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Pascal Lammers Andre Bernhardt
Von Pascal Lammers and 1 anders
• 10 Artikel

Firmendaten einrichten

Deine Firmendaten erscheinen auf Angeboten, Rechnungen und anderen Dokumenten. Hier erfährst du, wie du alles richtig einrichtest. Wo finde ich die Firmendaten? 1. Klicke auf Einstellungen im Hauptmenu. 2. Gehe zum Bereich Firmendaten (oder Branding). Hier kannst du alle Angaben zu deinem Betrieb hinterlegen. Firmenname und Adresse Dein Firmenname und die Adresse erscheinen auf all deinen Dokumenten – im Briefkopf, in der Absenderzeile und in der Fußzeile. 1. Gib den Firmennamen ein (z.B. "Müller Sanitär GmbH"). 2. Fülle die Adresse aus: - Straße und Hausnummer - Postleitzahl und Stadt - Land 3. Klicke auf Speichern. Gut zu wissen: Die Adresse wird automatisch in die Absenderzeile deiner Dokumente übernommen. Kontaktdaten Trage deine Erreichbarkeiten ein, damit Kunden dich kontaktieren können: - E-Mail-Adresse – Wird auf Dokumenten und im Kontaktblock angezeigt - Telefon – Festnetznummer des Betriebs - Mobilnummer – Optional, falls Kunden dich mobil erreichen sollen - Website – Deine Firmenwebsite (optional) Logo und Briefpapier Dein Logo und Briefpapier sorgen für einen professionellen Auftritt: Logo hochladen: 1. Klicke auf Logo hochladen. 2. Wähle eine Bilddatei aus (JPG oder PNG). 3. Das Logo erscheint ab sofort auf deinen Dokumenten. Briefpapier hochladen: 1. Klicke auf Briefpapier hochladen. 2. Wähle ein PDF oder Bild mit deinem Briefpapier-Design. 3. Das Briefpapier wird als Hintergrund für die erste Seite deiner Dokumente verwendet. 4. Optional: Lade ein separates Briefpapier für Folgeseiten hoch. Du kannst außerdem steuern, was auf deinen Dokumenten angezeigt wird: - Logo auf Dokumenten anzeigen – Ein/Aus - Absenderzeile anzeigen – Ein/Aus - Kontaktblock anzeigen – Ein/Aus - Fußzeile anzeigen – Ein/Aus Tipp: Wenn du ein Briefpapier mit eingebautem Logo verwendest, schalte "Logo auf Dokumenten anzeigen" aus, damit es nicht doppelt erscheint. Steuerinformationen Diese Angaben sind wichtig für deine Rechnungen und Angebote: - Steuernummer – Deine Steuernummer vom Finanzamt (z.B. "123/456/78901") - USt-IdNr. – Deine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (z.B. "DE123456789"). Nur nötig, wenn du eine hast. - Handelsregister – Handelsregisternummer, falls vorhanden (z.B. "HRB 12345 AG München") Gut zu wissen: Die Steuernummer und USt-IdNr. werden automatisch in der Fußzeile deiner Rechnungen angezeigt. Das ist gesetzlich vorgeschrieben. Bankverbindung Deine Bankdaten erscheinen auf Rechnungen, damit Kunden wissen, wohin sie überweisen sollen: 1. Gib den Banknamen ein (z.B. "Sparkasse München"). 2. Gib die IBAN ein (z.B. "DE89 3704 0044 0532 0130 00"). 3. Gib den BIC ein (z.B. "COBADEFFXXX"). 4. Klicke auf Speichern. Du kannst auch mehrere Bankverbindungen hinterlegen, falls du verschiedene Konten nutzt. Tipp: Die Bankverbindung wird in der Fußzeile deiner Rechnungen angezeigt. Kontrolliere die IBAN sorgfältig – ein Tippfehler bedeutet, dass Kunden an die falsche Stelle überweisen. Verantwortliche Person Manche Rechtsformen erfordern die Angabe einer verantwortlichen Person auf Geschäftsdokumenten: - Art – z.B. Geschäftsführer, Inhaber - Name – Der vollständige Name - Zuständiges Gericht – Falls relevant (z.B. bei GmbH: "Amtsgericht München") Markenfarben Personalisiere das Erscheinungsbild deiner Dokumente mit deinen Firmenfarben: - Primärfarbe – Hauptfarbe für Überschriften und Akzente auf Dokumenten - Sekundärfarbe – Zusätzliche Farbe für Details Klicke auf das Farbfeld, um einen Farbwähler zu öffnen, oder gib den Farbcode direkt ein (z.B. "#1B4D89"). Häufige Fragen Muss ich alle Felder ausfüllen? Nein, nur Firmenname und Adresse sind wichtig. Die restlichen Angaben kannst du nach und nach ergänzen. Wo werden meine Firmendaten angezeigt? Auf allen Dokumenten, die du in craftivo erstellst: Angebote, Rechnungen, Kostenvoranschläge, Lieferscheine und mehr. Kann ich verschiedene Firmendaten für verschiedene Dokumente verwenden? Nein, die Firmendaten gelten einheitlich für alle Dokumente deiner Organisation. Wie ändere ich meinen Firmennamen? Gehe einfach auf Einstellungen > Firmendaten und ändere den Namen. Die Änderung gilt ab sofort für alle neuen Dokumente.

