Craftivo meldet sich, wenn im Betrieb etwas passiert: ein Monteur reicht Zeiten ein, ein Kunde antwortet auf ein Angebot, eine Rechnung wird überfällig. Diese Meldungen laufen an zwei Stellen zusammen. Am Rechner sammelt sie die Glocke oben in der Kopfzeile. Auf dem Handy kommen wichtige Meldungen als Push an. Was du bekommst, stellst du selbst ein.
Du steuerst, was auf dem Handy ankommt und was in der Glocke steht.
- Öffne in der linken Leiste Setup.
- Wähle Persönlich.
- Öffne Benachrichtigungen. Der Kurztext lautet „Was dich per E-Mail und Push erreicht“.
Die Seite hat die Abschnitte E-Mail-Benachrichtigungen, Push-Benachrichtigungen, In-App-Benachrichtigungen und Erinnerungen. Unter Push-Benachrichtigungen steht: „Kommt auf dem Handy an — in der installierten Craftivo-App. Im Browser gibt es keine Push-Benachrichtigungen.“
Die Glocke am Rechner
Oben rechts in der Kopfzeile sitzt das Glocken-Symbol. Ein roter Punkt mit einer Zahl zeigt, wie viele ungelesene Meldungen es gibt (ab zehn steht dort „9+"). Ein kleiner blauer @-Punkt an der Glocke bedeutet: Dich hat jemand im Projekt-Chat erwähnt.
So gehst du vor:
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Auf die Glocke klicken → die Liste der Meldungen klappt auf.
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Eine Meldung anklicken → Craftivo springt direkt zum passenden Vorgang (zum Beispiel zum Zeiteintrag, zum Angebot oder zur Kundenanfrage).
Die Zahl steht zusätzlich im Titel des Browser-Tabs. So siehst du neue Meldungen auch, wenn du gerade in einem anderen Tab arbeitest.
Unten in der Liste lädst du mit Ältere Meldungen laden weitere Meldungen nach. Sind alle geladen, steht dort „Das waren alle Meldungen“. Oben unter Benachrichtigungen steht die Zahl der ungelesenen Meldungen, zum Beispiel „3 ungelesen“.
Abschlüsse neben der Glocke
Neben der Glocke sitzt das Symbol Abschlüsse. Dort landen Meldungen wie „Auftrag beendet" oder „Projekt abgeschlossen" – getrennt von E-Mails und sonstigen Glocken-Meldungen.
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Klicke auf Abschlüsse.
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Prüfe den Eintrag und klicke auf Zur Kenntnis genommen. Dann verschwindet er für das ganze Büro.
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Hast du versehentlich bestätigt, kannst du den Abschluss wieder öffnen.
Solange niemand zur Kenntnis nimmt, bleibt der Abschluss offen – du weißt, dass die Rechnung geschrieben werden kann.
🖼️ BILD NÖTIG: Kopfzeile mit Glocke und Symbol „Abschlüsse"; geöffnete Liste mit Knopf „Zur Kenntnis genommen".
Glocke in der Handy-App
In der Handy-App sitzt die Benachrichtigungsglocke links in der Kopfzeile; Caroline steht in der Mitte, das Menü (☰) rechts. Tippe auf die Glocke, um die Liste zu öffnen.
In der Liste stehen ungelesene Meldungen unter Neu, gelesene unter Ältere Meldungen (grüne Trennlinie dazwischen). Oben kannst du Alle als gelesen markieren oder Alle löschen – gelöschte Meldungen sind danach auch in der Glocke am Rechner weg.
Tippe eine Meldung an – die App öffnet den Vorgang, den sie auch wirklich öffnen kann. Meldungen, die nur am Rechner Sinn ergeben, erscheinen in der App-Glocke nicht.
Projekt-Chat: Neue Nachrichten im Chat werden in der Glocke gebündelt – eine Zeile pro Projekt bzw. Auftrag, zum Beispiel „Es gibt neue Nachrichten im Projekt Musterstraße 12". Tippe die Zeile an, und die App öffnet den Chat an der richtigen Stelle.
