Angebote, Auftragsbestätigungen und Rechnungen durchlaufen in craftivo mehrere Stationen – von „Entwurf" bis „Bezahlt". Im Dokumente-Tab eines Projekts erkennst du jeden Beleg auf einen Blick, überarbeitest ihn als neue Version, legst Nachträge an und findest ältere Fassungen im Archiv wieder.
Du findest alles unter: Projekt öffnen → Tab „Dokumente".
Dokumente eines Projekts hängen am Vorgang: Angebot, Auftrag, Rechnung und die Dateien, die du freigibst. Die Freigabe in die App steuerst du an der Datei mit den Stufen Nicht in der App, In der App: nur Bauleitung und In der App: alle auf der Baustelle.
Status auf einen Blick
Jeder Beleg trägt ein farbiges Status-Badge mit Symbol – überall gleich, ob in der Dokumentliste, im Angebot oder in der Rechnung. Über „Status erklärt" öffnest du die Legende „Was bedeuten die Status?". Sie trennt die Status, die du selbst setzt, von denen, die das System automatisch vergibt.
Die wichtigsten Status:
- Entwurf – wird noch bearbeitet, nicht festgeschrieben
- Festgeschrieben – fertig, kann versendet werden
- Versendet – an den Kunden geschickt
- In Prüfung beim Kunden – der Kunde hat den Dokumentenlink geöffnet
- Angenommen / Abgelehnt – Antwort des Kunden
- Ersetzt – eine neuere Version hat den Beleg abgelöst
- Gebucht, Teilbezahlt, Bezahlt, Überfällig – bei Rechnungen
- Storniert, Abgelaufen, Archiviert
Zwei Ansichten: „Nach Typ" und „Nach Vorgang"
Oben rechts schaltest du die Ansicht um:
- Nach Typ (Standard): Belege liegen in den Reitern Angebote, Aufträge, Rechnungen und Formulare. Standardmäßig siehst du nur aktuelle Unterlagen; ersetzte und nicht angenommene Belege stehen zusammengeklappt in „Ersetzte Dokumente" und „Nicht angenommen".
- Nach Vorgang: Du siehst den ganzen Vorgang als Stammbaum – welche Auftragsbestätigung aus welchem Angebot entstand und welche Rechnungen dazugehören. Das Hauptdokument steht oben, alles Abgeleitete (Nachträge, Storno, Gutschrift, ältere Versionen) hängt eingerückt darunter.
Ältere und erledigte Belege blendest du über „Archiv einblenden" dazu.
Ein Dokument als neue Version überarbeiten
Ein festgeschriebenes, versendetes, in Prüfung befindliches, angenommenes oder abgelehntes Vertragsdokument änderst du nicht direkt, sondern als saubere neue Version:
- Öffne den Beleg und klick auf „Überarbeiten (neue Version)".
- Trag optional einen Änderungsgrund und eine Bemerkung ein.
- Bestätige mit „Neue Version erstellen".
Die neue Fassung übernimmt Positionen, Aufmaße, Texte, Empfänger, Zahlungsbedingungen und Anhänge. Die alte Version wird automatisch als „Ersetzt" gekennzeichnet, bleibt aber unveränderbar erhalten und verweist auf ihren Nachfolger. Bei einem bereits angenommenen Angebot warnt dich craftivo vor der erneuten Kundenfreigabe. In der Dokumentvorschau springst du über „Ersetzt durch" und „Basiert auf" zwischen den Versionen.
Nachträge zu einer Auftragsbestätigung
Aus einer freigegebenen Auftragsbestätigung legst du über „Nachtrag erstellen" direkt einen Nachtrag an. Der neue Angebotsentwurf zeigt gut sichtbar, zu welchem Hauptauftrag er gehört; in der Auftragsbestätigung findest du alle Nachträge als anklickbare Liste. Nachträge bleiben sauber vom Hauptauftrag getrennt – Auftragssumme sowie Abschlags- und Schlussrechnungen ändern sich dadurch nicht versehentlich.