Zuletzt aktualisiert am Apr 23, 2026

Nummernkreise und Einstellungen

In craftivo werden Angebote, Rechnungen und andere Dokumente automatisch durchnummeriert. Hier erfährst du, wie du die Nummerierung anpasst und welche weiteren Einstellungen es gibt. Nummernkreise verstehen Ein Nummernkreis bestimmt, wie die Nummern deiner Dokumente aussehen. Jeder Dokumenttyp hat seinen eigenen Nummernkreis: - Kunden – z.B. K-00001, K-00002, ... - Projekte – z.B. P-26-0001, P-26-0002, ... - Aufträge – z.B. AU-2026-001, AU-2026-002, ... - Angebote – z.B. ANG-26-0001, ANG-26-0002, ... - Kostenvoranschläge – z.B. KV-26-0001, KV-26-0002, ... - Auftragsbestätigungen – z.B. AB-26-0001, AB-26-0002, ... - Lieferscheine – z.B. LS-00001, LS-00002, ... - Rechnungen – z.B. RE-2026-00001, RE-2026-00002, ... - Gutschriften – z.B. G-00001, G-00002, ... Gut zu wissen: Die Nummern werden automatisch vergeben – du musst dich um nichts kümmern. Aber du kannst das Format anpassen, wenn du möchtest. Nummernkreis anpassen 1. Gehe auf Einstellungen. 2. Öffne den Bereich Nummernkreise. 3. Klicke auf den Nummernkreis, den du anpassen möchtest (z.B. "Rechnungen"). 4. Passe folgende Werte an: Präfix – Der Text vor der Nummer. Beispiele: - RE- für Rechnungen - ANG- für Angebote - 2026-RE- wenn du das Jahr im Präfix haben willst Format – Bestimmt, wie die Nummer aufgebaut ist. Verfügbare Platzhalter: - {prefix} – Dein gewähltes Präfix - {number} – Die laufende Nummer - {year4} – Vierstelliges Jahr (z.B. 2026) - {year2} – Zweistelliges Jahr (z.B. 26) Mindestlänge – Wie viele Stellen die Nummer mindestens haben soll. Bei Mindestlänge 5 wird aus "1" die Nummer "00001". Startwert – Ab welcher Nummer gezählt wird (Standard: 1). Nummer aus dem Angebot übernehmen – nur beim Nummernkreis der Auftragsbestätigung. Entsteht die Auftragsbestätigung aus einem Angebot, trägt sie dessen Nummer mit dem Kürzel der Auftragsbestätigung, z. B. ANG-26-0042 → AB-26-0042. 5. Rechts siehst du eine Vorschau, wie die nächste Nummer aussehen wird. 6. Klicke auf Speichern. Tipp: Ändere das Format am besten nur am Jahresanfang oder bevor du das erste Dokument dieses Typs erstellst. Sonst kann es zu Lücken oder uneinheitlichen Nummern kommen. Zurücksetzung der Nummern Du kannst festlegen, wann die Nummerierung wieder bei 1 anfängt: - Nie – Die Nummer läuft immer weiter hoch (z.B. K-00001, K-00002, ... bis unendlich) - Jährlich – Am 1. Januar startet die Nummer wieder bei 1 (z.B. RE-2026-00001, dann RE-2027-00001) - Monatlich – Jeden Monat startet die Nummer bei 1 - Geschäftsjahr – Zurücksetzung zum Beginn deines Geschäftsjahres Gut zu wissen: Für Rechnungen ist eine jährliche Zurücksetzung am gängigsten. So siehst du am Jahr in der Nummer sofort, wann die Rechnung erstellt wurde. Zahlungsbedingungen Zahlungsbedingungen erscheinen auf deinen Rechnungen und legen fest, bis wann der Kunde zahlen muss. Zahlungsbedingungen anzeigen und verwalten: 1. Gehe auf Einstellungen. 2. Öffne den Bereich Zahlungsbedingungen. 3. Hier siehst du alle vorhandenen Zahlungsbedingungen. Neue Zahlungsbedingung erstellen: 1. Klicke auf Neue Zahlungsbedingung. 2. Gib einen Namen ein (z.B. "30 Tage netto"). 3. Gib die Zahlungsfrist in Tagen ein (z.B. 30). 