Question 1

Angebot erstellen

Accepted Answer

Angebot erstellen

In dieser Anleitung zeigen wir dir Schritt fuer Schritt, wie du ein neues Angebot in craftivo erstellst -- von der Auswahl des Projekts bis zur fertigen Kalkulation.

Bevor du loslegst

Um ein Angebot zu erstellen, brauchst du:

Einen Kunden, der bereits in craftivo angelegt ist
Ein Projekt, dem das Angebot zugeordnet wird

|| Falls du noch keinen Kunden oder kein Projekt hast, lege beides zuerst an. Du findest die Anleitungen dazu in unserer Wissensdatenbank.

Schritt 1: Neues Angebot starten

Oeffne das Projekt, fuer das du ein Angebot erstellen moechtest
Gehe zum Reiter Dokumente
Klicke auf Neues Dokument und waehle Angebot als Dokumententyp
Der Angebots-Editor (der sogenannte "Offer Builder") oeffnet sich

[Bild: Projekt-Detailseite mit markiertem Button "Neues Dokument" und der Auswahl "Angebot"]

| Tipp: Du kannst auch direkt aus einer Kundenanfrage heraus ein Angebot erstellen. Dann werden Projekt und Kunde automatisch verknuepft.

Schritt 2: Den Angebots-Editor kennenlernen

Der Angebots-Editor besteht aus drei Bereichen:

Oben: Die Werkzeugleiste -- Hier findest du Speichern, Vorschau, Vorlagen und den Dokumententyp
Mitte: Die Positionstabelle -- Hier fuegst du deine Leistungen und Materialien ein
Rechts: Die Seitenleiste -- Hier findest du deine Positionsbibliothek, Vorlagen, Textbausteine und die KI-Hilfe

[Bild: Uebersicht des Angebots-Editors mit den drei Be

Question 2

Projektstatus anpassen

Accepted Answer

Projektstatus anpassen

Jedes Projekt in craftivo hat einen Status, der auf einen Blick zeigt, wo es gerade steht. Du kannst die vorhandenen Status anpassen und eigene erstellen.

Was sind Projektstatus?

Ein Projektstatus ist ein farbiger Label, der den aktuellen Stand eines Projekts zeigt, z.B. "Planung", "In Bearbeitung" oder "Abgeschlossen". Der Status wird in der Projektliste, auf Projektkarten und in der Projektdetailseite angezeigt.

[Bild: Projektliste mit verschiedenen farbigen Status-Badges]

Die Standard-Status

Wenn du mit craftivo startest, sind bereits 6 Status voreingestellt:

| Status | Farbe | Bedeutung | |---|---|---| | Entwurf | Grau | Projekt ist noch in der Vorbereitung | | Planung | Blau | Projekt wird gerade geplant | | In Bearbeitung | Gelb/Orange | Arbeiten laufen | | Pausiert | Lila | Projekt ist vorübergehend auf Eis gelegt | | Abgeschlossen | Grün | Projekt ist fertig | | Storniert | Rot | Projekt wurde abgesagt |

|| Gut zu wissen: "Abgeschlossen" und "Storniert" sind System-Status. Das heisst, sie können nicht gelöscht werden, da sie für die Logik in craftivo benötigt werden. Du kannst sie aber umbenennen und ihre Farbe ändern.

Eigene Status erstellen

Du kannst beliebig viele eigene Status hinzufügen, z.B. "Warten auf Material", "Abnahme steht aus" oder "Nacharbeit nötig".

So erstellst du einen neuen Status:

Gehe zur Projektübersicht (Seitenleiste: Projekte)
Klicke auf d

Question 3

Kunden per CSV importieren

Accepted Answer

Kunden per CSV importieren

Du hast eine Kundenliste in Excel oder einem anderen Programm? Mit dem CSV-Import überträgst du alle Kunden auf einmal nach craftivo -- ohne jeden einzeln eintippen zu müssen.

Voraussetzungen

Du brauchst Administrations-Rechte in deiner Organisation, um Kunden zu importieren.
Deine Kundenliste muss als CSV-Datei vorliegen (max. 5 MB).

Was ist eine CSV-Datei? CSV steht für "Comma-Separated Values" -- das ist eine einfache Textdatei, in der jede Zeile ein Kunde ist und die Felder durch Kommas oder Semikolons getrennt sind. Du kannst sie aus Excel, Google Sheets oder jedem anderen Programm exportieren.

So startest du den Import

Gehe zu Kunden in der Seitenleiste.
Klicke oben rechts auf CSV Import.
Der Import-Assistent startet.

Schritt 1: Datei hochladen

Ziehe deine CSV-Datei in den Upload-Bereich oder klicke darauf, um sie auszuwählen.
craftivo analysiert die Datei und zeigt dir:

Dateiname
Dateigröße
Anzahl der Zeilen
Anzahl der Spalten

Klicke auf Weiter.

Tipp: Es werden nur CSV-Dateien akzeptiert. Wenn du eine Excel-Datei (.xlsx) hast, speichere sie zuerst als CSV ab: In Excel -> Datei -> Speichern unter -> Dateityp "CSV (Trennzeichen-getrennt)".

Schritt 2: Spalten zuordnen

Jetzt musst du craftivo sagen, welche Spalte in deiner CSV welchem Feld entspricht.

Die gute Nachricht: craftivo hat eine KI-Zuordnung, die d

Question 4

Neuen Kunden anlegen

Accepted Answer

Neuen Kunden anlegen

Hier erfährst du, wie du in craftivo einen neuen Kunden anlegst -- egal ob Privatperson oder Unternehmen.

