Artikel über: Angebote & Rechnungen

Rechnungsstatus und Zahlungen

Du hast eine Rechnung verschickt -- jetzt willst du wissen, ob der Kunde bezahlt hat. Hier erfaehrst du, wie du Zahlungen verfolgst und bei Bedarf Zahlungserinnerungen verschickst.

Der Status-Ablauf einer Rechnung

Jede Rechnung durchlaeuft folgende Status-Stufen:

Entwurf -- Die Rechnung wird noch bearbeitet
Fertiggestellt -- Die Rechnung ist bereit zum Versand (Rechnungsnummer vergeben)
Versendet -- Die Rechnung wurde dem Kunden zugestellt
Bezahlt -- Die Rechnung ist vollstaendig bezahlt
Ueberfaellig -- Das Zahlungsziel ist abgelaufen, die Rechnung ist noch offen

Zusaetzlich gibt es:

Teilweise bezahlt -- Der Kunde hat einen Teil des Betrags bezahlt
Storniert -- Die Rechnung wurde storniert

[Bild: Status-Ablauf einer Rechnung als Diagramm mit den verschiedenen Status-Stufen]

Zahlungsstatus im Blick

Rechnungsuebersicht

Unter Rechnungen im Hauptmenue siehst du alle deine Rechnungen auf einen Blick:

Farbige Status-Badges zeigen dir sofort, welche Rechnungen offen, bezahlt oder ueberfaellig sind
Filtere nach Status, um z.B. nur offene oder nur ueberfaellige Rechnungen anzuzeigen
Die Uebersicht zeigt den Gesamtbetrag, den bezahlten Betrag und den offenen Betrag

[Bild: Rechnungsuebersicht mit farbigen Status-Badges und Filtermoglichkeiten]

Die Farben der Status-Badges:

Status	Farbe	Bedeutung
Entwurf	Grau	Noch in Bearbeitung
Versendet	Blau	Beim Kunden, Zahlung steht aus
Bezahlt	Gruen	Vollstaendig bezahlt
Ueberfaellig	Rot	Zahlungsziel ueberschritten
Teilweise bezahlt	Gelb	Teilbetrag eingegangen
Storniert	Grau	Nicht mehr gueltig

Zahlung erfassen

Wenn eine Zahlung eingeht:

Oeffne die Rechnung
Im Bereich Zahlungsstatus siehst du den Fortschrittsbalken
Klicke auf Als bezahlt markieren
Die Rechnung wechselt auf den Status Bezahlt

[Bild: Zahlungsstatus-Bereich einer Rechnung mit Fortschrittsbalken und Button "Als bezahlt markieren"]

Was du im Zahlungsstatus siehst

Gesamtbetrag -- Der Rechnungsbetrag
Bezahlt -- Wie viel bereits bezahlt wurde
Offen -- Wie viel noch aussteht
Fortschrittsbalken -- Visuell, wie weit die Zahlung ist
Faelligkeit -- Wann die Rechnung faellig ist und wie viele Tage noch/ueber

Ueberfaellige Rechnungen

Wenn das Zahlungsziel einer versendeten Rechnung ablaeuft, wird sie automatisch als ueberfaellig angezeigt. Du erkennst ueberfaellige Rechnungen sofort am roten Status-Badge.

Tipp: Pruefe regelmaessig deine Rechnungsuebersicht und filtere nach "Ueberfaellig". So verhinderst du, dass offene Rechnungen untergehen.

Zahlungserinnerungen und Mahnungen

Wenn ein Kunde nicht zahlt, kannst du stufenweise vorgehen:

Stufe 1: Freundliche Zahlungserinnerung

Ab 7 Tagen nach Faelligkeit moeglich
Keine Gebuehr
Freundlicher Ton: "Wir moechten Sie an die offene Rechnung erinnern..."

Stufe 2: Erste Mahnung

Ab 14 Tagen nach Faelligkeit
Mahngebuehr: 5,00 EUR
Sachlicher Ton mit Zahlungsaufforderung

Stufe 3: Zweite Mahnung

Ab 28 Tagen nach Faelligkeit
Mahngebuehr: 10,00 EUR
Deutlicherer Ton

Stufe 4: Letzte Mahnung

Ab 42 Tagen nach Faelligkeit
Mahngebuehr: 15,00 EUR
Hinweis auf moegliche weitere Schritte

[Bild: Mahnungsverlauf mit den vier Stufen und Zeitangaben]

Mahnung versenden

Oeffne die ueberfaellige Rechnung
Im Bereich Zahlungserinnerung siehst du die empfohlene Mahnstufe
Die Mahngebuehr wird automatisch vorgeschlagen (du kannst sie anpassen)
Klicke auf Erinnerung senden
Der Kunde erhaelt eine E-Mail mit der Zahlungsaufforderung

[Bild: Bereich Zahlungserinnerung mit Mahnstufe, Gebuehr und Sende-Button]

Die Mahngebuehren werden bei der naechsten Mahnstufe automatisch beruecksichtigt. Du kannst die Hoehe der Gebuehr auch manuell anpassen.

Rechnung stornieren

Wenn eine Rechnung nicht mehr gueltig ist:

Oeffne die Rechnung in der Vorschau
Klicke auf Stornieren
Gib optional einen Stornierungsgrund ein
Bestatige die Stornierung

Die Rechnung bekommt den Status Storniert. Bei Bedarf wird automatisch eine Storno-Gutschrift erstellt.

Wichtig: Stornierte Rechnungen bleiben fuer die Buchhaltung im System erhalten. Sie koennen nicht geloescht werden, da sie eine fortlaufende Rechnungsnummer haben.

Status manuell aendern

Du kannst den Status einer Rechnung in der Vorschau ueber das Status-Dropdown aendern:

Aktueller Status	Moegliche naechste Status
Fertiggestellt	Versendet
Versendet	Bezahlt, Ueberfaellig
Ueberfaellig	Bezahlt
Teilweise bezahlt	Bezahlt

Tipps fuer gutes Zahlungsmanagement

Schnell reagieren: Je frueher du auf ausstehende Zahlungen reagierst, desto wahrscheinlicher ist eine zuegige Zahlung.

Stelle Rechnungen zeitnah nach Abschluss der Arbeiten
Setze realistische Zahlungsziele (14-30 Tage sind ueblich)
Biete Skonto an, um schnellere Zahlung zu motivieren
Pruefe woechentlich deine offenen und ueberfaelligen Rechnungen
Nutze die Zahlungserinnerung bevor du zur Mahnung greifst

Naechste Schritte

Rechnung erstellen -- Zurueck zu [Rechnung erstellen]
Dokumententypen verstehen -- Lies [Dokumententypen verstehen]

Aktualisiert am: 24/03/2026

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