Deine Monteure können Aufgaben jetzt direkt in der App anlegen, bearbeiten und abschließen – zum Beispiel „Bohrhammer mitbringen" am Bau festhalten, ohne den Umweg übers Büro.
Die Aufgaben-Reiter heißen Heute, Diese Woche, Alle offenen, Wiederkehrende und Erledigte. Beim Öffnen landest du auf Heute.
Voraussetzung: das Recht „Aufgabe"
Aufgaben verwalten darf nur, wer das Recht Aufgabe hat. Für Monteure ist es standardmäßig aus. So gibst du es zum Beispiel deinem Vorarbeiter frei, während die übrigen Monteure weiterhin nur ihre Zeiten und Projekte sehen. Das Recht schaltet der Betriebsinhaber beim jeweiligen Mitarbeiter frei (siehe Artikel „Rollen und Berechtigungen").
🖼️ BILD NÖTIG: Berechtigungen eines Mitarbeiters in der Büro-App mit dem Schalter „Aufgabe" (Recht „Aufgaben anlegen, bearbeiten & löschen").
Wo du deine Aufgaben findest
Tippe unten in der App auf den Reiter Aufgaben. Über die Filter oben blendest du dir Heute, Diese Woche oder alle offenen Aufgaben ein.
Schalter „Nur meine“
Oben im Reiter Aufgaben steht neben der Suche der Schalter Nur meine. Er ist am Anfang eingeschaltet.
- An: Du siehst die Aufgaben, für die du zuständig bist oder an denen du beteiligt bist. Eine Aufgabe, die du nur angelegt und jemand anderem gegeben hast, steht hier nicht.
- Aus: Darfst du die Aufgaben deiner Kollegen sehen, siehst du alle Aufgaben des Betriebs.
Die App merkt sich deine Wahl. Am Rechner gilt für Nur meine dieselbe Regel.
Eine neue Aufgabe anlegen
Tippe auf das große +. Es öffnet sich das Fenster Neue Aufgabe mit diesen Feldern:
- Was ist zu tun? – der Titel der Aufgabe (z. B. „Material für Baustelle bestellen")
- Priorität (optional)
- Zeitraum (Start, auf Wunsch mit Ende) und Uhrzeit (optional)
- Für – wer die Aufgabe erledigen soll
- Beteiligte (optional) – weitere Mitarbeiter, die mit an der Aufgabe arbeiten
- Beschreibung (optional)
- Anhänge – Fotos und Videos direkt vom Handy
Das + siehst du nur, wenn du das Recht „Aufgabe" hast.
Wiederkehrende Aufgaben
Beim Anlegen wählst du unter Wiederholung, ob und wie die Aufgabe wiederkehrt (gleiche Beschriftungen wie im Büro). Die gewählte Option bleibt in der App und in der PWA sichtbar als gewählt.
🖼️ BILD NÖTIG: Aufgaben-Formular in der App mit Feld „Wiederholung".
Beteiligte auswählen
Fahren zwei Monteure gemeinsam zum Aufmaß ins Mehrfamilienhaus, legst du die Aufgabe nur einmal an. Einer ist zuständig, der andere ist beteiligt.
So gehst du vor:
- Öffne Neue Aufgabe über das +. Bei einer bestehenden Aufgabe hältst du sie gedrückt und tippst auf Bearbeiten.
- Wähle unter Für den Zuständigen.
- Tippe unter Beteiligte (optional) die Kollegen an, die mitarbeiten. Du kannst mehrere wählen. Ein zweiter Tipp nimmt jemanden wieder heraus.
- Tippe auf Speichern.
Gut zu wissen:
- Der Zuständige steht nicht zusätzlich bei den Beteiligten. Wählst du einen Beteiligten unter Für aus, wird er zuständig und fällt aus den Beteiligten heraus.
- Zuständiger und Beteiligte sehen die Aufgabe in ihrer Aufgabenliste und bekommen eine Benachrichtigung aufs Handy. Wer die Aufgabe selbst anlegt, bekommt keine.
- Öffnest du die Aufgabe, stehen die Namen unter Beteiligte.
Am Rechner: Unter Termine & Aufgaben zeigt der Filter Nur meine auch Aufgaben, an denen du beteiligt bist. In der geöffneten Aufgabe nimmst du dich neben „Beteiligt …" mit Mich entfernen selbst heraus. Den Knopf siehst du nur, wenn du das Recht „Aufgabe" hast. In der Handy-App gibt es ihn nicht.
Priorität und „Dringend heute"
Unter Priorität (optional) wählst du Dringend heute, Hoch, Mittel oder Niedrig. Ein zweiter Tipp auf die gewählte Stufe hebt sie wieder auf. Die Priorität steht im Fenster über dem Zeitraum.
Das passiert bei Dringend heute:
- Beim Anlegen springt der Start auf heute. Die Uhrzeit bleibt, ein gesetztes Ende rückt ebenfalls auf heute. Danach kannst du das Datum trotzdem ändern. Beim Bearbeiten einer bestehenden Aufgabe bleibt das Datum, wie es ist.
- In der Liste trägt die Aufgabe das Schild Dringend heute. Bei gleicher Fälligkeit steht sie vor den anderen Aufgaben.
- Keine eigene Push-Meldung bei Aufgaben. Zuständiger und Beteiligte bekommen die normale Aufgaben-Benachrichtigung.
