Dokumententypen verstehen

craftivo kann verschiedene Dokumententypen fuer dich erstellen. Hier bekommst du einen Ueberblick, welche Dokumente es gibt, wann du welches nutzt und wie sie zusammenhaengen.

Alle Dokumententypen auf einen Blick

Angebot

Was ist das?

Ein Angebot ist dein Preisvorschlag an den Kunden. Du beschreibst, welche Arbeiten du ausfuehren wirst und was sie kosten.

Wichtig zu wissen:

• Ein Angebot ist bindend -- das heisst, du musst dich an den genannten Preis halten, solange das Angebot gueltig ist
• Leg ein Gueltigkeitsdatum fest (z.B. 30 Tage), damit du nicht ewig an den Preis gebunden bist
• Nach Ablauf der Gueltigkeit kannst du ein neues Angebot mit aktualisierten Preisen erstellen

Status-Ablauf:

Entwurf -> Fertiggestellt -> Versendet -> Angenommen / Abgelehnt

Kostenvoranschlag

Was ist das?

Aehnlich wie ein Angebot, aber mit einem wichtigen Unterschied: Die Preise sind nicht bindend. Du schaetzt die Kosten, aber der tatsaechliche Preis kann abweichen.

Wichtig zu wissen:

• Der tatsaechliche Preis darf laut Gesetz bis zu 15-20% ueber dem Kostenvoranschlag liegen, ohne dass du vorher Bescheid sagen musst
• Bei groesseren Abweichungen musst du den Kunden vorher informieren
• Nutze den Kostenvoranschlag, wenn du die genauen Mengen oder den Aufwand noch nicht sicher einschaetzen kannst

Wann statt Angebot?

• Bei Sanierungen, wo sich Schaeden erst bei der Arbeit zeigen
• Bei Projekten mit unklarem Aufwand
• Wenn du den Preis nicht verbindlich zusagen kannst

Auftragsbestaetigung

Was ist das?

Nachdem der Kunde dein Angebot angenommen hat, schickst du eine Auftragsbestaetigung. Damit bestaetigst du offiziell, dass du den Auftrag annimmst.

Wichtig zu wissen:

• In craftivo kannst du eine Auftragsbestaetigung direkt aus einem angenommenen Angebot erstellen
• Alle Positionen werden automatisch uebernommen
• Die Auftragsbestaetigung kann eine Referenz zum urspruenglichen Angebot enthalten

Wann nutzen?

• Bei groesseren Auftraegen als formelle Auftragsbestaetigung
• Wenn der Kunde eine schriftliche Bestaetigung erwartet
• Um Missverstaendnisse ueber den Auftragsumfang zu vermeiden

Lieferschein

Was ist das?

Ein Lieferschein dokumentiert, welche Materialien oder Leistungen tatsaechlich ausgefuehrt oder geliefert wurden.

Wichtig zu wissen:

• In craftivo kannst du einen Lieferschein direkt aus einem Angebot erstellen
• Der Lieferschein enthaelt die Positionen, aber ohne Preise (oder mit Preisen, je nach Einstellung)
• Kunden unterschreiben den Lieferschein als Empfangsbestaetigung

Wann nutzen?

• Bei Materiallieferungen
• Zur Dokumentation ausgefuehrter Arbeiten vor Ort
• Als Grundlage fuer die spaetere Rechnungsstellung

Rechnung

Was ist das?

Mit der Rechnung forderst du die Bezahlung fuer deine erbrachten Leistungen.

Rechnungsarten in craftivo:

Wichtig zu wissen:

• Rechnungen bekommen eine fortlaufende Rechnungsnummer -- diese darf keine Luecken haben
• Nach dem Fertigstellen ist eine Rechnung unveraenderbar (gesetzliche Anforderung)
• Korrekturen erfolgen ueber Gutschriften oder korrigierte Kopien

Mehr Details findest du in der Anleitung [Rechnung erstellen].

Gutschrift

Was ist das?

Eine Gutschrift ist eine Korrektur zu einer bestehenden Rechnung. Du schreibst dem Kunden einen Betrag gut.

