In den Mitarbeiter-Stammdaten hinterlegst du alle wichtigen Daten deiner Mitarbeiter an einem Ort – von der Position über die Privatadresse bis zu den Lohndaten. Damit sensible Daten geschützt bleiben, sind sie in drei Stufen organisiert, die du gezielt freischaltest.
Wo du die Stammdaten findest
-
Öffne die Einstellungen.
-
Klicke im Bereich Unternehmen auf Mitarbeiter.
-
Klicke einen Mitarbeiter in der Liste an.
-
Wechsle oben auf den Reiter Stammdaten.
Hinweis: Diese Seite erreichst du nur mit dem Recht Einstellungen – das hat standardmäßig nur der Inhaber.
Die drei Schutz-Stufen
Nicht jeder im Betrieb soll alles sehen. Deshalb sind die Felder in drei Stufen aufgeteilt:
| Stufe | Abschnitt(e) | Felder | Wer sieht es |
|---|---|---|---|
| Basis | Beschäftigung & geschäftlicher Kontakt | Position, Personalnummer, Eintrittsdatum, Telefon geschäftlich | Jeder mit Mitarbeiter-Einsicht (auch Bauleiter) |
| Persönlich | Kontakt & Adresse (privat) · Persönliches | Straße & Hausnummer, PLZ, Ort, Land, Telefon privat, E-Mail privat, Geburtsdatum, Notfallkontakt (Name/Telefon) | Nur mit Recht „Persönliche Daten einsehen" |
| Lohn | Lohndaten | SV-Nummer, Steuer-ID, IBAN | Nur mit Recht „Lohndaten einsehen" |
Wer was sehen darf – und wie du es freischaltest
-
Standardmäßig sieht nur der Inhaber die persönlichen Daten und die Lohndaten.
-
Du kannst einer Bürokraft die höheren Stufen einzeln freigeben: Reiter Berechtigungen → Schalter Persönliche Daten einsehen bzw. Lohndaten einsehen.
-
Ein Bauleiter kann diese Stufen aus Datenschutzgründen (DSGVO) nie freigeschaltet bekommen – er sieht ausschließlich die beruflichen Basis-Daten.
-
Ein Monteur hat keinen Zugriff auf die Mitarbeiterverwaltung.
Stammdaten bearbeiten
-
Fülle die Felder im jeweiligen Abschnitt aus.
-
Klicke unten auf Speichern.
-
Leere Felder werden nicht gespeichert – du kannst also nur das Nötige ausfüllen.
-
Zum Bearbeiten brauchst du das Recht Mitarbeiter: Voll. Ohne dieses Recht siehst du die Stammdaten nur schreibgeschützt („Du siehst die Stammdaten schreibgeschützt. Bearbeiten darf nur, wer Mitarbeiterprofile verwalten darf.").
-
Die Lohndaten kann nur ändern, wer auch das Recht „Lohndaten einsehen" hat.
Der Reiter „Vertrag"
Im Reiter Vertrag hältst du fest, was im Arbeitsvertrag steht: Vertragsdaten, Urlaubsanspruch und Vergütung. Er steht in der Mitarbeiterakte direkt neben Stammdaten.
So gehst du vor:
-
Öffne die Einstellungen.
-
Klicke im Bereich Unternehmen auf Mitarbeiter.
-
Klicke einen Mitarbeiter in der Liste an, z. B. einen Monteur der Kolonne Müller.
-
Wechsle oben auf den Reiter Vertrag.
-
Fülle die Felder aus und klicke unten auf Speichern.
🖼️ BILD NÖTIG: Reiter „Vertrag" in der Mitarbeiterakte (Einstellungen → Mitarbeiter → Mitarbeiter anklicken) mit den Karten „Anstellungsvertrag", „Urlaubsanspruch" (inkl. Zeile „Gesamtbudget") und „Vergütung".
