In den Mitarbeiter-Stammdaten hinterlegst du alle wichtigen Daten deiner Mitarbeiter an einem Ort – von der Position über die Privatadresse bis zu den Lohndaten. Damit sensible Daten geschützt bleiben, sind sie in drei Stufen organisiert, die du gezielt freischaltest.
Wo du die Stammdaten findest
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Öffne die Einstellungen.
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Klicke im Bereich Unternehmen auf Mitarbeiter.
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Klicke einen Mitarbeiter in der Liste an.
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Wechsle oben auf den Reiter Stammdaten.
Hinweis: Diese Seite erreichst du nur mit dem Recht Einstellungen – das hat standardmäßig nur der Inhaber.
Die drei Schutz-Stufen
Nicht jeder im Betrieb soll alles sehen. Deshalb sind die Felder in drei Stufen aufgeteilt:
| Stufe | Abschnitt(e) | Felder | Wer sieht es |
|---|---|---|---|
| Basis | Beschäftigung & geschäftlicher Kontakt | Position, Personalnummer, Eintrittsdatum, Telefon geschäftlich | Jeder mit Mitarbeiter-Einsicht (auch Bauleiter) |
| Persönlich | Kontakt & Adresse (privat) · Persönliches | Straße & Hausnummer, PLZ, Ort, Land, Telefon privat, E-Mail privat, Geburtsdatum, Notfallkontakt (Name/Telefon) | Nur mit Recht „Persönliche Daten einsehen" |
| Lohn | Lohndaten | SV-Nummer, Steuer-ID, IBAN | Nur mit Recht „Lohndaten einsehen" |
Wer was sehen darf – und wie du es freischaltest
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Standardmäßig sieht nur der Inhaber die persönlichen Daten und die Lohndaten.
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Du kannst einer Bürokraft die höheren Stufen einzeln freigeben: Reiter Berechtigungen → Schalter Persönliche Daten einsehen bzw. Lohndaten einsehen.
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Ein Bauleiter kann diese Stufen aus Datenschutzgründen (DSGVO) nie freigeschaltet bekommen – er sieht ausschließlich die beruflichen Basis-Daten.
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Ein Monteur hat keinen Zugriff auf die Mitarbeiterverwaltung.
Stammdaten bearbeiten
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Fülle die Felder im jeweiligen Abschnitt aus.
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Klicke unten auf Speichern.
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Leere Felder werden nicht gespeichert – du kannst also nur das Nötige ausfüllen.
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Zum Bearbeiten brauchst du das Recht Mitarbeiter: Voll. Ohne dieses Recht siehst du die Stammdaten nur schreibgeschützt („Nur der Inhaber darf Stammdaten bearbeiten").
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Die Lohndaten kann nur ändern, wer auch das Recht „Lohndaten einsehen" hat.
Gut zu wissen
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Die Lohndaten sind besonders geschützt („Sensible Daten – nur für berechtigte Personen sichtbar"). Felder, die jemand nicht sehen darf, werden gar nicht erst geladen – nicht nur ausgeblendet.
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Im Reiter Abwesenheiten siehst du den Urlaub des Mitarbeiters auf einen Blick: Anspruch, Genommen, Beantragt und Resturlaub.