Projekt stummschalten (Push und Glocke getrennt)
In einem Projekt tippst du in der Handy-App auf die Glocke im Projektkopf (Benachrichtigungen stummschalten / Benachrichtigungen aktivieren):
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Beim Stummschalten sind zuerst die Push-Benachrichtigungen aus diesem Projekt aus.
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Es öffnet sich der Dialog Push ist aus mit dem Text: Auch die Meldungen in der Benachrichtigungs-Glocke für dieses Projekt ausschalten?
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Nein, nur den Push — die Meldungen bleiben in der Glocke sichtbar.
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Bestätigst du zusätzlich die Glocke: Kein Push und keine Glocke mehr aus diesem Projekt.
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Beim Wiedereinschalten gilt: Push-Benachrichtigungen und Glocke für dieses Projekt wieder aktiviert.
Bestimmte Meldungen (z. B. Einsatz-Absagen) können die Stummschaltung überstimmen — craftivo nennt das im Hinweis.
Am Symbol im Projektkopf siehst du die Stufe: Glocke mit Minus heißt nur der Push ist aus. Durchgestrichene Glocke heißt Push und Glocke sind aus.
🖼️ BILD NÖTIG: Projektkopf mit Glocken-Schalter und Dialog „Push ist aus" / „Nein, nur den Push"
Freigegebene Notiz in der Glocke
Legt jemand eine Notiz an oder gibt sie für dich frei, landet sie in der Glocke — nicht mehr als Karte im Projekt-Chat. So bleibt der Chat für Gespräche frei, und du siehst keine Notiz, die du gar nicht öffnen darfst.
So gehst du vor:
- Auf die Glocke tippen oder klicken.
- Den Eintrag zur Notiz antippen → Craftivo öffnet die Notiz direkt im Notizbuch (in der App und am Rechner).
Die Meldung in der Glocke kommt immer, sobald die Notiz für dich sichtbar wird. Einen Push dafür bekommst du nur, wenn du ihn einschaltest (siehe unten).
🖼️ BILD NÖTIG: Glocke mit Eintrag zu einer freigegebenen Notiz; Tipp öffnet das Notizbuch.
Push auf dem Handy
Push-Benachrichtigungen kommen nur in der installierten Craftivo-App auf dem Handy an. Im Browser gibt es keine Push-Meldungen — dort informiert dich die Glocke.
Push nutzt du für die Meldungen, die eine schnelle Handlung verlangen: ein abgelehnter Zeiteintrag, ein neuer offener Auftrag zum Übernehmen, eine Kundenantwort zum Angebot oder eine ablaufende Kündigungsfrist eines Wartungsvertrags.
Einstellungen am Rechner
Du legst selbst fest, worüber du benachrichtigt wirst. Jeder verwaltet dabei nur die eigenen Meldungen.
So gehst du vor:
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Einstellungen öffnen → im Bereich Persönlich auf Benachrichtigungen.
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Die Schalter stehen in vier Abschnitten:
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E-Mail-Benachrichtigungen — zum Beispiel „Abwesenheits-Status" und „Erwähnung im Projekt-Chat".
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Push-Benachrichtigungen — kommen aufs Handy, etwa „Abgelehnter Zeiteintrag", „Neuer Abwesenheitsantrag" oder Neue Notiz (standardmäßig aus).
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In-App-Benachrichtigungen — landen in der Glocke, etwa Fällige Aufgaben, „Neue Kundenanfragen", „Rückmeldungen vom Einsatz" oder „Baustellen-Geschehen". Hier gibt es auch den Schalter Ton bei neuer Meldung — ein kurzer Ton an diesem Gerät, standardmäßig aus.
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Erinnerungen — „Pausenerinnerung nach 6 Stunden" und „Tagesende-Erinnerung". Diese erscheinen auf dem Handy, solange dort ein Timer läuft.
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Unten auf Einstellungen speichern klicken.
Manche Schalter siehst du nur mit den passenden Rechten. Meldungen zu Geld (Zahlungseingang, überfällige Rechnungen) erscheinen nur, wer das Finanz-Recht hat. Meldungen zu eingehenden E-Mails und ausgefüllten Formularen sind für Inhaber und Bürokraft gedacht.
