Mit dem Wartungsbereich verwaltest Du wiederkehrende Wartungen – zum Beispiel die jährliche Prüfung einer Gastherme – an einem Ort: Vertrag anlegen, fällige Wartungen einplanen und abrechnen.
Wartungen liegen unter Aufträge & Projekte, Eintrag Wartung. In der App öffnest du die Übersicht der Wartungen.
Wo finde ich die Wartung?
Du findest den Bereich in der linken Seitenleiste unter Wartung (mit „Beta"-Kennzeichen). Er steht Inhabern und dem Büro zur Verfügung und ist Teil des Premium-Pakets. Monteure sehen den Bereich im Büro nicht – sie arbeiten Wartungen in der Handy-App ab (siehe unten).
Oben auf der Seite findest Du diese Reiter:
- Verträge – die durchsuchbare Liste aller Wartungsverträge.
- Wartungsplan – die nach Fälligkeit sortierte Übersicht, was als Nächstes ansteht.
- Zu berechnen – erledigte Wartungen, aus denen Du eine Rechnung erzeugst (nur Büro).
- Erinnerungen – Schalter für automatische Kunden-Erinnerungen (nur Büro).
- Formularzuordnung – welches Protokoll der Monteur bei welcher Anlage ausfüllt (nur Büro).
Einen Wartungsvertrag anlegen
So gehst Du vor:
- Reiter Verträge → Button Neuer Vertrag. Es öffnet sich der Dialog Neuer Wartungsvertrag.
- Kunde wählen und optional ein Objekt zuordnen.
- Die Geräte des Vertrags erfassen (siehe nächster Abschnitt).
- Das Intervall (Monate) festlegen – z. B.
12für eine jährliche Wartung – und optional einen Wunschmonat. - Den Pauschalpreis (€) eintragen, den der Kunde je Wartung zahlt.
- Mit Vertrag anlegen speichern.
Bezeichnung des Vertrags
Jeder Wartungsvertrag braucht eine Bezeichnung — unter diesem Namen erscheint er in Listen und in der Übersicht (App und Rechner). Ohne Bezeichnung lässt sich der Vertrag nicht speichern.
Bei älteren Verträgen ohne Bezeichnung schlägt craftivo z. B. „Wartung WV-…" vor.
Ein Vertrag, mehrere Geräte – oder ganz ohne Gerätedaten
Ein Vertrag kann mehrere Geräte bündeln, die gemeinsam gewartet werden – zum Beispiel Therme und Lüftungsanlage im selben Mehrfamilienhaus. Über Weiteres Gerät hinzufügen legst Du im Dialog beliebig viele Geräteblöcke an. Je Gerät erfasst Du Gerätetyp, Hersteller, Modell, Seriennummer, Baujahr und Standort (Freitext).
Brauchst Du keine Gerätedaten – etwa bei Leasing oder einer reinen Pauschale – aktivierst Du oben den Schalter Ohne Gerätedaten – nur Bezeichnung. Der Vertrag läuft dann allein über seine Bezeichnung.
Eine bereits erledigte Erstwartung übernehmen
Wenn Du einen bestehenden Kunden neu anlegst, dessen erste Wartung schon gelaufen ist, musst Du sie nicht nacherfassen. Setze im Dialog den Haken bei Erste Wartung bereits erledigt und trage unter Datum der erledigten Wartung das tatsächliche Datum ein. Die Wartung wird in der Historie gespeichert und die nächste Fälligkeit ab dieser Wartung berechnet.
Wartungen einplanen und zu Touren bündeln
Im Reiter Wartungsplan siehst Du alle fälligen Wartungen, nach Postleitzahl-Region gruppiert. Die Fälligkeit wird tagesgenau berechnet. Von hier planst Du sie auf die Plantafel ein – und kannst nah beieinander liegende Wartungen zu einer Tour mit Route bündeln.
Wartung am Handy abarbeiten (Monteur)
Deine Monteure erledigen die Wartung direkt in der Handy-App: Messwerte ins Protokoll eintragen, Zusatzmaterial und Zeiten erfassen, unterschreiben lassen und bei Bedarf einen Folge-Auftrag anstoßen. Die Preise aus dem Vertrag bleiben für den Monteur verborgen.
Wartungsverträge in der Handy-App finden und sortieren
In der Handy-App öffnest Du oben rechts das Menü und tippst auf Wartungen. Den Eintrag sieht jeder mit dem Recht Wartung.
- Über das Suchfeld (Nummer, Anlage oder Ort) findest Du einen Vertrag schnell.
- Unter dem Suchfeld wählst Du unter Sortieren nach: Neueste zuerst, Nächste Fälligkeit zuerst, Kunde A–Z oder Vertragsnummer.
- Die App merkt sich Deine Wahl auf diesem Handy.
