Nummernkreise und Einstellungen
In craftivo werden Angebote, Rechnungen und andere Dokumente automatisch durchnummeriert. Hier erfährst du, wie du die
Nummerierung anpasst und welche weiteren Einstellungen es gibt.
Nummernkreise verstehen
Ein Nummernkreis bestimmt, wie die Nummern deiner Dokumente aussehen. Jeder Dokumenttyp hat seinen eigenen Nummernkreis:
- Kunden – z.B. K-00001, K-00002, ...
- Projekte – z.B. P-26-0001, P-26-0002, ...
- Aufträge – z.B. AU-2026-001, AU-2026-002, ...
- Angebote – z.B. ANG-26-0001, ANG-26-0002, ...
- Kostenvoranschläge – z.B. KV-26-0001, KV-26-0002, ...
- Auftragsbestätigungen – z.B. AB-26-0001, AB-26-0002, ...
- Lieferscheine – z.B. LS-00001, LS-00002, ...
- Rechnungen – z.B. RE-2026-00001, RE-2026-00002, ...
- Gutschriften – z.B. G-00001, G-00002, ...
Gut zu wissen: Die Nummern werden automatisch vergeben – du musst dich um nichts kümmern. Aber du kannst das Format
anpassen, wenn du möchtest.
Nummernkreis anpassen
1. Gehe auf Einstellungen.
2. Öffne den Bereich Nummernkreise.
3. Klicke auf den Nummernkreis, den du anpassen möchtest (z.B. "Rechnungen").
4. Passe folgende Werte an:
Präfix – Der Text vor der Nummer. Beispiele:
- RE- für Rechnungen
- ANG- für Angebote
- 2026-RE- wenn du das Jahr im Präfix haben willst
Format – Bestimmt, wie die Nummer aufgebaut ist. Verfügbare Platzhalter:
- {prefix} – Dein gewähltes Präfix
- {number} – Die laufende Nummer
- {year4} – Vierstelliges Jahr (z.B. 2026)
- {year2} – Zweistelliges Jahr (z.B. 26)
Mindestlänge – Wie viele Stellen die Nummer mindestens haben soll. Bei Mindestlänge 5 wird aus "1" die Nummer "00001".
Startwert – Ab welcher Nummer gezählt wird (Standard: 1).
5. Rechts siehst du eine Vorschau, wie die nächste Nummer aussehen wird.
6. Klicke auf Speichern.
Tipp: Ändere das Format am besten nur am Jahresanfang oder bevor du das erste Dokument dieses Typs erstellst. Sonst kann
es zu Lücken oder uneinheitlichen Nummern kommen.
Zurücksetzung der Nummern
Du kannst festlegen, wann die Nummerierung wieder bei 1 anfängt:
- Nie – Die Nummer läuft immer weiter hoch (z.B. K-00001, K-00002, ... bis unendlich)
- Jährlich – Am 1. Januar startet die Nummer wieder bei 1 (z.B. RE-2026-00001, dann RE-2027-00001)
- Monatlich – Jeden Monat startet die Nummer bei 1
- Geschäftsjahr – Zurücksetzung zum Beginn deines Geschäftsjahres
Gut zu wissen: Für Rechnungen ist eine jährliche Zurücksetzung am gängigsten. So siehst du am Jahr in der Nummer sofort,
wann die Rechnung erstellt wurde.
Zahlungsbedingungen
Zahlungsbedingungen erscheinen auf deinen Rechnungen und legen fest, bis wann der Kunde zahlen muss.
Zahlungsbedingungen anzeigen und verwalten:
1. Gehe auf Einstellungen.
2. Öffne den Bereich Zahlungsbedingungen.
3. Hier siehst du alle vorhandenen Zahlungsbedingungen.
Neue Zahlungsbedingung erstellen:
1. Klicke auf Neue Zahlungsbedingung.
2. Gib einen Namen ein (z.B. "30 Tage netto").
3. Gib die Zahlungsfrist in Tagen ein (z.B. 30).
4. Optional: Lege einen Skonto fest:
- Skonto-Tage – Innerhalb wie vieler Tage der Skonto gilt (z.B. 10)
- Skonto-Prozent – Wie viel Prozent Nachlass der Kunde bekommt (z.B. 2%)
5. Klicke auf Speichern. Du kannst eine Zahlungsbedingung als Standard markieren – sie wird dann automatisch für neue
Rechnungen vorgeschlagen.