4. Optional: Lege einen Skonto fest: - Skonto-Tage – Innerhalb wie vieler Tage der Skonto gilt (z.B. 10) - Skonto-Prozent – Wie viel Prozent Nachlass der Kunde bekommt (z.B. 2%) 5. Klicke auf Speichern. Du kannst eine Zahlungsbedingung als Standard markieren – sie wird dann automatisch für neue Rechnungen vorgeschlagen. Tipp: Gängige Zahlungsbedingungen sind "14 Tage netto", "30 Tage netto" oder "10 Tage 2% Skonto, 30 Tage netto". Einheiten Einheiten werden in Angeboten und Rechnungen verwendet, um Mengen anzugeben (z.B. "5 Stück" oder "12 m²"). craftivo liefert dir schon eine gute Auswahl an Standard-Einheiten: - Mengen – Stück, Pauschal, Satz, Paar - Zeit – Stunde, Minute, Tag, Woche, Monat - Länge – Meter, Zentimeter, Millimeter, Laufmeter - Fläche – Quadratmeter (m²), Hektar - Volumen – Kubikmeter (m³), Liter - Gewicht – Kilogramm, Gramm, Tonne - Sonstige – Prozent, Euro Eigene Einheit hinzufügen: 1. Gehe auf Einstellungen > Einheiten. 2. Klicke auf Neue Einheit. 3. Gib Name (z.B. "Karton") und Abkürzung (z.B. "Krt.") ein. 4. Wähle eine Kategorie (z.B. "Menge"). 5. Klicke auf Speichern. Textbausteine Textbausteine sind vorgefertigte Texte, die du in Angeboten und Rechnungen verwenden kannst. Sie sparen dir Zeit, weil du nicht jedes Mal den gleichen Text tippen musst. Es gibt zwei Arten: 1. Dokumenttexte (Einleitungs- und Schlusstexte) Standardtexte für den Anfang und das Ende deiner Dokumente: - Einleitungstext – Erscheint oben im Dokument, z.B. "Vielen Dank für Ihre Anfrage. Gerne unterbreiten wir Ihnen folgendes Angebot..." - Schlusstext – Erscheint unten, z.B. "Wir freuen uns auf Ihren Auftrag..." Du kannst für jeden Dokumenttyp (Angebot, Rechnung, etc.) eigene Texte hinterlegen. 2. Textbausteine in Kategorien Wiederverwendbare Textblöcke, die du nach Themen sortieren kannst: - Erstelle Kategorien (z.B. "Baustellen-Hinweise", "Rechtliches", "Zahlungshinweise") - Lege innerhalb jeder Kategorie einzelne Textbausteine an - Beim Erstellen von Dokumenten kannst du dann schnell den passenden Text einfügen Textbausteine verwalten: 1. Gehe auf Einstellungen > Textbausteine. 2. Erstelle Kategorien und füge Textbausteine hinzu. 3. Für jeden Baustein kannst du festlegen, ob er aktiv ist. Tipp: Lege dir Textbausteine für häufig wiederkehrende Hinweise an, z.B. "Aufmaß vor Ort nötig" oder "Preise zzgl. MwSt.". So geht das Erstellen von Angeboten viel schneller. Häufige Fragen Kann ich Nummernkreise nachträglich ändern? Ja, aber bestehende Dokumente behalten ihre alte Nummer. Die Änderung gilt nur für neue Dokumente. Was passiert, wenn ich den Startwert ändere? Die nächste Nummer wird ab dem neuen Startwert vergeben. Schon vergebene Nummern bleiben unverändert. Kann ich eine Zahlungsbedingung löschen, die schon auf Rechnungen verwendet wird? Nein, Zahlungsbedingungen, die in Verwendung sind, können nicht gelöscht werden. Kann ich die Reihenfolge der Einheiten ändern? Ja, du kannst Einheiten per Drag-and-Drop umsortieren. Die Reihenfolge bestimmt, in welcher Reihenfolge sie in Dropdowns angezeigt werden. Werden meine Textbausteine bei einem Update gelöscht? Nein, deine Textbausteine sind sicher. Sie gehören zu deiner Organisation und werden nicht überschrieben.

