einladung belegt keine Lizenz mehr.
Offene Einladungen verwalten
Du kannst jederzeit sehen, welche Einladungen noch offen sind:
- Gehe auf Team.
- Dort siehst du neben den aktiven Mitgliedern auch die offenen Einladungen.
- Für jede Einladung kannst du:
- Erneut senden – Wenn der Link abgelaufen ist oder nochmal geteilt werden soll.
- Abbrechen – Wenn die Einladung nicht mehr gebraucht wird.
Mitarbeiter verlässt den Betrieb: Zugriff deaktivieren
Verlässt ein Mitarbeiter deinen Betrieb, löschst du ihn nicht. Du deaktivierst seinen Zugriff. Er verliert sofort den Zugriff auf craftivo. Profil, Zeiteinträge und Projekte bleiben erhalten. Seine Lizenz wird frei und bleibt bis zum Periodenende bezahlt.
So gehst du vor (am Rechner):
- Klicke in der linken Leiste auf Setup und dann auf Organisation.
- Klicke im Bereich Unternehmen auf Mitarbeiter.
- Klicke den Mitarbeiter in der Liste an, z. B. einen Monteur der Kolonne Müller.
- Klicke im Reiter Übersicht unten auf Zugriff deaktivieren.
- Der Dialog Zugriff deaktivieren zeigt unter Offene Zuständigkeiten, woran der Mitarbeiter noch hängt, z. B. offene Aufgaben, Projekte als Verantwortlicher, Leitung von Kolonnen oder Einsätze ab heute.
- Gibt es offene Zuständigkeiten, wähle unter Nachfolger eine Person aus.
- Klicke auf Zugriff deaktivieren.
🖼️ BILD NÖTIG: Dialog „Zugriff deaktivieren" mit „Offene Zuständigkeiten" und Auswahl „Nachfolger" (Einstellungen → Mitarbeiter → Mitarbeiter anklicken → Reiter „Übersicht" → „Zugriff deaktivieren").
Was mit der Übergabe passiert: Offene Aufgaben, Einsätze, Kolonnen-Leitung und Projektverantwortung gehen an den Nachfolger über. Erledigtes und Vergangenes bleibt beim ursprünglichen Mitarbeiter.
Wer darf das? Nur wer das Recht Einstellungen hat. Standardmäßig ist das nur der Inhaber. In diesen Fällen blockiert craftivo die Deaktivierung und nennt den Grund:
- Du willst dich selbst deaktivieren: „Du kannst dich nicht selbst deaktivieren."
- Die Person ist der Organisationsinhaber: „Der Organisationsinhaber kann nicht deaktiviert werden. Übertrage zuerst die Inhaberschaft."
- Die Person ist die letzte mit Zugriff auf die Einstellungen: Gib zuerst jemand anderem diese Berechtigung.
Deaktivierte Mitarbeiter finden
Unter Einstellungen → Mitarbeiter stehen deaktivierte Personen im eigenen Bereich Deaktiviert. Sie tragen das Kennzeichen Zugriff deaktiviert. Im Profil siehst du, seit wann der Zugriff deaktiviert ist.
Rolle, Art und Berechtigungen lassen sich erst nach der Aktivierung wieder ändern.
Zugriff wieder aktivieren
Kommt ein Mitarbeiter zurück, z. B. ein Saisonmonteur im Frühjahr:
- Öffne Einstellungen → Mitarbeiter und klicke die Person im Bereich Deaktiviert an.
- Klicke im Reiter Übersicht auf Wieder aktivieren.
Dafür brauchst du eine freie Lizenz der passenden Art. Ist keine frei, erscheint „Keine freie Monteurlizenz." bzw. „Keine freie Bürolizenz." mit dem Hinweis „Erst Lizenz kaufen (Abo & Abrechnung → Nutzer & Plätze), dann aktivieren." Über Zu Abo & Abrechnung kommst du direkt dorthin.
Gut zu wissen: Beim Wieder-Aktivieren bekommt der Mitarbeiter übergebene Aufgaben, Einsätze und Projekte nicht automatisch zurück.