Einstellungen auf dem Handy
Auch unterwegs stellst du deine Meldungen ein — wichtig für Monteure, die nur mit der App arbeiten.
So gehst du vor:
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Im Menü auf Einstellungen → Benachrichtigungen.
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Die Schalter umlegen. Jede Änderung wird sofort gespeichert; eine kurze grüne Meldung bestätigt das.
Die Liste der Meldungen selbst öffnet sich auf dem Handy, wenn du eine Push-Benachrichtigung antippst — sie führt dich direkt zum passenden Vorgang.
Fehlende Zeit am Abend
Hat dein Betrieb die Erinnerung an fehlende Zeit eingeschaltet, steht unter Einstellungen → Benachrichtigungen zusätzlich der Schalter Fehlende Zeit am Abend: „Erinnert dich zur Erinnerungs-Zeit, wenn du an einem Arbeitstag noch keine Zeit eingetragen hast“. Damit schaltest du die Erinnerung für dich ab oder wieder an. Hat der Betrieb sie nicht eingeschaltet, fehlt der Schalter. Wie der Betrieb sie einschaltet, steht im Artikel Arbeitszeiten erfassen.
Erinnerungen „kommen als Mitteilung aufs Handy, auch wenn die App geschlossen ist.“
Weitere Meldungen und wer sie bekommt
Neben den Meldungen oben meldet sich Craftivo in diesen Fällen:
Neue E-Mail im Posteingang — für Inhaber und Bürokraft mit Zugriff aufs Postfach. Geht eine E-Mail ein, meldet sich die Glocke. Zusätzlich kommt ein Push aufs Handy: „📧 Neue E-Mail" mit Absender und Betreff.
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Schreibt ein Kunde mehrmals im selben E-Mail-Verlauf, klingelt das Handy nur einmal, solange die erste Meldung ungelesen ist.
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Tippst du den Push an, öffnet die App das zugeordnete Projekt im Reiter Kommunikation. Hat die E-Mail kein Projekt, zeigt die App einen Hinweis: Du öffnest die E-Mail dann am Rechner im Postfach.
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Die Auswahl Welche E-Mails melden? gilt für Glocke und Handy gleich. Ist der Glocken-Schalter Neue E-Mail im Posteingang aus, kommt auch kein Push.
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Schalter: am Rechner unter Push-Benachrichtigungen, in der App unter Push aufs Handy → Neue E-Mail im Posteingang.
Timer läuft ungewöhnlich lange — für jeden, der mit dem Timer stempelt.
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Eine Stunde vor dem gesetzlichen Tageshöchstmaß fragt Craftivo: „Läuft dein Timer noch?" In Deutschland kommt die Frage nach 9 Stunden reiner Arbeitszeit, in Österreich und der Schweiz nach 11 Stunden. Erfasste Pausen zählen nicht mit.
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Läuft der Timer weiter, endet er am Tageshöchstmaß von selbst: in Deutschland nach 10 Stunden, in Österreich und der Schweiz nach 12 Stunden. Dann kommt eine Meldung, in Deutschland „Timer nach 10 Stunden beendet". Ein Tipp darauf öffnet den Zeiteintrag. Prüfe dort Ende und Pause.
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Der Schalter Timer läuft ungewöhnlich lange stellt nur den Push ab. In der Glocke steht die Meldung trotzdem.
Einsatzplanung und Aufgaben und Termine — für dich persönlich. Früher kamen Zuweisungen und Fälligkeiten immer als Push. Jetzt schaltest du sie ab:
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Am Rechner: Einstellungen → Benachrichtigungen → Push-Benachrichtigungen → Einsatzplanung bzw. Aufgaben und Termine.
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In der App: Push aufs Handy → dieselben Schalter.
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Einsatzplanung: Push, wenn dir ein Einsatz zugewiesen, verschoben oder abgesagt wird.
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Aufgaben und Termine: Push, wenn dir eine Aufgabe zugewiesen wird, sie fällig ist oder jemand kommentiert.
