Bisher musstest du für eine E-Mail an den Kunden erst ins zugehörige Projekt wechseln. Jetzt hat jeder Auftrag einen eigenen E-Mail-Bereich – du schreibst den Kunden direkt aus dem Auftrag an, und der Schriftverkehr bleibt am Auftrag sichtbar.
Wo du es findest
So gehst du vor:
- Öffne in der Seitenleiste Aufträge und wähle einen Auftrag aus.
- Wechsle oben auf den Tab E-Mail.
Die Tab-Leiste eines Auftrags hat jetzt vier Reiter: Übersicht, Dokumente, Ablage und E-Mail.
E-Mail schreiben
Im Tab E-Mail siehst du den Bereich Auftragskommunikation. craftivo füllt beim Schreiben automatisch aus:
- die E-Mail-Adresse des Kunden als Empfänger,
- Auftragsname und Auftragsnummer als Bezug.
Zuerst siehst du den bisherigen E-Mail-Verlauf zu diesem Auftrag – auf einen Blick, was schon geschrieben wurde. Das Formular für eine neue E-Mail öffnest du mit E-Mail versenden. Mit Schließen klappst du es wieder zu; ein angefangener Text bleibt dabei stehen. Genauso ist es im Projekt und in der Kundenakte.
Dokumente an die E-Mail hängen
Rechnungen, Angebote und Dateien des Auftrags kannst du direkt aus der E-Mail heraus mitschicken. Je Dokument wählst du, wie es beim Kunden ankommt:
- PDF – das Dokument hängt als PDF-Anhang an der E-Mail.
- Link – der Kunde bekommt einen sicheren Link zum Dokument statt eines Anhangs.
So kannst du zum Beispiel die Rechnung als PDF anhängen und ein größeres Angebot bequem als Link verschicken.
Team am Auftrag pflegen
Im Tab Übersicht eines Auftrags kannst du das Team jetzt jederzeit anpassen – auch wenn beim Anlegen noch niemand ausgewählt war. Über Mitgliederverwaltung fügst du Mitarbeiter hinzu, änderst ihre Rolle oder entfernst sie wieder.
Notizen und Fortschrittsmeldungen, die deine Kolonne über die Monteur-App zum Einsatz hinterlegt, erscheinen mit vollständigem Text im Verlauf des Auftrags – das Büro sieht den Baustellenstand sofort.
Monteure sehen den Auftrag nicht
Ist der Auftrag Nur fürs Büro, sehen Monteure ihn nicht. Weder in der App noch im Browser. In der Liste steht Nur Büro.
Team und Plantafel dürfen dann keinen Monteur mehr enthalten. Sonst lässt sich der Schalter nicht setzen, und eine Planung auf diesen Auftrag endet mit: „Dieser Auftrag ist nur fürs Büro. Monteure können hier nicht eingeplant werden.“