Weitere Knöpfe bei deaktivierten Mitarbeitern
- Zuständigkeiten übergeben – erscheint, wenn eine deaktivierte Person noch offene Zuständigkeiten hat. Wähle einen Nachfolger und klicke auf Übergeben.
- Endgültig entfernen – entfernt die Person dauerhaft aus deinem Betrieb. Kolonnen-, Projekt- und Einsatz-Zuordnungen werden gelöscht. Zeiteinträge und Dokumente bleiben erhalten. Das lässt sich nicht rückgängig machen.
Tipp: Nutze im Normalfall Zugriff deaktivieren. So kannst du den Mitarbeiter später wieder aktivieren.
Lizenzen: freie Plätze sehen und dazukaufen
Jeder aktive Mitarbeiter braucht eine Lizenz: eine Monteurlizenz (Art Baustelle) oder eine Bürolizenz (Art Büro).
- Freie Plätze sehen: Unter Einstellungen → Mitarbeiter zeigt die Leiste oben, wie viele Monteurlizenzen und Bürolizenzen belegt und frei sind. Belegt sind aktive Mitglieder und offene Einladungen.
- Keine Lizenz frei: Im Dialog Mitarbeiter einladen steht dann z. B. „Keine freie Monteurlizenz. Erst Lizenz kaufen, dann einladen." Der Knopf Zu Nutzer & Plätze führt dich zum Kauf.
So kaufst du Lizenzen dazu:
- Klicke in der linken Leiste auf Setup und dann auf Organisation.
- Klicke im Bereich Abrechnung & Verwaltung auf Abo & Abrechnung.
- Stelle in der Karte Nutzer & Plätze mit Plus und Minus die gewünschte Zahl an Monteurlizenzen oder Bürolizenzen ein.
- Klicke auf Änderung prüfen.
- Prüfe die Vorschau und bestätige.
Geplante Reduktion aufheben: Hast du Lizenzen zum Periodenende reduziert, zeigt die Karte Nutzer & Plätze den Knopf Geplante Reduktion aufheben. Bestätige mit Reduktion aufheben. Dann bleiben deine Lizenzen auch nach dem Periodenende bestehen.
🖼️ BILD NÖTIG: Karte „Nutzer & Plätze" unter Einstellungen → Abo & Abrechnung mit Plus/Minus bei Monteur- und Bürolizenzen und Knopf „Änderung prüfen".
Hinweis: Die Seite Abo & Abrechnung erreichst du nur mit dem Recht Einstellungen.
Häufige Fragen
Kann ich auch per E-Mail einladen? Ja. Im Fenster Mitarbeiter einladen wählst du oben E-Mail oder Telefon. Bei E-Mail trägst du die E-Mail-Adresse ein. Darunter steht: „Eine E-Mail mit dem Einladungslink wird versendet.“ Bei Telefon trägst du die Telefonnummer ein.
Nimmt ein Mitarbeiter für die Baustelle die Einladung an, landet er auf der Seite zum App-Download, egal ob per E-Mail oder Telefon eingeladen. Dort steht: „Lade die App herunter und melde dich mit deiner E-Mail-Adresse oder Telefonnummer und deinem Passwort an.“ Büro-Mitglieder landen in ihrem Betrieb am Rechner.
Wie viele Mitarbeiter kann ich einladen? Das hängt von deinen Lizenzen ab. Unter Einstellungen → Mitarbeiter siehst du oben, wie viele Monteurlizenzen und Bürolizenzen noch frei sind. Mehr dazu oben unter „Lizenzen: freie Plätze sehen und dazukaufen".
Kann ein Mitarbeiter in mehreren Organisationen sein? Ja, ein Mitarbeiter kann Mitglied in mehreren Organisationen sein und zwischen ihnen wechseln.
Was passiert, wenn der Mitarbeiter schon ein craftivo-Konto hat? Dann wird er beim Klick auf den Einladungslink direkt deiner Organisation hinzugefügt – ohne erneute Registrierung.
Kann ich die Rolle eines Mitarbeiters nachträglich ändern? Ja, das geht jederzeit. Mehr dazu im Artikel "Rollen und Berechtigungen".