Einstellungen

Firmendaten einrichten

Deine Firmendaten erscheinen auf Angeboten, Rechnungen und anderen Dokumenten. Hier erfährst du, wie du alles richtig einrichtest. Wo finde ich die Firmendaten? 1. Klicke auf Einstellungen im Hauptmenu. 2. Gehe zum Bereich Firmendaten (oder Branding). Hier kannst du alle Angaben zu deinem Betrieb hinterlegen. Firmenname und Adresse Dein Firmenname und die Adresse erscheinen auf all deinen Dokumenten – im Briefkopf, in der Absenderzeile und in der Fußzeile. 1. Gib den Firmennamen ein (z.B. "Müller Sanitär GmbH"). 2. Fülle die Adresse aus: - Straße und Hausnummer - Postleitzahl und Stadt - Land 3. Klicke auf Speichern. Gut zu wissen: Die Adresse wird automatisch in die Absenderzeile deiner Dokumente übernommen. Kontaktdaten Trage deine Erreichbarkeiten ein, damit Kunden dich kontaktieren können: - E-Mail-Adresse – Wird auf Dokumenten und im Kontaktblock angezeigt - Telefon – Festnetznummer des Betriebs - Mobilnummer – Optional, falls Kunden dich mobil erreichen sollen - Website – Deine Firmenwebsite (optional) Logo und Briefpapier Dein Logo und Briefpapier sorgen für einen professionellen Auftritt: Logo hochladen: 1. Klicke auf Logo hochladen. 2. Wähle eine Bilddatei aus (JPG oder PNG). 3. Das Logo erscheint ab sofort auf deinen Dokumenten. Briefpapier hochladen: 1. Klicke auf Briefpapier hochladen. 2. Wähle ein PDF oder Bild mit deinem Briefpapier-Design. 3. Das Briefpapier wird als Hintergrund für die erste Seite deiner Dokumente verwendet. 4. Optional: Lade ein separates Briefpapier für Folgeseiten hoch. Du kannst außerdem steuern, was auf deinen Dokumenten angezeigt wird: - Logo auf Dokumenten anzeigen – Ein/Aus - Absenderzeile anzeigen – Ein/Aus - Kontaktblock anzeigen – Ein/Aus - Fußzeile anzeigen – Ein/Aus Tipp: Wenn du ein Briefpapier mit eingebautem Logo verwendest, schalte "Logo auf Dokumenten anzeigen" aus, damit es nicht doppelt erscheint. Steuerinformationen Diese Angaben sind wichtig für deine Rechnungen und Angebote: - Steuernummer – Deine Steuernummer vom Finanzamt (z.B. "123/456/78901") - USt-IdNr. – Deine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (z.B. "DE123456789"). Nur nötig, wenn du eine hast. - Handelsregister – Handelsregisternummer, falls vorhanden (z.B. "HRB 12345 AG München") Gut zu wissen: Die Steuernummer und USt-IdNr. werden automatisch in der Fußzeile deiner Rechnungen angezeigt. Das ist gesetzlich vorgeschrieben. Bankverbindung Deine Bankdaten erscheinen auf Rechnungen, damit Kunden wissen, wohin sie überweisen sollen: 1. Gib den Banknamen ein (z.B. "Sparkasse München"). 2. Gib die IBAN ein (z.B. "DE89 3704 0044 0532 0130 00"). 3. Gib den BIC ein (z.B. "COBADEFFXXX"). 4. Klicke auf Speichern. Du kannst auch mehrere Bankverbindungen hinterlegen, falls du verschiedene Konten nutzt. Tipp: Die Bankverbindung wird in der Fußzeile deiner Rechnungen angezeigt. Kontrolliere die IBAN sorgfältig – ein Tippfehler bedeutet, dass Kunden an die falsche Stelle überweisen. Verantwortliche Person Manche Rechtsformen erfordern die Angabe einer verantwortlichen Person auf Geschäftsdokumenten: - Art – z.B. Geschäftsführer, Inhaber - Name – Der vollständige Name - Zuständiges Gericht – Falls relevant (z.B. bei GmbH: "Amtsgericht München") Markenfarben Personalisiere das Erscheinungsbild deiner Dokumente mit deinen Firmenfarben: - Primärfarbe – Hauptfarbe für Überschriften und Akzente auf Dokumenten - Sekundärfarbe – Zusätzliche Farbe für Details Klicke auf das Farbfeld, um einen Farbwähler zu öffnen, oder gib den Farbcode direkt ein (z.B. "#1B4D89"). Häufige Fragen Muss ich alle Felder ausfüllen? Nein, nur Firmenname und Adresse sind wichtig. Die restlichen Angaben kannst du nach und nach ergänzen. Wo werden meine Firmendaten angezeigt? Auf allen Dokumenten, die du in craftivo erstellst: Angebote, Rechnungen, Kostenvoranschläge, Lieferscheine und mehr. Kann ich verschiedene Firmendaten für verschiedene Dokumente verwenden? Nein, die Firmendaten gelten einheitlich für alle Dokumente deiner Organisation. Wie ändere ich meinen Firmennamen? Gehe einfach auf Einstellungen > Firmendaten und ändere den Namen. Die Änderung gilt ab sofort für alle neuen Dokumente.