Neue Notiz — Push, Opt-in. Gibt jemand eine Notiz für dich frei, steht sie immer in der Glocke. Den Push schaltest du selbst ein — standardmäßig aus:
- Am Rechner: Einstellungen → Benachrichtigungen → Abschnitt Push-Benachrichtigungen → Schalter Neue Notiz.
- In der App: Einstellungen → Benachrichtigungen → Push aufs Handy → Neue Notiz.
- Beschreibung am Schalter: „Push, wenn jemand eine Notiz für dich freigibt — in der Glocke steht sie immer".
Fällige Aufgaben — nur die Glocke. Wenn eine Aufgabe fällig wird, steuert der Schalter Fällige Aufgaben unter In-App-Benachrichtigungen (am Rechner) bzw. In der App (Handy), ob die Meldung in der Glocke erscheint. Den Push steuert weiterhin Aufgaben und Termine.
„Dringend heute" — für alle ausgewählten Mitarbeiter. Setzt jemand ein Projekt oder einen Auftrag auf die Priorität Dringend heute, bekommt jeder ausgewählte Mitarbeiter sofort einen Push, zum Beispiel „🚨 Dringend heute: Dachsanierung Mehrfamilienhaus". Das gilt beim Anlegen und beim nachträglichen Hochstufen.
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Die Meldung geht an Projektmitglieder und an alle, die eingeplant sind, auch über ihre Kolonne.
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Wer die Priorität setzt, bekommt selbst keine Meldung.
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Hat ein Auftrag noch keine Zuweisung, geht die Meldung an alle, die offene Aufträge übernehmen dürfen.
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Für diese Meldung gibt es keinen eigenen Schalter.
„Noch nicht alles beim Büro" — in der Handy-App, für jeden. Arbeitest du ohne Netz, bleiben Zeiteinträge, Fotos oder Rapportzettel zunächst auf dem Handy. Liegt dort noch etwas, erinnert dich die App:
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zwei Stunden nach dem ersten wartenden Eintrag und
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am Abend zur Uhrzeit unter Erinnerungen → Erinnerungs-Zeit (Standard 18 Uhr).
So gehst du vor:
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Die Meldung antippen → die App öffnet Profil bei der Karte App-Informationen.
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Auf Jetzt senden tippen.
Ist alles beim Büro, verschwinden die Erinnerungen von selbst. Diese Erinnerung kommt nur in der installierten App und hat keinen eigenen Schalter.
Vorab-Erinnerung für Aufgaben und Termine
Craftivo kann dich vor der Fälligkeit erinnern — in der Glocke und per Push.
Vorgabe für dich
- Gehe zu Einstellungen → Persönlich → Benachrichtigungen.
- Unter den Erinnerungen findest du Vorab an Aufgaben und Termine erinnern.
- Wähle z. B. 15 Minuten vorher, 30 Minuten vorher, 1 Stunde vorher, 1 Tag vorher, Keine oder eigene Minuten (höchstens 7 Tage).
Die Vorgabe gilt für jede Aufgabe ohne eigenen Wert. Am Handy gilt dieselbe Einstellung.
Pro Aufgabe oder Termin Beim Anlegen oder Bearbeiten (am Rechner) steht das Feld Vorab erinnern. Steht an der Aufgabe Erinnerung: Erinnert nicht, ist Vorab erinnern ausgegraut.
In der Detailansicht heißt die Zeile Vorab erinnern (z. B. „30 Minuten vorher"). Fehlt ein eigener Wert, gilt dein Standard aus den Einstellungen.
🖼️ BILD NÖTIG: Einstellungen → Benachrichtigungen mit Zeile „Vorab an Aufgaben und Termine erinnern"; Aufgabenfenster mit Feld „Vorab erinnern".
Neue Notiz
Im Abschnitt Push-Benachrichtigungen gibt es den Schalter Neue Notiz. Der Text lautet: „Push, wenn jemand eine Notiz für dich freigibt — in der Glocke steht sie immer“. Der Schalter ist im Standard aus. Die Notiz erscheint in der Glocke auch dann, wenn du den Push auslässt.
