Hat dein Projekt mehrere Auftragsbestätigungen, rechnest du jede davon jetzt getrennt ab: Jede Auftragsbestätigung führt ihren eigenen Abrechnungsstrang – mit eigenen Abschlagsrechnungen, eigenen Restmengen und einer eigenen Schlussrechnung.

Eine Abschlagsrechnung zu einer Auftragsbestätigung schreiben

1. Öffne das Projekt und gehe auf den Reiter Dokumente.

2. Klicke auf Neues Dokument und wähle die Kachel Abschlagsrechnung.

3. Wähle den Modus Aus Angebot / Auftragsbestätigung.

4. Wähle im Feld Vertragskatalog auswählen… die passende Auftragsbestätigung. Hat das Projekt nur eine, ist sie fest vorgewählt.

5. Übernimm die Positionen und gib deine Teilmengen an.

Im Positions-Fenster („Positionen für Abschlagsrechnung wählen") siehst du je Position die Spalten Auftrag, Verrechnet, Rest und Menge. Trägst du mehr als die Restmenge ein, weist dich craftivo mit „Menge überschreitet die Restmenge" darauf hin – so verrechnest du nichts doppelt.

Abschlag pauschal abrechnen: Prozent oder Betrag der Auftragssumme

Du willst keine Positionen anhaken, sondern einfach einen Teil der Auftragssumme abrechnen? Dann stellst du den Abschlag pauschal – als Prozentsatz oder als Betrag. Das geht am Rechner.

Beispiel: Für die Dachsanierung am Mehrfamilienhaus hast du eine Auftragsbestätigung über 60.000 € netto geschrieben. Nach dem Aufrichten des Dachstuhls rechnest du 30 % ab – also 18.000 € netto.

So gehst du vor:

1. Lege die Abschlagsrechnung wie oben beschrieben an (Schritte 1 bis 4).

2. Im Fenster „Positionen für Abschlagsrechnung wählen“ siehst du oben den Schalter Positionen | Pauschal. Wähle Pauschal.

3. Oben stehen die Auftragssumme netto gemäß … (mit der Nummer deiner Auftragsbestätigung), der Betrag Bisher pauschal gestellt und der Stand nach diesem Abschlag in Prozent.

4. Trage den Abschlag ein: entweder im Feld Dieser Abschlag in Prozent (z. B. 30) oder im Feld oder als Betrag netto (z. B. 18.000,00). Das andere Feld rechnet craftivo automatisch mit.

5. Optional: Beschreibe im Feld Leistungsstand (optional), was schon erledigt ist, z. B. „Dachstuhl aufgerichtet, Eindeckung begonnen“.

6. Prüfe unten den Abschlag netto (ohne MwSt.) und klicke auf Abschlag übernehmen.

Auf der Rechnung steht dann eine Zeile wie „1. Abschlag: 30 % der Auftragssumme gemäß AB-2026-0042“ mit der Einheit „pauschal“. Der Leistungsstand steht als Zusatz auf dieser Zeile. Der nächste pauschale Abschlag heißt automatisch „2. Abschlag: …“.

Das gilt für die Auftragssumme:

• Sie ist der Nettobetrag der Auftragsbestätigung nach Rabatt. Der Abschlag bekommt deshalb keinen zweiten Rabatt.

• Eventualpositionen zählen nicht mit.

• Hat die Auftragsbestätigung mehrere Steuersätze, teilt craftivo den Abschlag passend auf. Dann steht auf der Rechnung je Steuersatz eine Zeile.

• Bisher pauschal gestellt zählt nur festgeschriebene Abschläge. Entwürfe und stornierte Abschläge zählen nicht mit.

🖼️ BILD NÖTIG: Fenster „Positionen für Abschlagsrechnung wählen“ im Editor der Abschlagsrechnung (am Rechner) – Schalter auf „Pauschal“, Auftragssumme, 30 im Prozentfeld, Knopf „Abschlag übernehmen“.