Zuletzt aktualisiert am Oct 07, 2026

Die Seitenleiste an deine Arbeit anpassen

Die linke Seitenleiste besteht aus zwei Teilen: links die dunkle Bereichsschiene mit sechs festen Bereichen, rechts die Kontextspalte mit den Einträgen des gewählten Bereichs. Du kannst oben in der Kontextspalte bis zu fünf Favoriten festhalten. In den Einstellungen änderst du die Reihenfolge der Einträge innerhalb eines Bereichs und blendest aus, was du nie brauchst. Die Anpassung gilt nur für dich – deine Kollegen behalten ihre eigene Ansicht. Was euer Betrieb gar nicht nutzt, blendest du für alle aus (siehe unten). 🖼️ BILD NÖTIG: Ausgeklappte Seitenleiste am Rechner: links die dunkle Bereichsschiene (Arbeit, Kunden, Geld, Zeit, Ablage, Setup), rechts die Kontextspalte mit „Favoriten“ (Zähler „x von 5“, Stift-Symbol) und den Einträgen von „Aufträge & Projekte“. Quelle: apps/web/src/components/layout/app-shell.tsx Die Bereiche Die Schiene zeigt bis zu sechs Bereiche. Klickst du auf einen Bereich, zeigt die Kontextspalte seine Einträge: - Arbeit (Aufträge & Projekte) – Kundenanfragen, Projekte, Aufträge, Termine & Aufgaben, Objekte, Wartung - Kunden (Kunden & Post) – Kontakte, Postfach - Geld (Angebote & Geld) – Angebotsvorlagen, Rechnungen, Zusatzleistungen - Zeit (Team & Zeit) – Plantafel, Zeiterfassung, Zeit-Admin - Ablage – Datenablage, Notizbuch - Setup (Einstellungen) – Persönlich, Organisation Du siehst nur Einträge, für die deine Rolle Rechte hat. Ein Bereich ohne Einträge für dich fällt aus der Schiene. Das Dashboard erreichst du über das Logo oben in der Schiene. Die Zahl an einem Bereich zeigt, wie viel dort wartet, zum Beispiel ungelesene E-Mails im Postfach. Über das Symbol unter dem Logo (Navigation einklappen) klappst du die Kontextspalte ein. Eingeklappt bleibt die schmale Schiene bedienbar, und deine Favoriten stehen dort als Symbole. Favoriten festhalten Deine Favoriten stehen in jedem Bereich oben in der Kontextspalte (außer unter Setup). So erreichst du zum Beispiel Plantafel und Rechnungen, egal in welchem Bereich du gerade bist. 1. Klicke in der Kontextspalte neben Favoriten auf das Stift-Symbol. 2. Klicke auf den Stern neben einem Eintrag. Ein gefüllter Stern heißt: Favorit. 3. Klicke auf das Häkchen, um fertig zu sein. Einen Favoriten entfernst du über denselben Stern. Du kannst höchstens 5 Favoriten festhalten; der Zähler zeigt zum Beispiel „3 von 5“. Wo du Reihenfolge und Sichtbarkeit anpasst 1. Klicke in der Schiene auf Setup und dann auf Persönlich. Oder klicke unten in der Schiene auf deine Initialen (Persönliche Einstellungen). 2. Wähle den Eintrag Navigation. 🖼️ BILD NÖTIG: Einstellungen → Persönlich → Navigation mit der Karte „Seitenleiste anpassen“, nach Bereichen gruppiert (Dashboard-Zeile „hängt am Logo“ oben). Quelle: apps/web/src/components/settings/navigation/navigation-settings-form.tsx Was du einstellen kannst Auf der Seite Navigation findest du die Karte Seitenleiste anpassen. Der Aufbau entspricht der Seitenleiste: links die Bereiche, rechts ihre Einträge. Darfst du die Betriebs-Einstellungen ändern, siehst du zwei Reiter: Für mich und Für den Betrieb. Unter Für mich gilt: - Reihenfolge ändern: Pack einen Eintrag am Ziehgriff (links) und zieh ihn nach oben oder unten. Du verschiebst Einträge nur innerhalb ihres Bereichs. Die Bereiche selbst lassen sich nicht umsortieren. - Ausblenden / Einblenden: Klick auf das Augen-Symbol rechts neben einem Eintrag. Ausgeblendete Einträge werden durchgestrichen dargestellt. - Übernehmen: Klick auf Speichern. Erst dann ändert sich deine echte Seitenleiste – vorher kannst du in Ruhe ausprobieren. Mit Abbrechen verwirfst du deine Änderungen. Favoriten setzt du nicht hier, sondern direkt in der Seitenleiste. Für den ganzen Betrieb ausblenden Nutzt euer Betrieb einen Bereich gar nicht, zum Beispiel Aufträge, blendest du ihn für alle aus. Das darf nur, wer die Betriebs-Einstellungen ändern darf. 1. Öffne Navigation wie oben beschrieben. 2. Wechsle auf den Reiter Für den Betrieb. 3. Wähle links einen Bereich und klicke beim Eintrag auf das Augen-Symbol. 