Bei größeren Aufträgen rechnest Du oft in mehreren Abschlägen ab, bevor die Schlussrechnung kommt. craftivo hilft Dir jetzt an drei Stellen: Du kannst alte Abschläge aus Deiner früheren Software erfassen, entscheidest bewusst, ob neue Positionen ergänzt oder ersetzt werden, und die Schlussrechnung zieht bereits gezahlte Abschläge sauber ab.
Alt-Abschläge aus Deiner Vorsoftware erfassen
Hast Du einen Auftrag schon in einem anderen Programm begonnen und dort Abschläge gestellt? Diese kannst Du als historische Belege in craftivo hinterlegen, damit die Schlussrechnung stimmt.
So gehst Du vor:
- Öffne das Projekt und wechsle in den Tab Dokumente.
- Klicke auf Abschlag aus Altsystem.
- Im Dialog „Abschlag aus Altsystem erfassen" trägst Du ein: Alt-Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Steuersatz (%), Nettobetrag (der Bruttobetrag wird berechnet) und optional eine Bezeichnung (z. B. „1. Abschlag Rohbau").
- Setze den Haken Bereits bezahlt, wenn der Alt-Abschlag schon beglichen wurde. Wichtig: Nur bezahlte Alt-Abschläge mindern den Zahlbetrag der Folgerechnung.
- Speichere mit Alt-Abschlag speichern.
Der historische Beleg wird nur für spätere Verrechnungen hinterlegt – es entsteht kein neues Dokument, das an den Kunden geht.
Positionen ergänzen statt versehentlich ersetzen
Wenn Du zu einer Abschlagsrechnung Positionen aus dem Angebot oder der Auftragsbestätigung hinzufügst und dort bereits Positionen enthalten sind, fragt craftivo jetzt ausdrücklich nach: „Vorhandene Positionen behalten oder ersetzen?"
- Anhängen: Die ausgewählten Leistungen kommen zusätzlich dazu.
- Ersetzen: Alle bisherigen Positionen der Abschlagsrechnung werden durch die neue Auswahl ersetzt.
So verschwindet nichts mehr unbemerkt. Bereits abgerechnete Mengen aus finalisierten Abschlägen sind bei der Auswahl automatisch ausgeschlossen.
Kumulierte Abschläge und Schlussrechnung
Neue Abschlagsrechnungen zeigen den bisherigen Leistungsstand und ziehen frühere Abschläge nachvollziehbar ab. Die Schlussrechnung führt offene Restbeträge aus unbezahlten oder teilbezahlten Abschlägen nur noch einmal auf – doppelte Forderungen entstehen also nicht mehr.
Stornierst Du später einen Abschlag, wird dessen Betrag wieder als offene Forderung geöffnet, und alte Abschläge bleiben in der Übersicht sichtbar.