Kunden per CSV importieren
Kunden per CSV importieren
Du hast eine Kundenliste in Excel oder einem anderen Programm? Mit dem CSV-Import überträgst du alle Kunden auf einmal nach craftivo -- ohne jeden einzeln eintippen zu müssen.
Voraussetzungen
- Du brauchst Administrations-Rechte in deiner Organisation, um Kunden zu importieren.
- Deine Kundenliste muss als CSV-Datei vorliegen (max. 5 MB).
Was ist eine CSV-Datei? CSV steht für "Comma-Separated Values" -- das ist eine einfache Textdatei, in der jede Zeile ein Kunde ist und die Felder durch Kommas oder Semikolons getrennt sind. Du kannst sie aus Excel, Google Sheets oder jedem anderen Programm exportieren.
So startest du den Import
- Gehe zu Kunden in der Seitenleiste.
- Klicke oben rechts auf CSV Import.
- Der Import-Assistent startet.
Schritt 1: Datei hochladen
- Ziehe deine CSV-Datei in den Upload-Bereich oder klicke darauf, um sie auszuwählen.
- craftivo analysiert die Datei und zeigt dir:
- Dateiname
- Dateigröße
- Anzahl der Zeilen
- Anzahl der Spalten
- Klicke auf Weiter.
Tipp: Es werden nur CSV-Dateien akzeptiert. Wenn du eine Excel-Datei (.xlsx) hast, speichere sie zuerst als CSV ab: In Excel -> Datei -> Speichern unter -> Dateityp "CSV (Trennzeichen-getrennt)".
Schritt 2: Spalten zuordnen
Jetzt musst du craftivo sagen, welche Spalte in deiner CSV welchem Feld entspricht.
Die gute Nachricht: craftivo hat eine KI-Zuordnung, die das meiste automatisch erkennt.
- Die KI analysiert deine Spaltenüberschriften und ordnet sie automatisch zu.
- Prüfe die Zuordnungen. Für jede CSV-Spalte siehst du:
- Den Original-Spaltenname aus deiner Datei
- Einen Beispielwert aus der ersten Zeile
- Das zugeordnete craftivo-Feld
- Falls eine Zuordnung falsch ist, klicke auf das Dropdown und wähle das richtige Feld.
- Spalten, die du nicht importieren willst, setzt du auf Überspringen.
- Klicke auf Weiter.
Die folgenden craftivo-Felder stehen zur Auswahl:
craftivo-Feld | Beschreibung |
|---|---|
Kundenart | "business" oder "individual" |
Name | Name des Kunden (Pflichtfeld) |
Firma | Firmenname |
E-Mail-Adresse | |
Telefon | Telefonnummer |
Straße | Straßenname |
Hausnummer | Hausnummer |
Stadt | Stadt / Ort |
PLZ | Postleitzahl |
Land | Land |
Steuernummer | Steuernummer |
Notizen | Interne Notizen |
Überspringen | Diese Spalte nicht importieren |
Wichtig: Mindestens die Spalte Name muss zugeordnet sein, damit der Import funktioniert.
Tipp: Falls die KI mal danebenliegt, klicke auf KI-Vorschläge, um die automatische Zuordnung nochmal neu zu starten.
Schritt 3: Vorschau prüfen
- Du siehst eine Vorschau deiner Daten so, wie sie importiert werden.
- Prüfe, ob alles richtig aussieht.
- Klicke auf Weiter.
Schritt 4: Duplikate prüfen
craftivo prüft automatisch, ob es bereits bestehende Kunden gibt, die den importierten Kunden ähneln (gleicher Name, gleiche E-Mail oder Telefonnummer).
Falls Duplikate gefunden werden, kannst du für jeden einzelnen entscheiden:
- Überspringen -- Den Kunden nicht importieren (der bestehende bleibt)
- Überschreiben -- Den bestehenden Kunden mit den neuen Daten aktualisieren
- Neu anlegen -- Trotzdem als neuen Kunden anlegen
Schritt 5: Fehler korrigieren
Falls es Probleme mit einzelnen Zeilen gibt (z.B. fehlende Pflichtfelder oder ungültige E-Mail-Adressen), werden sie hier angezeigt. Du kannst:
- Die Fehler direkt korrigieren
- Fehlerhafte Zeilen vom Import ausschließen
Schritt 6: Import starten
- Klicke auf Importieren.
- craftivo zeigt dir einen Fortschrittsbalken und importiert die Kunden Stück für Stück.
- Am Ende siehst du eine Zusammenfassung:
- Wie viele Kunden erfolgreich importiert wurden
- Wie viele übersprungen wurden
- Ob es Fehler gab
Tipps für eine saubere CSV-Datei
Damit der Import reibungslos läuft, beachte diese Tipps:
- Erste Zeile = Überschriften -- Die erste Zeile deiner CSV sollte die Spaltennamen enthalten (z.B. "Name", "E-Mail", "Telefon").
- Ein Kunde pro Zeile -- Jede Zeile entspricht einem Kunden.
- Einheitliches Format -- Verwende einheitliche Formate für Telefonnummern und PLZ.
- Keine leeren Zeilen -- Entferne leere Zeilen am Ende der Datei.
- UTF-8 Kodierung -- Damit Umlaute (ä, ö, ü) richtig angezeigt werden, speichere die Datei in UTF-8. In Excel: Datei -> Speichern unter -> Dateityp "CSV UTF-8 (Trennzeichen-getrennt)".
- Maximale Dateigröße: 5 MB -- Für sehr große Listen teile die Datei auf.
Beispiel-CSV
So könnte deine CSV-Datei aussehen:
Name,Firma,E-Mail,Telefon,Straße,Hausnummer,PLZ,Stadt
Max Mustermann,Müller Bau GmbH,max@muellerbau.de,0171-1234567,Hauptstraße,15,10115,Berlin
Anna Schmidt,,anna.schmidt@gmail.com,030-9876543,Gartenweg,3a,12345,Hamburg
Hausverwaltung Meier,HV Meier GmbH,info@hv-meier.de,040-5556667,Ringstraße,22,20095,Hamburg
Häufige Fragen
Ich habe eine Excel-Datei. Geht das auch?
Nicht direkt. Speichere die Datei zuerst als CSV: In Excel -> Datei -> Speichern unter -> Dateityp "CSV UTF-8 (Trennzeichen-getrennt)".
Was passiert, wenn ein Kunde keinen Namen hat?
Der Name ist ein Pflichtfeld. Zeilen ohne Namen werden als fehlerhaft markiert und nicht importiert.
Kann ich den Import rückgängig machen?
Nein, importierte Kunden können nicht auf einmal rückgängig gemacht werden. Du müsstest sie einzeln oder per Mehrfachauswahl löschen.
Werden bestehende Kunden automatisch überschrieben?
Nein. craftivo erkennt mögliche Duplikate und fragt dich, was du damit machen willst. Ohne deine Bestätigung wird nichts überschrieben.
Kann ich den Import auch von meinem Handy aus machen?
Der CSV-Import ist aktuell nur in der Web-Version verfügbar.
Aktualisiert am: 24/03/2026
Danke!