Tipp: Gängige Zahlungsbedingungen sind "14 Tage netto", "30 Tage netto" oder "10 Tage 2% Skonto, 30 Tage netto".
Einheiten
Einheiten werden in Angeboten und Rechnungen verwendet, um Mengen anzugeben (z.B. "5 Stück" oder "12 m²").
craftivo liefert dir schon eine gute Auswahl an Standard-Einheiten:
- Mengen – Stück, Pauschal, Satz, Paar
- Zeit – Stunde, Minute, Tag, Woche, Monat
- Länge – Meter, Zentimeter, Millimeter, Laufmeter
- Fläche – Quadratmeter (m²), Hektar
- Volumen – Kubikmeter (m³), Liter
- Gewicht – Kilogramm, Gramm, Tonne
- Sonstige – Prozent, Euro
Eigene Einheit hinzufügen:
1. Gehe auf Einstellungen > Einheiten.
2. Klicke auf Neue Einheit.
3. Gib Name (z.B. "Karton") und Abkürzung (z.B. "Krt.") ein.
4. Wähle eine Kategorie (z.B. "Menge").
5. Klicke auf Speichern.
Textbausteine
Textbausteine sind vorgefertigte Texte, die du in Angeboten und Rechnungen verwenden kannst. Sie sparen dir Zeit, weil
du nicht jedes Mal den gleichen Text tippen musst.
Es gibt zwei Arten:
1. Dokumenttexte (Einleitungs- und Schlusstexte) Standardtexte für den Anfang und das Ende deiner Dokumente:
- Einleitungstext – Erscheint oben im Dokument, z.B. "Vielen Dank für Ihre Anfrage. Gerne unterbreiten wir Ihnen
folgendes Angebot..."
- Schlusstext – Erscheint unten, z.B. "Wir freuen uns auf Ihren Auftrag..."
Du kannst für jeden Dokumenttyp (Angebot, Rechnung, etc.) eigene Texte hinterlegen.
2. Textbausteine in Kategorien Wiederverwendbare Textblöcke, die du nach Themen sortieren kannst:
- Erstelle Kategorien (z.B. "Baustellen-Hinweise", "Rechtliches", "Zahlungshinweise")
- Lege innerhalb jeder Kategorie einzelne Textbausteine an
- Beim Erstellen von Dokumenten kannst du dann schnell den passenden Text einfügen
Textbausteine verwalten:
1. Gehe auf Einstellungen > Textbausteine.
2. Erstelle Kategorien und füge Textbausteine hinzu.
3. Für jeden Baustein kannst du festlegen, ob er aktiv ist.
Tipp: Lege dir Textbausteine für häufig wiederkehrende Hinweise an, z.B. "Aufmaß vor Ort nötig" oder "Preise zzgl.
MwSt.". So geht das Erstellen von Angeboten viel schneller.
Häufige Fragen
Kann ich Nummernkreise nachträglich ändern? Ja, aber bestehende Dokumente behalten ihre alte Nummer. Die Änderung gilt
nur für neue Dokumente.
Was passiert, wenn ich den Startwert ändere? Die nächste Nummer wird ab dem neuen Startwert vergeben. Schon vergebene
Nummern bleiben unverändert.
Kann ich eine Zahlungsbedingung löschen, die schon auf Rechnungen verwendet wird? Nein, Zahlungsbedingungen, die in
Verwendung sind, können nicht gelöscht werden.
Kann ich die Reihenfolge der Einheiten ändern? Ja, du kannst Einheiten per Drag-and-Drop umsortieren. Die Reihenfolge
bestimmt, in welcher Reihenfolge sie in Dropdowns angezeigt werden.
Werden meine Textbausteine bei einem Update gelöscht? Nein, deine Textbausteine sind sicher. Sie gehören zu deiner
Organisation und werden nicht überschrieben.