Pro Auftragsbestätigung bleibst du bei einer Art

Positionen und pauschal lassen sich bei einer Auftragsbestätigung nicht mischen. Sonst würde die Schlussrechnung Leistungen doppelt abziehen.

• Solange es nur Entwürfe gibt, wählst du frei.

• Der erste festgeschriebene Abschlag legt die Art fest. Ab dann ist der andere Knopf im Schalter ausgegraut, und darunter steht zum Beispiel: „Pauschal ist für diesen Auftrag festgelegt. Pauschale und positionsbasierte Abschläge lassen sich nicht mischen.“ Zeigst du mit der Maus auf den ausgegrauten Knopf, nennt craftivo die Auftragsbestätigung, mit der die Art festgelegt wurde.

• Die Festlegung bleibt, auch wenn du diesen Abschlag später stornierst.

• Hast du zu einer Auftragsbestätigung schon früher Abschläge mit Positionen festgeschrieben, bleibt es dort bei Positionen.

• Zeigt ein Abschnitt der Auftragsbestätigung einen Pauschalpreis, geht nur ein pauschaler Abschlag. Das Fenster startet auf Pauschal, Positionen ist gesperrt, und darunter steht: „Ein Abschnitt dieses Auftrags hat einen Pauschalpreis, darum geht nur ein pauschaler Abschlag.“

• Rechnet die Auftragsbestätigung schon nach Positionen ab und hat zugleich einen Abschnitt mit Pauschalpreis, sind beide Wege zu. Dann steht: „Weitere Abschläge sind hier nicht möglich, bitte Schlussrechnung stellen.“

• Liegen zwei Entwürfe verschiedener Art bereit, kannst du nur den ersten festschreiben. Beim zweiten meldet craftivo zum Beispiel: „Die Abschläge zu AB-2026-0042 werden pauschal abgerechnet. Innerhalb eines Auftrags lassen sich pauschale und positionsbasierte Abschläge nicht mischen.“

Höchstens 100 % der Auftragssumme

• Alle pauschalen Abschläge zusammen dürfen die Auftragssumme nicht übersteigen. Gibst du zu viel ein, meldet craftivo „Die Summe aller Abschläge würde 100 % der Auftragssumme übersteigen. Offen sind noch …“. Abschlag übernehmen bleibt dann gesperrt.

• Das gilt auch beim Festschreiben: Hast du zwei Entwürfe mit je 60 % vorbereitet, lässt sich der zweite nicht festschreiben. Passe ihn auf den offenen Rest an.

• Ab 90 % zeigt craftivo den Hinweis „Bei Verbraucherbauverträgen sind höchstens 90 % als Abschlag zulässig (§ 650m BGB).“ Das ist nur eine Warnung – du kannst trotzdem weitermachen.

Die Schlussrechnung erstellen

1. Klicke im Projekt unter Dokumente auf Neues Dokument und wähle die Kachel Schlussrechnung.

2. Wähle die Auftragsbestätigung aus, die abgerechnet werden soll.

3. Hat dein Projekt mehrere Auftragsbestätigungen, erscheint der Block Verrechnungsumfang mit zwei Optionen:

   • Nur diese Auftragsbestätigung (empfohlen) – verrechnet nur die Abschläge und Anzahlungen dieser Auftragsbestätigung.

   • Gesamtes Projekt – verrechnet alle Abschläge und Anzahlungen des Projekts. Die Positionen kommen weiterhin aus der gewählten Auftragsbestätigung.

4. Klicke auf Schlussrechnung erstellen.

Die Schlussrechnung übernimmt alle Zeilen der Auftragsbestätigung wie eine normale Rechnung: auch Text-, Bild- und Vortextzeilen und Positionen mit negativer Menge (Gutschrift). Ein Abschnitt mit Pauschalpreis wird wie in der Auftragsbestätigung pauschal abgerechnet, nicht über die Einzelpreise.