4. Klicke auf Speichern. Danach steht „Für den Betrieb gespeichert“. Der Eintrag fehlt dann bei allen Mitarbeitern in Menü, Favoriten und Suche. Die persönliche Einstellung holt ihn nicht zurück. Daten löscht das nicht: Du blendest den Eintrag jederzeit wieder ein. Dashboard, Persönlich und Organisation lassen sich nicht ausblenden. 🖼️ BILD NÖTIG: Einstellungen → Navigation, Reiter „Für den Betrieb“ mit Bereichsschiene links und ausgeblendetem Eintrag. Auf Standard zurücksetzen Möchtest du wieder die ursprüngliche Ansicht? Klick unten links auf Standard wiederherstellen. Reihenfolge und Sichtbarkeit sind dann wieder wie ausgeliefert. Deine Favoriten bleiben dabei erhalten. Diese Punkte bleiben immer sichtbar Dashboard und Persönlich kannst du nicht ausblenden (sie tragen ein Schloss-Symbol „Immer sichtbar“) – damit du dich nicht versehentlich von der Startseite oder deinen Einstellungen aussperrst. Das Dashboard hängt am Logo und lässt sich nicht verschieben. Persönlich darfst du innerhalb von Setup verschieben. Gut zu wissen - Deine Anpassung gilt pro Nutzer und pro Organisation. Arbeitest du in mehreren Organisationen, richtest du jede einzeln ein. - Kommt später ein neuer Menüpunkt dazu, erscheint er automatisch am Ende seines Bereichs – es geht dir nichts verloren. - Verlierst du die Rechte für einen Eintrag, verschwindet er auch aus deinen Favoriten. Aktualisierung (Stand Oktober 2026) Die linke Seitenleiste sortierst du für dich. Mit dem Recht Einstellungen blendest du Einträge zusätzlich für den ganzen Betrieb aus. Was Monteure in Projekt und Kundenakte sehen, stellst du unter Sichtbare Bereiche ein. Das ist eine andere Seite. Seite öffnen 1. Öffne die Einstellungen. 2. Oben steht der Kontext Persönlich. 3. In der Gruppe Allgemein öffne Navigation („Einträge der Seitenleiste sortieren und ausblenden“). Die Seite heißt Navigation. Darunter steht: „Passe die linke Seitenleiste an: Einträge sortieren und ausblenden.“ Die Karte heißt Seitenleiste anpassen. „Der Aufbau unten entspricht der Seitenleiste: links die Bereiche, rechts ihre Einträge. Änderungen werden erst mit „Speichern“ übernommen. „Dashboard“ und „Persönlich“ bleiben immer sichtbar.“ Während die Liste lädt, steht: „Navigation wird geladen…“ 🖼️ BILD NÖTIG: Seite „Navigation“, Karte „Seitenleiste anpassen“, Reiter „Für mich“ und „Für den Betrieb“. Für mich Den Reiter Für mich sieht jeder. Ohne das Recht Einstellungen gibt es keine Reiter. Dann siehst du nur dieses Formular. „Wähle links einen Bereich. Ziehe seine Einträge in deine Reihenfolge und blende mit dem Auge aus, was du nicht brauchst. Das gilt nur für dich. Favoriten setzt du direkt in der Seitenleiste über den Stift neben „Favoriten“.“ Das Auge heißt für die Vorlese-Funktion „Postfach ausblenden“ oder „Postfach einblenden“, mit dem Namen des Eintrags. Was immer sichtbar ist, heißt „Dashboard ist immer sichtbar“ oder „Persönlich ist immer sichtbar“. Standard wiederherstellen setzt deine Reihenfolge zurück. Die Meldung heißt „Navigation auf Standard zurückgesetzt“. Abbrechen verwirft den Entwurf. Speichern übernimmt ihn. Die Meldung heißt „Navigation gespeichert“. Klappt es nicht, steht: „Speichern fehlgeschlagen. Bitte erneut versuchen.“ oder „Zurücksetzen fehlgeschlagen. Bitte erneut versuchen.“ Was der Betrieb für alle ausgeblendet hat, steht in deiner Liste nicht zur Wahl. Für den Betrieb Den Reiter Für den Betrieb siehst du mit dem Recht Einstellungen. „Wähle links einen Bereich und blende mit dem Auge aus, was euer Betrieb nicht nutzt. Der Eintrag verschwindet dann bei allen Mitarbeitern aus Menü und Suche. Daten löscht das nicht: Du blendest den Eintrag hier jederzeit wieder ein.“ Die Reihenfolge bleibt bei jeder Person unter Für mich. Hier stellst du nur ein, was alle nicht mehr sehen. Abbrechen verwirft den Entwurf. Speichern übernimmt ihn. Die Meldung heißt „Für den Betrieb gespeichert“. Klappt es nicht, steht: „Speichern fehlgeschlagen. Bitte erneut versuchen.“ 🖼️ BILD NÖTIG: Reiter „Für den Betrieb“ mit Auge an einem Eintrag und Knopf „Speichern“.

