Mit Berichten dokumentierst Du direkt im Projekt, was auf der Baustelle passiert – vom Abnahmeprotokoll bis zum Rapportzettel mit Unterschrift des Kunden. Jeder Bericht lässt sich als PDF ausgeben.
Berichte hängen am Projekt. Eine Vorlage bestimmt, welche Abschnitte der Monteur ausfüllt.
So legst Du einen Bericht an
- Öffne ein Projekt und wechsle auf den Reiter Berichte.
- Klicke oben rechts auf Neuer Bericht.
- Im Dialog Neuen Bericht erstellen wählst Du den passenden Berichtstyp aus.
- Fülle die Felder aus und speichere. Der fertige Bericht erscheint in der Liste im Reiter Berichte – mit Datum und dem Namen dessen, der ihn eingereicht hat.
Auftraggeber und Vorgang in der App
In der Handy-App wählst du beim neuen Bericht Auftraggeber und Auftrag oder Projekt:
- Tippe auf Auftraggeber auswählen (oder belasse Alle Auftraggeber).
- Tippe auf Auftrag oder Projekt wählen und suche den Vorgang.
- Ohne gewählten Auftrag oder Projekt lässt sich der Bericht nicht abschließen.
- Bei einem gespeicherten Bericht lässt sich der Bezug nicht mehr wechseln.
Der Auftraggeber folgt dem gewählten Vorgang.
Vorlagen nach Gruppen
Beim Neuen Bericht sind die Vorlagen in Web und App gleich gruppiert:
- Täglich
- Protokolle
- Prüfberichte
- Spezial
- Sonstiges
Leere Gruppen erscheinen nicht. So findest du denselben Berichtstyp in App und am Rechner an derselben Stelle.
Diese Berichtstypen stehen bereit
- Abnahmeprotokoll – Abnahme von Bauleistungen dokumentieren
- Baustellenbegehung – eine Begehung festhalten
- Bautagesbericht – täglicher Baufortschritt
- Bedenkenanzeige gemäß VOB/B §4 Abs. 3 – Bedenken gegen die vorgesehene Ausführung anzeigen
- Besprechungsprotokoll – Baubesprechungen festhalten
- Checkliste – Prüfungen und Abnahmen abhaken
- Einsatzbericht – Personal- und Maschineneinsätze
- Estricharbeiten – spezielles Protokoll für Estrich
- Regiebericht – Regiearbeiten und Zusatzleistungen
- Rapportzettel – Leistungsnachweis mit Stunden, Material und beidseitiger Unterschrift
Zustandsbilder im Abnahmeprotokoll
Im Abnahmeprotokoll belegst du den Zustand bei der Abnahme mit Fotos – auch wenn kein Mangel vorliegt. Im Formular findest du den Bereich Zustandsbilder.
Der Rapportzettel: Stunden und Material automatisch vorbefüllt
Der Rapportzettel ist Dein Leistungsnachweis für den Kunden vor Ort. craftivo füllt ihn so weit wie möglich für Dich vor:
- Arbeitsstunden kommen aus der Zeiterfassung des Projekts.
- Material kommt aus dem Lager.
- Ergänze bei Bedarf Bemerkungen und Fotos.
- Zum Schluss unterschreiben Auftragnehmer und Kunde direkt auf dem Gerät.
Stunden gibst Du mit Komma oder mit Punkt ein: „2,5" und „2.5" ergeben beide zweieinhalb Stunden.
Das PDF entsteht beim Abschließen automatisch
Sobald ein Bericht abgeschlossen ist, erstellt craftivo das PDF von selbst, mit Deinem Briefkopf.
In der Handy-App: Bericht ausfüllen → Abschließen → unter Berichte bei PDF Bericht auf PDF öffnen oder Teilen. Das PDF liegt auch in der Ablage unter Aus Berichten.
Am Rechner: Abgeschlossenen Bericht unter Berichte öffnen → PDF öffnen.
Regiebericht freigeben und in Rechnung übernehmen
- Öffne das Projekt → Reiter Berichte.
- Öffne den abgeschlossenen Bericht → Freigeben (Inhaber, Bürokraft, Bauleiter).
- Danach In Rechnung übernehmen – craftivo legt einen Rechnungsentwurf an.
🖼️ BILD NÖTIG: Geöffneter abgeschlossener Regiebericht mit „Freigeben" und „In Rechnung übernehmen".
Eigene Formulare als Bericht anbieten
- Einstellungen → Formulare → Formular öffnen.
- Schalter In Projekt-Berichten anzeigen aktivieren.
- Das Formular erscheint im Dialog Neuen Bericht erstellen unter Eigene Formulare.
Eigene Formulare gestalten: Farbe, Bilder und Skizze
Unter Einstellungen → Formulare → Reiter Interne Formulare → Bearbeiten kannst du Felder farbig hinterlegen, Auswahl-Optionen mit Bildern zeigen und den Feldtyp Skizze nutzen.
🖼️ BILD NÖTIG: Feld bearbeiten mit Farbe und Bild-Optionen; Skizzenfeld beim Ausfüllen.
Eigenes Formular duplizieren
Unter Einstellungen → Formulare → Reiter Interne Formulare steht an jedem Formular der Knopf Duplizieren. Die Kopie übernimmt alle Felder und Einstellungen und öffnet sich sofort zum Bearbeiten. Ausgefüllte Formulare und Zuordnungen zu Wartungsverträgen oder Aufgaben bleiben beim Original. Den Knopf siehst du nur, wenn du Formulare verwalten darfst.
Eigene Berichtsvorlage statt Systemvorlage
Pflegst du eine eigene Berichtsvorlage, verdrängt sie die Systemvorlage in der Auswahl. Nach dem Löschen gilt wieder die Systemvorlage.