Fotos pro Gerät
Je Gerät am Vertrag kannst du Fotos hinterlegen (Typenschild, Standort, Zustand) — in der Handy-App und am Rechner. Beim Bearbeiten des Vertrags hängst du die Fotos am jeweiligen Gerät an; in der Vertragsansicht öffnest du sie groß.
🖼️ BILD NÖTIG: Wartungsvertrag in der App mit Gerät und Fotos.
Erledigte Wartungen am Vertrag wiederfinden
Am Wartungsvertrag findest du in der App die erledigten Wartungen wieder — mit Protokoll, Fotos und Unterschriften, auch wenn ein Kollege die Wartung gefahren hat.
🖼️ BILD NÖTIG: Vertragsansicht in der App mit Liste erledigter Wartungen / Historie.
Abnahme durch den Kunden am Wartungstermin
Für den ganzen Wartungstermin kannst du eine Abnahme durch den Kunden erfassen (Unterschrift oder Vermerk ohne Unterschrift). Die Abnahme hängt am Termin und erscheint in der Historie.
Am Rechner steht unter Abnahme durch den Kunden auch, welche Leistungen bestätigt wurden: „Leistungen laut Vertrag: …“ mit Titel und Menge.
🖼️ BILD NÖTIG: Wartungstermin in der App mit „Abnahme durch den Kunden".
Wartungen abrechnen (Büro)
Ist eine Wartung erledigt, erscheint sie im Reiter Zu berechnen. Von dort erzeugst Du mit einem Klick einen Rechnungsentwurf (Pauschale plus erfasstes Zusatzmaterial) und öffnest ihn direkt im Rechnungs-Editor. Sobald die Rechnung geschrieben ist, wird die Wartung automatisch abgeschlossen.
Hat der Monteur Vertragsleistungen abgewählt, steht in Zu berechnen zum Beispiel „2 von 3 Vertragsleistungen“. Sind alle abgewählt, bleibt »lt. Katalog« mit „0 von 3 Vertragsleistungen“. Der Rechnungsentwurf übernimmt nur die bestätigten Leistungen.
Mehrere Wartungen einplanen
Siehst du den Knopf Mehrere Wartungen einplanen, darfst du einplanen. Tippe ihn, markiere die fälligen Wartungen und plane sie gemeinsam.
Das Fenster heißt Wartung einplanen, wenn es eine Wartung ist. Bei mehreren heißt es „{Zahl} Wartungen einplanen“.
Kollidiert der Termin, kannst du mit Trotzdem einplanen trotzdem speichern. Ohne diesen Schritt bleibt die Sperre.
Leistungen laut Vertrag
Im Wartungseinsatz steht die Rubrik Leistungen laut Vertrag, sobald der Vertrag Positionen hat. Alles ist vorausgewählt. Preise siehst du als Monteur nicht.
Solange die Wartung nicht abgerechnet ist, lautet der Hinweis: „Alles ist vorausgewählt. Tippe ab, was heute nicht angefallen ist.“ Abgewählte Positionen kommen weder aufs Kundenblatt noch auf die Rechnung.
Nach der Abrechnung lautet der Hinweis: „Diese Wartung ist bereits abgerechnet — die Auswahl ist festgeschrieben.“ Die Haken lassen sich dann nicht mehr ändern.
Adresse und Anruf
Auf der Wartungskarte öffnest du die Navigation mit dem Knopf, den der Screenreader Google Maps öffnen nennt, und den Anruf mit Anrufen. Die Herkunft der Adresse steht als Adresse der Anlage oder Adresse des Kunden, wenn es nicht die eigene Einsatzadresse ist.
Vorlagen sind die Art einer Wartung
Im Bereich Wartung gibt es den Reiter Vorlagen. Den siehst du nur mit dem Recht, Wartungen zu verwalten, weil Vorlagen Preise tragen.
Die Karte Vorlagen sagt: „Eine Vorlage ist die Art einer Wartung, z. B. „Dachrinnenreinigung“. Beim Anlegen eines Vertrags füllt sie Turnus, Pauschale, Leistungsumfang und Notizen vor. In der Vertragsliste filterst du nach Art. Änderungen an einer Vorlage ändern bestehende Verträge nicht.“
Neue Vorlage. Pflichtfelder: Name und Intervall (Monate).
Im Vertrag heißt das Feld Art. Ohne Art lässt es leer. Eine gelöschte Vorlage heißt Gelöschte Vorlage.
Beim Anlegen: „Die Vorlage füllt Turnus, Pauschale, Leistungsumfang und Notizen vor. Alles bleibt änderbar.“
Beim Bearbeiten: „Ändert nur die Art des Vertrags. Turnus, Pauschale und Leistungen bleiben, wie sie sind.“
In der Liste filterst du über Art: Alle Arten, die Namen der Vorlagen, und Ohne Art.
🖼️ BILD NÖTIG: Reiter Vorlagen in der Wartung und das Feld Art im Vertrag.