Zuletzt aktualisiert am Oct 12, 2026

E-Mail-Signatur einrichten

Hinterlege eine professionelle E-Mail-Signatur, die automatisch unter deinen Nachrichten stehen kann. Du kannst mehrere Signaturen anlegen – einfach im visuellen Modus oder als HTML mit Logo und Tabellen-Layout. Wo du Signaturen verwaltest 1. Öffne die Einstellungen und gehe zu Integrationen. 2. Scrolle ganz nach unten zum Abschnitt E-Mail-Signaturen. Eine Signatur anlegen 1. Klicke auf Neue Signatur. 2. Vergib einen Namen (z.B. „Standard" oder „Vertrieb"). 3. Gib den Inhalt ein – wähle dazu oben den Modus: - Visuell: einfach lostippen (wie in einem Textfeld). - HTML: für aufwändige Signaturen mit Logo und Tabellen-Layout. Die Vorschau zeigt dir live, wie deine Signatur aussieht. 4. Klicke auf Speichern. Du kannst mehrere Signaturen führen und eine davon über den Stern als Standard markieren. Logo oder Bild in die Signatur einfügen Dein Logo oder Foto kommt jetzt ohne HTML-Kenntnisse in die Signatur. Im Modus Visuell hast du drei Wege: - Ziehe das Bild einfach in das Signatur-Feld hinein. - Füge es mit Strg+V ein. - Klicke in der Leiste über dem Textfeld auf das Bild-Symbol (Bild einfügen) und wähle die Datei. Die Größe änderst du danach, indem du an den Ecken des Bildes ziehst. Große Fotos werden beim Hochladen automatisch verkleinert, damit sie beim Empfänger sicher ankommen. Fügst du eine fertige Signatur mit Logo ein, übernimmt craftivo das Bild automatisch mit. Unterstützt werden PNG-, JPG-, WebP- und GIF-Bilder bis 10 MB. Kann ein eingefügtes Bild nicht übernommen werden, weist dich craftivo darauf hin („Ein eingefügtes Bild konnte nicht übernommen werden") – füge es dann als PNG- oder JPG-Datei neu ein. Signatur beim E-Mail-Schreiben verwenden Wenn du in craftivo eine E-Mail schreibst: - Schalte unten Signatur anhängen ein. - Über die Auswahl daneben wählst du die gewünschte Signatur – oder Keine Signatur. Deine Wahl wird gemerkt. Die Signatur wird beim Senden genau einmal sauber angehängt – auch aufwändige Signaturen mit Logo und Tabellen bleiben dabei erhalten. Gut zu wissen - Signaturen gelten organisationsweit – alle im Betrieb können sie nutzen. - Im HTML-Modus sind Tabellen, Bilder/Logo sowie Schrift- und Farb-Formatierungen erlaubt. Aus Sicherheitsgründen werden Skripte automatisch entfernt.

Zuletzt aktualisiert am Jul 06, 2026

Anlagen-Bibliothek: PDFs automatisch mit E-Mails anhängen

Hinterlege feste PDF-Anlagen – zum Beispiel deine AGB oder eine Bitte um Bewertung – und lege fest, zu welchen Dokumentarten sie gehören. Beim E-Mail-Versand hängt craftivo die passende Anlage dann automatisch mit an. Wo du die Anlagen-Bibliothek findest 1. Öffne die Einstellungen und gehe im Bereich Unternehmen auf Unternehmen. 2. Wechsle auf den Reiter Rechtliches. 3. Scrolle zum Abschnitt Anlagen. Eine Anlage hinterlegen 1. Klicke auf PDF hochladen und wähle deine Datei. 2. Setze darunter die Häkchen bei den Dokumentarten, zu denen die Anlage gehören soll: Angebot, Kostenvoranschlag, Auftragsbestätigung, Lieferschein, Rechnung, Abschlagsrechnung, Schlussrechnung, Gutschrift oder Mahnung. Deine Auswahl wird sofort gespeichert. Es gilt: Nur PDF, maximal 2,5 MB. Maximal 10 Anlagen je Betrieb. Beispiel: Hängst du deine AGB an die Dokumentart Angebot, geht sie künftig bei jedem Angebot automatisch mit. Eine Bewertungsbitte ordnest du zum Beispiel der Schlussrechnung zu. Beim E-Mail-Versand Schreibst du eine E-Mail zu einem Dokument, wählt craftivo die passenden Anlagen im Anhang-Bereich unter Anlagen schon vor. Verschickst du etwa eine Schlussrechnung, ist die dafür markierte Anlage bereits als Anhang gesetzt. Willst du eine Anlage bei dieser einen E-Mail doch nicht mitschicken, entferne sie einfach – craftivo hängt sie dann auch nicht erneut von selbst an. Deine bisherige AGB Hattest du zuvor schon eine AGB-Datei hinterlegt, übernimmt craftivo sie automatisch in die Anlagen-Bibliothek. Du erkennst sie am Badge Übernommen – du musst nichts neu hochladen. In der Kommunikations-Historie siehst du bei jeder gesendeten E-Mail unter Anlagen, welche Dateien tatsächlich mitgeschickt wurden.