Aufmaß in der Schlussrechnung

Im Entwurf der Schlussrechnung führst du je Position ein Aufmaß mit Maßketten, wie im Angebot. Schaltest du das Aufmaß an einer Position ein, startet die erste Zeile mit der bisherigen Menge. Andere Rechnungsarten haben kein Aufmaß. Wechselst du die Rechnungsart, entfernt craftivo das Aufmaß und meldet „Aufmaß entfernt“ mit dem Text „Nur die Schlussrechnung hat Aufmaß. Die Mengen bleiben stehen.“

🖼️ BILD NÖTIG: Schlussrechnung im Entwurf mit Aufmaß-Zeilen an einer Position.

Betrags-Rabatt auf Abschläge

Hat die Auftragsbestätigung einen Rabatt als festen Betrag (nicht Prozent), verteilt craftivo ihn anteiligt auf die Abschlagsrechnungen – im Verhältnis der Abschlags-Zwischensumme zur Auftragssumme. Früher zog jeder Abschlag den vollen Betrags-Rabatt ab.

Einen Prozent-Rabatt der Auftragsbestätigung rechnet craftivo weiter prozentual auf dem Abschlag.

Schlussrechnung nach pauschalen Abschlägen

Pauschale Abschläge verbrauchen keine Mengen aus der Auftragsbestätigung. Die Schlussrechnung enthält deshalb alle Positionen der Auftragsbestätigung vollständig. Die pauschalen Abschläge stehen im Block Abschläge und Teilrechnungen und werden dort abgezogen:

• Bezahlte Abschläge sind mit Verrechnen angehakt und werden abgezogen.

• Unbezahlte Abschläge zieht craftivo nicht ab. Dort steht „Unbezahlt - voller Betrag verbleibt offen.“

Beispiel: Die Schlussrechnung für die Dachsanierung zeigt alle Positionen über 60.000 € netto (71.400 € brutto). Davon zieht craftivo den bezahlten 1. Abschlag über 21.420 € brutto ab. Als Zahlbetrag Endkunde bleiben 49.980 €.

Abschlag ohne Auftrag: fester Betrag

Gibt es im Projekt keine freigegebene Auftragsbestätigung und kein angenommenes Angebot, stellst du den Abschlag als festen Betrag.

1. Lege die Abschlagsrechnung wie oben an.
2. Im Fenster Positionen für Abschlagsrechnung wählen steht dann „Ohne Auftrag gibt es keine Positionen zur Auswahl.“ und der Abschnitt Fester Betrag ohne Auftrag.
3. Trag den Betrag unter Abschlag netto ein. Die Umsatzsteuer kommt mit dem Steuersatz der Rechnung dazu.
4. Klicke auf Abschlag übernehmen.

In der Rechnung steht dann eine Zeile wie „1. Abschlag pauschal“. Die Schlussrechnung zieht den Abschlag später ab.

Gibt es im Projekt doch einen Auftrag, meldet craftivo: „Im Projekt gibt es einen Auftrag. Ordne die Abschlagsrechnung der Auftragsbestätigung zu.“

🖼️ BILD NÖTIG: Fenster „Positionen für Abschlagsrechnung wählen“ mit „Fester Betrag ohne Auftrag“ und Feld „Abschlag netto“.

Gut zu wissen

• Beim ersten fertiggestellten Abschlag wird der Vertragskatalog der Auftragsbestätigung eingefroren – die Positionen bleiben danach stabil.

• Doppelt verrechnet wird nie etwas: Bereits abgerechnete Mengen sind in weiteren Abschlägen ausgeschlossen.

• Die Kacheln für Rechnungen sind nur mit Finanzberechtigung sichtbar.

• Beim Abschlag nach Positionen rechnet craftivo Zuschlag und Rabatt einer Position mit. Beispiel: 1,5 Std. × 100 € mit 10 % Zuschlag ergeben 165 €. Die Schlussrechnung zählt den Zuschlag genau einmal.

• In einer Abschlagsrechnung kannst du im Block Abschläge und Teilrechnungen den Haken Verrechnen bei einem früheren Abschlag entfernen und wieder setzen. Vor dem Entfernen fragt craftivo nach („Abschlag wirklich entfernen?“). Deine Auswahl bleibt nach dem Speichern erhalten.

