E-Mail-Postfach verbinden und nutzen

Verbinde dein E-Mail-Konto mit craftivo: Eingehende Mails landen dann im Postfach. Du liest, beantwortest und ordnest E-Mails direkt in der Konversation – und legst aus einer E-Mail mit wenigen Klicks ein Angebot oder eine Aufgabe an.

Das Postfach liegt unter Kunden & Post, Eintrag Postfach. Du brauchst das Recht Postfach.

Am Verlauf siehst du die Bezüge Kunde, Auftrag, Projekt und Anfrage, sobald sie gesetzt sind. Fehlt die Anfrage, legst du sie mit Anfrage anlegen an. In der Seitenleiste heißt die Karte ebenfalls Anfrage.

E-Mail-Konto verbinden

Pfad: Einstellungen → Integrationen. Du kannst folgende Konten verbinden:

• Microsoft 365 (Outlook/Exchange) – Knopf Mein Postfach verbinden (ein Team-Postfach kann nur ein Admin einrichten).

• Google Workspace (Gmail) – Knopf Gmail-Postfach verbinden.

• E-Mail-Konto (IMAP/SMTP) – für Strato, IONOS, 1&1 und andere klassische Hoster. Wähle ein Hoster-Preset, trage deine Zugangsdaten ein, klicke Verbindung testen und dann Verbindung speichern.

Nach dem Verbinden lädt craftivo deine E-Mails – das kann einen Moment dauern. Das neue Postfach steht allen Betrieben ab dem Starter-Paket zur Verfügung.

Die Konversation

Öffnest du im Postfach eine Konversation, siehst du den ganzen Verlauf an einem Ort. Ältere Nachrichten sind eingeklappt, die neueste bleibt offen. Über Ältere Nachrichten laden holst du den restlichen Verlauf.

Am Ende der Konversation antwortest du direkt. Dafür gibt es:

• Antworten
• Allen antworten
• Weiterleiten

Zum Antworten brauchst du ein aktives eigenes Postfach.

Konversation verwalten

Oben in der Konversation findest du die Aktionen für die Konversation:

• Als gelesen markieren
• Konversation markieren / Markierung entfernen
• Archivieren und In Papierkorb verschieben (und Wiederherstellen) — Archivieren erreichst du auch direkt in der Zeile der Liste (und im Menü der Zeile). Eine Kundenantwort holt die Konversation automatisch wieder aus dem Archiv in den Posteingang.
• Kategorie festlegen — eine Kategorie ist verfügbar, sobald eine Antwort eingegangen ist.

Lesemodus

Auf größeren Bildschirmen (ab etwa Laptop-Breite) blendest du Ordnerleiste und Nachrichtenliste aus, damit die Mail die volle Breite bekommt.

1. Öffne eine Konversation im Postfach.
2. In den Aktionen für die Konversation klicke auf Lesemodus.
3. Zum Zurück: Lesemodus beenden oder Taste Escape.

Unter schmalen Fenstern (unter 1024 px) bleibt die Nachrichtenliste sichtbar – der Lesemodus-Knopf ist dort ausgeblendet, damit du die Liste nicht verlierst.

🖼️ BILD NÖTIG: Postfach-Konversation mit Knopf „Lesemodus" in der Aktionsleiste und aufgeklappter vollbreiter Lesansicht (Laptop).

Neue E-Mails abholen

Neue E-Mails kommen wie in Outlook fast sofort an, auch in geteilten Postfächern wie info@firma.de. Möchtest du selbst abrufen, klicke in der Ordnerleiste auf Aktualisieren.

Die Ordner der Ordnerleiste sind: Posteingang, Unzugeordnet, Geteilt, Gesendet, Entwürfe, Archiv und Papierkorb.

Zu Kunde, Projekt oder Auftrag zuordnen

Du ordnest eine Konversation direkt einem Kunden, einem Projekt oder einem Auftrag zu. Über der geöffneten Mail steht die Zuordnung als schmale Zeile – so siehst du sofort, wohin die Mail gehört, ohne die Seitenkarte zu öffnen. Ist noch kein Kunde erkannt, legst du ihn aus der E-Mail an. Eine Zuordnung kannst du jederzeit wieder Ändern oder entfernen — dann ist die Konversation wieder privat.

craftivo ordnet eingehende E-Mails oft schon automatisch zu – zum Beispiel anhand der Absender-Adresse oder einer Projektnummer im Betreff. Zugeordnete Mails erscheinen dann in der Kommunikations-Übersicht beim Kunden und beim Projekt.

