Du kannst Baustellenfotos, Dateien und Belege eines Projekts über einen Link mit Kunden oder Partnern teilen – ohne dass sie ein craftivo-Konto brauchen. Optional schützt Du den Link mit einer PIN.
An einer Datei im Projekt stellst du ein, wer sie in der App sieht. Das ist die Freigabe auf der Baustelle, nicht der Versand eines Angebots per Secure-Link.
Wo lege ich einen Freigabe-Link an?
-
Öffne das Projekt.
-
In der oberen Reiterleiste den Reiter Partner wählen (er liegt im „Mehr"-Menü am Ende der Reiterleiste).
-
In der Karte Extern teilen legst Du den Link an.
Das Teilen können nur der Projekt-Verantwortliche sowie Inhaber und Büro einrichten.
Einen Link erstellen
Beim Anlegen eines Links füllst Du aus:
-
Link-Name – zur internen Unterscheidung, z. B. „Fotos für Herrn Müller".
-
Gast-Anzeigename – der Name, den der Empfänger im Chat sieht.
-
PIN (optional) – schützt den Link mit einem Code. Nach mehreren Fehlversuchen wird der Zugriff vorübergehend gesperrt.
-
Ablaufdatum – ab wann der Link nicht mehr funktioniert.
Anschließend gibst Du die gewünschten Dateien und Fotos für den Link frei. Auch festgeschriebene Angebote und Rechnungen kannst Du gezielt über den Link teilen.
Was der Kunde sieht
Der Empfänger öffnet den Link im Browser – bei aktivierter PIN gibt er sie zuerst ein. Danach sieht er:
-
Fotos und Videos als Galerie, die er im Großformat durchblättern kann. In der Dateiliste erscheinen Fotos mit einem Vorschaubild, nicht nur als Dateiname.
-
Einen Download je Datei und den Button Alle herunterladen, der alle freigegebenen Dateien auf einmal als ZIP-Datei speichert.
-
Die freigegebenen Angebote und Rechnungen.
Einen Link zurückziehen
Stimmt etwas nicht mehr, kannst Du einen Link jederzeit widerrufen oder sein Ablaufdatum verlängern. Nach dem Widerruf funktioniert der Link sofort nicht mehr.
Galerie-Ansicht
In der Dateifreigabe am Projekt (Share-Link-Liste) wechselst du mit dem Schalter Galerie von der Liste zur Kachelansicht. Projektdateien erscheinen als Kacheln; Angebote bleiben in der Listenansicht.
🖼️ BILD NÖTIG: Dateifreigabe mit Umschalter Liste / Galerie
Drei Stufen
Öffne das Menü an der Datei. Die Stufen heißen:
- Nicht in der App — die Meldung lautet „Freigabe aufgehoben“.
- In der App: nur Bauleitung — darunter steht „Monteure sehen die Datei nicht“. Die Meldung lautet „Nur für Bauleitung freigegeben“. An der Datei kann die Plakette Bauleitung stehen.
- In der App: alle auf der Baustelle — die Meldung lautet „Für Baustelle freigegeben“.
Die Stufe gilt für diese Datei. Sie ändert nicht, wie ein Angebot oder eine Rechnung per E-Mail rausgeht.
Secure-Link ist ein anderer Weg
Ob ein Angebot oder eine Rechnung als PDF oder als geschützter Link an der Mail hängt, stellst du unter Unternehmenseinstellungen ein, Karte Standard-Versandart für Angebote und Rechnungen. Die Auswahl in einer einzelnen Mail gewinnt gegen diese Vorgabe.