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Aktualisierung (Stand Oktober 2026)

Einen Abschlag stellst du aus den Positionen des Auftrags oder als Pauschale. Der Zuschlag der Position steckt im Netto. Eine Rechnung in einem gelöschten Projekt gibt es nicht.

Positionen oder Pauschale

Das Fenster heißt Positionen für Abschlagsrechnung wählen.

Die Auswahl heißt Abrechnungsart des Abschlags. Die zwei Möglichkeiten heißen Positionen und Pauschal.

Ist die Art für diesen Auftrag schon festgelegt, steht: „Pauschal ist für diesen Auftrag festgelegt. Pauschale und positionsbasierte Abschläge lassen sich nicht mischen.“ Steht Positionen fest, beginnt der Satz mit „Positionen“.

Hat ein Abschnitt einen Pauschalpreis, geht nur die Pauschale. Dann steht: „Ein Abschnitt dieses Auftrags hat einen Pauschalpreis, darum geht nur ein pauschaler Abschlag.“

Sind keine weiteren Abschläge möglich, steht: „Weitere Abschläge sind hier nicht möglich, bitte Schlussrechnung stellen.“

🖼️ BILD NÖTIG: Fenster „Positionen für Abschlagsrechnung wählen“ mit „Positionen“ und „Pauschal“.

Vorschau

Bei Positionen steht „3 von 12 Positionen ausgewählt“. Die Summe heißt Vorschau Summe netto (ohne MwSt.).

Liegt ein Rabatt auf der Auswahl, steht darunter „Zwischensumme … abzüglich … Rabatt“ oder „Zwischensumme … abzüglich 10 % Rabatt“. Der Zuschlag ist in der Netto-Summe enthalten. Eine eigene Zeile „Zuschlag“ gibt es in dieser Vorschau nicht.

Bei Pauschal heißt die Summe Abschlag netto (ohne MwSt.).

Sind keine offenen Positionen da, steht: „Keine offenen Auftragspositionen mit Restmenge verfügbar.“

Übernehmen

Abbrechen schließt das Fenster. Bei der Pauschale heißt der Knopf Abschlag übernehmen, währenddessen „Übernehme…“. Die Meldung heißt „Abschlag übernommen“.

Bei Positionen heißt der Knopf Positionen übernehmen oder Positionen ergänzen. Ohne Auswahl steht: „Bitte wähle mindestens eine Position aus.“ Die Meldung heißt „Positionen übernommen“ oder, beim Anhängen, „Auftragspositionen ergänzt“. Klappt es nicht, steht: „Positionen konnten nicht übernommen werden“. Musst du zuerst die Auftragsbestätigung wählen, heißt der Knopf Auftragsbestätigung zuordnen, währenddessen „Ordne zu…“. Die Meldung heißt „Auftragsbestätigung zugeordnet“.

Enthält der Entwurf schon Positionen, fragt craftivo Vorhandene Positionen behalten oder ersetzen? „Diese Abschlagsrechnung enthält bereits Positionen. Du kannst sie behalten und die ausgewählten Auftragspositionen hinten anhängen oder alle vorhandenen Positionen ersetzen.“ Zurück schließt die Frage. Anhängen hängt an. Ersetzen ersetzt.

Bei einem älteren Entwurf ohne klare Quelle heißt die Frage Bestehende Positionen neu auswählen? „Dieser ältere Entwurf enthält bereits Positionen, deren Auftragsquelle nicht sicher bestimmt werden kann. Um vermischte Leistungen zu verhindern, werden diese Positionen gelöscht. Anschließend wählst du sie ausschließlich aus der ausgewählten Auftragsbestätigung neu aus.“ Abbrechen schließt die Frage. Positionen löschen und fortfahren bestätigt. Währenddessen heißt der Knopf „Ordne zu…“.

Gelöschtes Projekt

In einem gelöschten Projekt stellst du keine Rechnung, auch keinen Abschlag. Der Hinweis lautet: „Projekt nicht gefunden“. Fehlt das Ausgangsdokument, lautet er: „Ausgangsdokument nicht gefunden“.