Häkchen und Datum in Formularen
In Berichts- und Projektformularen steht die Beschriftung eines Häkchens direkt daneben (nicht nur darüber). Beim Datum wählst du Monat und Jahr über Listen — praktischer Sprung in frühere Jahre ohne langes Blättern.
🖼️ BILD NÖTIG: Formularfeld Häkchen mit Beschriftung daneben; Datumsfeld mit Monats- und Jahresliste.
Schluss-Abnahme und Einsatz-PDF
Am Auftrag oder Projekt gibt es die Schluss-Abnahme mit PDF über Stunden und Material des ganzen Auftrags (Abnahme-PDF). Zur Tages-Abnahme am Einsatz gehört das Einsatz-PDF; das Büro kann das Einsatz-PDF freigeben.
In der Historie kennzeichnet craftivo Schritte, die in der App liefen, mit (mobil).
🖼️ BILD NÖTIG: Vorgang mit Schluss-Abnahme / Abnahme-PDF; Historie mit Kennzeichen „(mobil)".
Berichtsvorlagen
- Öffne Setup → Organisation.
- Öffne in der Gruppe Zeiterfassung & Dokumente (kurz Zeit & Doku) den Eintrag Berichtsvorlagen. Der Kurztext lautet „Abschnitte wie Wetter ausblenden“.
- Die Seite heißt Berichtsvorlagen. Darunter steht: „Abschnitte wie „Wetter“ für alle im Betrieb ein- oder ausblenden“.
Den Eintrag siehst du mit dem Recht für die Organisationseinstellungen. Nach dem Speichern erscheint „Gespeichert. Monteure sehen die Änderung sofort.“
Fassung beim Abschlussbericht
Beim neuen Abschlussbericht wählst du unter Fassung:
- Intern
- Für den Kunden — „Chat, private Hinweise und Aufgaben stehen nie in der Kundenfassung. Stunden und Material sind nicht angehakt.“
Die Fassung gilt für genau diese Auswertung.
Löschen oder ungültig
Ein Entwurf hat den Knopf Löschen. Das Fenster heißt Bericht löschen?. Der Text lautet: „Möchten Sie diesen Bericht wirklich löschen? Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden.“ Bestätige mit Löschen. Die Meldung lautet „Bericht gelöscht“.
Ein Bericht, der kein Entwurf mehr ist, hat den Knopf Als ungültig kennzeichnen. Das Fenster heißt Bericht als ungültig kennzeichnen?. Der Text lautet: „„{Vorlagenname}“ verschwindet aus der Berichtsliste des Projekts. Der Bericht bleibt erhalten und lässt sich jederzeit zurückholen.“ Bestätige mit Kennzeichnen. Die Meldung lautet „Bericht als ungültig gekennzeichnet“.
Wer den Bericht angelegt hat
In der App steht im Kopf des Berichts „Erstellt: {Datum und Uhrzeit}“ und darunter „von {Name}“, sobald der Name bekannt ist.
Am Rechner steht auf der Detailseite des Berichts unter dem Titel „Erstellt am {Datum und Uhrzeit} von {Name}“.
Ist die Person nicht mehr aktiv im Betrieb, steht der Name mit Zusatz, zum Beispiel „Max Monteur (deaktiviert)“ oder „Max Monteur (entfernt)“. „System“ und „Unbekannt“ stehen ohne Zusatz.
🖼️ BILD NÖTIG: Berichtskopf in der App mit den Zeilen „Erstellt:“ und „von {Name}“.
Berichte auf dem Tablet
Auf dem Tablet nutzt die App die Breite: Beim Rapportzettel stehen Tabellen und Unterschriften nebeneinander. Eigene Formulare und das Wartungsprotokoll füllst du zweispaltig aus.
Entwurf auf diesem Gerät
Ein angefangenes Formular bleibt auf diesem Gerät, auch wenn die Seite neu lädt oder der Browser abstürzt. Oben steht Entwurf auf diesem Gerät, noch nicht gesendet. Verwerfen löscht diesen Entwurf.
Fotos im Entwurf werden für die Vorschau verkleinert. Sie bleiben bis zum Senden erhalten.
In der neuen Anfrage tragen angefangene Formulare die Markierung angefangen. Die Schnell-Anlage und Formulare ohne Entwurf tragen sie nicht.
🖼️ BILD NÖTIG: Formular mit dem Balken „Entwurf auf diesem Gerät, noch nicht gesendet“ und dem Knopf Verwerfen.
Formular aus der Aufgabe in der Glocke
Füllt jemand ein Formular aus, kommt eine Meldung in die Glocke. Titel: Formular ausgefüllt.
Der Text nennt die Person und den Namen des Formulars. Hängt das Formular an einem Vorgang, steht der Bezug in Klammern, zum Beispiel Projekt „Dachsanierung Musterstraße“, Kundenanfrage „Heizung ausgefallen“ oder Wartung, Müller & Pott GmbH. Ohne Titel bleibt nur Projekt, Kundenanfrage oder Wartung. Ohne Bezug: „{Name} hat „{Formular}“ ausgefüllt.“
Ein Tipp auf die Meldung öffnet genau dieses Formular:
- am Projekt im Reiter der Formulare
- an der Kundenanfrage im Reiter Formulare
- an der Aufgabe, wenn sie an keinem Vorgang hängt
- am Wartungsvertrag, wenn es eine Wartung ist
Ein Formular, das aus einer Aufgabe heraus ausgefüllt wurde, erscheint damit auch an der Kundenanfrage. Die Glocke öffnet es dort, statt nur auf die Startseite zu springen.