Verbinde dein E-Mail-Konto mit craftivo: Eingehende Mails landen dann im Postfach und werden automatisch deinen Kunden und Projekten zugeordnet – so hast du die gesamte Kommunikation an einem Ort.
E-Mail-Konto verbinden
Pfad: Einstellungen → Integrationen. Du kannst folgende Konten verbinden:
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Microsoft 365 (Outlook/Exchange) – Knopf Mein Postfach verbinden (ein Team-Postfach kann nur ein Admin einrichten).
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Google Workspace (Gmail) – Knopf Gmail-Postfach verbinden.
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E-Mail-Konto (IMAP/SMTP) – für Strato, IONOS, 1&1 und andere klassische Hoster. Wähle ein Hoster-Preset, trage deine Zugangsdaten ein, klicke Verbindung testen und dann Verbindung speichern.
Nach dem Verbinden lädt craftivo deine E-Mails – das kann einen Moment dauern. Über den Sync-Knopf stößt du eine Aktualisierung an; „Zuletzt synchronisiert" zeigt dir den Stand.
Das Postfach nutzen
Pfad: Hauptmenü → Postfach.
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E-Mails lesen und durchsuchen.
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Mit dem Filter Klärfälle nur die Mails anzeigen, die noch eine Zuordnung brauchen.
Gut zu wissen: Das Postfach ist eine Lese- und Zuordnungs-Ansicht – du liest und ordnest hier ein. E-Mails versendest du wie gewohnt aus den jeweiligen Bereichen (z.B. beim Versand eines Angebots).
Automatische Zuordnung zu Kunden & Projekten
craftivo ordnet eingehende E-Mails automatisch zu – zum Beispiel anhand der Absender-Adresse oder einer Projektnummer im Betreff. Zugeordnete Mails erscheinen dann in der Kommunikations-Übersicht beim Kunden und beim Projekt.
Ist die Zuordnung nicht eindeutig, landet die Mail als Klärfall:
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Du wählst den passenden Kunden und das Projekt (craftivo macht Vorschläge mit Treffer-Wahrscheinlichkeit in Prozent).
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Mit Thread anwenden überträgst du die Zuordnung auf den ganzen E-Mail-Verlauf.
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Ist der Absender noch kein Kunde, legst du ihn mit Kunden aus Mail anlegen direkt an.
Gut zu wissen
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Du kannst mehrere Konten verbinden und eines als Standard für Versand festlegen (optional mit Fallback).
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Team-Postfächer und das Versand-Routing können nur Admins einrichten.
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Bei einem IMAP/SMTP-Konto brauchst du je nach Hoster ein App-Passwort statt deines normalen Passworts.