Ist der Konversation schon ein Kunde zugeordnet, zeigt dir die Auswahl bei Projekt und Auftrag nur die Projekte und Aufträge dieses Kunden (Projekte dieses Kunden, Aufträge dieses Kunden).

Projekt oder Auftrag wieder lösen

Du hast eine Mail versehentlich dem falschen Auftrag zugeordnet? Du kannst Projekt oder Auftrag einzeln lösen – der Kunde bleibt dabei zugeordnet.

So gehst du vor:

1. Öffne die Konversation im Postfach.
2. Klicke neben der Konversation in der Karte Projekt oder Auftrag auf Entfernen.
3. Das Projekt oder der Auftrag ist gelöst. Der Kunde bleibt zugeordnet, die Konversation bleibt für dein Team sichtbar.

Gut zu wissen:

• Solange ein Projekt oder Auftrag zugeordnet ist, gibt es in der Karte Kunde kein Ändern. Der Kunde ergibt sich aus dem Projekt oder Auftrag. Willst du den Kunden wechseln, entferne zuerst Projekt oder Auftrag und ändere dann den Kunden.
• Entfernst du in der Karte Kunde die Zuordnung, fragt craftivo nach: Alle fachlichen Zuordnungen entfernen? Mit Alle entfernen löst du alle Zuordnungen. Bei einem persönlichen Postfach darf das nur die Person, der das Postfach gehört.

Einer Kundenanfrage zuordnen

Schreibt dir ein Kunde wegen seiner Anfrage, zum Beispiel zur Dachsanierung am Mehrfamilienhaus, hängst du die Konversation an diese Kundenanfrage.

So gehst du vor:

1. Öffne die Konversation im Postfach.
2. Klicke neben der Konversation in der Karte Anfrage auf Anfrage auswählen....
3. Such die Anfrage und wähle sie aus.

craftivo meldet „Anfrage verknüpft“. In der Karte Anfrage steht jetzt der Titel der Anfrage. Ein Klick darauf öffnet die Anfrage.

🖼️ BILD NÖTIG: Postfach-Konversation mit der Karte „Anfrage“ rechts, einmal mit Auswahl „Anfrage auswählen...“, einmal mit verknüpfter Anfrage und den Knöpfen „Ändern“ und „Entfernen“ (apps/web/src/components/postfach/postfach-context-sidebar.tsx)

Gut zu wissen:

• Ohne Suchbegriff zeigt die Auswahl die offenen Anfragen. Ist der Konversation schon ein Kunde zugeordnet, sind es die offenen Anfragen dieses Kunden.
• Tippst du einen Suchbegriff, findet die Suche mehr: Unter Andere Kunden stehen passende Anfragen anderer Kunden, unter Verloren oder archiviert verlorene und archivierte Anfragen. So hängst du auch eine späte Mail an eine verlorene Anfrage.
• Umgewandelte Anfragen fehlen. Eine in ein Projekt umgewandelte Anfrage ordnest du über ihr Projekt zu.
• Mit Ändern wählst du eine andere Anfrage. Mit Entfernen löst du nur die Anfrage.
• Unter dem Titel siehst du, wenn die Anfrage inzwischen In Projekt umgewandelt, Archiviert oder Nicht verfügbar ist.
• Fehlt dir das Recht zum Zuordnen, steht in der Karte „Keine Berechtigung zum Zuordnen.“

E-Mails im Projekt oder Auftrag öffnen

In der Übersicht eines Projekts oder Auftrags zeigt die Karte Aktivität auch die zugeordneten E-Mails.

• Klickst du auf einen E-Mail-Eintrag, öffnet sich der Reiter E-Mail und genau diese Nachricht klappt auf.
• Mit dem Filter E-Mails siehst du nur die E-Mails. Über Ganzen E-Mail-Verlauf öffnen springst du in den kompletten Verlauf.
• Zeigt der Filter keine E-Mails, liegt der Verlauf oft beim Kunden statt beim Projekt. craftivo zeigt dir dann, wie viele E-Mail-Verläufe beim Kunden liegen, und bringt dich mit Zum Kunden direkt dorthin.

