Du kannst die freigegebenen Arbeitsstunden Deiner Mitarbeiter monatsweise als DATEV-Datei exportieren und Deinem Steuerbüro für die Lohnabrechnung übergeben. craftivo baut die Datei im Format LODAS oder Lohn und Gehalt – je nachdem, womit Dein Steuerbüro arbeitet.
Der Lohnexport ist Teil des Premium-Pakets und nur mit Finanz-Berechtigung sichtbar.
Schritt 1: Lohn-Konfiguration einmalig hinterlegen
Bevor Du exportieren kannst, sagst Du craftivo, mit welchem Lohnprogramm Dein Steuerbüro arbeitet.
So gehst Du vor:
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Einstellungen → DATEV-Export öffnen und zum Abschnitt Lohn scrollen.
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Unter Lohnprogramm des Steuerbüros wählst Du DATEV LODAS oder DATEV Lohn und Gehalt. Wenn Du unsicher bist, frag kurz beim Steuerbüro nach.
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Beraternummer und Mandantennummer werden hier nur angezeigt – sie kommen aus Deiner DATEV-Buchhaltungs-Konfiguration weiter oben auf derselben Seite. Fehlen sie, trägst Du sie zuerst dort unter Beraternummer und Mandantennummer ein.
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Unter Lohnarten-Zuordnung steht die Zeile Arbeitsstunden mit einer Lohnartnummer (Vorbelegung
1000). Gleiche diese Nummer mit der Lohnarten-Systematik Deines Steuerbüros ab; erlaubt ist ein Wert zwischen 1 und 8999. -
Mit Lohn-Konfiguration speichern sichern.
Schritt 2: Personalnummern bei den Mitarbeitern eintragen
DATEV ordnet jeden Mitarbeiter über seine Personalnummer zu. Diese Nummer vergibt Dein Steuerbüro in DATEV – Du trägst sie in craftivo in den Mitarbeiter-Stammdaten ein. Fehlt bei einem Mitarbeiter die Personalnummer, blockiert das den Export für diesen Monat.
Damit DATEV die Datei einlesen kann, darf die Personalnummer nur Ziffern enthalten, höchstens 5 Stellen lang sein und kein Semikolon enthalten.
Schritt 3: Den Monat exportieren
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In der Seitenleiste Zeit-Admin öffnen (Seite „Zeiterfassung – Administration").
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Oben rechts auf Exportieren klicken.
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Als Format DATEV-Lohnexport (Monat) wählen und den Abrechnungsmonat einstellen.
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Die Vorschau zeigt pro Mitarbeiter Name, Personalnummer und die Monatssumme der freigegebenen Stunden (Pausen sind bereits abgezogen). Nur freigegebene Zeiteinträge fließen in den Export – noch nicht freigegebene werden als Hinweis angezeigt, aber nicht exportiert.
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Fehlt bei jemandem die Personalnummer, listet craftivo das auf und verlinkt direkt in die Stammdaten. Erst wenn keine Nummer mehr fehlt, wird der Download-Button aktiv.
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Über LODAS-Datei herunterladen bzw. Lohn-und-Gehalt-Datei herunterladen (je nach gewähltem Lohnprogramm) lädst Du die Datei herunter und gibst sie an Dein Steuerbüro.
✅ Manueller Test
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Einstellungen → DATEV-Export → Abschnitt Lohn → Lohnprogramm wählen, Lohnartnummer prüfen → Lohn-Konfiguration speichern → Erwartung: Bestätigung „Lohn-Konfiguration gespeichert", die Auswahl bleibt nach dem Neuladen (F5) erhalten.
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Bei einem Mitarbeiter die Personalnummer in den Stammdaten leeren → Zeit-Admin → Exportieren → DATEV-Lohnexport (Monat) → Erwartung: Der Mitarbeiter wird als Blocker gelistet, der Download-Button ist deaktiviert.
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Personalnummer wieder eintragen, einen Monat mit freigegebenen Stunden wählen → Erwartung: Vorschau zeigt die Monatssummen, der Download-Button wird aktiv und benennt das konfigurierte Format (LODAS bzw. Lohn und Gehalt).
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Sonderfall: Monat ohne freigegebene Zeiteinträge wählen → Erwartung: klare Leermeldung statt Absturz, kein Download.