Zuletzt aktualisiert am Jul 09, 2026

Positionen aus Excel oder CSV in die Bibliothek importieren

Du hast Deine Leistungen schon in einer Excel-Tabelle gepflegt? Dann musst Du sie nicht abtippen: craftivo liest Deine Positionen direkt aus einer Excel- oder CSV-Datei ein und legt sie in Deiner Position-Bibliothek an. Von dort ziehst Du sie später in jedes Angebot und jede Rechnung. Wo Du den Import findest So gehst Du vor: 1. Öffne oben rechts das Menü Einstellungen. 2. Wechsle zum Bereich Position-Bibliothek. 3. Klicke oben auf den Button Import. 48642-import-button Datei hochladen Der Import führt Dich in fünf Schritten durch: Hochladen → Zuordnung → Vorschau → Duplikate → Import. Im ersten Schritt ziehst Du Deine Datei einfach in das Feld „CSV- oder XLSX-Export der Position-Bibliothek hierher ziehen oder klicken" – oder Du klickst hinein und wählst sie aus. Das solltest Du wissen: - Erlaubt sind Excel-Dateien (.xlsx) und CSV-Dateien. - Die Datei darf maximal 5 MB groß sein. - Leerzeilen am Anfang sind kein Problem: craftivo findet Deine Überschriftenzeile auch dann, wenn sie erst nach ein paar leeren Zeilen beginnt. - Mehrere Tabellenblätter werden erkannt und zusammengeführt – Du musst Deine Excel-Mappe also nicht vorher aufteilen. Spalten zuordnen und prüfen Im Schritt Zuordnung ordnest Du Deine Tabellenspalten den craftivo-Feldern zu – Titel, Beschreibung, Kategorie, Menge, Einheit und Preis werden dabei automatisch erkannt. So landen auch umfangreiche Leistungslisten an der richtigen Stelle. In der Vorschau siehst Du vor dem Import, was ankommt. Positionen ohne Preis oder mit 0,00 € bekommen die Markierung „Preis prüfen". Das ist nur ein Hinweis, keine Sperre: Kostenlose Leistungen kannst Du trotzdem übernehmen. 48642-import-vorschau Über den Schritt Duplikate erkennt craftivo Positionen, die es in Deiner Bibliothek schon gibt, damit nichts doppelt angelegt wird. Zum Abschluss startest Du im Schritt Import die Übernahme. Danach Alle importierten Positionen findest Du direkt in Deiner Position-Bibliothek. Beim nächsten Angebot suchst Du sie einfach über den Positions-Titel und übernimmst sie mit einem Klick.