Auftrag aus einer E-Mail anlegen

Aus der geöffneten Konversation heraus legst du mit Auftrag anlegen einen neuen Auftrag an. craftivo übernimmt Betreff und bereinigten Mailtext. Ist der Absender schon als Kunde erkannt, steht er vorausgewählt.

Am Formular Neuer Auftrag liest die KI die Mail mit und schlägt Titel und Beschreibung vor – du prüfst und speicherst.

🖼️ BILD NÖTIG: Geöffnete Postfach-Konversation mit dem Knopf „Auftrag anlegen"; daneben das Formular „Neuer Auftrag" mit vorausgefüllten Feldern aus der Mail.

Kundenanfrage direkt aus einer E-Mail anlegen

Aus einer geöffneten Konversation legst du eine Kundenanfrage an — ohne Umweg über das Kanban.

So gehst du vor:

1. Öffne die Mail im Postfach.
2. Rechts in der Zuordnung (oder im Kopf) tippe auf Anfrage anlegen.
3. Craftivo übernimmt Absender und Betreff, soweit möglich. Ergänze und speichere.

Die neue Anfrage landet auf dem Kanban-Board und ist mit der Konversation verknüpft.

🖼️ BILD NÖTIG: Postfach-Konversation mit Knopf „Anfrage anlegen" (Kopf oder rechte Seitenleiste).

Aus einer E-Mail heraus anlegen

Aus der geöffneten Konversation heraus erstellst du direkt:

• Angebot erstellen — der Dialog „Angebot aus E-Mail erstellen" führt dich durch Kunde und Projekt. Ein Angebot braucht ein Projekt; du wählst ein bestehendes oder legst ein neues an.
• Aufgabe aus dieser E-Mail erstellen

Eingangsrechnung aus einem Mail-Anhang anlegen

Schickt dir dein Großhändler die Rechnung fürs Material zum Mehrfamilienhaus per E-Mail, legst du daraus direkt eine Eingangsrechnung an – ohne Herunterladen und neu Hochladen.

So gehst du vor:

1. Öffne im Postfach die Konversation mit der Rechnung.
2. Klicke am Anhang auf das Beleg-Symbol Als Eingangsrechnung übernehmen.
3. craftivo archiviert den Beleg revisionssicher und öffnet das Formular Neue Eingangsrechnung.
4. Prüfe Lieferant, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Fälligkeit und die Beträge. Ordne die Rechnung bei Bedarf einem Projekt oder Auftrag zu.
5. Klicke auf Speichern.

🖼️ BILD NÖTIG: Anhang-Karte in einer Postfach-Konversation mit dem Beleg-Symbol „Als Eingangsrechnung übernehmen" (Tooltip sichtbar), daneben das geöffnete Formular „Neue Eingangsrechnung"

Gut zu wissen:

• Ist der Anhang eine E-Rechnung (XRechnung oder ZUGFeRD), füllt craftivo die Felder für dich aus. Bei anderen Dateien, zum Beispiel einem normalen PDF, trägst du die Werte selbst ein. Das Original wird trotzdem archiviert.
• Hast du dieselbe Datei schon einmal übernommen, weist craftivo dich darauf hin.
• Die gespeicherte Rechnung findest du unter Rechnungen → Eingangsrechnungen.
• Das Beleg-Symbol siehst du nur mit dem Recht Finanzen. Standardmäßig haben dieses Recht die Rollen Inhaber und Bürokraft.

Eigene Labels und Sammelaktionen

Labels Im Postfach verwaltest du betriebweite Labels unter Labels verwalten. Eine Konversation kann mehrere Labels tragen. In der Seitenleiste filterst du nach Label; die Ansicht zeigt und zählt Posteingang und Archiv.

Mehrere Mails auf einmal Markiere Konversationen in der Liste. Die Leiste Sammelaktionen bietet u. a.:

• Verschieben nach …
• Labels ändern
• Alles vor Datum … — wählt bzw. bearbeitet alles vor einem Datum

Während eine Sammelaktion läuft, siehst du den Fortschritt oben.

🖼️ BILD NÖTIG: Postfach mit Dialog „Labels verwalten" und Leiste „Sammelaktionen" inkl. „Verschieben nach …" und „Alles vor Datum …".