Nummernkreise und Einstellungen

In craftivo werden Angebote, Rechnungen und andere Dokumente automatisch durchnummeriert. Hier erfährst du, wie du die Nummerierung anpasst und welche weiteren Einstellungen es gibt. Nummernkreise verstehen Ein Nummernkreis bestimmt, wie die Nummern deiner Dokumente aussehen. Jeder Dokumenttyp hat seinen eigenen Nummernkreis: - Kunden – z.B. K-00001, K-00002, ... - Projekte – z.B. P-26-0001, P-26-0002, ... - Aufträge – z.B. AU-2026-001, AU-2026-002, ... - Angebote – z.B. ANG-26-0001, ANG-26-0002, ... - Kostenvoranschläge – z.B. KV-26-0001, KV-26-0002, ... - Auftragsbestätigungen – z.B. AB-26-0001, AB-26-0002, ... - Lieferscheine – z.B. LS-00001, LS-00002, ... - Rechnungen – z.B. RE-2026-00001, RE-2026-00002, ... - Gutschriften – z.B. G-00001, G-00002, ... Gut zu wissen: Die Nummern werden automatisch vergeben – du musst dich um nichts kümmern. Aber du kannst das Format anpassen, wenn du möchtest. Nummernkreis anpassen 1. Gehe auf Einstellungen. 2. Öffne den Bereich Nummernkreise. 3. Klicke auf den Nummernkreis, den du anpassen möchtest (z.B. "Rechnungen"). 4. Passe folgende Werte an: Präfix – Der Text vor der Nummer. Beispiele: - RE- für Rechnungen - ANG- für Angebote - 2026-RE- wenn du das Jahr im Präfix haben willst Format – Bestimmt, wie die Nummer aufgebaut ist. Verfügbare Platzhalter: - {prefix} – Dein gewähltes Präfix - {number} – Die laufende Nummer - {year4} – Vierstelliges Jahr (z.B. 2026) - {year2} – Zweistelliges Jahr (z.B. 26) Mindestlänge – Wie viele Stellen die Nummer mindestens haben soll. Bei Mindestlänge 5 wird aus "1" die Nummer "00001". Startwert – Ab welcher Nummer gezählt wird (Standard: 1). 5. Rechts siehst du eine Vorschau, wie die nächste Nummer aussehen wird. 6. Klicke auf Speichern. Tipp: Ändere das Format am besten nur am Jahresanfang oder bevor du das erste Dokument dieses Typs erstellst. Sonst kann es zu Lücken oder uneinheitlichen Nummern kommen. Zurücksetzung der Nummern Du kannst festlegen, wann die Nummerierung wieder bei 1 anfängt: - Nie – Die Nummer läuft immer weiter hoch (z.B. K-00001, K-00002, ... bis unendlich) - Jährlich – Am 1. Januar startet die Nummer wieder bei 1 (z.B. RE-2026-00001, dann RE-2027-00001) - Monatlich – Jeden Monat startet die Nummer bei 1 - Geschäftsjahr – Zurücksetzung zum Beginn deines Geschäftsjahres Gut zu wissen: Für Rechnungen ist eine jährliche Zurücksetzung am gängigsten. So siehst du am Jahr in der Nummer sofort, wann die Rechnung erstellt wurde. Zahlungsbedingungen Zahlungsbedingungen erscheinen auf deinen Rechnungen und legen fest, bis wann der Kunde zahlen muss. Zahlungsbedingungen anzeigen und verwalten: 1. Gehe auf Einstellungen. 2. Öffne den Bereich Zahlungsbedingungen. 3. Hier siehst du alle vorhandenen Zahlungsbedingungen. Neue Zahlungsbedingung erstellen: 1. Klicke auf Neue Zahlungsbedingung. 2. Gib einen Namen ein (z.B. "30 Tage netto"). 3. Gib die Zahlungsfrist in Tagen ein (z.B. 30). 