Zuletzt aktualisiert am Sep 09, 2026

Materialien in der Positionsbibliothek verwalten

In der Positionsbibliothek speicherst Du wiederkehrende Leistungen und Materialien einmal und fügst sie später mit einem Klick in Deine Angebote ein. Materialien verwaltest Du dabei getrennt von Deinen Leistungspositionen – mit zusätzlichen Angaben wie Einkaufspreis, Artikelnummer, EAN, Gebindegröße und Lieferant. Wo Du Materialien findest Öffne Einstellungen → Position-Bibliothek. Oben trennen zwei Reiter Deine Einträge: - Positionen – Deine Leistungen. - Materialien – Deine Materialien mit Einkaufs- und Artikeldaten. 53340-materialien-reiter Ein Material anlegen 1. Wechsle auf den Reiter Materialien. 2. Klicke auf Neues Material. 3. Trage Bezeichnung, Kategorie und den Einzelpreis ein. Der Einzelpreis ist Dein Verkaufspreis (VK). 4. Im Abschnitt Materialangaben ergänzt Du bei Bedarf – alle Felder sind optional: - EK-Preis (Netto-Einkaufspreis pro Einheit) - Gebindegröße - Artikelnummer - EAN - Lieferant 5. Speichere das Material. 53340-neues-material Materialien im Angebot nutzen Beim Schreiben eines Angebots findest und übernimmst Du Deine gespeicherten Materialien direkt aus der Bibliothek – Du musst Preise und Artikeldaten nicht jedes Mal neu eintippen. So bleiben Deine Angebote schnell erstellt und einheitlich. Veraltete Einkaufspreise aktualisieren Ändern sich die Einkaufspreise Deines Lieferanten, weist Dich craftivo darauf hin. Im Material-Dialog erscheint dann der Hinweis „Materialpreise veraltet". Du entscheidest bewusst per Klick, ob Du die hinterlegten Preise auf den neuen Stand bringst – nichts wird ungefragt überschrieben. Materialien per Preisliste importieren Größere Bestände legst Du nicht einzeln an, sondern importierst sie als Preisliste (Excel oder CSV) inklusive Materialfeldern und Kategorien. Beim erneuten Import aktualisiert craftivo vorhandene Artikel und zeigt Dir die Preise vorher und nachher. Wie der Import genau abläuft, liest Du im Artikel „Positionen aus Excel oder CSV in die Bibliothek importieren". Gebinde, Preisstand und Verschnitt Beim Material in der Positionsbibliothek (Einstellungen → Position-Bibliothek, Reiter Materialien) pflegst du zusätzlich: - Gebindegröße, Gebinde-Einheit, Gebindepreis und Gebindeart (z. B. „Rolle") - den Preisstand (wann der EK gilt) Im Angebots-Editor an einer Materialzeile der Kalkulation: - Verschnitt % – erhöht nur die Einkaufsmenge, nicht die Angebotsmenge - Volle Gebinde abrechnen – rundet auf ganze Gebinde auf (z. B. 30 lfm Bedarf → 2 × Rolle à 25 lfm) Die Erklärung unter der Zeile zeigt die Rechnung Schritt für Schritt. 🖼️ BILD NÖTIG: Material-Dialog mit Gebindeart; Kalkulation mit „Verschnitt %" und „Volle Gebinde abrechnen"

Zuletzt aktualisiert am Sep 23, 2026

Farben und Schriftart für deine Belege festlegen

Du kannst festlegen, mit welchen Farben und welcher Schriftart deine Angebote und Rechnungen als PDF erscheinen. So passen deine Belege zum Auftritt deines Betriebs. Wo du das einstellst 1. Gehe zu Einstellungen → Unternehmen. 2. Öffne den Reiter „Farben". 3. Du siehst die Karte „Farben & Schriftart" mit einer Live-Vorschau daneben. 64697-farben-schriftart Farben wählen - Primärfarbe – die Hauptfarbe deines Betriebs. Sie wirkt in Überschriften und Akzenten des Angebots- und Rechnungs-PDF. - Sekundärfarbe – die ergänzende Farbe für weitere Elemente. Die Vorschau zeigt sofort, wie der Beleg mit den gewählten Farben aussieht. Setzt du die Farben zurück, verwendet craftivo wieder das neutrale Standard-Design. Schriftart wählen Unter „Schriftart" wählst du aus mehreren Schriften – gruppiert in „Ohne Serifen" und „Mit Serifen". Die Schriftart gilt für den ganzen Beleg. Nur Mengen und Beträge bleiben aus Gründen der Lesbarkeit einheitlich gesetzt. Ist eine früher gespeicherte Schrift nicht mehr verfügbar, fällt der Beleg automatisch auf eine Standardschrift (Helvetica) zurück – nie auf eine leere Auswahl. Gut zu wissen - Farben und Schriftart wirken im Angebots- und Rechnungs-PDF. Andere Belege übernehmen das gleiche Design. - Änderungen gelten für neu erzeugte PDFs. Prüfe das Ergebnis am besten über die Vorschau, bevor du speicherst. Logo-Größe auf Seite 1 und Folgeseiten Unter Einstellungen → Unternehmen → Logo & Briefkopf (Bereich Dokumentanzeige) legst du fest: - Logo-Größe auf Seite 1 — klein, mittel (Standard) oder groß - Schalter Logo auch auf Folgeseiten anzeigen - Dann zusätzlich Logo-Größe auf Folgeseiten (ebenfalls klein / mittel / groß) Die Vorschau zeigt Seite 1 und Folgeseiten getrennt. Ohne hochgeladenes Logo erscheinen die Größenwahl-Felder nicht. 🖼️ BILD NÖTIG: Logo & Briefkopf mit „Logo-Größe auf Seite 1" und „Logo-Größe auf Folgeseiten"

Zuletzt aktualisiert am Sep 23, 2026