Anders bei Projekten und Aufträgen: Wird ein Projekt oder Auftrag auf Dringend heute gesetzt, bekommen die dort eingeteilten Mitarbeiter sofort eine Push-Meldung „Dringend heute" mit dem Namen des Vorgangs.
Dringendes und Neues auf einen Blick
- Dringend-Zähler: Im Reiter Einsätze zeigt die Kopfzeile des Tages, wie viele Projekte und Aufträge heute dringend sind, zum Beispiel 2 dringend. Tippe darauf: Die App springt zu den dringenden Karten und hebt sie hervor. Ist nichts dringend, steht dort nichts. Aufgaben zählen hier nicht mit.
- Roter Balken: Dringende Einsatz-Karten tragen links einen roten Balken.
- Grüner Punkt: Im Reiter Projekte zeigt ein grüner Punkt auf der Projektkarte, dass seit deinem letzten Besuch etwas Neues von der Baustelle da ist – ein Foto, eine Rückmeldung zum Einsatz oder eine wichtige Notiz. Öffnest du das Projekt, geht der Punkt aus. Der Punkt gilt nur für dich; was du selbst hochlädst, zählt nicht. Er meldet nur Neues der letzten sieben Tage. Auch der Reiter Projekte zeigt den Punkt. Ungelesene Chat-Nachrichten zeigen weiterhin den grünen Punkt mit Zahl.
Am Rechner: In der Projektliste unter Projekte steht derselbe grüne Punkt vor dem Projektnamen („Neu seit deinem letzten Besuch").
Eine Aufgabe bearbeiten oder löschen
Halte eine Aufgabe in der Liste gedrückt – dann kannst du sie Bearbeiten oder Löschen. Das geht nur bei Aufgaben, die du selbst angelegt hast.
Eine Aufgabe abschließen
Aufgaben schließt du bewusst über eine kurze Rückfrage ab, damit dir kein Fehltipp versehentlich eine Aufgabe erledigt. In der Aufgabe siehst du außerdem die vom Büro hinterlegte Notiz zusammen mit den Fotos und Videos. Ist ein Projekt verknüpft, springst du mit einem Tipp direkt dorthin.
Beim Abhaken einer offenen Aufgabe erscheint Aufgabe abschließen? mit dem Text „Möchtest du diese Aufgabe als erledigt markieren?“. Bestätige mit Aufgabe abgeschlossen oder brich mit Abbrechen ab.
Dokumente an Aufgaben anhängen
An einer Aufgabe hängst du in der Handy-App nicht nur Fotos und Videos an, sondern auch Dateien (PDF, Word, Excel, TXT, CSV).
- Öffne die Aufgabe oder tippe auf Neue Aufgabe.
- Im Bereich Anhänge (Foto/Video/Dokument) tippe auf Datei (neben Foto/Video).
- Wähle die Datei. Dokumente dürfen höchstens 10 MB groß sein.
- Tippe auf einen Anhang, um ihn zu öffnen. Zum Entfernen nutzt du denselben Bereich.
🖼️ BILD NÖTIG: Aufgaben-Formular in der Handy-App mit „Anhänge (Foto/Video/Dokument)" und den Knöpfen „Foto/Video" und „Datei".
Zurückgeben, Übergeben und Wiedervorlage
Bist du die verantwortliche Person, siehst du im Aufgaben-Detail:
- Zurückgeben (mit Begründung; fehlt, wenn du die Aufgabe selbst angelegt hast)
- Übergeben (Person wählen, Begründung Pflicht)
- Wiedervorlage
Das entspricht den Wegen im Büro.
🖼️ BILD NÖTIG: Aufgaben-Detail in der App mit Knöpfen „Zurückgeben", „Übergeben", „Wiedervorlage".
Wer die Aufgabe hat
Die Aufgabenkarte nennt, wer zugeteilt ist: zuerst den Verantwortlichen, dann die Beteiligten. Nachnamen stehen gekürzt, zum Beispiel „Andre B.“. Es stehen höchstens zwei Namen, der Rest als „+N“. Das gilt auf der Aufgaben-Seite und im Reiter Aufgaben im Projekt.
Erledigte
Öffne den Reiter Erledigte. Die Liste ist nach dem Zeitpunkt sortiert, an dem die Aufgabe abgehakt wurde. Die zuletzt erledigte Aufgabe steht oben. Der Titel ist nicht durchgestrichen.
Die Köpfe sind Monate, zum Beispiel „August 2026 (14)“. Die Zahl in Klammern ist die Anzahl in diesem Monat. Leere Monate fehlen. Der Monat folgt der Uhrzeit auf dem Gerät: Wer am 31. August um 23:30 abhakt, findet die Aufgabe unter „August 2026“.
Ist die Liste leer, steht „Erledigte Aufgaben erscheinen hier.“ In einem Projekt steht „Erledigte Aufgaben aus diesem Projekt erscheinen hier.“
Am Rechner ist die Gliederung dieselbe.
Eine erledigte Aufgabe wieder öffnen
Ein Tipp auf die erledigte Aufgabe fragt nach, bevor sie zurückwandert.
- Öffne die Aufgabe im Reiter Erledigte.
- Bestätige das Fenster Aufgabe wieder öffnen?.
- Der Text lautet: „Die Aufgabe wandert aus „Erledigte“ zurück zu „Alle offenen“.“
- Tippe Wieder öffnen oder Abbrechen.
Das gilt genauso für die Aufgaben im Projekt.