Daneben liegt Chat-Nachrichten: „Push, wenn jemand in einem deiner Projekte schreibt oder dich erwähnt“.
Weitere Push-Schalter auf derselben Seite, die du genauso an- und ausschaltest:
- Einsatzplanung — „Aufs Handy, wenn dir ein Einsatz zugewiesen, verschoben oder abgesagt wird“
- Aufgaben und Termine — „Aufs Handy, wenn dir eine Aufgabe zugewiesen wird, sie fällig ist oder jemand kommentiert“
- Fällige Aufgaben unter In-App-Benachrichtigungen — „In der Glocke, wenn eine Aufgabe fällig wird. Den Push steuert „Aufgaben und Termine“.“
Welche E-Mails melden?
Unter dem Postfach-Schalter der Glocke steht Welche E-Mails melden?. Der Hinweis lautet: „Gilt für die Glocke und für die Mitteilung aufs Handy“.
Die Auswahl hat drei Einträge:
- Alle eingehenden E-Mails
- Nur E-Mails ohne Projekt — „Auch wenn ein Kunde zugeordnet ist“
- Nur E-Mails mit Projekt — „Ein Kunde allein reicht nicht“
Darunter steht am Rechner: „Hier zählt nur das Projekt, eine Zuordnung zum Kunden allein nicht. Der Postfach-Ordner „Unzugeordnet“ ist etwas anderes: Dort liegen E-Mails, die weder einem Kunden noch einem Projekt zugeordnet sind.“
Eine Mail, die nur einem Kunden gehört, gilt für diese Auswahl als Mail ohne Projekt. Den Ordner Unzugeordnet leerst du damit nicht.
Termin geändert
Ändert sich Uhrzeit, Tag oder Adresse eines Einsatzes, bekommen die eingeplanten Personen eine Mitteilung. In der Glocke heißt sie zum Beispiel:
- „Uhrzeit geändert · Auftrag ‚…‘“
- „Adresse geändert · Auftrag ‚…‘“
- „Termin verschoben · Auftrag ‚…‘“
- „Zeitraum geändert · Projekt ‚…‘“
- „Termin und Adresse geändert · Auftrag ‚…‘“
Der Text nennt den neuen Stand und den bisherigen, zum Beispiel „Neu: … (vorher …)“.
Bevor du in der App speicherst, siehst du einen Hinweis wie „4 Mitarbeiter dieses Auftrags bekommen eine Mitteilung über die neue Uhrzeit.“ Je nach Änderung steht dort „den neuen Termin“, „die neue Adresse“ oder beides, und „dieses Projekts“ statt „dieses Auftrags“.
Was ist zu tun? geändert
Ändert jemand die Anweisung Was ist zu tun? an einem Einsatz, bekommen alle Eingeplanten eine Zeile in der Glocke, ohne Push. Wer selbst ändert, bekommt keine Meldung. Die Zeile heißt zum Beispiel „Was ist zu tun? geändert · Auftrag ‚…‘“, darunter Tag und „Neu: …“. Speichert jemand mehrmals, bleibt es eine Zeile. Das gilt für Änderungen in der App und am Rechner.
Häufige Fragen
Ich bekomme keine Push-Meldungen. Push kommt nur in der installierten Handy-App an, nicht im Browser. Prüfe, ob die App installiert ist und die Push-Schalter unter „Einstellungen → Benachrichtigungen" an sind.
Ein Kollege sieht andere Schalter als ich. Das ist so gewollt. Meldungen zu Geld, Postfach und Formularen hängen an Rechten und Rollen. Ohne das passende Recht taucht der Schalter gar nicht erst auf.
Es klingelt mehrfach im Büro. Der Ton hängt am einzelnen Gerät und ist standardmäßig aus. Schalte „Ton bei neuer Meldung" nur an dem Bildschirm ein, an dem es klingeln soll.
Ich habe den Push für den Timer ausgeschaltet und sehe die Meldung trotzdem. Das ist so gewollt. Der Schalter „Timer läuft ungewöhnlich lange" stellt nur den Push ab. Ein vergessener Timer kostet dich Stunden, deshalb bleibt die Meldung in der Glocke stehen.