Zeiteinträge genehmigen

Zeiteinträge genehmigen

In craftivo durchlaufen Zeiteinträge einen Freigabeprozess. Mitarbeiter reichen ihre Zeiten ein, und Admins oder Manager prüfen und genehmigen sie. So hast du als Chef die Kontrolle über die erfassten Arbeitszeiten.

So funktioniert der Freigabeprozess

Jeder Zeiteintrag hat einen Status. Der Ablauf sieht so aus:

1. Entwurf -- Der Mitarbeiter hat die Zeit erfasst, aber noch nicht eingereicht.
2. Eingereicht -- Der Mitarbeiter hat die Zeit zur Prüfung eingereicht.
3. Genehmigt -- Ein Admin oder Manager hat die Zeit freigegeben.
4. Abgelehnt -- Die Zeit wurde abgelehnt (mit Begründung).

[Bild: Ablaufdiagramm mit den vier Status: Entwurf -> Eingereicht -> Genehmigt oder Abgelehnt]

Zeiteinträge einreichen (für Mitarbeiter)

Wenn du deine Zeiten fertig erfasst hast, reichst du sie zur Genehmigung ein:

1. Gehe auf die Seite Zeiterfassung.
2. Finde den Zeiteintrag, den du einreichen möchtest.
3. Klicke auf Einreichen.

Der Status wechselt von "Entwurf" zu "Eingereicht". Dein Chef kann den Eintrag jetzt sehen und prüfen.

[Bild: Ein Zeiteintrag mit dem Button "Einreichen" neben dem Status "Entwurf"]

Zeiteinträge genehmigen (für Admins und Manager)

Als Admin oder Manager siehst du alle eingereichten Zeiteinträge deines Teams:

1. Gehe auf Zeiterfassung > Verwaltung.
2. Du siehst eine Liste aller eingereichten Einträge.
3. Prüfe die Details: Mitarbeiter, Datum, Uhrzeit, Projekt und Pause.
4. Klicke auf Genehmigen (Häkchen), um den Eintrag freizugeben.

[Bild: Die Verwaltungsansicht mit einer Liste eingereicherter Zeiteinträge und den Aktions-Buttons Genehmigen/Ablehnen]

Du kannst die Liste filtern nach:

• Mitarbeiter -- Zeige nur Einträge eines bestimmten Mitarbeiters
• Status -- Eingereicht, Genehmigt, Abgelehnt oder Alle
• Zeitraum -- Filtere nach Datum (von/bis)
• Projekt -- Zeige nur Einträge eines bestimmten Projekts

Zeiteinträge ablehnen

Wenn ein Zeiteintrag nicht stimmt, kannst du ihn ablehnen:

1. Klicke auf Ablehnen (X-Symbol) neben dem Eintrag.
2. Gib eine Begründung ein (mindestens 10 Zeichen).
3. Bestätige die Ablehnung.

Der Mitarbeiter sieht die Begründung und kann den Eintrag korrigieren und erneut einreichen.

[Bild: Der Ablehnungs-Dialog mit dem Textfeld für die Begründung]

Was passiert nach der Ablehnung?

Wenn ein Zeiteintrag abgelehnt wird:

1. Der Mitarbeiter sieht den Status Abgelehnt mit der Begründung.
2. Der Mitarbeiter kann den Eintrag korrigieren (z.B. Zeiten oder Projekt ändern).
3. Nach der Korrektur reicht der Mitarbeiter den Eintrag erneut ein.
4. Der Admin/Manager prüft und genehmigt ihn.

Genehmigte Zeiten und Lohnabrechnung

Genehmigte Zeiteinträge bilden die Grundlage für die Lohnabrechnung:

• Genehmigte Einträge können nicht mehr vom Mitarbeiter bearbeitet werden -- die Zeiten sind damit "festgeschrieben".
• Admins können genehmigte Einträge bei Bedarf noch korrigieren.
• Alle Änderungen werden in der Änderungshistorie protokolliert -- so ist alles nachvollziehbar.

Häufige Fragen

Kann ich mehrere Einträge gleichzeitig genehmigen?

Ja, du kannst in der Verwaltungsansicht mehrere Einträge auswählen und gesammelt genehmigen.

Wer kann Zeiteinträge genehmigen?

Nur Nutzer mit der Rolle Admin oder Manager können Zeiteinträge genehmigen oder ablehnen. Normale Mitarbeiter sehen nur ihre eigenen Einträge.

Kann ein Mitarbeiter seine eingereichten Zeiten zurückziehen?

Nein, eingereichte Einträge müssen vom Admin/Manager genehmigt oder abgelehnt werden. Der Mitarbeiter kann sie nicht selbst zurücknehmen.

Werden Änderungen an Zeiteinträgen protokolliert?

Ja, jede Änderung wird in einer Änderungshistorie gespeichert. So siehst du genau, wer wann was geändert hat.

Aktualisiert am: 24/03/2026