So legst du einen neuen Kunden an

Klicke in der Seitenleiste auf Kunden.
Klicke oben rechts auf den Button Neuer Kunde.
Es öffnet sich ein Formular. Fülle die Felder aus (Details siehe unten).
Klicke auf Erstellen.

[Bild: Die Kundenliste mit dem "Neuer Kunde"-Button oben rechts]

[Bild: Das Formular "Neuen Kunden erstellen" mit den verschiedenen Bereichen]

Die Felder im Detail

Das Kundenformular ist in mehrere Bereiche aufgeteilt:

Basisdaten

| Feld | Pflicht? | Beschreibung | | ---- | | Kundenart | Ja | Privatperson (B2C) oder Unternehmen (B2B) | | Kategorie | Nein | Standard, Hausverwaltung, WEG, Eigentümer oder Mieter | | Anrede | Nein | Herr, Frau oder Divers | | Vorname | Nein | Vorname des Ansprechpartners | | Nachname | Nein | Nachname des Ansprechpartners | | Firma | Nein | Firmenname (vor allem bei Unternehmen relevant) | | E-Mail | Nein | Haupt-E-Mail-Adresse | | Zweite E-Mail | Nein | Alternative E-Mail-Adresse | | Telefon | Nein | Festnetznummer | | Mobil | Nein | Handynummer |

[Bild: Der Bereich "Basisdaten" im Kundenformular mit Kundenart-Auswahl]

| Tipp: Wähle zuerst die Kundenart aus. Bei "Unternehmen (B2B)" werden zusätzliche Felder für Steuernummern und E-Rechnungen angezeigt.

Adresse

Die Adresse kannst du auf zwei Ar

Question 5

Kanban-Board für Kundenanfragen

Accepted Answer

Was ist das Kanban-Board?

Das Kanban-Board ist deine Vertriebs-Pipeline -- eine visuelle Übersicht über alle Kundenanfragen und wo sie gerade stehen. Du siehst auf einen Blick, welche Anfragen neu sind, wo ein Angebot raus muss und welche Aufträge du gewonnen hast.

Stell dir das Board wie eine Pinnwand mit mehreren Spalten vor. Jede Kundenanfrage ist eine Karte, die du von links nach rechts durch die Spalten schiebst, je nachdem wie weit der Prozess fortgeschritten ist.

Die Standard-Spalten

Wenn du craftivo zum ersten Mal nutzt, wird automatisch eine Kundenanfragen-Pipeline mit diesen Spalten erstellt:

Neu -- Frisch eingegangene Anfragen
Geprüft -- Du hast die Anfrage angeschaut und bewertet
Termin geplant -- Ein Kundentermin oder Aufmaß steht an
Angebot in Arbeit -- Du schreibst gerade das Angebot
Angebot gesendet -- Das Angebot ist raus
Nachfassen -- Du musst beim Kunden nachhaken
Gewonnen -- Der Kunde hat zugesagt
Verloren -- Die Anfrage wurde nicht zum Auftrag

|| Jede Spalte hat eine eigene Farbe, damit du sofort erkennst, in welcher Phase sich eine Anfrage befindet.

Karten zwischen Spalten verschieben

So bewegst du eine Kundenanfrage in die nächste Phase:

Klicke auf eine Karte und halte sie gedrückt
Ziehe sie in die gewünschte Spalte (Drag & Drop)
Loslassen -- die Karte ist jetzt in der neuen Spalte

Das funktioniert auch innerhalb einer Spalte, um die Reihenf

Question 6

Dokumententypen verstehen

Accepted Answer

Dokumententypen verstehen

craftivo kann verschiedene Dokumententypen fuer dich erstellen. Hier bekommst du einen Ueberblick, welche Dokumente es gibt, wann du welches nutzt und wie sie zusammenhaengen.

Alle Dokumententypen auf einen Blick

| Dokumententyp | Wann nutzen? | Kurzerklaerung | |---|---|---| | Angebot | Vor Auftragsbeginn | Du zeigst dem Kunden, was es kostet | | Kostenvoranschlag | Vor Auftragsbeginn | Wie ein Angebot, aber Preis kann sich aendern | | Auftragsbestaetigung | Nach Auftragserteilung | Du bestaetigst den Auftrag offiziell | | Lieferschein | Bei Lieferung/Ausfuehrung | Dokumentiert, was geliefert/geleistet wurde | | Rechnung | Nach getaner Arbeit | Du berechnest deine Leistung | | Gutschrift | Bei Korrekturen | Du korrigierst eine Rechnung |

Angebot

Was ist das?

Ein Angebot ist dein Preisvorschlag an den Kunden. Du beschreibst, welche Arbeiten du ausfuehren wirst und was sie kosten.

Wichtig zu wissen:

Ein Angebot ist bindend -- das heisst, du musst dich an den genannten Preis halten, solange das Angebot gueltig ist
Leg ein Gueltigkeitsdatum fest (z.B. 30 Tage), damit du nicht ewig an den Preis gebunden bist
Nach Ablauf der Gueltigkeit kannst du ein neues Angebot mit aktualisierten Preisen erstellen

Status-Ablauf: Entwurf -> Fertiggestellt -> Versendet -> Angenommen / Abgelehnt

Kostenvoranschlag

Was ist das?

Aehnlich wie ein Angebot, aber mit einem wichtigen Unter

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