Der Reiter hat drei Bereiche:
| Bereich | Felder | Wer sieht es |
|---|---|---|
| Anstellungsvertrag | Beschäftigungsart (Vollzeit, Teilzeit, Minijob, Aushilfe, Azubi), Mitarbeitergruppe (Arbeiter, Angestellter, Auszubildender, Geschäftsführer, Praktikant), Vertragsbeginn, Vertragsende, Probezeit bis, Kündigungsfrist | Jeder mit Mitarbeiter-Einsicht |
| Urlaubsanspruch | Vertraglicher Anspruch, Zusatztage, Übertrag aus dem Vorjahr – dazu das errechnete Gesamtbudget | Jeder mit Mitarbeiter-Einsicht |
| Vergütung | Bruttolohn, Zahlungsintervall (monatlich, stündlich, jährlich), Lohngruppe, Weihnachtsgeld, Urlaubsgeld | Nur mit Recht „Lohndaten einsehen" |
-
Vertragsbeginn ist das Datum des aktuellen Vertrags, z. B. nach einer Vertragsverlängerung. Den ersten Arbeitstag im Betrieb trägst du weiter als Eintrittsdatum im Reiter Stammdaten ein.
-
Vertragsende leer lassen = unbefristet.
-
Beträge und Tage gibst du wie gewohnt ein, z. B. „3.500" für den Bruttolohn oder „22,5" Tage.
-
Speichern im Reiter Vertrag ändert nur die Felder dieses Reiters. Deine Stammdaten bleiben unverändert.
So rechnet craftivo den Urlaubsanspruch
Gesamtbudget = Vertraglicher Anspruch + Zusatztage + Übertrag aus dem Vorjahr
Beispiel: 28 Tage laut Vertrag, 2 Zusatztage und 3 Tage Übertrag aus dem Vorjahr ergeben ein Gesamtbudget von 33 Tagen.
-
Das Gesamtbudget erscheint im Reiter Abwesenheiten als Anspruch und in der Urlaubsübersicht unter Zeit-Admin → Team-Abwesenheiten.
-
Lässt du Vertraglicher Anspruch leer, gilt wie bisher der Wert aus dem Zeit-Admin, sonst der Standard deines Betriebs.
-
Den vertraglichen Anspruch kannst du auch unter Zeit-Admin → Team-Abwesenheiten in der Spalte Vertraglicher Anspruch ändern. Beide Stellen ändern denselben Wert. Zusatztage und Übertrag pflegst du nur im Reiter Vertrag.
-
Jahresauswahl: In der Urlaubsübersicht unter Zeit-Admin wählst du oben rechts das Jahr. Den Anspruch änderst du dort nur im laufenden Jahr. Für vergangene Jahre siehst du nur die genehmigten und ausstehenden Tage – rückwirkend lässt sich der Anspruch nicht setzen.
Wer darf den Vertrag sehen und bearbeiten?
-
Sehen: Der Reiter erscheint nur, wenn du Mitarbeiterdaten sehen darfst (Recht Mitarbeiter mindestens „Ansicht"). Das ist dasselbe Recht wie für die Stammdaten – ohne dieses Recht fehlen beide Reiter.
-
Bearbeiten: nur mit dem Recht Mitarbeiter: Voll – standardmäßig hat das nur der Inhaber. Alle anderen sehen den Vertrag schreibgeschützt („Du siehst den Vertrag schreibgeschützt. Bearbeiten darf nur, wer Mitarbeiterprofile verwalten darf.").
-
Das gilt auch für die Spalte Vertraglicher Anspruch unter Zeit-Admin: Ohne Mitarbeiter: Voll ist sie gesperrt.
-
Vergütung: Diese Karte siehst du nur mit dem Recht Lohndaten einsehen. Ohne das Recht fehlt sie ganz. Ein Bauleiter sieht deshalb nie die Vergütung, nur Anstellungsvertrag und Urlaubsanspruch.
Gut zu wissen
-
Die Lohndaten sind besonders geschützt („Sensible Daten – nur für berechtigte Personen sichtbar"). Felder, die jemand nicht sehen darf, werden gar nicht erst geladen – nicht nur ausgeblendet.
-
Im Reiter Abwesenheiten siehst du den Urlaub des Mitarbeiters auf einen Blick: Anspruch, Genommen, Beantragt und Resturlaub.
Soll-Arbeitszeit (Std.) und Pause
Das Feld heißt Soll-Arbeitszeit (Std.). Es ist die bezahlte Soll-Arbeitszeit je Tag ohne unbezahlte Pause – z. B. 8,5 bei 9 Stunden Anwesenheit inkl. 30 Minuten Pause. Die Plantafel nutzt diesen Wert für die Auslastung.