Verknüpfungen in der Mailzeile

Sind Projekt, Auftrag, Kunde oder Anfrage zugeordnet, erscheinen sie an der Mail wie klickbare Links (unterstrichen) — ein Klick öffnet den Vorgang.

E-Mail-Vorlagen: Briefanrede, Termin und PDF-Anhänge

Vorlagen pflegst du unter Einstellungen → E-Mail-Vorlagen („Betreff und Text für den Versand“). Das Fenster E-Mail-Vorlagen verwalten gibt es auch beim Schreiben einer E-Mail.

• Briefanrede: Der Platzhalter Briefanrede setzt die ganze Anredezeile mit Komma ein, zum Beispiel „Sehr geehrter Herr Müller,“. Die mitgelieferten Startvorlagen grüßen damit. So schreibst du eine Firma nicht mit „Hallo Hausverwaltung …“ an. In eigenen Vorlagen kannst du weiter Vorname, Nachname oder eine eigene Anrede nutzen.
• Termin: Die Platzhalter Termin Datum, Termin Uhrzeit und Termin Ort füllt craftivo aus dem nächsten offenen Termin oder Aufmaß der Anfrage bzw. des Projekts. Der Ort kommt aus dem Termin, sonst ist es die Adresse der Baustelle. Ein vergangener Termin zählt nicht, dann bleibt das Feld leer.
• Anhänge: Im Vorlagenfenster lädst du im Feld Anhänge ein PDF direkt hoch oder ziehst es hinein. Es landet in der Anlagen-Bibliothek und hängt sofort an der Vorlage. Erlaubt sind PDFs bis 2,5 MB. Bilder ziehst du direkt in den Text. Zum Hochladen brauchst du das Recht Dokumente.

🖼️ BILD NÖTIG: Fenster „E-Mail-Vorlage bearbeiten“ mit Platzhalter „Briefanrede“ (Gruppe Kunde), der Gruppe „Termin“ und dem Feld „Anhänge“; dazu, wo man das Fenster beim Schreiben einer E-Mail öffnet.

Signatur

Deine Standard-Signatur steht automatisch unter jeder E-Mail. Fehlt noch eine Signatur, führt dich das Postfach direkt zu den Einstellungen, wo du sie einrichtest (siehe „E-Mail-Signatur einrichten").

Gut zu wissen

• Du kannst mehrere Konten verbinden und eines als Standard für Versand festlegen (optional mit Fallback).

• Team-Postfächer und das Versand-Routing können nur Admins einrichten.

• Bei einem IMAP/SMTP-Konto brauchst du je nach Hoster ein App-Passwort statt deines normalen Passworts.

• Beim Verbinden von Microsoft 365 oder Google Workspace musst du den Zugriff auf deine E-Mails erlauben. Hast du ihn nicht bestätigt, zeigt craftivo direkt danach unter Einstellungen → Integrationen den Hinweis „… verbunden, aber ohne Postfach-Zugriff". Dein Postfach wird dann nicht abgeglichen. Klicke auf Erneut verbinden und bestätige den E-Mail-Zugriff.

Postfach in der Handy-App

Dieselbe Posteingangs-Liste nutzt du unterwegs über ☰ → Postfach (Ordner Posteingang, Archiv, Papierkorb). Details stehen im Artikel zur Mobile App.

Anhänge in eine Ablage kopieren

Einen Anhang aus der Mail kannst du in die Projekt-Ablage oder in die Anfrage-Ablage kopieren. Die Datei bleibt an der Mail. In der Ablage liegt eine Kopie.

1. Öffne den Verlauf.
2. Öffne das Menü des Anhangs.
3. Wähle In Projekt-Ablage kopieren oder In Anfrage-Ablage kopieren.
4. Bestätige im Fenster Anhänge in die Projekt-Ablage übernehmen? mit In Projekt-Ablage, oder im Fenster Anhänge in die Anfrage-Ablage übernehmen? mit In Anfrage-Ablage.

Die Meldung nennt die Datei, zum Beispiel „Aufmaß Außenwand.pdf in die Anfrage-Ablage kopiert“ oder „Angebot.pdf in die Projekt-Ablage kopiert“. Am Anhang steht danach die Plakette In Projekt-Ablage oder In Anfrage-Ablage. Liegt die Datei schon in einer Ablage, bietet das Menü nur noch das andere Ziel an.