4. Optional: Lege einen Skonto fest: - Skonto-Tage – Innerhalb wie vieler Tage der Skonto gilt (z.B. 10) - Skonto-Prozent – Wie viel Prozent Nachlass der Kunde bekommt (z.B. 2%) 5. Klicke auf Speichern. Du kannst eine Zahlungsbedingung als Standard markieren – sie wird dann automatisch für neue Rechnungen vorgeschlagen. Tipp: Gängige Zahlungsbedingungen sind "14 Tage netto", "30 Tage netto" oder "10 Tage 2% Skonto, 30 Tage netto". Einheiten Einheiten werden in Angeboten und Rechnungen verwendet, um Mengen anzugeben (z.B. "5 Stück" oder "12 m²"). craftivo liefert dir schon eine gute Auswahl an Standard-Einheiten: - Mengen – Stück, Pauschal, Satz, Paar - Zeit – Stunde, Minute, Tag, Woche, Monat - Länge – Meter, Zentimeter, Millimeter, Laufmeter - Fläche – Quadratmeter (m²), Hektar - Volumen – Kubikmeter (m³), Liter - Gewicht – Kilogramm, Gramm, Tonne - Sonstige – Prozent, Euro Eigene Einheit hinzufügen: 1. Gehe auf Einstellungen > Einheiten. 2. Klicke auf Neue Einheit. 3. Gib Name (z.B. "Karton") und Abkürzung (z.B. "Krt.") ein. 4. Wähle eine Kategorie (z.B. "Menge"). 5. Klicke auf Speichern. Textbausteine Textbausteine sind vorgefertigte Texte, die du in Angeboten und Rechnungen verwenden kannst. Sie sparen dir Zeit, weil du nicht jedes Mal den gleichen Text tippen musst. Es gibt zwei Arten: 1. Dokumenttexte (Einleitungs- und Schlusstexte) Standardtexte für den Anfang und das Ende deiner Dokumente: - Einleitungstext – Erscheint oben im Dokument, z.B. "Vielen Dank für Ihre Anfrage. Gerne unterbreiten wir Ihnen folgendes Angebot..." - Schlusstext – Erscheint unten, z.B. "Wir freuen uns auf Ihren Auftrag..." Du kannst für jeden Dokumenttyp (Angebot, Rechnung, etc.) eigene Texte hinterlegen. 2. Textbausteine in Kategorien Wiederverwendbare Textblöcke, die du nach Themen sortieren kannst: - Erstelle Kategorien (z.B. "Baustellen-Hinweise", "Rechtliches", "Zahlungshinweise") - Lege innerhalb jeder Kategorie einzelne Textbausteine an - Beim Erstellen von Dokumenten kannst du dann schnell den passenden Text einfügen Textbausteine verwalten: 1. Gehe auf Einstellungen > Textbausteine. 2. Erstelle Kategorien und füge Textbausteine hinzu. 3. Für jeden Baustein kannst du festlegen, ob er aktiv ist. Tipp: Lege dir Textbausteine für häufig wiederkehrende Hinweise an, z.B. "Aufmaß vor Ort nötig" oder "Preise zzgl. MwSt.". So geht das Erstellen von Angeboten viel schneller. Häufige Fragen Kann ich Nummernkreise nachträglich ändern? Ja, aber bestehende Dokumente behalten ihre alte Nummer. Die Änderung gilt nur für neue Dokumente. Was passiert, wenn ich den Startwert ändere? Die nächste Nummer wird ab dem neuen Startwert vergeben. Schon vergebene Nummern bleiben unverändert. Kann ich eine Zahlungsbedingung löschen, die schon auf Rechnungen verwendet wird? Nein, Zahlungsbedingungen, die in Verwendung sind, können nicht gelöscht werden. Kann ich die Reihenfolge der Einheiten ändern? Ja, du kannst Einheiten per Drag-and-Drop umsortieren. Die Reihenfolge bestimmt, in welcher Reihenfolge sie in Dropdowns angezeigt werden. Werden meine Textbausteine bei einem Update gelöscht? Nein, deine Textbausteine sind sicher. Sie gehören zu deiner Organisation und werden nicht überschrieben.