Angebot kopieren
Ein festgeschriebenes oder versendetes Angebot öffnest du über „Duplizieren" als neuen, bearbeitbaren Entwurf. Die Kopie übernimmt Abschnitte, Positionen, Mengen, Preise und Aufmaßzeilen; das Original bleibt unverändert. Eine eigene Angebotsnummer bekommt die Kopie erst beim eigenen Festschreiben.
„In Prüfung beim Kunden" und „Nicht angenommen"
- Öffnet der Kunde den Angebotslink zum ersten Mal, wechselt der Beleg automatisch auf „In Prüfung beim Kunden". Für persönlich oder per Post übergebene Angebote kannst du diesen Status auch selbst setzen.
- Nimmt der Kunde ein Angebot nicht an, markierst du es über „Als nicht angenommen markieren" – optional mit Grund und interner Bemerkung. Diese interne Bewertung wird klar von einer echten Kundenablehnung getrennt angezeigt.
Unterschriebene Auftragsbestätigung ablegen
Kommt eine unterschriebene Auftragsbestätigung zurück, legst du sie im Abschnitt Unterschriftsnachweis über „Rückläufer hochladen" als PDF oder Foto ab (PDF, JPEG, PNG, WebP, HEIC oder HEIF, maximal 20 MB). Ein Hinweis zeigt dir, ob die Unterschrift noch aussteht, als Scan vorliegt oder digital über den Kundenlink erfolgt ist. Über „Rückläufer öffnen" rufst du die Datei später wieder auf.
Die vollständige Historie
Über „Verlauf" siehst du die gesamte Dokumenthistorie chronologisch – vom ersten Entwurf bis zum aktuellen Stand. Jeder Eintrag nennt Zeitpunkt und verantwortliche Person; automatische Schritte wie die Kundenprüfung sind klar als Systemaktion gekennzeichnet.
Herkunft in der Historie
Die Dokumenthistorie speichert, ob ein Schritt am Rechner oder in der App passiert ist. In der App steht hinter dem Schritt (mobil).
Auch in der Handy-App
In der mobilen Projektablage erkennst du am deutschen Status-Badge sofort, ob ein Angebot versendet, in Kundenprüfung, angenommen oder bezahlt ist. Ersetzte, abgelehnte, stornierte und abgelaufene Dokumente liegen in einem aufklappbaren Archiv; aktuelle Unterlagen bleiben direkt sichtbar. Bei Auftragsbestätigungen zeigt die App zusätzlich, ob die Unterschrift noch aussteht oder schon zurückgekommen ist.
Altangebot in der Kundenakte
Ein fertiges Angebots-PDF aus der Zeit vor craftivo lädst du am Kunden hoch, nicht als neuen Entwurf.
- Öffne den Kunden.
- Wechsle zum Reiter Angebote.
- Tippe Altangebot hochladen. Den Knopf siehst du nur mit dem Recht Finanzen.
- Das Fenster heißt Altangebot hochladen.
Felder in diesem Fenster:
- Projekt / Auftrag (optional) — du kannst das alte Angebot einem Projekt oder Auftrag zuordnen. Die Zuordnung ist freiwillig.
- Alte Angebotsnummer (optional)
- Bruttobetrag
- Steuersatz (%)
🖼️ BILD NÖTIG: Dialog „Altangebot hochladen“ mit dem Feld „Projekt / Auftrag (optional)“.
Korrigierte Kopie
Am Beleg öffnest du das Menü „Aktionen für {Nummer} öffnen“ oder die Werkzeugleiste und wählst Korrigierte Kopie erstellen. Die bisherige Fassung bleibt der festgeschriebene Stand.
Anlagen in die PDF
AGB und andere PDF-Anlagen bindest du unter Unternehmenseinstellungen → Rechtliches → Anlagen mit dem Schalter In die PDF einbinden statt als eigene Datei anhängen ein. Das gilt für Angebot, Kostenvoranschlag und Auftragsbestätigung. Festgeschriebene Belege ändern sich nicht nachträglich.