Team-Postfach oder nur für dich

Der Inhaber legt fest, welche Postfächer das Team sieht.

1. Öffne Setup → Organisation.
2. Öffne in der Gruppe Abrechnung & Verwaltung den Eintrag Integrationen.
3. Suche die Karte Postfach-Zugriff. Der Text lautet: „Lege fest, welche Postfächer persönlich sind und welche das Team sieht.“

Jede Adresse trägt eine Plakette:

• Für das Team
• Nur für mich
• Prüfen, solange eine bestehende Verbindung noch nicht eingeordnet ist
• Getrennt, wenn die Verbindung weg ist

Bei Prüfen steht: „Bestehende Verbindungen sieht bis zur Prüfung nur, wer sie verbunden hat. Lege einmalig fest, ob das Team sie sehen soll.“

Öffne Postfach-Zugriff verwalten und wähle:

• Für das Team — „Alle im Team sehen die E-Mails dieses Postfachs.“ Danach die Frage Wer sieht das Firmen-Postfach? mit Alle Mitglieder mit Postfach-Berechtigung oder Nur ausgewählte Mitglieder.
• Nur für mich — „Nur du siehst neue E-Mails. Eine Zuordnung teilt den betroffenen Verlauf mit dem Team.“ Dazu das Feld Besitzer mit dem Platzhalter Besitzer auswählen. Der Hinweis lautet: „Das persönliche Postfach und der Outlook-Kalender gehören diesem Mitglied.“

Ist die Verbindung getrennt, steht: „Getrennt. Stell es auf „Nur für mich“ um, damit der Besitzer es mit dem eigenen Outlook-Kalender neu verbinden kann.“

Gespeichert meldet „Postfach-Zugriff gespeichert“.

Dein Outlook-Kalender braucht ein persönliches Postfach mit dir als Besitzer. Steht die Adresse als Team-Postfach, bricht das Verbinden mit „Adresse ist als Team-Postfach eingetragen“ ab. Der Text verweist auf Einstellungen → Integrationen → „Postfach-Zugriff“. Wer die Karte verwalten darf, sieht den Link Zum Postfach-Zugriff.

Welche E-Mails die Glocke meldet

Unter Persönlich → Benachrichtigungen steht Welche E-Mails melden?. Gezählt wird nur, ob ein Projekt hängt. Eine Zuordnung nur zum Kunden gilt als „ohne Projekt“. Der Ordner Unzugeordnet im Postfach ist etwas anderes: dort liegen Mails ohne Kunden und ohne Projekt.

Zahl an der Kategorie zählt nur den Posteingang

Die Kategorien heißen Kundenanfrage, Angebot, Rechnung, Lieferant, Intern und Ohne Kategorie.

Die Zahl an der Kategorie zählt nur Mails im Posteingang, also die offene Arbeit. Archiv, Papierkorb und nur gesendete Mails zählen dort nicht mit.

Die Zahlen an den Ordnern Posteingang, Archiv und Papierkorb bleiben eigene Zähler. Sie sind nicht die Kategorie-Zahl.

Privates Microsoft-Konto sendet nicht

Hängt die Absender-Adresse an einem privaten Microsoft-Konto, und die Domain erlaubt Microsoft nicht als Absender, geht die Mail nicht raus. craftivo zeigt dann:

„{Adresse}“ ist mit einem privaten Microsoft-Konto verbunden. Das Konto nutzt die Adresse nur zur Anmeldung und hat kein Postfach dafür. Die Domain {Domain} erlaubt Microsoft nicht als Absender, deshalb verwerfen viele Empfänger solche Mails ohne Rückmeldung. Die E-Mail wurde nicht gesendet. Wähle in den Einstellungen unter Integrationen das Postfach deines E-Mail-Anbieters (IMAP) als Absender.

Den Absender wechselst du unter Einstellungen → Abrechnung & Verwaltung → Integrationen („Kalender, Postfach, Drittsysteme“).

Lässt sich die Domain nicht lesen, sendet craftivo weiter. Der Stopp gilt nur, wenn Microsoft als Absender für diese Domain ausdrücklich nicht erlaubt ist.