AGB hinterlegen und beim Versand anhängen

Du kannst deine AGB als PDF in craftivo hinterlegen und sie beim E-Mail-Versand mit einem Klick als Anhang mitschicken. So hat dein Kunde deine Geschäftsbedingungen direkt dabei. AGB hochladen 1. Öffne die Einstellungen und gehe zu Unternehmen. 2. Wechsle oben auf den Reiter Rechtliches. 3. Scrolle ganz nach unten zum Abschnitt AGB und klicke auf AGB-PDF hochladen. 4. Wähle deine PDF-Datei aus (nur PDF, maximal 2,5 MB). 5. Klicke unten auf Alle speichern. Deine AGB sind jetzt hinterlegt. AGB beim Versand anhängen Wenn du aus einem Projekt oder einer Kundenanfrage eine E-Mail verschickst, kannst du deine hinterlegte AGB mit einem Klick als Anhang hinzufügen. - Die AGB ist nicht automatisch vorausgewählt – du entscheidest pro E-Mail, ob sie mitgeht. Gut zu wissen - Du hinterlegst die AGB einmal – sie steht dann bei jedem E-Mail-Versand aus Projekten und Kundenanfragen zur Verfügung. - Tauschst du die Datei aus, gilt ab dann automatisch die neue Version. - Die Datei muss ein PDF sein und darf höchstens 2,5 MB groß sein.

Die Seitenleiste an deine Arbeit anpassen

Du kannst die linke Seitenleiste so einrichten, wie du arbeitest: die Reihenfolge der Punkte per Ziehen ändern und Einträge ausblenden, die du nie brauchst. Die Anpassung gilt nur für dich – deine Kollegen behalten ihre eigene Ansicht. Wo du die Seitenleiste anpasst 1. Klicke in der Seitenleiste auf Persönlich. 2. Wähle den Eintrag Navigation. Was du einstellen kannst Auf der Seite Navigation findest du die Karte Seitenleiste anpassen: - Reihenfolge ändern: Pack einen Eintrag am Ziehgriff (links) und zieh ihn nach oben oder unten an die gewünschte Stelle. - Ausblenden / Einblenden: Klick auf das Augen-Symbol rechts neben einem Eintrag. Ausgeblendete Einträge werden durchgestrichen dargestellt. - Übernehmen: Klick auf Speichern. Erst dann ändert sich deine echte Seitenleiste – vorher kannst du in Ruhe ausprobieren. Mit Abbrechen verwirfst du deine Änderungen. Auf Standard zurücksetzen Möchtest du wieder die ursprüngliche Ansicht? Klick unten links auf Standard wiederherstellen – die Seitenleiste ist dann wieder wie ausgeliefert. Diese Punkte bleiben immer sichtbar Dashboard und Persönlich kannst du nicht ausblenden (sie tragen ein Schloss-Symbol „Immer sichtbar") – damit du dich nicht versehentlich von der Startseite oder deinen Einstellungen aussperrst. Verschieben darfst du sie aber. Gut zu wissen - Deine Anpassung gilt pro Nutzer und pro Organisation. Arbeitest du in mehreren Organisationen, richtest du jede einzeln ein. - Kommt später ein neuer Menüpunkt dazu, erscheint er automatisch (am Ende der Liste) – es geht dir nichts verloren.