Wann nutzen?

• Wenn du eine Rechnung korrigieren musst (z.B. falscher Betrag)
• Bei Reklamationen oder Preisnachlaessen nach Rechnungsstellung
• Bei Stornierungen von Rechnungen

Wichtig zu wissen:

• Eine Gutschrift ist ein eigenes Dokument mit eigener Nummer
• Sie wird dem Kunden genauso zugestellt wie eine Rechnung
• In der Buchhaltung wird sie als negativer Betrag verbucht

Wie die Dokumente zusammenhaengen

Der typische Ablauf eines Auftrags sieht so aus:

Angebot
  |
  v (Kunde nimmt an)
Auftragsbestaetigung (optional)
  |
  v (Arbeit wird ausgefuehrt)
Lieferschein (optional)
  |
  v (Arbeit ist fertig)
Rechnung
  |
  v (bei Fehlern)
Gutschrift

In craftivo sind diese Dokumente miteinander verknuepft. Wenn du z.B. eine Rechnung aus einem Angebot erstellst, ist die Verbindung automatisch gespeichert. So kannst du jederzeit nachvollziehen, welche Rechnung zu welchem Angebot gehoert.

Beispiel: Grosses Projekt mit mehreren Rechnungen

Angebot (50.000 EUR)
  |
  v
Auftragsbestaetigung
  |
  +-- Anzahlungsrechnung (10.000 EUR)
  |
  +-- 1. Abschlagsrechnung (15.000 EUR)
  |
  +-- 2. Abschlagsrechnung (15.000 EUR)
  |
  +-- Schlussrechnung (10.000 EUR, abzgl. vorheriger Zahlungen)

Welches Dokument brauche ich?

Hier ein einfacher Entscheidungsbaum:

Du willst dem Kunden einen Preis nennen?

• Preis ist verbindlich -> Angebot
• Preis ist nur eine Schaetzung -> Kostenvoranschlag

Der Kunde hat zugesagt?

• Du willst es schriftlich festhalten -> Auftragsbestaetigung
• Du faengst einfach an -> Ueberspringe die Auftragsbestaetigung

Du lieferst Material oder fuehrst Arbeiten aus?

• Du willst eine Empfangsbestaetigung -> Lieferschein
• Nicht noetig -> Ueberspringe den Lieferschein

Die Arbeit ist fertig?

• Alles auf einmal abrechnen -> Standardrechnung
• Nur einen Teil abrechnen -> Abschlagsrechnung
• Endabrechnung nach Teilzahlungen -> Schlussrechnung

Du musst eine Rechnung korrigieren?

• -> Gutschrift

Dokumente in craftivo erstellen

Alle Dokumententypen werden im gleichen Editor erstellt. Der einzige Unterschied: Du waehlst beim Erstellen den Dokumententyp aus. Alles andere -- Positionen, Texte, Konditionen -- funktioniert gleich.

1. Oeffne das Projekt
2. Klicke auf Neues Dokument
3. Waehle den gewuenschten Dokumententyp
4. Fuelle die Positionen aus
5. Fertigstellen und versenden

Oder erstelle ein Folgedokument direkt aus einem bestehenden Dokument:

• Aus einem Angebot -> Auftragsbestaetigung, Lieferschein oder Rechnung
• Aus einer Rechnung -> Gutschrift

[Bild: Dropdown zur Auswahl des Dokumententyps beim Erstellen eines neuen Dokuments]

Nummernkreise

Jeder Dokumententyp hat seinen eigenen Nummernkreis:

• Angebote: AG-2026-0001, AG-2026-0002, ...
• Rechnungen: RE-2026-0001, RE-2026-0002, ...
• Gutschriften: GU-2026-0001, GU-2026-0002, ...

Die Nummern werden automatisch vergeben und sind fortlaufend. Du kannst das Format in den Einstellungen anpassen.

Naechste Schritte

• Angebot erstellen -- [Angebot erstellen]
• Rechnung erstellen -- [Rechnung erstellen]
• Zahlungen verfolgen -- [Rechnungsstatus und Zahlungen]

Aktualisiert am: 24/03/2026