Wenn du für Hausverwaltungen, WEGs oder Eigentümer arbeitest, ist der Empfänger eines Angebots oft nicht der Kunde selbst – sondern z.B. „die Eigentümerin, c/o Hausverwaltung". craftivo trennt deshalb sauber: Wer das Dokument bekommt, welche Anschrift draufsteht und an welche E-Mail es geht – das kannst du pro Dokument getrennt steuern.
Für wen ist das? Vor allem für Betriebe mit Objekt-/Hausverwaltungs-Geschäft. Wer „normal" an seine Kunden schreibt, muss nichts umstellen – dann bleibt der Kunde automatisch der Empfänger.
Schritt 1: Objekt-/HV-Adressierung einschalten (einmalig)
Die Funktion ist ein Schalter pro Organisation:
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Öffne die Einstellungen → Unternehmen.
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Ganz oben auf der Seite (über den Reitern) findest du die Karte Objekte & Hausverwaltungen.
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Aktiviere den Schalter Objekt-/Hausverwaltungs-Adressierung.
Solange der Schalter aus ist, bleibt alles beim Gewohnten: Empfänger ist immer der Kunde. Das Einschalten ändert nichts an bestehenden Dokumenten – die behalten ihre Adressierung.
Schritt 2: Empfänger pro Dokument wählen
Im Angebots- oder Rechnungs-Editor findest du oben den Block Empfänger. Klick dort auf Ändern – es öffnet sich Empfänger wählen mit vier Möglichkeiten:
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Automatisch – nutzt den am Objekt hinterlegten Standard-Empfänger. Ist kein Objekt verknüpft, nimmt craftivo den Projektkunden.
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Objekt-Partei – wähle eine Beteiligte des Objekts (Hausverwaltung, WEG, Eigentümer, Mieter …), optional mit Ansprechpartner.
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Anderer Kunde – ein abweichender Kunde als Empfänger.
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Manuell – Name/Firma, Adresse, E-Mail und Telefon frei eintippen.
Welche Anschrift wird gedruckt?
Wichtig zu wissen – die Briefanschrift folgt dieser Reihenfolge:
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Eine am Objekt bewusst gesetzte Anschrift-Partei gewinnt immer.
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Sonst gilt die Projekt-/Objektadresse.
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Die Kundenadresse ist nur der letzte Rückfall.
Das heißt: Standardmäßig hat die Projektadresse Vorrang vor der im Kunden hinterlegten Adresse. Im Empfänger-Fenster kannst du unter Anschrift außerdem zwischen Adresse des Empfängers und Objektadresse umschalten.
„Adresse aktualisieren" – wenn sich Kundendaten geändert haben
Sobald du ein Dokument erstellst, wird die Empfängeradresse eingefroren (für die spätere Nachvollziehbarkeit). Hast du danach die Kundenadresse korrigiert, holst du die neue Adresse so in den Entwurf:
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Klick im Empfänger-Block auf Adresse aktualisieren.
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craftivo lädt Name und Anschrift frisch aus den aktuellen Kundendaten. Erfolgsmeldung: „Empfängeradresse aus den Kundendaten aktualisiert".
Hinweis: Den Knopf gibt es nur bei Entwürfen und nicht bei manuell eingetippten Empfängern. Festgeschriebene Dokumente lassen sich nicht ändern – dort erstellst du stattdessen eine Korrektur.
An welche E-Mail geht es? (Versand getrennt von der Anschrift)
Der Versandweg ist von der gedruckten Anschrift entkoppelt – du kannst z.B. an die Eigentümerin adressieren, aber c/o Hausverwaltung verschicken. Im Empfänger-Block siehst du die Zeile Gesendet an: mit der aktuellen E-Mail; über Versandziel wählen kannst du:
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Automatisch (abgeleitet aus Objekt-Standard bzw. Hausverwaltung),
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eine bestimmte Objekt-Partei, oder
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eine freie E-Mail-Adresse eintragen.
Pro Objekt lässt sich eine Versand-Partei hinterlegen, sodass E-Mails immer an die richtige Stelle gehen.