E-Mail-Signatur einrichten

Hinterlege eine professionelle E-Mail-Signatur, die automatisch unter deinen Nachrichten stehen kann. Du kannst mehrere Signaturen anlegen – einfach im visuellen Modus oder als HTML mit Logo und Tabellen-Layout. Wo du Signaturen verwaltest 1. Öffne die Einstellungen und gehe zu Integrationen. 2. Scrolle ganz nach unten zum Abschnitt E-Mail-Signaturen. Eine Signatur anlegen 1. Klicke auf Neue Signatur. 2. Vergib einen Namen (z.B. „Standard" oder „Vertrieb"). 3. Gib den Inhalt ein – wähle dazu oben den Modus: - Visuell: einfach lostippen (wie in einem Textfeld). - HTML: für aufwändige Signaturen mit Logo und Tabellen-Layout. Die Vorschau zeigt dir live, wie deine Signatur aussieht. 4. Klicke auf Speichern. Du kannst mehrere Signaturen führen und eine davon über den Stern als Standard markieren. Logo oder Bild in die Signatur einfügen Dein Logo oder Foto kommt jetzt ohne HTML-Kenntnisse in die Signatur. Im Modus Visuell hast du drei Wege: - Ziehe das Bild einfach in das Signatur-Feld hinein. - Füge es mit Strg+V ein. - Klicke in der Leiste über dem Textfeld auf das Bild-Symbol (Bild einfügen) und wähle die Datei. Die Größe änderst du danach, indem du an den Ecken des Bildes ziehst. Große Fotos werden beim Hochladen automatisch verkleinert, damit sie beim Empfänger sicher ankommen. Fügst du eine fertige Signatur mit Logo ein, übernimmt craftivo das Bild automatisch mit. Unterstützt werden PNG-, JPG-, WebP- und GIF-Bilder bis 10 MB. Kann ein eingefügtes Bild nicht übernommen werden, weist dich craftivo darauf hin („Ein eingefügtes Bild konnte nicht übernommen werden") – füge es dann als PNG- oder JPG-Datei neu ein. Signatur beim E-Mail-Schreiben verwenden Wenn du in craftivo eine E-Mail schreibst: - Schalte unten Signatur anhängen ein. - Über die Auswahl daneben wählst du die gewünschte Signatur – oder Keine Signatur. Deine Wahl wird gemerkt. Die Signatur wird beim Senden genau einmal sauber angehängt – auch aufwändige Signaturen mit Logo und Tabellen bleiben dabei erhalten. Gut zu wissen - Signaturen gelten organisationsweit – alle im Betrieb können sie nutzen. - Im HTML-Modus sind Tabellen, Bilder/Logo sowie Schrift- und Farb-Formatierungen erlaubt. Aus Sicherheitsgründen werden Skripte automatisch entfernt.

Anlagen-Bibliothek: PDFs automatisch mit E-Mails anhängen

Hinterlege feste PDF-Anlagen – zum Beispiel deine AGB oder eine Bitte um Bewertung – und lege fest, zu welchen Dokumentarten sie gehören. Beim E-Mail-Versand hängt craftivo die passende Anlage dann automatisch mit an. Wo du die Anlagen-Bibliothek findest 1. Öffne die Einstellungen und gehe im Bereich Unternehmen auf Unternehmen. 2. Wechsle auf den Reiter Rechtliches. 3. Scrolle zum Abschnitt Anlagen. Eine Anlage hinterlegen 1. Klicke auf PDF hochladen und wähle deine Datei. 2. Setze darunter die Häkchen bei den Dokumentarten, zu denen die Anlage gehören soll: Angebot, Kostenvoranschlag, Auftragsbestätigung, Lieferschein, Rechnung, Abschlagsrechnung, Schlussrechnung, Gutschrift oder Mahnung. Deine Auswahl wird sofort gespeichert. Es gilt: Nur PDF, maximal 2,5 MB. Maximal 10 Anlagen je Betrieb. Beispiel: Hängst du deine AGB an die Dokumentart Angebot, geht sie künftig bei jedem Angebot automatisch mit. Eine Bewertungsbitte ordnest du zum Beispiel der Schlussrechnung zu. Beim E-Mail-Versand Schreibst du eine E-Mail zu einem Dokument, wählt craftivo die passenden Anlagen im Anhang-Bereich unter Anlagen schon vor. Verschickst du etwa eine Schlussrechnung, ist die dafür markierte Anlage bereits als Anhang gesetzt. Willst du eine Anlage bei dieser einen E-Mail doch nicht mitschicken, entferne sie einfach – craftivo hängt sie dann auch nicht erneut von selbst an. Deine bisherige AGB Hattest du zuvor schon eine AGB-Datei hinterlegt, übernimmt craftivo sie automatisch in die Anlagen-Bibliothek. Du erkennst sie am Badge Übernommen – du musst nichts neu hochladen. In der Kommunikations-Historie siehst du bei jeder gesendeten E-Mail unter Anlagen, welche Dateien tatsächlich mitgeschickt wurden.